如何做好行政管理工作

如何做好行政管理工作主講人：李西堂2023年12月第1頁

內(nèi)容

一、行政管理概念和意義二、行政管理工作主要內(nèi)容

三、機關(guān)行政管理特點和標(biāo)準(zhǔn)

四、如何做好行政管理工作第2頁如何做好行政管理工作

行政管理工作是任何國家、政黨團體、企事業(yè)單位都少不了，但要管好也不簡單。管得輕了，沒有效果；管得重了，得罪人不說，某些人尚有情緒，不好好干，效果也不好。如何做好行政管理工作，還真值得好好研究。

第3頁一、行政管理概念和意義

（一）行政概念

行政概念有三種含義：與立法、司法相對應(yīng)“行政”，專指國家、政府行為，因此馬克思說：“行政是國家組織活動”；與黨務(wù)、政治相對應(yīng)“行政”；與管理相聯(lián)系“行政”。后兩種是國家政府、政黨團體和企事業(yè)單位都有行為。我們這里包括就是這兩種。第4頁一、行政管理概念和意義

行政是國家政府及其所管轄政黨團體、企事業(yè)單位，根據(jù)法律，通過龐大組織機構(gòu)，采取一定程序辦法，實行其政策，以實現(xiàn)其政治、經(jīng)濟目標(biāo)管理活動。行政服務(wù)于政治和經(jīng)濟，是為實現(xiàn)政治、經(jīng)濟目標(biāo)而采取詳細(xì)行動。政治、經(jīng)濟目標(biāo)要靠行政活動才能實現(xiàn)。

第5頁一、行政管理概念和意義

（二）管理概念

管理是指對人和事進行規(guī)范。凡是有人群活動地方就有管理；在國家出現(xiàn)之前原始社會，人類就有管理。但嚴(yán)格說來，那種管理還不是行政管理，只有在國家出現(xiàn)后來才有了行政管理。因此，管理歷史要比行政歷史長期，將來國家消滅了，行政不再存在，但人類社會仍然要管理。

第6頁一、行政管理概念和意義

（三）行政管理概念

不是所有管理都是行政管理，管理范圍要比行政管理寬泛得多。從個人家庭、從單位到部門、從團體到黨政、從公司到政府、從國家到世界，凡是人群所包括到領(lǐng)域都有管理，而行政管理只是管理中一種種類，它有狹義、廣義之分。第7頁一、行政管理概念和意義

狹義行政管理，專指國家、政府為維護其政權(quán)統(tǒng)治而實行政務(wù)管理。

廣義行政管理，指國家、政黨團體、企事業(yè)單位行政事務(wù)和辦公事務(wù)管理。詳細(xì)包括有關(guān)制度制定和執(zhí)行、行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理、辦公財物管理、文書資料管理、會議管理、涉外事務(wù)管理以及生活福利、車輛、安全衛(wèi)生管理等。我們這里講是廣義行政管理。

第8頁一、行政管理概念和意義

行政管理是通過機關(guān)管理來實現(xiàn)，它是機關(guān)為完成其職能而進行內(nèi)部管理活動。

這種活動是利用科學(xué)辦法，按照一定規(guī)則，對機關(guān)組織、人員、設(shè)備、物資、經(jīng)費和業(yè)務(wù)，進行合適計劃、指揮、控制和協(xié)調(diào)，以確保工作正常而順利地開展，實現(xiàn)其工作目標(biāo)。

第9頁一、行政管理概念和意義

（四）行政管理意義

管理以人性假設(shè)和人行為事實為前提

假設(shè)人性都是自私、利己、懶惰、敷衍，并且現(xiàn)實中只要放松管理，確有很多人會不守紀(jì)律、不好好工作。盡管這是個別現(xiàn)象，但管理學(xué)假設(shè)人性都也許會是這樣。因此，就得實行普遍管理——因個他人體現(xiàn)而給所有人制定某些管理制度。沒有這些制度，好人也會慢慢變成“個他人”，最后大家都不好好工作了。第10頁一、行政管理概念和意義

管理伎倆是教育、鼓勵、懲處、計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、督查、約束和控制為了從事某項事業(yè)，人們必然會形成一種集體勞動、互相交往、互相合作社會關(guān)系。而在這種社會關(guān)系中，人與人之間現(xiàn)有合作、積極、敬業(yè)、負(fù)責(zé)體現(xiàn)，也有沖突、對立、悲觀、懶惰、自私、利己等問題。第11頁一、行政管理概念和意義

為理解決上述問題，這就需要建立一些制度和規(guī)則，并通過教育、激勵、懲處、計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、督查、約束和控制等伎倆，把每個人行為以及人與人關(guān)系模式化、固定化、程序化，從而提高工效率和質(zhì)量，更好地完成工作任務(wù)。第12頁一、行政管理概念和意義

因此說，“管理，就是實行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制”

（法國管理學(xué)家H·法約爾）?！肮芾硎菍崿F(xiàn)既定目標(biāo)戰(zhàn)略原因”，“管理就是對人協(xié)調(diào)行動”

（美國戴維·赫爾茨）；管理是“為了完成組織共同目標(biāo)而從事對人、財、物等資源協(xié)調(diào)活動”

（陳子良《管理通論》）；“管理是社會組織中，為了實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，以人為中心進行協(xié)調(diào)活動”

（周三多）。這些定義從不一樣側(cè)面揭示了管理內(nèi)涵、本質(zhì)和目標(biāo)意義。

第13頁一、行政管理概念和意義

管理追求是集體力量最大化管理是“由一種或更多人來協(xié)調(diào)人活動，方便收到個人單獨活動所不能收到效果而進行活動”（美國詹姆斯·唐納德）；“管理就是發(fā)明一種環(huán)境，使置身于其中人們能在集體中一道工作，以完成預(yù)定使命和目標(biāo)”（美國哈羅德·孔茨）；“管理是在人們謀求通過集體行動來滿足其需求時所產(chǎn)生一種必不可少活動”

（美國丹尼爾·雷恩）第14頁一、行政管理概念和意義

行政管理功能是人和事引導(dǎo)、管制、服務(wù)、維護、扶助

引導(dǎo)功能：引導(dǎo)大家堅持什么或做什么。管制功能：限制大家不能做什么。服務(wù)功能：為工作學(xué)習(xí)生活提供某種便利。維護功能：讓制度、秩序、設(shè)施保持完好。扶助功能：對要加強弱項弱者給予幫助。

第15頁一、行政管理概念和意義

管理是為了出效率和效益英國學(xué)者泰勒·霍普森說：“管理即效率”；當(dāng)代公司家更認(rèn)定“管理就是金錢、時間和效益”。管理就是通過采取教育、鼓勵、懲處、計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、督查、約束和控制等伎倆措施，最大程度地發(fā)揮團體集體力量，以提升工作效率，換取工作效益。沒有正效益管理是失敗管理。

第16頁一、行政管理概念和意義

一種單位好比一臺不停運轉(zhuǎn)機器，而行政管理工作就好比潤滑油，適量潤滑能夠使機器運轉(zhuǎn)得更輕、更穩(wěn)、更加快、更順暢。通過科學(xué)合理行政管理，各部門之間及每個組員形成密切配合關(guān)系，以提升工作效率。這就是和管理目標(biāo)、意義。

第17頁二、行政管理工作主要內(nèi)容

機關(guān)單位行政管理工作繁雜而詳細(xì)，頭緒較多，包括機關(guān)單位工作各個方面，除了辦公室辦文、辦會、辦事之外，還包括人員物資管理、后勤保障，財務(wù)管理，安全保衛(wèi)等各方面管理工作。細(xì)分起來，有下列10個類別：

第18頁二、行政管理工作主要內(nèi)容

1、行政辦公規(guī)劃：

包括行政工作規(guī)劃和辦公環(huán)境布置，制定行政工作程序和管理制度，推進制度落實。

2、辦公事務(wù)管理：包括單位內(nèi)部協(xié)調(diào)、工作計劃安排、組織實行、信息溝通、協(xié)調(diào)控制、檢查總結(jié)以及獎懲等方面管理工作。詳細(xì)內(nèi)容有：日常事務(wù)處理、人員管理、請假統(tǒng)計、加班統(tǒng)計、考勤管理、值班統(tǒng)計、鑰匙管理、印章管理、內(nèi)外部通訊錄、經(jīng)費開支等。第19頁二、行政管理工作主要內(nèi)容

3、檔案材料管理：包括檔案材料搜集、檔案整頓、檔案判定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案編目和檢查、檔案借閱及制定對應(yīng)制度等。在學(xué)校包括學(xué)籍檔案、學(xué)籍號管理。4、人事管理：人事檔案管理，人員調(diào)整、培訓(xùn)、招聘、去留、加薪、獎罰等。

第20頁二、行政管理工作主要內(nèi)容

5、會務(wù)、活動組織管理：主要是各類會議準(zhǔn)備、組織、安排、服務(wù)和會議室預(yù)定、會場布置工作；單位內(nèi)外部各類公關(guān)、宣傳、演示、文體等活動組織、宣傳、安排等。安排會議活動，要明確職責(zé)，規(guī)范辦事程序，減少業(yè)務(wù)部門之間交叉，提升會議質(zhì)量和效率。對會議報批、會議分工、議題、出席會議人員、會期會議規(guī)模和會議經(jīng)費，都要嚴(yán)格合理安排，控制會議次數(shù)、規(guī)模和會議開支。第21頁二、行政管理工作主要內(nèi)容

6、總務(wù)后勤管理：包括到機關(guān)人、事、財、物各個方面，主要有財務(wù)管理、票據(jù)管理、電話費用、報銷費用；車輛管理、差遣、出車統(tǒng)計、車輛費用、維修統(tǒng)計，油耗統(tǒng)計、行車安全、車輛審驗、證照年檢；辦公用房及其宿舍分派和管理；水電、飯?zhí)帽O(jiān)督管理工作；辦公秩序和環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)督管理工作。負(fù)責(zé)管理同志要有強烈事業(yè)心和責(zé)任感，要把標(biāo)準(zhǔn)性和靈活性結(jié)合起來。

第22頁二、行政管理工作主要內(nèi)容

7、生活福利辦理：合適生活福利有助于管理，也有助于調(diào)開工作積極性。8、安全保衛(wèi)工作：制定安全和防火、防災(zāi)、防盜等制度；做好安全保衛(wèi)工作；安排節(jié)假日保安值班。9、接待工作：包括外部公關(guān)。主要有接站、安排住宿、組織會談、組織迎送等。

第23頁二、行政管理工作主要內(nèi)容

10、完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦任務(wù)：領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦任務(wù)往往是突發(fā)而緊急、臨時賦予、沒有計劃到，或者是被大家忽視了、相對薄弱而需要加強。完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦任務(wù)，一定要把任務(wù)內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)意圖、完成任務(wù)要求受領(lǐng)清楚，按要求抓緊辦理。第24頁三、機關(guān)行政管理特點和標(biāo)準(zhǔn)（一）行政管理特點

1、全面性。機關(guān)單位管理內(nèi)容既包括人事編制，政務(wù)文秘等工作，又包括資產(chǎn)財務(wù)，行政后勤等工作，幾乎是無所不是，無所不論。

2、廣泛性?，F(xiàn)有縱向聯(lián)系，又有橫向聯(lián)系，既包括機關(guān)內(nèi)部，又包括機關(guān)外部。第25頁三、機關(guān)行政管理特點和標(biāo)準(zhǔn)（一）行政管理特點3、服務(wù)性。管理本身不是目標(biāo)，管理目標(biāo)是了確保機關(guān)工作正常順利地開展，為此就要提供良好工作、生活條件，以利于工作。4、時效性。機關(guān)工作有很強時效性，管理只有講求工作效率和質(zhì)量，才能對機關(guān)各部門起到協(xié)調(diào)、配合，互相支持和監(jiān)督作用，才能促進機關(guān)整個行政工作效率。第26頁三、機關(guān)行政管理特點和標(biāo)準(zhǔn)（二）行政管理標(biāo)準(zhǔn)要求1、按政策辦事標(biāo)準(zhǔn)

辦公室是個綜合協(xié)調(diào)部門，是對內(nèi)、對外窗口，也是矛盾突出部門，工作總是很難讓人滿意，總是很容易得罪人。機關(guān)管理工作者必須按政策要求辦事，只有公開、透明、規(guī)范，才能減少工作矛盾，使大家滿意和服氣。第27頁三、機關(guān)行政管理特點和標(biāo)準(zhǔn)（二）行政管理標(biāo)準(zhǔn)要求

2、按制度管理標(biāo)準(zhǔn)

健全管理制度是實現(xiàn)機關(guān)管理規(guī)范化基礎(chǔ)，是管理根據(jù)、伎倆和主要途徑，要用制度管人。通過制度建設(shè)能夠使機關(guān)管理有章可循，避免主觀隨意性和個人恩怨，形成團結(jié)、務(wù)實、進取、有序、高效運轉(zhuǎn)機制。

第28頁三、機關(guān)行政管理特點和標(biāo)準(zhǔn)（二）行政管理標(biāo)準(zhǔn)要求

3、以人為本標(biāo)準(zhǔn)一切工作歸根究竟是為了人，而人是有感情也有情緒，管理工作就要注意促進感情、消除情緒、化解矛盾。這就要求管理工作把標(biāo)準(zhǔn)性與靈活性結(jié)合起來，在政策標(biāo)準(zhǔn)許可范圍內(nèi)，能照顧盡可能照顧，能給予方便盡可能給予，以充足體現(xiàn)管理工作人情味，使大家心情舒暢。這樣并不會增加多少費用，相反會大大減少管理工作中情緒和阻力，激發(fā)更大工作熱情。第29頁三、機關(guān)行政管理特點和標(biāo)準(zhǔn)（二）行政管理標(biāo)準(zhǔn)要求

4、效率和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)管理目標(biāo)不是為了把人管住、管死，而是為了提升工作效率和工作質(zhì)量。因此，制度設(shè)計和辦法伎倆都要著眼于提升工作效率和質(zhì)量。凡是與這種初衷相違反管理措施和伎倆，都是要不得。管理辦法上要抓大放小，突出重點，全面協(xié)調(diào)，認(rèn)真督查，狠抓落實。第30頁三、機關(guān)行政管理特點和標(biāo)準(zhǔn)（二）行政管理標(biāo)準(zhǔn)要求

5、勤儉辦事標(biāo)準(zhǔn)

管理人員要本著勤儉辦一切事業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，合理使用機關(guān)（單位）有限人力、物力、財力。如，文獻雙面打印，減少車輛、接待、水電費用等；想方設(shè)法多為干部、職員辦實事、辦好事。第31頁四、如何做好行政管理工作

行政管理不光是領(lǐng)導(dǎo)事情，更是整個行政部門事情。行政部門領(lǐng)導(dǎo)和部門工作人員既是管理對象，也是管理中堅力量和主體。向管理要效益，實質(zhì)就是向行政組織要效益。這就要想措施發(fā)揮行政管理部門作用，按照部門職責(zé)把管理任務(wù)分解到機關(guān)各個處室，落實到機關(guān)每個人員，形成領(lǐng)導(dǎo)督責(zé)、部門負(fù)責(zé)、人人管事良好局面。第32頁四、如何做好行政管理工作（一）明確部門職能和崗位職責(zé)

做好行政管理工作，首先應(yīng)明確部門職能，建立行政責(zé)任制，按職負(fù)責(zé)，各級領(lǐng)導(dǎo)率先垂范，一級抓一級，一級做給一級看。部門職能充足發(fā)揮出來了，行政管理工作也就落實了。第33頁四、如何做好行政管理工作行政責(zé)任制，也叫崗位責(zé)任制。它是以干部職位為基礎(chǔ)，用行政方法來明確要求每個職位工作性質(zhì)、職責(zé)范圍，方便各司其位、人盡其職一種責(zé)任制度。不實行責(zé)任制，權(quán)限劃分不清，職責(zé)范圍不明，就會遇事推諉、互相扯皮、無人負(fù)責(zé)，造成官僚主義、衙門作風(fēng)。其成果體現(xiàn)在工作效率低下，甚至?xí)l(fā)展到組織機構(gòu)瀕于癱瘓狀態(tài)。第34頁四、如何做好行政管理工作

建立行政責(zé)任制，行政領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，和部屬同甘苦、共患難

建立行政責(zé)任制，包括建立責(zé)任追究制和考勤等制度

誤時誤事，一定要按規(guī)章制度調(diào)查、追究責(zé)任，板子打到詳細(xì)人身上。這樣做有一種威懾力，能夠強化責(zé)任制和責(zé)任心，效果較顯著。第35頁四、如何做好行政管理工作（二）建立一支高效、能干機關(guān)工作隊伍

事情要靠人干，沒有人或者有人而不能干，只會使領(lǐng)導(dǎo)干著急。因此，必須建立和培養(yǎng)一支高效、能干機關(guān)工作隊伍。第36頁四、如何做好行政管理工作

辦文、辦會、辦事是機關(guān)最主要工作內(nèi)容和工作方式

機關(guān)工作隊伍能不能干、能力水平如何，主要看辦文、辦會、辦事能力。因此，必須通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、傳幫帶等方式，提升辦文、辦會、辦事能力。有了這種能力，才有機關(guān)工作質(zhì)量和效率。第37頁四、如何做好行政管理工作

辦文要純熟

公文起草、簽發(fā)、印制，往來文獻接收、登記、傳閱、承接，既要有質(zhì)量、又要有效率。文字材料寫作是機關(guān)干部基本功。作為機關(guān)干部，首先要熟悉多種常用公文種類、格式、用途和基本寫法；要有良好文字體現(xiàn)能力和公文寫作水平；善于調(diào)查研究、搜集素材、形成文字；寫作速度還要比較快，領(lǐng)導(dǎo)布置之后，要能很快拿出來。

第38頁四、如何做好行政管理工作

辦會要細(xì)心我們也經(jīng)常會聽到某些有關(guān)“文山會?！北г?，這就要提升會議效率和文獻質(zhì)量，開一次會要頂用，避免召開沒有必要、會而不議、議而不決會。一旦決定要開會，辦會人員就要細(xì)心準(zhǔn)備，迅速做好會議組織、安排、服務(wù)和會場布置工作。

第39頁四、如何做好行政管理工作

辦事要得力辦事得力，就是事辦得又好又快又利索，領(lǐng)導(dǎo)很滿意。辦事不得力、不能干，當(dāng)然不是一種好機關(guān)工作人員，領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)然不喜歡，自己也很難進步。要當(dāng)好一種機關(guān)工作者，就要有能力、有干勁、有效率，能干好他人干不好工作，還要加上能服從，讓領(lǐng)導(dǎo)感到你好領(lǐng)導(dǎo)、好使用、很得力、很主要，到處是一把好手。第40頁四、如何做好行政管理工作（三）加強工作計劃和落實

有效管理都應(yīng)當(dāng)是有計劃管理

有計劃，離不開對事物發(fā)展前景做出科學(xué)預(yù)測。超前思考和預(yù)測，能夠增強工作計劃性、預(yù)見性和積極性。因此，機關(guān)責(zé)任人要早預(yù)測、早考慮、早籌劃、早準(zhǔn)備、早安排，避免臨時忙亂。第41頁四、如何做好行政管理工作

無計劃行動是盲目和忙亂行動計劃能夠反復(fù)，行動卻不能反復(fù)。為了避免盲目行動，對計劃、方案必須反復(fù)加以推敲、論證，使之愈加完善、周密、可行，確保行動一次成功。計劃越周密，行動就越順利，越容易成功。不能草率行事，不能憑一時意氣和熱情辦事，而要憑周密計劃和積極行動去辦事。

第42頁四、如何做好行政管理工作

管理要有明確、清楚思緒

管理，一是管，二是理——理清思緒，理出頭緒。思緒決定出路，有好想法就會有好措施。機關(guān)管理必須思緒清楚，頭緒清楚，目標(biāo)明確，一種時期抓一種重點，處理一種問題，一項一項治理，一步一步提升。

第43頁四、如何做好行政管理工作

管理要有抓落實頑強精神有了好思緒和計劃，關(guān)鍵在抓落實，不落實，再好計劃一點用處都沒有。抓落實要有一抓究竟韌勁和決心，不怕麻煩，不怕困難，抓熱點、攻難點、保重點，要善于處理基層遇到急難問題。第44頁四、如何做好行政管理工作（四）加強組織指揮與執(zhí)行力度

機關(guān)要靠人去周密地組織指揮

一支軍隊能不能打勝仗，主要看組織指揮如何。對一群人、一批物、一堆事要管好，就要善于組織和指揮，使無序變?yōu)橛行?，才能發(fā)揮機關(guān)整體力量和最大作用。

第45頁四、如何做好行政管理工作

機關(guān)工作要充足發(fā)揮人長處

任何計劃都要有人去執(zhí)行。選用什么人，怎么分工，如何協(xié)作，才能互相配合，共同前進。用人不在于如何減少人弱點，而在于如何充足發(fā)揮人長處。

第46頁四、如何做好行政管理工作

機關(guān)管理工作要重視轉(zhuǎn)變作風(fēng)機關(guān)工作是務(wù)實性，需要務(wù)真求實工作作風(fēng)，來不得半點弄虛作假。由于，弄虛作假比真抓實干要省力，領(lǐng)導(dǎo)假如默許一次弄虛作假事情，機關(guān)人員工作作風(fēng)、工作態(tài)度和敬業(yè)精神就會退化，遇到難辦事就希望領(lǐng)導(dǎo)能搞假，對付過去，久而久之，誰也不想真干實干。第47頁四、如何做好行政管理工作（五）及時進行溝通和協(xié)調(diào)

所謂溝通、協(xié)調(diào)，就是通過積極交換意見、協(xié)商和調(diào)整，化解矛盾，使多方關(guān)系達成友好統(tǒng)一、步調(diào)一致、密切配合、齊心協(xié)力去完成某項目標(biāo)行為。行政部門應(yīng)積極做好與有關(guān)各方溝通、協(xié)調(diào)，在充足溝通基礎(chǔ)上展開協(xié)調(diào)。只有充足溝通好了，協(xié)調(diào)才會比較容易。第48頁四、如何做好行政管理工作

縱向溝通、協(xié)調(diào)就是溝通、協(xié)調(diào)本單位與上、下級職能部門關(guān)系。與上級溝通、協(xié)調(diào)，主要是報告情況，統(tǒng)一結(jié)識，取得支持；與下級溝通、協(xié)調(diào)，主要是通報情況，讓下級部門理解全局、顧全大局，統(tǒng)一結(jié)識，按照上級決策和要求積極落實。第49頁四、如何做好行政管理工作

橫向溝通、協(xié)調(diào)就是溝通、協(xié)調(diào)同級機關(guān)之間、內(nèi)設(shè)各機構(gòu)之間關(guān)系、不一樣屬工作部門之間關(guān)系。在溝通、協(xié)調(diào)各部門工作時，必須真誠、謙虛。與外界溝通、協(xié)調(diào)需要較強適應(yīng)能力和自我控制能力。

第50頁四、如何做好行政管理工作（六）認(rèn)真展開督查和檢查

督查，就是自上而下對某項主要工作或管理制度進行督促檢查，使之得到更加好地落實。這是行政管理最常用、最有效辦法。任務(wù)布置了，接著就要及時督查、跟蹤檢查，發(fā)覺偏差及時糾正，從而控制整個工作朝預(yù)定計劃目標(biāo)發(fā)展。第51頁四、如何做好行政管理工作

督查主要內(nèi)容：對領(lǐng)導(dǎo)交辦事項督促辦理；對落實上級某個文獻精神督促辦理；對下級部門和單位請示、報告批示意見；對上級領(lǐng)導(dǎo)部門主要工作、主要會議精神落實情況督查；群眾反應(yīng)熱點問題、違紀(jì)問題調(diào)查處理；本級領(lǐng)導(dǎo)集體決定事項督查、催辦和落實；新聞單位要求核查事項；執(zhí)行各項規(guī)章制度情況等。第52頁四、如何做好行政管理工作（七）合適開展評選和獎懲

評選與獎懲是抓落實、搞管理、促進工作又一種主要辦法伎倆。某項工作要檢查、評選、競