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文檔簡(jiǎn)介
西藏歐威醫(yī)療設(shè)備有限公司采購(gòu)管理制度
一、目的
加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)工作管理,做到有章可循,預(yù)防采購(gòu)過程中的各種弊端,降低采購(gòu)成本,提高采購(gòu)業(yè)務(wù)的質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益。
二、范圍
本制度適用于公司所有物品(原材料、輔料、備品備件、固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用品)或勞務(wù)(技術(shù)、服務(wù)等)的采購(gòu)。
三、職責(zé)
3.1市場(chǎng)部根據(jù)銷售訂單編制銷售計(jì)劃并下發(fā)相關(guān)部門。
3.2生產(chǎn)技術(shù)部根據(jù)市場(chǎng)部銷售計(jì)劃,編制原輔材料需求清單。負(fù)責(zé)制版、模具、量板等外包產(chǎn)品、技術(shù)服務(wù)以及其它外協(xié)業(yè)務(wù)采購(gòu)申請(qǐng)及計(jì)劃的編制。
3.3采購(gòu)部根據(jù)生產(chǎn)部門報(bào)送的材料需求清單,核實(shí)倉(cāng)庫(kù)存量,結(jié)合材料庫(kù)存安全定額,編制采購(gòu)計(jì)劃,報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織采購(gòu)。
3.4辦公室負(fù)責(zé)編制公司勞保、辦公用品的采購(gòu)和辦公用品日常維修申請(qǐng)計(jì)劃。
3.5設(shè)備工程部依據(jù)公司固定資產(chǎn)投資計(jì)劃、設(shè)備運(yùn)行狀況以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要編制設(shè)備的采購(gòu)、固定資產(chǎn)維修以及零星維修制造所用備品備件采購(gòu)計(jì)劃。
3.6各物品、勞務(wù)需求部門根據(jù)需求物品或勞務(wù)的性質(zhì)和權(quán)屬向辦公室、生產(chǎn)技術(shù)部、采購(gòu)部、設(shè)備部提交申請(qǐng),并經(jīng)初審后交各分管副總或總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.7分管副總負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)的采購(gòu)審批和超出權(quán)限的采購(gòu)初審,總經(jīng)理負(fù)責(zé)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)采購(gòu)、固定資產(chǎn)購(gòu)置、維修等計(jì)劃的審批。
3.8財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)日常采購(gòu)的價(jià)格審查。
3.9質(zhì)量部負(fù)責(zé)原材料、輔料的驗(yàn)收,設(shè)備部會(huì)同生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)備品備件、設(shè)備、監(jiān)視和測(cè)量工具及維修等勞務(wù)的驗(yàn)收。
3.10各采購(gòu)經(jīng)辦人結(jié)合公司實(shí)際情況盡量索要發(fā)票、辦理結(jié)算,并對(duì)發(fā)票的真實(shí)性和合法性負(fù)責(zé)。
四、采購(gòu)作業(yè)操作規(guī)程
4.1物資采購(gòu)的計(jì)劃、申請(qǐng)與審批
4.1.1授權(quán)的請(qǐng)購(gòu)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、實(shí)際需要以及庫(kù)存情況每月28日前報(bào)次月的采購(gòu)計(jì)劃,報(bào)分管經(jīng)理審核。
4.1.2經(jīng)分管副總初審后的月度采購(gòu)計(jì)劃報(bào)財(cái)務(wù)部審核,總經(jīng)理審批后財(cái)務(wù)部執(zhí)行。
4.1.3未列入月份采購(gòu)計(jì)劃或超出計(jì)劃的臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)需根據(jù)需求物品或勞務(wù)的性質(zhì)和權(quán)屬向辦公室、生產(chǎn)技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、設(shè)備部提交申請(qǐng),并經(jīng)初審后交各分管副總或總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.1.4對(duì)價(jià)值超過200元以上的辦公用品及500元以上的配件、設(shè)備、儀器、勞務(wù)等需要由申請(qǐng)部門寫出申請(qǐng)報(bào)告經(jīng)分管副總簽署意見報(bào)總經(jīng)理審批后實(shí)施。
4.1.5采購(gòu)計(jì)劃或申請(qǐng)應(yīng)列明采購(gòu)物品或勞務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量技術(shù)要求、估計(jì)價(jià)值、交貨日期、用途等。
4.2采購(gòu)比價(jià)
4.2.1采購(gòu)部門在采購(gòu)前須將采購(gòu)計(jì)劃或申請(qǐng),交財(cái)務(wù)部進(jìn)行比價(jià);在提交采購(gòu)計(jì)劃或申請(qǐng)的同時(shí),采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)新采購(gòu)物品提供至少3家以上的供應(yīng)商報(bào)價(jià)和聯(lián)系資料,有財(cái)務(wù)部隊(duì)提供的供應(yīng)商(但不僅限于)進(jìn)行詢價(jià)或?qū)嵉卣{(diào)查。
4.2.2價(jià)值在2萬元以上的維修、服務(wù)等勞務(wù)、5萬元以上的單臺(tái)(套)設(shè)備的采購(gòu)需召集三家以上的供應(yīng)商報(bào)價(jià),進(jìn)行比價(jià);
4.2.4國(guó)家明碼標(biāo)價(jià)壟斷經(jīng)營(yíng)的特殊商品采購(gòu)以及政府有收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的行政事業(yè)性服務(wù)收費(fèi)不實(shí)行比價(jià)程序,物價(jià)審計(jì)只對(duì)采購(gòu)物品或勞務(wù)的價(jià)格、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、質(zhì)量的真實(shí)性進(jìn)行審查。
4.2.5所有采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)景物價(jià)審查后方可報(bào)總經(jīng)理簽批報(bào)銷。
回復(fù)1:全面點(diǎn)的采購(gòu)管理制度
4.3采購(gòu)實(shí)施及物資驗(yàn)收
4.3.1公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)統(tǒng)一由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理,其他部門或人員不得自行采購(gòu)。
4.3.2財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)技術(shù)部下達(dá)的原輔材料需用計(jì)劃結(jié)合庫(kù)存物資的數(shù)量編制采購(gòu)計(jì)劃,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后執(zhí)行。
4.3.3供應(yīng)部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃組織采購(gòu),除零星采購(gòu)?fù)猓坎少?gòu)業(yè)務(wù)必須先與供貨方簽訂采購(gòu)合同,并與財(cái)務(wù)部、質(zhì)量部、生產(chǎn)技術(shù)部等相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審,采購(gòu)合同應(yīng)包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨日期、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、結(jié)算方式及經(jīng)濟(jì)處罰等項(xiàng)條款。在采購(gòu)合同有效期內(nèi),若因市場(chǎng)行情發(fā)生較大變化時(shí),經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)可以與供貨商簽訂《調(diào)價(jià)協(xié)議》,并報(bào)請(qǐng)財(cái)務(wù)部門備案。
4.3.4采購(gòu)物資運(yùn)到本公司時(shí),先由供應(yīng)部門對(duì)照核對(duì)采購(gòu)計(jì)劃,經(jīng)確認(rèn)無誤后開具《請(qǐng)驗(yàn)單》交質(zhì)量部或設(shè)備部進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn),質(zhì)量部、設(shè)備部在驗(yàn)收條件允許的范圍內(nèi)組織物資檢驗(yàn),并出具檢驗(yàn)報(bào)告單,檢驗(yàn)合格的物資由保管點(diǎn)數(shù)入庫(kù)并辦理入庫(kù)手續(xù),檢驗(yàn)不合格的物資不得辦理入庫(kù)。
4.4結(jié)算
4.4.1采購(gòu)發(fā)票按規(guī)定能夠取得增值稅發(fā)票的,且在我方能夠抵扣增值稅的采購(gòu)項(xiàng)目必須索取增值稅發(fā)票,不能取得的,價(jià)格按扣除增值稅以后執(zhí)行。
4.4.2無論是現(xiàn)款采購(gòu)還是賒購(gòu),在結(jié)算付款時(shí)均需財(cái)務(wù)部門填開《采購(gòu)付款申請(qǐng)單》,連同有關(guān)憑證報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,出納人員方可付款。
4.4.3財(cái)務(wù)部在對(duì)采購(gòu)物品結(jié)算付款時(shí),應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核《請(qǐng)購(gòu)單》、《采購(gòu)合同》、《采購(gòu)計(jì)劃單》、《采購(gòu)付款申請(qǐng)單》、《入庫(kù)單》、《發(fā)票》或《收款收據(jù)》等有關(guān)單證,賬目結(jié)算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務(wù)制度規(guī)定的結(jié)算憑證財(cái)務(wù)部門不得辦理相關(guān)手續(xù)。
4.4.4出納員須在接到經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的付款憑證后辦理付款手續(xù),付款時(shí)必須認(rèn)真審核是否具備簽章齊全的條件,對(duì)簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。
五、責(zé)任
5.1不按規(guī)定程序未經(jīng)審批采購(gòu)的,由經(jīng)辦部門和人員自行負(fù)責(zé)處理,已經(jīng)與供方簽訂購(gòu)銷合同,導(dǎo)致公司因不能履約而發(fā)生的損失由經(jīng)辦人員全額承擔(dān)。
5.2經(jīng)審批的采購(gòu)計(jì)劃和申請(qǐng),負(fù)責(zé)采購(gòu)的部門和人員應(yīng)在規(guī)定采購(gòu)期限內(nèi)采購(gòu)到位,因個(gè)人原因不能按時(shí)采購(gòu)而影響正常經(jīng)營(yíng)的,沒有造成財(cái)產(chǎn)損失的一次罰款100元,給公司造成損失的按確定損失額的40%。
5.4物品使用部門(車間)必須依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)管理實(shí)際需要,認(rèn)真按照4.1.5條之規(guī)定填制購(gòu)物申請(qǐng)單。填寫不規(guī)范,導(dǎo)致無法確認(rèn)請(qǐng)購(gòu)物資須知信息的,采購(gòu)部門有權(quán)拒絕采購(gòu)。采購(gòu)計(jì)劃及申請(qǐng)必須由請(qǐng)購(gòu)部門主管簽字,無請(qǐng)購(gòu)部門主管簽字,審批人不得予以審批。對(duì)貪圖省事、亂報(bào)采購(gòu)計(jì)劃,造成本公司流動(dòng)資金使用浪費(fèi)的,依照銀行貸款利率的兩倍標(biāo)準(zhǔn)對(duì)有關(guān)責(zé)任人處以罰款。
5.5采購(gòu)部門在確保品質(zhì)的前提下,必須充分考慮市場(chǎng)變化和庫(kù)存成本等因素,制定大宗物品的采購(gòu)方案,落實(shí)供貨單位。并對(duì)采購(gòu)物品的品質(zhì)、貨款結(jié)算安全負(fù)責(zé)。若因玩忽職守,造成公司經(jīng)濟(jì)損失的,應(yīng)負(fù)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。特別是結(jié)算過程中產(chǎn)生的應(yīng)收款項(xiàng),有關(guān)采購(gòu)人員負(fù)有無條件的清收責(zé)任。
5.6財(cái)務(wù)部必須認(rèn)真履行審核監(jiān)督責(zé)任,對(duì)審核把關(guān)工作不嚴(yán)、不及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)有關(guān)事情真相,并造成公司經(jīng)濟(jì)損失的,給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和行政處分。
5.7驗(yàn)收部門必須對(duì)所有運(yùn)抵本公司的采購(gòu)物品,依照采購(gòu)合同規(guī)定的質(zhì)量要求進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。若發(fā)現(xiàn)品質(zhì)不符時(shí),必須及時(shí)報(bào)告采購(gòu)部門(必要時(shí)直接報(bào)告總經(jīng)理)處理。嚴(yán)禁品質(zhì)不符的外購(gòu)物品入庫(kù)。因驗(yàn)收人員玩忽職守造成經(jīng)濟(jì)損失的,給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和行政處分。
5.8倉(cāng)庫(kù)對(duì)驗(yàn)收部門驗(yàn)收合格的外購(gòu)物品辦理入庫(kù)手續(xù),并對(duì)入庫(kù)采購(gòu)物品的數(shù)量負(fù)責(zé)。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時(shí),應(yīng)當(dāng)及時(shí)向有關(guān)部門報(bào)告(必要時(shí)直接報(bào)告總經(jīng)理),同時(shí)妥善保管該批采購(gòu)物品等待處理。對(duì)倉(cāng)庫(kù)保管員工作馬虎,未按本辦法規(guī)定操作,造成入庫(kù)數(shù)量短缺、超計(jì)劃采購(gòu)或不合格物資入庫(kù)的應(yīng)負(fù)經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。為規(guī)范公司物料采購(gòu)管理工作,特制定本制度,具體事宜如下:
一、適用范圍
集團(tuán)總部及各分子公司所有生產(chǎn)原輔料、包裝、福利用品、辦公用具等一切物料的采購(gòu)。
二、采購(gòu)原則
所有需要采購(gòu)的物料一律歸各采購(gòu)部門統(tǒng)一采購(gòu)。禁止誰(shuí)用誰(shuí)購(gòu)買。
三、物料計(jì)劃申報(bào)程序
1、申報(bào)程序圖
2、設(shè)備、基建等專用物料計(jì)劃申報(bào)程序:按照立項(xiàng)管理規(guī)定的程序辦理立項(xiàng)完畢后,按簽批呈流程上報(bào)專項(xiàng)物料,簽批結(jié)果后轉(zhuǎn)采購(gòu)部采購(gòu)。
3、突發(fā)用物料計(jì)劃申報(bào)程序:除按上述程序申報(bào)外,按權(quán)限范圍核準(zhǔn)簽批后交采購(gòu)部;對(duì)緊急生產(chǎn)物資可先請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)購(gòu)買,再補(bǔ)報(bào)計(jì)劃。
4、各單位物料申報(bào)計(jì)劃;物料計(jì)劃要將藥品、疫苗類計(jì)劃,勞保、福利、辦公用品類計(jì)劃,正常生產(chǎn)用物料計(jì)劃分類申報(bào)。
5、各單位根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃申報(bào)物料采購(gòu)計(jì)劃,在每月20日前物料需求計(jì)劃交倉(cāng)庫(kù)保管核庫(kù)存并簽字,采購(gòu)計(jì)劃轉(zhuǎn)交采購(gòu)員匯總,采購(gòu)經(jīng)理審批,總經(jīng)理(或授權(quán))簽批,總經(jīng)理簽批后采購(gòu)實(shí)施。
6、物料申報(bào)計(jì)劃應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)、建議廠家、到貨時(shí)限及特殊要求、說明等主要內(nèi)容,到貨時(shí)限按物品采購(gòu)情況一般不低于7天(普通物料采購(gòu)周期7個(gè)工作日),路途較遠(yuǎn)和特殊物料可酌情順延(并第一時(shí)間通知使用部門),涉及到版面印刷包裝類和定做模具的物料采購(gòu)周期為一般為(15-25天)。
7、對(duì)新增加的或改變規(guī)格、版面技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)外包裝物及尚需品管部驗(yàn)質(zhì)的其它大宗物品(或按新產(chǎn)品、新廠家、新技術(shù)開發(fā)流程驗(yàn)收)的申報(bào)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)品管部鑒定核準(zhǔn)、簽字。
8、一般生產(chǎn)零用配件、小宗輔料按正常性材料每月申報(bào),在特殊情況下經(jīng)分管副總審批后可臨時(shí)申報(bào),對(duì)于新成立的公司前期銷量不穩(wěn)定的可以以周采購(gòu)計(jì)劃為準(zhǔn),進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)因市場(chǎng)不需要或客戶變更造成的原輔料、包裝等滯銷庫(kù)存,凡是申報(bào)計(jì)劃部門按銷售計(jì)劃量申報(bào)采購(gòu)計(jì)劃的,與銷售主管考核掛鉤;對(duì)于計(jì)劃申報(bào)部門超出銷售量申報(bào)的,與申報(bào)計(jì)劃部門主管考核掛鉤。
9、各單位除對(duì)采購(gòu)部上報(bào)月計(jì)劃外,還需上報(bào)物資使用情況日?qǐng)?bào)表(報(bào)表內(nèi)容需注明品名、購(gòu)進(jìn)、出庫(kù)、使用量、購(gòu)進(jìn)時(shí)間)和自購(gòu)物資采購(gòu)日?qǐng)?bào)明細(xì)表(應(yīng)注明品名、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、結(jié)算方式、供貨廠家、品檢結(jié)果)。
10、采購(gòu)部對(duì)未按申報(bào)程序申報(bào)的物料計(jì)劃或?qū)λ少?gòu)的物品應(yīng)該特殊說明但未說明的物料計(jì)劃有權(quán)退回,重新申報(bào)。
11、采購(gòu)物資與集團(tuán)其他部門同類或同一供應(yīng)商的,可執(zhí)行聯(lián)合比價(jià)與采購(gòu)。
四、采購(gòu)程序
1、統(tǒng)購(gòu)物資采購(gòu)程序圖
2、動(dòng)態(tài)預(yù)警系統(tǒng)的建立:每月的24日前,物料保管員應(yīng)根據(jù)下月的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況,設(shè)置主要物料的預(yù)警線并報(bào)送采購(gòu)部。進(jìn)口用材料,庫(kù)內(nèi)至少存15天用量(特殊材料或購(gòu)物所需時(shí)間較長(zhǎng)的另定),其它生產(chǎn)用料至少存7天用量;庫(kù)存低于規(guī)定庫(kù)存量的,保管員立即向使用單位和采購(gòu)部報(bào)警,使用單位接到報(bào)警的當(dāng)天要進(jìn)入計(jì)劃申報(bào)程序。
3、計(jì)劃一式肆份:采購(gòu)部一份據(jù)以備查,財(cái)務(wù)部一份據(jù)以審批采購(gòu)用款計(jì)劃,保管員一份據(jù)以驗(yàn)收入庫(kù)、生產(chǎn)單位一份。
4、對(duì)技術(shù)性強(qiáng)、科技含量高的物資,品管部或工程師室要參與采購(gòu)和相關(guān)論證。對(duì)用現(xiàn)金采購(gòu)的大宗物品,必要時(shí)質(zhì)檢部門要到廠檢驗(yàn)。
5、數(shù)量多、金額較大(批次采購(gòu)在5000元以上)而且經(jīng)常使用的物資(如內(nèi)外包裝物、生產(chǎn)原輔料、藥品、墊料、煤等),采購(gòu)部按要求詢價(jià)和比價(jià)程序執(zhí)行,采購(gòu)部要建立比價(jià)系統(tǒng),隨時(shí)掌握價(jià)格信息。
6、采購(gòu)過程要遵循“貨比三家”的原則,以同等質(zhì)量比價(jià)格、同等價(jià)格比質(zhì)量比服務(wù)的選擇方式進(jìn)行采購(gòu)。
7、對(duì)大宗物資批量采購(gòu)金額超過5000元-(特殊情況報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn))的一律實(shí)行合同供貨制,按權(quán)責(zé)核批。供貨合同一式肆份,公司存檔、客戶、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部各一份。
8、對(duì)藥品、疫苗、生產(chǎn)原料的的采購(gòu),由品管部根據(jù)實(shí)際使用情況確定廠家或經(jīng)銷單位,采購(gòu)人員采購(gòu);出現(xiàn)大批量采購(gòu)時(shí),品管部需派人到廠驗(yàn)質(zhì)、驗(yàn)貨。
9、采購(gòu)物資需要運(yùn)輸時(shí),采購(gòu)人員要簽定貨運(yùn)合同,如出現(xiàn)不按規(guī)定簽訂貨運(yùn)合同貨物丟失由當(dāng)事人承擔(dān)責(zé)任。
10、采購(gòu)物資與集團(tuán)其他部門同類或同一供應(yīng)商的,可執(zhí)行聯(lián)合比價(jià)與采購(gòu)。
五、驗(yàn)收入庫(kù)程序
1、所購(gòu)物資到貨后屬大宗材料的,如原輔料、紙箱、包裝袋、清潔劑、打包帶、煤等,采購(gòu)人員要通過品管人員(沒有品管人員的由使用部門驗(yàn)收)與倉(cāng)庫(kù)保管員一起,按照批準(zhǔn)后的購(gòu)料計(jì)劃或供貨合同嚴(yán)格進(jìn)行驗(yàn)質(zhì)、驗(yàn)量,驗(yàn)收入庫(kù)。
2、一般生產(chǎn)性常用零配件、輔料、辦公用品、福利用品等,由倉(cāng)庫(kù)保管員根據(jù)批準(zhǔn)后的購(gòu)料計(jì)劃或供貨合同,按質(zhì)、按量驗(yàn)收入庫(kù),對(duì)計(jì)劃外購(gòu)物保管員有權(quán)拒絕驗(yàn)收。
3、對(duì)專用電器、大型設(shè)備、土建材料等大型笨重物品,采購(gòu)人員采購(gòu)到廠后,要通知保管員及其它技術(shù)專業(yè)人員進(jìn)行交接驗(yàn)收。
4、藥品、疫苗、食品原輔料、包裝、各種添加劑采購(gòu)到廠后,采購(gòu)人員要及時(shí)通知品管人員及保管員對(duì)所采購(gòu)物質(zhì)盡快辦理手續(xù),妥善保管。
5、物料檢驗(yàn)合格后,保管員要隨時(shí)開具入庫(kù)單;對(duì)貨到發(fā)票未到的物資要先入帳,并在入庫(kù)單上注明“發(fā)票未到”字樣。
6、品管人員對(duì)驗(yàn)質(zhì)合格入庫(kù)的物料要隨時(shí)開具驗(yàn)質(zhì)報(bào)告單,以便采購(gòu)人員及時(shí)報(bào)票。
7、對(duì)不合格產(chǎn)品由品管通知采購(gòu)與供應(yīng)廠商聯(lián)系退貨或讓步接收(品管及使用部門領(lǐng)導(dǎo)、采購(gòu)三方參與鑒定,保證不影響產(chǎn)品質(zhì)量)。
六、其它事項(xiàng)
1、采購(gòu)人員在實(shí)施采購(gòu)過程中,不準(zhǔn)向客戶吃請(qǐng),索要回扣,不準(zhǔn)接受饋贈(zèng),否則一經(jīng)查出將從重處理。
3、對(duì)主要原材料
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