公司管理制度-辦公用品管理規(guī)定

PAGE1公司管理制度辦公用品管理辦法1目的為加強(qiáng)玉?？萍加邢薰荆ㄒ韵潞?jiǎn)稱公司）辦公用品管理，規(guī)范采購流程，有效控制辦公用品費(fèi)用支出，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司TDCQ產(chǎn)業(yè)園辦公用品（包括辦公文具、辦公耗材）的采購、發(fā)放、保管及控制等管理。職責(zé)3.1行政事務(wù)部為公司辦公用品管理歸口部門，負(fù)責(zé)組織招標(biāo)，價(jià)格談判及公司日常辦公用品采購、保管、分發(fā)及控制等管理。3.2各單位設(shè)兼職文具管理員，負(fù)責(zé)本單位辦公用品的年度預(yù)算和月度申購計(jì)劃的編制及負(fù)責(zé)本單位辦公用品的分發(fā)、保管及控制等管理。管理細(xì)則4.1供應(yīng)商選擇行政事務(wù)部聯(lián)合財(cái)務(wù)中心、審計(jì)部及其它員工代表成立辦公用品招標(biāo)委員會(huì)對(duì)辦公用品采購進(jìn)行招標(biāo)活動(dòng)，由招標(biāo)委員會(huì)確定中標(biāo)單位。招投標(biāo)工作每?jī)赡杲M織一次。4.2合同管理行政事務(wù)部與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂正式供貨（服務(wù)）合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，確定每件物品供貨單價(jià)，服務(wù)條款，質(zhì)量保證及保密約定等。對(duì)合同內(nèi)未約定的新增物品單價(jià)，行政事務(wù)部通過市場(chǎng)書面詢價(jià)后，作為合同補(bǔ)充納入服務(wù)合同范圍內(nèi)。合同內(nèi)物品單價(jià)根據(jù)市場(chǎng)每半年進(jìn)行一次調(diào)整。4.3申購流程4.3.1各單位文具管理員根據(jù)實(shí)際使用情況，填寫《各單位月度辦公用品申購計(jì)劃表》（附件1），經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審核簽名后，于每月25號(hào)前報(bào)送行政事務(wù)部，行政事務(wù)部文具管理員核對(duì)、匯總各單位的申購計(jì)劃，對(duì)價(jià)格偏高，數(shù)量較大的項(xiàng)目一一落實(shí)使用人。并結(jié)合庫存情況提出總申購計(jì)劃，交部門經(jīng)理審核后實(shí)施采購。4.3.2申購價(jià)值500元以上的辦公用品類需填寫（非生產(chǎn)性）物資采購申請(qǐng)表（見財(cái)務(wù)中心相關(guān)文件：低值易耗管理規(guī)定），行政事務(wù)部憑審批單進(jìn)行采購。4.3.3辦公耗材類申購根據(jù)“重復(fù)利用，嚴(yán)格控制”的原則，各文具管理員應(yīng)對(duì)本單位打印或復(fù)印等耗材類用品的更換建立專用臺(tái)賬，對(duì)須申購的耗材用品，文具管理員應(yīng)根據(jù)臺(tái)賬進(jìn)行初步審核后，憑該設(shè)備型號(hào)及公司資產(chǎn)編號(hào)報(bào)送行政事務(wù)部管理員進(jìn)行采購或更換。4.4驗(yàn)收入庫辦公用品的入庫是經(jīng)行政業(yè)務(wù)主管及文具管理員按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，才各單位文具管理員負(fù)責(zé)配合對(duì)其領(lǐng)用的辦公用品（具體管理流程見附件2）4.5保管4.5.1行政事務(wù)部指定專人設(shè)立辦公用品明細(xì)帳，記錄入庫、領(lǐng)用和期末庫存情況，每月末進(jìn)行庫存盤底，并與帳目結(jié)果進(jìn)行核對(duì)，形成每月入庫，消耗，庫存報(bào)表，保證帳實(shí)相符。如出現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查找原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理。4.5.2各單位應(yīng)建立文具動(dòng)態(tài)管理（見附表3），每月進(jìn)行文具盤存，并做好單位文具領(lǐng)用、消耗動(dòng)態(tài)記錄。每月消耗和領(lǐng)用必須平衡。4.6發(fā)放與使用管理4.6.1辦公用品分個(gè)人使用和業(yè)務(wù)使用4.6.1.1個(gè)人使用：指純粹由個(gè)人自己使用保管的用品，如筆類、磁盤、筆記本……等。4.6.1.2業(yè)務(wù)使用類：指本單位（或同一個(gè)辦公區(qū)域內(nèi)）共同使用保管的用品，如訂書機(jī)、打孔機(jī)、尺類、膠擦膠水類……等，原則上不按個(gè)人需要發(fā)放。確因工作需要，報(bào)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)放。4.6.2各單位的文具管理員發(fā)放消耗類辦公用品，應(yīng)依據(jù)歷史記錄（過去半年耗用平均數(shù)、消耗時(shí)間），設(shè)定領(lǐng)用基準(zhǔn)（如簽字筆每月每人發(fā)放一支），同時(shí)可根據(jù)單位或人員的工作實(shí)際用量，調(diào)整發(fā)放數(shù)量。4.6.3消耗類辦公用品品的發(fā)放提倡節(jié)約原則。原則上常用消耗性文具用品如原子筆、自動(dòng)鉛筆、筆芯、膠水等，需以用完的空容器等進(jìn)行換領(lǐng)，否則不予核發(fā)。業(yè)務(wù)類用品如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個(gè)人或單位賠償和自購。4.6.4發(fā)放、領(lǐng)用流程4.6.4.2各單位員工至本單位文具管理員處領(lǐng)取所需文具。4.6.4.3員工因工作需要領(lǐng)用非計(jì)劃內(nèi)辦公用品，或本單位庫存不夠，則由本單位文具管理員向行政事務(wù)部提出申請(qǐng)后，再至行政事務(wù)部領(lǐng)取。4.6.5嚴(yán)禁將公司辦公用品帶回家私用。4.7付款結(jié)算審核行政事務(wù)部每月與供應(yīng)商結(jié)算付款之前，文具管理員應(yīng)對(duì)上月所有采購物品的單價(jià)，數(shù)量進(jìn)行逐個(gè)審核，確定每件物品的單價(jià)與合同單價(jià)相符，數(shù)量與采購計(jì)劃相符后，再交主管審核，確定無誤后才能予以付款。如發(fā)現(xiàn)辦公用品結(jié)算價(jià)格與合同價(jià)不一致的情況，應(yīng)暫停辦理付款申請(qǐng)。4.8檢查監(jiān)督4.8.1行政事務(wù)部定期對(duì)各單位文具發(fā)放、庫存情況、打印與復(fù)印耗材臺(tái)帳等進(jìn)行檢查。4.8.2每月月底行政事務(wù)部對(duì)各單位辦公用品費(fèi)用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，將費(fèi)用發(fā)生情況書面反饋各單位。各單位負(fù)責(zé)人須對(duì)辦公用品費(fèi)用情況簽名確認(rèn)。對(duì)未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的超支，則需以書面形式說明原因及改善方法，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人確認(rèn)后反饋行政事務(wù)部。4.8.3各單位自行采購的辦公用品，需經(jīng)行政事務(wù)部進(jìn)行相關(guān)審核4.8.4每年年底，行政事務(wù)部組織對(duì)各單位文具管理員工作進(jìn)行考評(píng)，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、單位文具管理工作控制較好的文具管理員給予獎(jiǎng)勵(lì)。5附則5.1本辦法由行政事務(wù)部負(fù)責(zé)解釋、執(zhí)行與修訂。5.2附件5.2.1各單位月度文具預(yù)購表樣式5.2.2辦公用品管理流程5.2.3各單位文具動(dòng)態(tài)管理表樣式批準(zhǔn)：審核：撰寫：發(fā)布日期：發(fā)至：玉?？萍脊竟芾韴F(tuán)隊(duì)成員、各單位附件1：1.1《各單位月度辦公用品申購計(jì)劃表》式樣各單位月度辦公用品申購計(jì)劃表單位：編號(hào)：月文具合計(jì)金額：序號(hào)用品代碼名稱單位單價(jià)年月數(shù)量金額審批：擬制：附件2：2.1辦公用品管理流程附件3：3.1《各單位文具動(dòng)態(tài)管理表》式樣各單位文具動(dòng)態(tài)管理表