檔案室管理制度常用版（四篇）

第15頁共15頁檔案室管?理制度常?用版主?題詞：檔?案管理制?度試行?起草：校?對：簽發(fā)?：類別?：制度編?號：__?__00?5一、?目的。為?加強公司?檔案的管?理，確保?檔案信息?完整、準?確、系統(tǒng)?、安全，?有效地利?用檔案信?息資源，?維護公司?合法權(quán)益?，特制訂?本制度。?二、范?圍。從公?司成立和?現(xiàn)在的公?司、各級?部門及員?工在從事?生產(chǎn)、經(jīng)?營、管理?、公關(guān)宣?傳等活動?中所形成?的有保存?價值的各?種文字、?圖表、賬?冊、憑證?、報表、?技術(shù)資料?、電腦盤?片、聲像?、膠卷、?榮譽實物?、證件等?不同形式?的歷史記?錄。第?三條檔案?資源是公?司發(fā)展的?重要戰(zhàn)略?資源之一?，其所有?權(quán)歸屬本?公司，由?公司統(tǒng)一?管理、調(diào)?度和使用?。第四?條公司、?各部門、?員工都有?提供和保?護檔案的?義務。公?司和部門?負責人有?責任加強?對本單位?檔案工作?的領(lǐng)導，?保障檔案?工作正常?開展；并?按規(guī)定定?期向公司?檔案管理?部門移交?檔案。?第五條檔?案資源實?行統(tǒng)一管?理、信息?共享、方?便使用的?基本管理?原則。?第二章檔?案機構(gòu)及?管理模式?第六條?機構(gòu)設置?公司行?政部設立?檔案室；?在各部門?設置檔案?管理崗位?。第七?條工作職?責公司?檔案室：?1、負?責制定和?完善相關(guān)?管理制度?、工作規(guī)?范和標準?，規(guī)劃檔?案系統(tǒng)，?確保檔案?安全和方?便利用。?2、負?責公司的?檔案、收?集、整理?、管理工?作，提供?檔案。?3、對部?門的檔案?業(yè)務工作?進行指導?、監(jiān)督。?4、向?各級領(lǐng)導?報送檔案?及服務相?關(guān)數(shù)據(jù)。?5、推?行檔案信?息化管理?，逐步提?高檔案工?作效率。?6、收?集保管體?現(xiàn)公司發(fā)?展歷程、?標志公司?重大事件?的相關(guān)資?料。7?、各部門?檔案管理?崗：1?、負責本?部門檔案?材料的收?集、整理?及服務工?作。2?、負責向?公司檔案?室定期提?供檔案收?集、整理?及利用相?關(guān)數(shù)據(jù)。?3、接?受公司檔?案室管理?第三章?接口關(guān)系?及職責?第八條公?司分管領(lǐng)?導、公司?行政部經(jīng)?理為該部?門檔案工?作主要責?任人。負?責督促該?單位檔案?的收集、?歸檔工作?。第九?條各部門?按月收?集、整理?本單位在?本月中形?成的、有?保存價值?的各種文?件材料。?按規(guī)定?的范圍、?日期、要?求將形成?的檔案材?料移交到?檔案管理?部門。負?有保護公?司檔案資?源和未歸?檔的文件?材料的義?務。對?已移交的?檔案材料?的真實性?負責。?第十條各?資源部門?財務部?門。基本?建設工程?項目、大?型設備儀?器檔案材?料未移交?到檔案管?理部門即?檔案管理?部門未出?具該項目?檔案材料?交接清單?不得結(jié)算?。項目?驗收鑒定?組織機構(gòu)?。在對項?目責任單?位的項目?作結(jié)項驗?收、鑒定?時，其項?目驗收資?料應由檔?案管理部?門提供（?項目責任?單位應提?前將項目?檔案材料?移交到檔?案管理部?門），不?得索取、?接受非檔?案管理部?門提供的?項目文檔?。第十?一條公司?、部門、?員工自?覺維護公?司利益，?保護公司?檔案資源?。及時?將工作中?形成的檔?案資源送?交相應人?員進行匯?集、整理?。保護?好所借檔?案材料，?不得損壞?、遺失、?私自向第?三方泄漏?相關(guān)信息?，自覺維?護檔案的?信息安全?，并按時?歸還。?第四章檔?案的管理?第十二?條管轄權(quán)?凡是公?司所屬檔?案和有保?存價值的?材料都必?須交由檔?案管理部?門管理，?其他任何?部門和個?人不得私?存、轉(zhuǎn)讓?、銷毀。?公司檔?案室：?公司所屬?部門檔案?的管理和?服務工作?。公司?對外簽署?的投資、?金融方面?的合同、?協(xié)議。?體現(xiàn)公司?發(fā)展歷程?的重大事?件的相關(guān)?資料。?非本制度?規(guī)定，由?公司領(lǐng)導?指定由檔?案室保管?之檔案的?管理與服?務工作。?各部門?或檔案管?理崗：?本部門形?成的檔案?材料（公?司檔案室?管轄的除?外）的管?理與服務?工作。?第十三條?檔案的分?類公司?檔案根據(jù)?其形成內(nèi)?容分為如?下九類：?運作檔?案（三會?、投資、?設立及變?更材料等?）行政?管理檔案?（行政事?務、公關(guān)?宣傳、資?源配置等?）經(jīng)營?管理檔案?（計劃統(tǒng)?計、財務?金融管理?、對外經(jīng)?濟活動形?成的合同?、協(xié)議）?學術(shù)研?究檔案（?公司學術(shù)?活動、科?研項目、?培訓資料?等）基?本建設檔?案（合同?、協(xié)議、?驗收報告?等）財?務會計檔?案（報表?、帳簿、?憑證及其?它會計資?料）人?力資源檔?案（人力?資源登記?冊、個人?檔案、培?訓記錄等?）教學?檔案（各?類培訓、?教材、記?錄、成績?等）黨?群工作檔?案（黨務?工作、共?青團工作?、協(xié)會工?作等）?第十四條?檔案歸檔?流程。由?歸檔人員?填寫移交?清單，經(jīng)?檔案管理?人員確認?并在移交?單上雙方?簽字后接?收。第?十五條公?司檔案材?料歸檔要?求：歸?檔文件質(zhì)?量要求：?1、應?當歸檔的?文件材料?由相關(guān)責?任人收集?齊全，按?歸檔要求?初步整理?后，填寫?移交清單?一式二份?后向公司?檔案管理?部門移交?歸檔。?2、歸檔?的文件材?料必須保?持其成套?性和完整?性。3?、歸檔的?文件材料?必須文實?相符，準?確地反映?公司各項?活動的真?實面貌和?歷史過程?。4、?歸檔的文?件材料必?須層次分?明，保持?其有機聯(lián)?系，符合?其形成規(guī)?律。5?、對完整?系統(tǒng)的歸?檔文件材?料，必須?按序整理?。6、?歸檔的文?件材料必?須簽署完?備、印鑒?齊全。?7、歸檔?的文件材?料要求載?體優(yōu)良、?格式統(tǒng)?一、書寫?清晰、字?跡整潔、?圖線清晰?、裝訂整?齊美觀。?不得使用?圓珠筆、?鉛筆書寫?檔案材料?。8、?基建檔案?、以光盤?、軟件等?為載體的?電子信息?檔案，歸?檔部門應?編寫歸檔?材料簡要?說明。歸?檔時間和?數(shù)量要求?：1、?經(jīng)營合同?簽署完畢?后即歸檔?一份。?2、工程?項目必須?先歸檔，?后驗收。?驗收后一?周內(nèi)補歸?驗收過程?中形成的?文件材料?。3、?重要設備?儀器開箱?驗收后，?其所屬資?料立即全?部歸檔。?安裝驗收?后，應立?即將竣工?報告、驗?收報告等?歸檔。?4、文件?材料每月?頭五天內(nèi)?歸檔一份?。5、?會計檔案?每年第二?季度移交?前一年檔?案材料。?6、人?力資源檔?案每季度?第一個月?____?日前整理?歸檔上季?度檔案。?7、教?學檔案形?成后立即?歸檔。?8、部門?撤銷。原?部門負責?人應做好?文件材料?的整理工?作，移交?檔案管理?部門，任?何個人不?得帶入其?他部門。?第十六?條監(jiān)督。?公司行政?部定期或?不定期地?對各部門?檔案工作?進行檢查?以監(jiān)督其?執(zhí)行情況?。第十?七條銷毀?。須報經(jīng)?公司總經(jīng)?理/董事?長、檔案?室負責人?幾方批準?，銷毀時?應有兩人?以上負責?監(jiān)銷，并?在清單上?簽字。?第十八條?檔案利用?。提供利?用是檔案?工作的核?心內(nèi)容，?檔案管理?人員必須?主動、積?極了解公?司、各項?工作的需?要，廣泛?開展檔案?利用工作?，在提供?服務中要?嚴格把握?檔案利用?審批，以?維護公司?利益。?檔案利用?流程：申?請人提出?申請—審?批人審批?—檔案管?理部門提?供利用—?按時歸還?。審批權(quán)?限：一般?檔案及秘?密檔案—?部門負責?人或其授?權(quán)人審批?；機密?檔案—公?司負責人?或其授權(quán)?人審批；?絕密及?重要檔案?—公司總?經(jīng)理/董?事長或其?授權(quán)人審?批。非?公司人員?原則上不?允許直接?借用或查?看公司的?任何檔案?材料。如?確需借用?或查閱的?，須取得?公司檔案?室負責人?同意后報?經(jīng)公司總?經(jīng)理或其?授權(quán)人批?準。第?十九條檔?案庫房應?該設在安?全、防盜?、防潮、?防火、防?光、防塵?、防蟲的?建筑內(nèi)。?第二十?條檔案室?應在內(nèi)部?辦公信息?系統(tǒng)中公?布并定期?更新各類?收藏檔案?目錄和借?閱管理辦?法，方便?檔案的有?效利用。?第二十?一條檔案?安全。所?有檔案必?須確保其?信息安全?并做好備?份工作。?第五章?責任及其?它第二?十二條本?規(guī)范適用?于公司、?部門和全?體員工。?第二十?三條有下?列行為之?一，一經(jīng)?查實，視?其情節(jié)輕?重，給予?記過失、?停職反省?，直至除?名處理；?造成經(jīng)濟?損失的，?據(jù)實賠償?或并處罰?款；觸犯?法律的移?交司法機?關(guān)處理：?毀損、丟?失或擅自?銷毀檔案?。擅自?向外界提?供、抄摘?檔案。?涂改、偽?造檔案。?未及時?上報歸檔?或管理不?善的部門?或檔案管?理者。?未按手續(xù)?就借閱、?外帶者或?越級查閱?者（檔案?管理者同?處）。?檔案室管?理制度常?用版（二?）一、?檔案庫房?是檔案資?料保護和?貯存的重?要基地，?是提供利?用檔案資?料的重要?場所，除?經(jīng)單位領(lǐng)?導批準外?，非檔案?管理部門?的工作人?員不得入?內(nèi)。二?、檔案庫?房設專人?負責管理?。庫房內(nèi)?應采取有?效的防護?措施，保?證檔案安?全。三?、檔案庫?房應設有?防盜、防?火、防潮?、防曬、?防塵、防?鼠、防蟲?、防磁等?“八防”?的設備和?措施；室?內(nèi)消防器?材常年完?好，性能?良好有效?；磁介質(zhì)?檔案應用?防磁檔案?柜存放。?四、檔?案庫房內(nèi)?應當安置?溫濕度計?，環(huán)境的?溫濕度應?相對穩(wěn)定?，庫房的?溫度應控?制在14?-24℃?之間，相?對濕度應?控制在_?___%?之間。?五、檔案?庫房內(nèi)應?保持整潔?、衛(wèi)生，?不得堆放?易燃__?__物品?和與檔案?無關(guān)的物?品。六?、嚴禁在?檔案庫房?區(qū)范圍內(nèi)?吸煙。?七、門窗?堅固防盜?，工作人?員隨手關(guān)?窗鎖門，?假期、節(jié)?日要特別?加強看護?，確保安?全。每天?下班前，?應關(guān)閉庫?房門窗，?切斷電源?，確保檔?案安全。?八、定?期打掃庫?房衛(wèi)生，?保持庫房?與檔案的?清潔。?九、__?__以上?文件不準?隨便摘抄?、復印，?防止__?__。各?類資料進?入檔案室?，必須嚴?格登記制?度、借還?制度，_?___資?料、各類?檔案嚴防?丟失、嚴?防___?_事件的?發(fā)生。?檔案資料?保密制度?一、嚴?格執(zhí)行《?檔案法》?和《保密?法》，遵?守黨和國?家的保密?制度。?二、對保?管的檔案?資料內(nèi)容?、數(shù)量、?存放位置?等保密事?項，不得?外傳和_?___。?三、禁?止私自出?賣屬于國?家所有的?檔案、資?料。四?、非本檔?案室工作?人員未經(jīng)?允許，禁?止進入檔?案庫房。?五、銷?毀檔案資?料時需進?行登記，?按照保密?規(guī)定派專?人負責監(jiān)?銷，嚴防?____?。六、?定期對保?密工作進?行檢查，?堵塞漏洞?，確保檔?案安全。?檔案資?料提供利?用制度?一、凡本?檔案室保?管的檔案?資料，一?般只限于?本單位各?部門借閱?使用，外?單位借閱?利用的，?必須持有?單位介紹?信，經(jīng)本?單位主管?領(lǐng)導批準?方可借閱?。二、?借閱檔案?資料時間?最長期限?為___?_天，用?完后立即?歸還，如?需繼續(xù)使?用，應辦?理續(xù)借手?續(xù)。三?、借閱者?必須愛護?檔案資料?，不得私?自拆散案?卷和撕去?其中文件?內(nèi)容，不?得隨意圈?畫、涂改?、抽取、?撤換檔案?材料，未?經(jīng)領(lǐng)導批?準和檔案?管理人員?的同意，?不得翻印?復制。?四、本單?位職工個?人因工作?需要查閱?有關(guān)檔案?資料的，?須經(jīng)主管?領(lǐng)導批準?。檔案?人員崗位?責任制?1.認真?貫徹執(zhí)行?國家《檔?案法》和?上級有關(guān)?檔案工作?的規(guī)章制?度。2?.熱愛本?職工作，?有較強的?責任心和?事業(yè)心，?努力學習?檔案管理?的知識，?不斷提高?檔案管理?水平。?3.負責?本單位文?件材料的?收集、整?理、保管?、借閱工?作。4?.熟悉和?掌握本單?位的檔案?情況，對?庫存檔案?定期檢查?、清理、?調(diào)整和統(tǒng)?計，做到?帳物相符?。5.?根據(jù)需要?編制各種?檢索工具?，積極提?供利用，?及時填寫?利用效果?登記簿。?6.協(xié)?助兼職檔?案人員和?專業(yè)技術(shù)?人員做好?應歸檔文?件材料的?積累、立?卷、歸檔?、修改和?補充。?7.對已?到保管期?限的檔案?，會同有?關(guān)領(lǐng)導和?技術(shù)人員?進行鑒定?、銷毀。?8.嚴?格執(zhí)行保?密制度，?非經(jīng)領(lǐng)導?批準不得?擴大檔案?的利用范?圍，不得?擅自銷毀?檔案材料?，認真做?好檔案室?的安全保?衛(wèi)工作。?檔案室?管理制度?常用版（?三）1?總則1?.1本工?程內(nèi)業(yè)資?料按照對?技術(shù)資料?的要求進?行歸檔管?理。1?.2內(nèi)業(yè)?資料管理?實行歸口?管理，誰?負責誰管?理的原則?。相關(guān)職?能部門有?工程技術(shù)?部、安全?質(zhì)量部、?合同部、?工地試驗?室、辦公?室等。健?全各類資?料的分類?登記和借?閱制度，?責任到人?。1.?3各部門?內(nèi)業(yè)資料?統(tǒng)一歸口?項目部檔?案室，項?目部設專?人統(tǒng)一管?理2管?理職責?2.1工?程技術(shù)部?負責工程?質(zhì)量控制?資料的管?理。2?.2安質(zhì)?部負責質(zhì)?量保證體?系、安全?保證體系?相關(guān)資料?和業(yè)主、?監(jiān)理指令?回復文件?的管理。?2.3?合同部負?責施工計?劃、進度?、成本控?制等相關(guān)?的工程管?理文件的?管理。?2.4工?地試驗室?負責各類?試驗、檢?驗資料的?管理。?2.5辦?公室負責?上級文件?、會議紀?要等文件?的管理。?2.6?其他部門?負責本部?門職責范?圍內(nèi)的技?術(shù)資料的?保存管理?。3管?理的范圍?3.1?質(zhì)量控制?資料按照?本合同段?單位、分?部、分項?工程劃分?進行分類?管理。其?范圍包括?：路基土?石方工程?、結(jié)構(gòu)物?及防護工?程、排水?工程、涵?洞通道工?程、路面?工程、橋?梁工程、?隧道工程?、綠化工?程、交通?安全工程?、收費站?房建資料?等，工程?自檢及工?程質(zhì)量檢?驗評定資?料、工程?事故及處?理情況報?告、補救?后達到要?求的認可?證明文件?，橋梁竣?工驗收荷?載試驗報?告，橋梁?基礎(chǔ)、梁?的預制等?強度、完?整的檢驗?資料，非?正常施工?記錄，交?工驗收檢?測單位的?試驗、檢?測、評定?資料等，?施工日志?、天氣溫?度及自然?災害記錄?、測量原?始記錄等?。3.?2質(zhì)量保?證體系資?料包括施?工質(zhì)量保?證體系和?自檢機構(gòu)?、投標文?件總體施?工組織設?計與批復?文件、主?要工程技?術(shù)人員更?換資料和?批復，各?類質(zhì)量管?理制度（?包括施工?質(zhì)量檢驗?制度、質(zhì)?量崗位責?任制度、?技術(shù)交底?制度、崗?前培訓制?度），隱?蔽工程及?質(zhì)量檢驗?照片資料?等。安全?保證體系?包括安全?技術(shù)交底?資料、各?類特殊工?種證件管?理、施工?人員檔案?管理、農(nóng)?民工工資?發(fā)放資料?，施工安?全及文明?施工文件?等。3?.3工程?管理文件?包括施工?機械到位?情況、工?程變更資?料、計量?支付資料?，進度控?制文件（?包括進度?計劃批準?文件、進?度執(zhí)行情?況、有關(guān)?進度往來?文件），?合同管理?文件、缺?陷責任期?資料等。?3.4?試驗資料?包括試驗?室及試驗?人員申報?材料及批?復文件、?儀器設備?檢定及養(yǎng)?護記錄、?各類試驗?臺帳、樣?品和試件?養(yǎng)護記錄?，標準試?驗、配合?比設計及?監(jiān)理批復?，試驗記?錄和試驗?報告及其?他資料。?3.5?上級文件?、會議紀?要包括有?關(guān)施工技?術(shù)的會議?紀要、協(xié)?議、建設?單位、監(jiān)?理單位發(fā)?文、圖紙?會審記錄?，征地、?拆遷原始?記錄及有?關(guān)文件。?4技術(shù)?文件及其?它資料的?保管和使?用4.?1檔案室?由專人集?中管理，?本單位有?關(guān)人員可?以查、借?閱。借閱?文件資料?應辦理登?記手續(xù)，?為便于工?作，借出?使用的文?件資料，?用后應按?期歸還。?4.2?各部門資?料管理人?員應熟悉?和掌握本?部門技術(shù)?資料情況?，各類技?術(shù)資料均?應分專業(yè)?、分類立?卷，并編?制檢查目?錄，補充?資料要與?原設計配?套，變更?設計要在?原圖上注?明4.?3全部工?程竣工移?交后，應?按檔案管?理規(guī)定，?清理設計?文件及各?項資料，?分別按歸?檔、上交?等方式予?以處理。?檔案室?管理制度?常用版（?四）一?、檔案庫?房是檔案?資料保護?和貯存的?重要基地?，是提供?利用檔案?資料的重?要場所，?除經(jīng)單位?領(lǐng)導批準?外，非檔?案管理部?門的工作?人員不得?入內(nèi)。?二、檔案?庫房設專?人負責管?理。庫房?內(nèi)應采取?有效的防?護措施，?保證檔案?安全。?三、檔案?庫房應設?有防盜、?防火、防?潮、防曬?、防塵、?防鼠、防?蟲、防磁?等“八防?”的設備?和措施；?室內(nèi)消防?器材常年?完好，性?能良好有?效；磁介?質(zhì)檔案應?用防磁檔?案柜存放?。四、?檔案庫房?內(nèi)應當安?置溫濕度?計，環(huán)境?的溫濕度?應相對穩(wěn)?定，庫房?的溫度應?控制在1?4-24?℃之間，?相對濕度?應控制在?____?%之間。?五、檔?案庫房內(nèi)?應保持整?潔、衛(wèi)生?，不得堆?放易燃易?爆物品和?與檔案無?關(guān)的物品?。六、?嚴禁在檔?案庫房區(qū)?范圍內(nèi)吸?煙。七?、門窗堅?固防盜，?工作人員?隨手關(guān)窗?鎖門，假?期、節(jié)日?要特別加?強看護，?確保安全?。每天下?班前，應?關(guān)閉庫房?門窗，切?斷電源，?確保檔案?安全。?八、定期?打掃庫房?衛(wèi)生，保?持庫房與?檔案的清?潔。九?、機密以?上文件不?準隨便摘?抄、復印?，防止泄?密。各類?資料進入?檔案室，?必須嚴格?登記制度?、借還制?度，機密?資料、各?類檔案嚴?防丟失、?嚴防泄密?事件的發(fā)?生。檔?案資料保?密制度?一、嚴格?執(zhí)行《檔?案法》和?《保密法?》，遵守?黨和國家?的保密制?度。二?、對保管?的檔案資?料內(nèi)容、?數(shù)量、存?放位置等?保密事項?，不得外?傳和泄密?。三、?禁止私自?出賣屬于