第10章機(jī)關(guān)管理-行政管理學(xué)

第十章機(jī)關(guān)管理北京大學(xué)政府管理學(xué)院周志忍第一節(jié)機(jī)關(guān)管理概說第二節(jié)機(jī)關(guān)文書與檔案管理第三節(jié)機(jī)關(guān)會(huì)議管理第四節(jié)機(jī)關(guān)后勤管理第五節(jié)辦公自動(dòng)化

本章內(nèi)容結(jié)構(gòu)一、機(jī)關(guān)管理的涵義和特點(diǎn)二、機(jī)關(guān)管理的原則三、機(jī)關(guān)管理的作用

第一節(jié)機(jī)關(guān)管理概說一、機(jī)關(guān)管理的涵義和特點(diǎn)行政機(jī)關(guān)管理：對(duì)行政機(jī)關(guān)內(nèi)部綜合性的日常事務(wù)、規(guī)章制度、工作秩序所進(jìn)行的管理。對(duì)概念的理解：行政機(jī)關(guān)管理不包括對(duì)行政機(jī)關(guān)所擔(dān)負(fù)的國家和社會(huì)職能的管理，也不包括對(duì)行政機(jī)關(guān)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、行政人員的配備與協(xié)調(diào)等方面的管理。對(duì)辦公廳（室）的管理是行政機(jī)關(guān)管理的主要組成部分。機(jī)關(guān)管理的特點(diǎn)：服務(wù)性；群眾性；復(fù)雜性；時(shí)效性；政策性。二、機(jī)關(guān)管理的原則依據(jù)客觀規(guī)則運(yùn)行的原則：官僚制組織中所有工作的開展都應(yīng)按著客觀規(guī)定的規(guī)則、規(guī)章制度連續(xù)進(jìn)行。嚴(yán)格機(jī)關(guān)辦公制度以及辦公秩序等的管理維持是這一原則得以實(shí)現(xiàn)的重要保證。資材公私分離的原則：官僚制組織及其成員為完成工作所必需的設(shè)施、設(shè)備、用具等資材，一切由辦公地點(diǎn)提供，即管理者或辦公人員的居住地點(diǎn)與辦公地點(diǎn)以及行政組織所有的物材與其成員所有的物材的明確分離和公私分明。例外的原則：作為管理者，除了將那些需要管理者來例外地、個(gè)別地判斷決定和處理的行政事務(wù)保留在自己的手中外，其他事務(wù)可分擔(dān)給部下來管理。相同事務(wù)集中管理的原則：各部門中存在的相同的機(jī)關(guān)行政事務(wù)，應(yīng)盡量歸到一處進(jìn)行集中處理。被歸到一處的相同的行政事務(wù)，會(huì)使其在質(zhì)和量上處理得更加合理化、效率化?？梢约泄芾淼臋C(jī)關(guān)事務(wù)，一般有修繕、營建、購買、文書的收簽、發(fā)件、機(jī)關(guān)器材的管理等。三、機(jī)關(guān)管理的作用提供基礎(chǔ)性工作條件，保障部門職能的履行：一個(gè)政府部門要正常地進(jìn)行職能活動(dòng)，必須使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各類行政人員都具備基本的工作條件，如信息的收集、加工、整理、傳遞、吃、住、行、用的合理安排及其保證。提供各種服務(wù)，關(guān)系到部門工作效率的提高：行政機(jī)關(guān)管理若能為整個(gè)機(jī)關(guān)和每個(gè)工作人員提供周到和良好的服務(wù)，并且創(chuàng)造良好的工作條件和環(huán)境，就能保證機(jī)關(guān)工作人員集中精力進(jìn)行工作，使之節(jié)約時(shí)間和充分利用時(shí)間。進(jìn)行人員激勵(lì)，影響到工作人員積極性和創(chuàng)造性的發(fā)揮：行政機(jī)關(guān)管理能否體現(xiàn)黨和國家對(duì)職工群眾的關(guān)懷，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)工作人員的工作和生活的關(guān)心、支持，這是能否調(diào)動(dòng)工作人員積極性和創(chuàng)造性的關(guān)鍵。直接影響本單位的聲譽(yù)，關(guān)系到與兄弟單位的合作關(guān)系，是機(jī)關(guān)精神文明建設(shè)的窗口：綜合辦事機(jī)構(gòu)要全面負(fù)責(zé)接待服務(wù)工作。接待服務(wù)工作是機(jī)關(guān)聯(lián)系各個(gè)方面和人民群眾的紐帶，是精神文明建設(shè)的窗口。由于接觸面廣、政治性強(qiáng)，接待工作好壞直接反映本單位的作風(fēng)，因而關(guān)系到本單位的聲譽(yù)。一、機(jī)關(guān)文書的涵義、類別與作用二、機(jī)關(guān)文書的處理三、機(jī)關(guān)檔案管理的涵義與作用四、機(jī)關(guān)檔案管理的內(nèi)容和原則

第二節(jié)機(jī)關(guān)文書與檔案管理一、機(jī)關(guān)文書的涵義、類別與作用機(jī)關(guān)公文的涵義：機(jī)關(guān)文書相當(dāng)于公務(wù)文書。也可稱為公文，是各類公文的泛稱。它作為應(yīng)用文種，常采用議論、說明和記敘的文體。機(jī)關(guān)公文的類別：根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》：命令（令），決定，公告，通知，通報(bào)，議案，報(bào)告，請(qǐng)示，批復(fù)，意見，函，會(huì)議紀(jì)要。以公文被發(fā)給的對(duì)象或方向?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)：上行文，即下級(jí)機(jī)關(guān)、一般工作人員或人民發(fā)給所屬的上級(jí)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)或主管機(jī)關(guān)的公文，這類公文包括報(bào)告、請(qǐng)示等；下行文，即與上行文反向的公文，這類公文主要有命令（令）、通知、通報(bào)、批復(fù)等等；平行文，適用于同級(jí)或不相隸屬的機(jī)關(guān)、人員之間的公文，這類公文主要有函、通報(bào)和箋函。機(jī)關(guān)公文的作用：很多是法規(guī)性公文，如命令、規(guī)定、條例等，在有效時(shí)間內(nèi)受到國家權(quán)力的保證，有關(guān)機(jī)關(guān)和人員必須嚴(yán)格遵守和執(zhí)行；對(duì)下屬機(jī)關(guān)和工作人員起到領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的作用；聯(lián)系和知照的作用；依據(jù)和憑證的作用；宣傳教育的作用。二、機(jī)關(guān)文書的處理發(fā)文處理：發(fā)文的處理依次包括撰擬、審核、簽發(fā)、校對(duì)、文印、封發(fā)和歸卷等程序。在這些程序中，撰擬是發(fā)文處理的中心環(huán)節(jié)。要避免濫用公文，克服文牘主義，治愈文山的弊病，提高行政效率。收文處理：收文的處理，一般包括簽收登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、清退和歸卷等內(nèi)容。處理收文，要求保證準(zhǔn)確、及時(shí)和保密。機(jī)關(guān)文書立卷：按一定的原則把紛繁零散的文書材料整理成系統(tǒng)有序的分類案卷，以此方便有關(guān)人員的查找和使用，同時(shí)為有價(jià)值的文書資料的存檔做好準(zhǔn)備工作。文書立卷的原則大致有以下幾個(gè)方面：遵循文書材料形成的前因后果、時(shí)間順序和前后銜接等自然規(guī)律，按一定線索清理文書的來龍去脈。文書立卷要反映機(jī)關(guān)工作的真實(shí)面貌。文書立卷要以方便保管、檢索和使用為目的，這要求各卷所含公文量需適當(dāng)，不同密級(jí)和不同形式的公文要分別立卷。三、機(jī)關(guān)檔案管理的涵義與作用機(jī)關(guān)檔案管理的涵義：機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)活動(dòng)的歷史記錄，是由機(jī)關(guān)文書有條件地轉(zhuǎn)化而來的，是按照一定規(guī)律保存起來的文書資料。機(jī)關(guān)檔案管理的作用：檔案所記錄的機(jī)關(guān)歷史可以作機(jī)關(guān)工作時(shí)研究處理問題的依據(jù)，因而它有真憑實(shí)據(jù)的作用。檔案作為寶貴的第一手資料，對(duì)于人們了解行政歷史，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，進(jìn)行行政歷史和現(xiàn)狀的研究都有參考價(jià)值。檔案可以保持行政的連續(xù)性和穩(wěn)定性，從而提高機(jī)關(guān)工作效率和質(zhì)量。四、機(jī)關(guān)檔案管理的內(nèi)容和原則機(jī)關(guān)檔案管理的內(nèi)容：收集、整理和鑒定；編目、裝訂和保管；利用和統(tǒng)計(jì)。機(jī)關(guān)檔案管理的原則：檔案管理形式要集中統(tǒng)一；檔案必須完整安全，這是對(duì)檔案管理工作的基本要求；檔案管理要方便利用，這是它的根本目的所在，也是檢查檔案管理優(yōu)劣的主要標(biāo)志。第三節(jié)機(jī)關(guān)會(huì)議管理一、會(huì)議的涵義與功能二、會(huì)議管理的原則三、會(huì)議管理的的內(nèi)容一、會(huì)議的涵義與功能會(huì)議的涵義：有關(guān)人員有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地聚集在一起商討事情的一種社會(huì)活動(dòng)形式。在政府機(jī)關(guān)的行政管理活動(dòng)中，會(huì)議是一種常用的管理手段和方式。會(huì)議的功能：集思廣益，提高決策水平。傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，部署工作任務(wù)，明確職責(zé)分工，搞