辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)一課件

辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)主講：胡明寶

桂林航天工業(yè)學(xué)院人文社科系1管理課件辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)主講：胡明寶1管理課

實(shí)訓(xùn)內(nèi)容一、辦公室環(huán)境二、常規(guī)辦公室工作三、辦公用品管理四、辦公效率及時(shí)間管理五、辦公室信息工作2管理課件實(shí)訓(xùn)內(nèi)容一、辦公室環(huán)境2實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)方法1.實(shí)訓(xùn)教學(xué)以專業(yè)崗位為中心、能力訓(xùn)練為中心、借助情景活動(dòng)和問題引導(dǎo)。2.校內(nèi)校外頂崗實(shí)習(xí)。

3.見習(xí)、參觀考察、調(diào)查訪問。

4.撰寫實(shí)訓(xùn)報(bào)告、考察或調(diào)查報(bào)告。

5.討論、互評(píng)、教師講評(píng)、總結(jié)。3管理課件實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)方法1.實(shí)訓(xùn)教學(xué)以專業(yè)崗位為我國(guó)辦公室事務(wù)的主要內(nèi)容⑴文書撰寫（會(huì)議記錄等）⑵文書制作（打字、復(fù)印等）⑶文書處理（收發(fā)、傳遞等）⑷檔案管理（歸檔、管理等）⑸會(huì)議組織（準(zhǔn)備、善后等）⑹調(diào)查研究（計(jì)劃、實(shí)施等）⑺信息資料（收集、整理等）⑻信訪工作（來訪、投訴等）⑼接待工作（來訪接待）⑽協(xié)調(diào)工作（政策等）⑾督察工作（決議實(shí)施）⑿日程安排（各種日程）⒀日常事務(wù)（通訊值班）⒁辦公室管理（環(huán)境等）⒂其它臨時(shí)交辦的事項(xiàng)4管理課件我國(guó)辦公室事務(wù)的主要內(nèi)容⑴文書撰寫（會(huì)國(guó)際秘書協(xié)會(huì)確定的辦公室事務(wù)的內(nèi)容⑴速記上司交代事項(xiàng)；⑵執(zhí)行錄音吩咐；⑶檔案管理；⑷閱讀并分類信件；⑸以電話維持公共關(guān)系；⑹替上司定約會(huì)并記錄；⑺按上司指示完成信函；⑻在權(quán)限內(nèi)自發(fā)信函；⑼接待來訪賓客；⑽替上司接洽外界人士；⑾自動(dòng)處理例行的事務(wù)；⑿為上司安排旅行或考察；⒀替公司賓客訂房間機(jī)票等；⒁準(zhǔn)備好公司要公開的資料；⒂替上司收集演講等的資料；⒃協(xié)助上司準(zhǔn)備財(cái)務(wù)等報(bào)告；⒄整理并組織好粗略的資料；⒅替上司保管各種記錄；⒆協(xié)助上司搞好交稅等事務(wù)；⒇督導(dǎo)一般職員或速記員；(21)搞好會(huì)務(wù)工作(22)復(fù)印資料5管理課件國(guó)際秘書協(xié)會(huì)確定的辦公室事務(wù)的內(nèi)容⑴速記上司交代事項(xiàng)；⑿為上外資合資企業(yè)辦公室事務(wù)的內(nèi)容⑴辦公室環(huán)境的布置和整理；⑵通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理；⑶執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)；⑷照料上司身邊的瑣事；⑸接待賓客和員工的來訪；⑹記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容；⑺打印文告及表格；⑻收集及整理各種信息；⑼保管辦公室設(shè)備及用品；⑽外出辦事，如銀行、郵局、稅務(wù)所等。6管理課件外資合資企業(yè)辦公室事務(wù)的內(nèi)容⑴辦公室環(huán)境的布置和整理；6管理辦公室環(huán)境（一）辦公環(huán)境的概念辦公環(huán)境，或稱為辦公室環(huán)境，它是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合，從廣義上說，它是指一定組織機(jī)構(gòu)的所有成員所處的大環(huán)境；從狹義上說，辦公環(huán)境是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書部門工作所處的環(huán)境，它包括人文環(huán)境和自然環(huán)境。7管理課件辦公室環(huán)境（一）辦公環(huán)境的概念7管理課件辦公環(huán)境及其優(yōu)化

辦公環(huán)境包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。

辦公環(huán)境的優(yōu)化原則

方便→舒適整潔→和諧統(tǒng)一→安全。8管理課件辦公環(huán)境及其優(yōu)化辦公環(huán)境包括空間環(huán)境、視覺環(huán)

1.空氣殺手；2.光線殺手；

3.聲音殺手；4.空間殺手；

5.設(shè)備殺手；6.文件殺手；

7.職能殺手。辦公室的七大效率殺手9管理課件辦公室的七大效率殺手9管理課件10管理課件10管理課件案例：辦公室布局

某公司準(zhǔn)備在上海開辦一所銷售分公司，租用了某寫字樓一層的大廳，其中，大門左邊用作產(chǎn)品展示，大門右邊作為銷售分公司辦公區(qū)，包括正副經(jīng)理辦公區(qū)、接待區(qū)、銷售部、財(cái)務(wù)部。該銷售分公司負(fù)責(zé)人將整個(gè)一層大廳全部設(shè)計(jì)為當(dāng)今很流行的全開放式辦公室和半開放式辦公室，用站立并能夠移動(dòng)的間隔物來分割，沒有門，所有人的工作都能清楚可見。

討論：這個(gè)布局有什么好處？又有什么問題？你如何看待開放式布局的辦公室？11管理課件案例：辦公室布局某公司準(zhǔn)備在上海開辦一所銷保持辦公環(huán)境的整潔有序

（一）辦公室清潔有序1.保持秘書的辦公區(qū)域整潔干凈2.保持秘書負(fù)責(zé)的公共區(qū)域整潔干凈12管理課件保持辦公環(huán)境的整潔有序（一）辦公室清潔有序12管理課件保持辦公環(huán)境的整潔有序

1．設(shè)備物品要放置適當(dāng)，擺放有序2．公用物品要擺放有序13管理課件保持辦公環(huán)境的整潔有序13管理課件辦公環(huán)境維護(hù)的基本原則

1.整潔舒適。2.和諧統(tǒng)一。3.合理實(shí)用。4.環(huán)保安全。14管理課件辦公環(huán)境維護(hù)的基本原則

1.整潔舒適。14管理課件辦公室的空氣環(huán)境管理

1.溫度

最舒適并有益于健康的工作溫度是18--25℃。

2.濕度最適宜的濕度為40%--60%。

3.空氣流通每人每分鐘需要45立方公尺的新鮮空氣。

4.空氣的凈化包括打掃，拖洗，擦凈，上臘與打光等。15管理課件辦公室的空氣環(huán)境管理1.溫度15管理課件識(shí)別辦公室安全隱患1.地、墻、天花板、門窗中的隱患，離開辦公室不鎖門。2.室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道等方面的隱患，如光線不足或者光線刺眼。3.辦公家具方面的隱患，如電腦鍵盤桌面過高，難以用正確的姿勢(shì)操作。4.辦公設(shè)備及操作中的隱患，如電線磨損裸露。5.工作中疏忽大意造成傷害的隱患，如站在帶輪子的椅子上舉放物品。6.工作中疏忽大意造成泄密的隱患，如復(fù)印時(shí)將保密原件忘在復(fù)印機(jī)玻璃板上。7.火災(zāi)或消防中的隱患，如亂扔煙頭、滅火器前堆放物品等。

16管理課件識(shí)別辦公室安全隱患1.地、墻、天花板、門窗中的隱患，離開辦

識(shí)別辦公室安全隱患辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂猓瑥?fù)印機(jī)的輻射，違規(guī)操作等。工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長(zhǎng)頭發(fā)卷進(jìn)有關(guān)的機(jī)器設(shè)備，復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機(jī)玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識(shí)別有關(guān)的安全標(biāo)識(shí)等。消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過時(shí)，滅火器上堆放物品，火災(zāi)警報(bào)失靈等。17管理課件

識(shí)別辦公室安全隱患辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，識(shí)別辦公室安全隱患

辦公建筑隱患：主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門等。辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)?shù)取＾k公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。18管理課件識(shí)別辦公室安全隱患辦公建筑隱患：主要指地、辦公環(huán)境安全檢查包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分：

要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用，前者記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分，后者是記錄辦公設(shè)備運(yùn)行中出現(xiàn)的故障。例如計(jì)算機(jī)不能工作了，就應(yīng)填“設(shè)備故障表”，如果計(jì)算機(jī)仍能操作，但屏幕被強(qiáng)光照射，非常刺眼，就應(yīng)該填寫“隱患記錄及處理表”。19管理課件辦公環(huán)境安全檢查包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分：19實(shí)訓(xùn)：填寫隱患記錄及處理表序號(hào)時(shí)間地點(diǎn)發(fā)現(xiàn)的隱患造成隱患的原因隱患的危害和后果處理人采取的措施111月4日研發(fā)部靠窗一排電腦屏幕耀眼無窗簾遮陽(yáng)有損眼睛行政主管張強(qiáng)安裝窗簾211月19日研發(fā)部一名外來人員沒有訪客胸卡接待人員離崗有安全和失密隱患行政主管張強(qiáng)強(qiáng)調(diào)接待處職責(zé)要求311月25日研發(fā)部周末5號(hào)文件資料柜未鎖負(fù)責(zé)研發(fā)的人員外出開會(huì)失密隱患研發(fā)部經(jīng)理王立統(tǒng)周一部務(wù)會(huì)上強(qiáng)調(diào)20管理課件實(shí)訓(xùn)：填寫隱患記錄及處理表序號(hào)時(shí)間地點(diǎn)發(fā)現(xiàn)的隱患造成隱患的原設(shè)備故障表時(shí)間發(fā)現(xiàn)人設(shè)備名稱何故障維修要求維修負(fù)責(zé)人21管理課件設(shè)備故障表時(shí)間發(fā)現(xiàn)人設(shè)備名稱何故障維修要求維修負(fù)責(zé)人21管理緊急情況記錄常識(shí)

事故應(yīng)該立即報(bào)告給上級(jí)或者安全主管，具體要求填寫《事故情況記錄表》和《工傷情況報(bào)告表》，證人和事故涉及的人員有可能也需要完成證人記錄。《事故情況記錄表》通常記錄下面的信息：事故日期；事故地點(diǎn)；事故涉及人員；事故的證人；事故過程的概述和填寫事故記錄表的人員簽名。如果事故中有人受傷，涉及的每個(gè)人都要填寫一份《工傷情況報(bào)告表》，準(zhǔn)確記錄受傷人的信息、傷情和處理情況。22管理課件緊急情況記錄常識(shí)事故應(yīng)該立即報(bào)告給上級(jí)或者安全主管，具體

技能訓(xùn)練

下列問題哪些屬于設(shè)備故障，哪些屬于辦公隱患：

過度擁擠；打滑的地板；家具或設(shè)備的突出的棱角；柜櫥頂端的抽屜堆放著太多的東西；轉(zhuǎn)椅無法調(diào)節(jié)高度；電線拖曳太長(zhǎng)；未接地線的設(shè)備；電路負(fù)荷太大；消防栓無法打開；碎紙機(jī)沒有安全使用說明；傳真機(jī)卡紙。23管理課件技能訓(xùn)練下列問題哪些屬于設(shè)備故障，哪些屬于辦實(shí)訓(xùn)內(nèi)容1.調(diào)查你實(shí)習(xí)單位辦公室的布局與環(huán)境；2.調(diào)查機(jī)關(guān)辦公室的環(huán)境安全情況；3.調(diào)查秘書辦公區(qū)域的環(huán)境與安全情況。要求：3--5人一組，調(diào)查一個(gè)單位的辦公室的布局與環(huán)境、安全狀況，寫一份調(diào)查報(bào)告，就上述情況進(jìn)行分析，找出存在的問題并提出改正的建議。24管理課件實(shí)訓(xùn)內(nèi)容1.調(diào)查你實(shí)習(xí)單位辦公室的布局與環(huán)境；24管理課件接打電話的基本禮儀（一）語(yǔ)言表達(dá)（二）動(dòng)作表現(xiàn)（三）聲音語(yǔ)調(diào)（四）時(shí)間控制（五）場(chǎng)合選擇25管理課件接打電話的基本禮儀（一）語(yǔ)言表達(dá)25管理課件

電話機(jī)應(yīng)該擺放在最容易、最方便使用的地方。如果是習(xí)慣用右手寫字，電話機(jī)就應(yīng)該放在辦公桌的左邊。當(dāng)來電話時(shí)，右手拿筆作記錄，很方便。電話機(jī)擺放在什么位置？26管理課件電話機(jī)擺放在什么位置？26管理課件撥打電話程序準(zhǔn)備通話提綱核查電話號(hào)碼確認(rèn)對(duì)方道別、掛機(jī)復(fù)述通話內(nèi)容陳述內(nèi)容整理記錄撥出電話問候并自我介紹27管理課件撥打電話程序準(zhǔn)備通話提綱核查電話號(hào)碼確認(rèn)對(duì)方道別、掛機(jī)復(fù)述通接聽電話的程序聽到鈴聲馬上拿起話筒問候并自報(bào)家門確認(rèn)對(duì)方道別、掛機(jī)復(fù)述、確認(rèn)要點(diǎn)記錄并商談?dòng)嘘P(guān)事項(xiàng)整理記錄28管理課件接聽電話的程序聽到鈴聲馬上拿起話筒問候并自報(bào)家門確認(rèn)對(duì)方道別問對(duì)方是否愿意等待轉(zhuǎn)接并解釋轉(zhuǎn)接原因轉(zhuǎn)接電話感謝對(duì)方等待對(duì)方接受轉(zhuǎn)機(jī)對(duì)方不愿意等候請(qǐng)對(duì)方留言轉(zhuǎn)接電話流程29管理課件問對(duì)方是否愿意等待轉(zhuǎn)接并解釋轉(zhuǎn)接原因轉(zhuǎn)接電話感謝對(duì)方等待對(duì)方

技能訓(xùn)練如果你的上司正在召開重要會(huì)議，而對(duì)方又是因?yàn)榫o急事情致電你的上司，這時(shí)，你應(yīng)該怎樣處理？

為了不中斷會(huì)議，打擾上司，可采用遞紙條的方式，紙條上寫上：××特急電話找您，是關(guān)于××××事，接電話請(qǐng)您畫圈（），不接電話，請(qǐng)打鉤（）。

30管理課件技能訓(xùn)練如果你的上司正在召開重要會(huì)議，而對(duì)方又是因?yàn)榫o如何處理同時(shí)打來的幾個(gè)電話？請(qǐng)正在交談的一方稍等，告訴他有電話打進(jìn)來，需要馬上處理。迅速接聽另一部電話，快速處理完，趕快回到第一個(gè)電話上。如果第二個(gè)電話一時(shí)不能處理完，也不屬于緊急內(nèi)容，則應(yīng)該告訴他還有一個(gè)電話沒有結(jié)束，建議一會(huì)兒再給他回電話；然后馬上回到第一個(gè)電話上。如果第二個(gè)電話是緊急的事情，則要馬上向第一個(gè)來電者道歉，建議他先掛上電話稍等或快速處理完第一個(gè)電話。無論怎樣，回到第一個(gè)電話時(shí)，都要向來電者致歉。31管理課件如何處理同時(shí)打來的幾個(gè)電話？請(qǐng)正在交談的一方稍等，告訴他有電模擬應(yīng)對(duì)不同類型來電的策略1.堅(jiān)持只同上司通話的人

你可以運(yùn)用這樣的技巧：“正如我所告訴你的一樣，我上司現(xiàn)在不方便接聽電話，或許你遲點(diǎn)再撥過來。”或“我能為您帶口信，如果你告訴我你只想同他談，我會(huì)告訴他給你打電話?！?2管理課件模擬應(yīng)對(duì)不同類型來電的策略1.堅(jiān)持只同上司通話的人32管理課當(dāng)通話者提出的要求超出正常限度的時(shí)候，例如對(duì)方要同事或上司家里的電話號(hào)碼等，你怎么說？

“對(duì)不起，我們公司沒有保留這方面的信息?；蛟S明天你可以打電話到他(她)的辦公室。”無論請(qǐng)求如何，不要被迫接受。來電要求超出正常限度33管理課件當(dāng)通話者提出的要求超出正常限度的時(shí)候，例如對(duì)方要同事模擬應(yīng)對(duì)不同類型來電的策略接聽恐嚇電話要鎮(zhèn)定，并做好錄音工作。上司不想接的電話

作為為上司服務(wù)的秘書人員，為保證你的上司集中精神處理一天重要的事務(wù)，對(duì)于上司不愿接的電話，你就應(yīng)靈活應(yīng)對(duì)，恰當(dāng)把握講話的分寸，按上司的意圖妥善處理。34管理課件模擬應(yīng)對(duì)不同類型來電的策略接聽恐嚇電話34管理課件

案例：新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳秘書暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦陳秘書頂替自己。某一天，經(jīng)理外出了，陳秘書正在公司打字，電話鈴響了，陳秘書與來電者的對(duì)話如下:來電者:是利達(dá)公司嗎?陳秘書:是。來電者:你們經(jīng)理在嗎?陳秘書:不在。來電者:你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎?陳秘書:是。來電者:你們的手套多少錢一打?陳秘書:1.8美元。來電者:1.6美元一打行不行?陳秘書:對(duì)不起，不行的。說完，陳秘書“啪”掛上了電話。35管理課件案例：新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為上司回來后，陳秘書也沒有把來電的事告知上司。一星期后，上司提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元1打賣出了2萬打。陳秘書脫口而出:“啊呀，上星期有人出價(jià)1.6美元1打，要1.5萬打，我說不行?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說:“你被解雇了”，陳秘書哭喪著臉說:“為什么?”上司說:“你犯了五個(gè)錯(cuò)！”陳秘書犯了哪五個(gè)錯(cuò)?她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)誤?36管理課件上司回來后，陳秘書也沒有把來電的事告知上司。一星期分析１.該問的沒有問（指對(duì)方情況，手套的需要量）；２.該記的沒有記錄（對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼）；３.該說的沒有說（沒有及時(shí)向上司匯報(bào)）；４.不該說的卻說了（價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示）；５.不懂得保護(hù)自己（即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）；６.電話禮儀方面，接電話時(shí)沒有自報(bào)家門；７.不等對(duì)方說完，就“啪”地掛上電話;行為失禮。37管理課件分析37管理課件印章的審批和使用

必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行認(rèn)真的登記未履行手續(xù)或手續(xù)不全時(shí)，不得用印。用印時(shí)應(yīng)注意蓋在正確的位置，一般應(yīng)蓋在文件成文日期的上方，上不壓正文，下騎年蓋月；印中文字要端正、清晰，不得模糊歪斜。(如下圖)38管理課件印章的審批和使用必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，39管理課件39管理課件印章啟用工作流程圖機(jī)構(gòu)成立申報(bào)上級(jí)審核批準(zhǔn)

公安局審核批準(zhǔn)

上級(jí)機(jī)關(guān)備案印章啟用申報(bào)

指定單位刻制

啟用公章通知40管理課件印章啟用工作流程圖機(jī)構(gòu)成立申報(bào)上級(jí)審核批準(zhǔn)公安局審核批準(zhǔn)印章的使用流程印章使用申請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽批

柜中取印

妥善管理用印登記

正確用印

印章放回41管理課件印章的使用流程印章使用申請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽批柜中取印妥善管理用印

技能訓(xùn)練1.11月1日，李經(jīng)理要到廣州參加一個(gè)貿(mào)易洽談會(huì)，考慮到要與多家公司洽談業(yè)務(wù)，需要帶幾張空白介紹信，可否？2.某公司印章管理人員小馬為工作方便，帶印章一起出差到外地，這種做法正確嗎？3.×市物資供銷處辦公室辦事員洪××，在銷售處處長(zhǎng)老王的再三要求下，在三張空白介紹信上編好介紹信編號(hào)，并蓋了章。老王走后，他越想越后悔，趕緊向辦公室李主任匯報(bào)了此事，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)他進(jìn)行了嚴(yán)肅的批評(píng)，責(zé)成他立即追回這些介紹信。請(qǐng)指出錯(cuò)誤所在。42管理課件技能訓(xùn)練1.11月1日，李經(jīng)理要到廣州參加一個(gè)貿(mào)介紹信使用的程序用信申請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批秘書開介紹信、蓋印用信登記播放視頻：3.秘書印信管理43管理課件介紹信使用的程序用信申請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批秘書開介紹信、蓋印用信登記播

用信登記簿序號(hào)日期

事由

簽批承辦部門及承辦人簽名

編號(hào)張數(shù)123456744管理課件用信登記簿序號(hào)日期事由簽批承辦

技能訓(xùn)練

1.1月1日，李經(jīng)理要到廣州參加一個(gè)貿(mào)易洽談會(huì)，考慮到要與多家公司洽談業(yè)務(wù)，需要帶幾張空白介紹信，可否？2.某公司印章管理人員小馬為工作方便，帶印章一起出差到外地，這種做法正確嗎？3.×市物資供銷處辦公室辦事員洪××，在銷售處處長(zhǎng)老王的再三要求下，在三張空白介紹信上編好介紹信編號(hào)，并蓋了章。老王走后，他越想越后悔，趕緊向辦公室李主任匯報(bào)了這件事，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)他進(jìn)行了嚴(yán)肅的批評(píng)，責(zé)成他立即追回這三封介紹信。請(qǐng)指出錯(cuò)誤所在。

45管理課件技能訓(xùn)練1.1月1日，李經(jīng)值班工作的內(nèi)容（1）記好值班電話記錄（2）記好值班接待記錄（3）記好值班日志（4）做好信息傳遞。46管理課件值班工作的內(nèi)容（1）記好值班電話記錄46管理課件

1.值班日志

外來的信函、電報(bào)、反映情況、外來的電話等。2.接待記錄來訪人員的姓名、單位、來訪事由，聯(lián)系方法等。

3.電話記錄

來電時(shí)間，來電單位，來電人員姓名，來電內(nèi)容。實(shí)訓(xùn)：編寫值班記錄47管理課件1.值班日志實(shí)訓(xùn)：編寫值班記錄47管理課件實(shí)訓(xùn)----情景模擬訓(xùn)練1.接待來訪客人（1）對(duì)待已經(jīng)預(yù)約的來訪者。（2）對(duì)待不速之客。（3）對(duì)待不受歡迎的客人。2.處理突發(fā)事件和臨時(shí)任務(wù)（1）接受任務(wù)（p76）。（2）具體辦理。（3）辦畢匯報(bào)（p76）。48管理課件實(shí)訓(xùn)----情景模擬訓(xùn)練1.接待來訪客人48管理課件案例：毒藥掉進(jìn)河里之后2006年的一天深夜，某市政府值班劉秘書接到市交通部門打來的緊急電話，告知一家裝卸公司在某碼頭裝卸化學(xué)物品時(shí)，不慎將一桶劇毒化學(xué)物品落入水中。若毒藥擴(kuò)散到水中，人畜飲用后會(huì)造成死亡。此時(shí)劉秘書腦海中掠過兩套方案：一是打電話給市領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)機(jī)關(guān)，請(qǐng)求指示，然后依照領(lǐng)導(dǎo)的指示去執(zhí)行，如果找不到領(lǐng)導(dǎo)，再根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)處理。二是立即趕到現(xiàn)場(chǎng)指揮打撈。

如果你是值班秘書，應(yīng)當(dāng)采取什么措施?(詳見P76)49管理課件案例：毒藥掉進(jìn)河里之后2006年的一天深夜，某市政府值班劉秘郵政業(yè)務(wù)