秘書處理工作課件

秘書處理工作課件1第六講文書工作

本講要點發(fā)文處理

A.交擬與擬稿B.審核與簽發(fā)C.印制與校對D.用印與登記E.封發(fā)與傳遞收文處理

A.收文與閱文B.篩選與傳閱C.擬辦與批辦D.承辦與催辦E.立卷與歸檔概述A.文書與文書工作的概念B.文書工作的五大作用C.文書工作的六項原則D.行文關(guān)系與行文制度第六講文書工作本講要點發(fā)文處理收文處理概述2一、文書工作概述

秘書工作顯著的文牘性集中表現(xiàn)在文書工作上（“文來文去”）一、文書工作概述3（一）文書與文書工作文書公務(wù)文書私人文書公文文書工作——是指通過互相聯(lián)系的一系列環(huán)節(jié)，完成文書制發(fā)、傳遞、辦理、保管的全過程（亦稱文書處理或文書管理）本講主要研究（一）文書與文書工作文書公務(wù)文書私人文書公文文書工作4

“公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。”

——國務(wù)院辦公廳修訂的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第5章第22條“公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳5公文處理程序示意圖傳遞簽收

登記分發(fā)擬辦批辦承辦立卷

↓

歸檔↓銷毀分發(fā)登記用印校對繕印

簽發(fā)擬稿

審核

催辦查辦公文處理程序示意圖傳簽收登記分發(fā)擬辦批辦承辦立分發(fā)登記用印6文書工作的任務(wù)A.基本任務(wù):準(zhǔn)確、及時、安全地處理各類公文，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。B.具體任務(wù)：

a.發(fā)文處理；b.收文處理；c.文件管理；d.文件保密；e.文件貫徹落實情況的督促檢查工作；f.領(lǐng)導(dǎo)人交辦的有關(guān)文件處理的其他工作。文書工作的任務(wù)A.基本任務(wù):準(zhǔn)確、及時、安全地處理各類公文，7（二）文書工作的作用文書工作是一項專業(yè)性、綜合性和機要性都很強的工作。做好文書工作，對于改進文風(fēng)、消除“文山”，提高辦公效率，具有重要的意義。五項作用：A.可以提高文書的質(zhì)量；B.可以控制文書的總量；C.可以加快文書的運轉(zhuǎn)；D.可以確保文書的安全；E.可以促進檔案的管理和利用。（二）文書工作的作用文書工作是一項專業(yè)性、綜合性和機要性都很8（三）文書工作六項原則

A.準(zhǔn)確無誤；B.及時迅速；C.安全保密；D.力求精簡；E.集中統(tǒng)一；F.黨政分開。（三）文書工作六項原則A.準(zhǔn)確無誤；9（四）行文關(guān)系與行文制度行文關(guān)系——根據(jù)組織關(guān)系和職權(quán)范圍而確定的公文授受關(guān)系。主要有兩種類型的行文關(guān)系：A.有隸屬關(guān)系的上下級機關(guān)之間的行文。B.無隸屬關(guān)系的機關(guān)之間的行文。此類中又有兩種（通常用“函”行文）：a.平行機關(guān)之間的行文；b.不相隸屬的機關(guān)之間的行文。（四）行文關(guān)系與行文制度行文關(guān)系——根據(jù)組織關(guān)系和職權(quán)范圍10行文關(guān)系與行文制度

B.行文制度：機關(guān)行文必須共同遵守的辦文規(guī)程和準(zhǔn)則。主要有6種——

a.相互行文制度。b.聯(lián)合行文制度。c.逐級行文制度。d.文稿代擬制度。e.一文一事制度。f.公開行文制度。行文關(guān)系與行文制度B.行文制度：機關(guān)行文必須共同遵守的辦11案例二則

1，某市衛(wèi)生局向市委、市政府呈報了《關(guān)于我市艾治病防治情況及有關(guān)問題的報告》。但公文報出后其所反映的問題未能及時得到解決。從文書工作角度，您認為責(zé)任在誰？2，五一前夕，市政府向駐烏所有縣級以上單位發(fā)出關(guān)于正確懸掛國旗的通知。有些自治區(qū)、兵團及中央部門所屬單位認為行文有誤。您看呢？案例二則1，某市衛(wèi)生局向市委、市政府呈報了《關(guān)于12二、發(fā)文處理二、發(fā)文處理13二、發(fā)文處理

（一）發(fā)文處理五環(huán)節(jié)：（二）各環(huán)節(jié)主要注意事項

A.交擬、擬稿：交擬時，交擬人和執(zhí)筆人均必須透徹地搞清4方面內(nèi)容，即擬文的背景、依據(jù)、意圖、要求。擬稿時的注意事項已在上一講詳細介紹了。交擬

擬稿審核

簽發(fā)印制

校對用印登記封發(fā)傳遞二、發(fā)文處理（一）發(fā)文處理五環(huán)節(jié)：交擬審核印制用印封發(fā)14B.審核、簽發(fā)：

關(guān)于審核的要求也已在上一講詳細介紹過。主要是抓住文稿內(nèi)容、體式、行文規(guī)則，進行綜合審查與核定。簽發(fā)，是指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對已審核的文稿進行審批，簽署表示核準(zhǔn)發(fā)出的意見。它是文稿形成定稿的最后環(huán)節(jié)，也是保證公文質(zhì)量的最后關(guān)口。因此也是制發(fā)公文的決定性環(huán)節(jié)。

關(guān)于公文簽發(fā)的權(quán)限。

簽發(fā)文書3項要求（認真；明確；規(guī)范）B.審核、簽發(fā)：15C.印制、校對對印制工作的要求——內(nèi)容準(zhǔn)確；格式規(guī)范；頁面整潔；字跡清楚；美觀大方，便于閱讀和保管。校對非常重要，也最容易出差錯，要求校對人員必須嚴肅認真、一絲不茍。校對3種方法——a.對校法。b.折校法。c.讀校法（兩人合作）。C.印制、校對16D.用印、登記

發(fā)文用印注意4點：確認有領(lǐng)導(dǎo)人簽字并且適合規(guī)定；蓋印份數(shù)必須與原稿上標(biāo)明的相同；印章應(yīng)蓋在落款中央，上不壓正文，下要壓日期（“騎年蓋月”）；蓋印必須端正清晰，忌“歪、傾、斜、偏、花”。登記即對準(zhǔn)備發(fā)出的公文作統(tǒng)一記載，以便于日后對公文進行清點、控制、查找和回收。一般應(yīng)使用《發(fā)文登記簿》，一文一頁登記表，其項目有：發(fā)文日期、文號、標(biāo)題、發(fā)往機關(guān)、份數(shù)、秘密等級等。D.用印、登記17E.封發(fā)、傳遞

封發(fā)，即裝封發(fā)出。分5個步驟：a.清點；b.寫封；c.填寫發(fā)文回簽單（也叫《發(fā)文回執(zhí)》）d.裝封；e.加封。

傳遞。根據(jù)文件密級高低和緩急時限的不同，其渠道和方式有：機要通信傳遞；機要交通傳遞；專職人員傳遞；文件交換站傳遞；電信傳遞（無線密碼電報、有保密設(shè)施的傳真機、計算機網(wǎng)絡(luò)）。傳遞文件3條基本要求：迅速及時；安全保密；手續(xù)完備。E.封發(fā)、傳遞18秘書處理工作課件19三、收文處理三、收文處理20（一）收文處理5環(huán)節(jié)（二）各環(huán)節(jié)操作程序與注意事項A.收文、閱文：

a.收文。包括簽收、分類、登記3流程。檢查、清點無誤后方可簽字。三、收文處理收文

閱文立卷

歸檔篩選

傳閱擬辦

批辦承辦

催辦（一）收文處理5環(huán)節(jié)三、收文處理收文立卷篩選擬辦承辦21

對所收文件進行正確分類。

收文分類b.下級機關(guān)請示、平行及不相隸屬機關(guān)商洽件c.上級機關(guān)批復(fù)件及平行、不相隸屬機關(guān)復(fù)函d.內(nèi)部各部門調(diào)查性及下級機關(guān)陳述性來件e.內(nèi)部刊物、工作簡報等類文書a.上級機關(guān)指令性和指導(dǎo)性文件兩種登記方法：分類登記法流水式登記法對所收文件進行正確分類。收文分類b.下級機c22

b.閱文

閱文是秘書辦文的一個先決條件。

閱文的基本要求：“四看清”——性質(zhì)與大體內(nèi)容；制發(fā)與主送機關(guān)；緩急與時限；秘密等級與保密時限。

閱文“三法”：a.泛讀法；b.跳讀法；c.精讀法。b.閱文23B.篩選、傳閱

a.篩選的基本要求

經(jīng)篩選，一般將文件分為三類：(a)必閱件——領(lǐng)導(dǎo)者必須看到的文件，亦即秘書必須呈送的文件。(b)批辦件——需要領(lǐng)導(dǎo)者審閱和批示的文件。(c)參閱件——僅供領(lǐng)導(dǎo)者參考的文件和材料。秘書的提煉、綜合；加寫“內(nèi)容提要”。B.篩選、傳閱24b.傳閱（a）傳閱文件種類：凡需要領(lǐng)導(dǎo)者閱批、批辦、閱知的文件（大致4種）。（b）傳閱方式：直接送傳；專人送傳；集中傳閱。（c）傳閱注意事項：

掌握傳閱范圍，不得隨意擴大和縮?。蛔裱瓊鏖喎轿?，以秘書部門為傳閱的運轉(zhuǎn)軸心，采用“輪輻式”方式，嚴禁“橫傳”；掌握傳閱情況，防止文件失控。

為此，必須使用規(guī)范的傳閱單。

b.傳閱25秘書處理工作課件26C.擬辦、批辦a.擬辦與批辦的區(qū)別和聯(lián)系

“需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送領(lǐng)導(dǎo)人批示，或者交有關(guān)部門辦理?！?/p>

——《國家行政機關(guān)公文處理辦法》

擬辦，就是秘書部門或秘書人員對需要辦理的來文提出辦理的意見和建議，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考。C.擬辦、批辦27

批辦，則是指機關(guān)負責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和擬辦意見，對文件的辦理作出批示。它是承辦的主要依據(jù)。批辦屬于文書處理中的決策活動，一般由機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人負責(zé)；有些文件的批辦也可由秘書長或辦公廳（室）主任負責(zé)。

（討論：擬辦也是文書處理中的決策活動嗎？為什么？擬辦對批辦起什么作用？）

（練習(xí)：如果您是職大校長辦秘書，請對人文學(xué)院關(guān)于組織游覽市容的請示寫一個30—50字的擬辦意見）批辦，則是指機關(guān)負責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和擬辦意見28b.擬辦件的種類和擬辦意見的幾種簽署形式擬辦件本機關(guān)所屬部門或下級機關(guān)主送本機關(guān)的請示性文件上級機關(guān)主送本機關(guān)并需要落實的文件平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)主送本機關(guān)需要答復(fù)的文件b.擬辦件的種類和擬辦意見的幾種簽署形式擬辦件本機關(guān)29擬辦意見簽署形式待擬辦文件閱知件閱示件閱辦件建議件分3種情況領(lǐng)導(dǎo)閱批后傳達辦理；部分領(lǐng)導(dǎo)研究處理；領(lǐng)導(dǎo)集體研究分3種情況不需辦理；內(nèi)容重要；領(lǐng)導(dǎo)閱知后交有關(guān)部門辦理即可分3種情況提出辦理意見；轉(zhuǎn)部門辦理；事情重要待匯報分2種情況下級報告未要求批轉(zhuǎn)但似應(yīng)批轉(zhuǎn)；下級報告要求批轉(zhuǎn)但似不必批轉(zhuǎn)擬辦意見簽署形式待擬辦文件閱30C.批辦意見的內(nèi)容：

該文由何單位（部門）、何人負責(zé)辦理；如何辦理、辦到何程度；對下級請示予以答復(fù)的原則性意見；重要文件和急件的辦理時限；需兩個以上單位（部門）或人員辦理時，應(yīng)批明主辦單位或主辦人。C.批辦意見的內(nèi)容：31D.承辦、催辦

承辦——根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的批辦意見，具體辦理文件中提出的有關(guān)事項。這是辦文過程中最重要的環(huán)節(jié)之一，是落實領(lǐng)導(dǎo)批示的關(guān)鍵一環(huán)。

秘書承辦公文的范圍主要有5：

a.對上級機關(guān)來文的承辦。3種方法：——傳達；——轉(zhuǎn)發(fā)；——翻印。D.承辦、催辦32

b.對上級領(lǐng)導(dǎo)人批件的承辦——收到批件后，立即呈送本級領(lǐng)導(dǎo)人閱示，并按照本級領(lǐng)導(dǎo)人的批示意見，迅速轉(zhuǎn)交有關(guān)部門、單位或人員辦理。大事、急事應(yīng)提出辦理時限，并將辦理結(jié)果報上級機關(guān)。

C.對本級領(lǐng)導(dǎo)人批件的承辦——秘書應(yīng)嚴格按照領(lǐng)導(dǎo)人批示的意見辦理，或?qū)⑴D(zhuǎn)交、傳達給有關(guān)單位。批示的辦理落實情況，要及時報領(lǐng)導(dǎo)。做到件件有著落、有回音。b.對上級領(lǐng)導(dǎo)人批件的承辦——收到批件后，立即呈送本級33

d.對下級機關(guān)請示件的承辦——根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示：或擬文批復(fù)請示單位和部門（轉(zhuǎn)入公文制發(fā)程序）；或電話回復(fù)請示單位和部門（準(zhǔn)確傳達和解釋領(lǐng)導(dǎo)的批示意見并做好電話記錄）；或口頭答復(fù)請示單位和部門（在請示件或呈批簽中將口頭答復(fù)情況詳加注明）。

對下級的請示，上級機關(guān)的秘書部門和秘書人員務(wù)必快辦、快復(fù)，不得延誤！d.對下級機關(guān)請示件的承辦——根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示：34

e.對其他需要回復(fù)的來文的承辦。包括：——上級機關(guān)布置、詢問和要求辦理的事項；——平行或不相隸屬機關(guān)之間需作出答復(fù)的公文等等。秘書部門應(yīng)交由業(yè)務(wù)部門研究提出意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)后作出安排和回復(fù)。

承辦單位應(yīng)抓緊辦理，不得延誤。若發(fā)現(xiàn)該件不屬于本單位職權(quán)范圍或不宜由本單位辦理的，應(yīng)迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。e.對其他需要回復(fù)的來文的承辦。包括：35秘書處理工作課件36關(guān)于催辦a.概念：催辦——秘書對有關(guān)單位和部門公文承辦情況進行檢查和督促，使公文及時得到辦理的活動。催辦是避免辦事拖拉、防止公文積壓和“公文旅行”、提高辦文效率的重要措施和有力保障。

“送領(lǐng)導(dǎo)人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負責(zé)催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對下發(fā)的公文，應(yīng)及時了解和反饋執(zhí)行情況。”

——《國家行政機關(guān)公文處理辦法》關(guān)于催辦“送領(lǐng)導(dǎo)人批示或交有關(guān)部門辦理的公文37b.對內(nèi)催辦與對外催辦秘書部門應(yīng)重點抓好對內(nèi)催辦。對外催辦一般由機關(guān)主管業(yè)務(wù)部門負責(zé)。c.有3類文件需要進行催辦機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人指定必須催辦的文件；有明確的時限要求、需按期辦復(fù)的文件；長時間無意見反饋或處理結(jié)果回報的文件d.催辦四法

電話催辦；發(fā)函催辦；登門催辦；會議催辦b.對內(nèi)催辦與對外催辦38催辦工作注意事項：

——機關(guān)應(yīng)建立必要的定期催辦制度，明確工作職責(zé)，使催辦工作走向制度化、經(jīng)?；?、規(guī)范化?！貢藛T在催辦過程中要講究說話的態(tài)度和方法，切忌“居高臨下”、話大氣粗、態(tài)度生硬?！訌娗楦薪涣骱退枷霚贤?，注意發(fā)現(xiàn)承辦單位遇到的困難并幫助排除?！皶r向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報催辦情況。催辦工作注意事項：39秘書處理工作課件40E.立卷、歸檔關(guān)于立卷a.概念——立卷是指將辦理完畢的文書按照一定的方式分類組合，進行保管的過程。

“公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報隨同文件一起立卷。”

——《國家行政機關(guān)公文處理辦法》E.立卷、歸檔“公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華41b.基本要求

——立卷要按照機關(guān)活動的規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系；——立卷要以本機關(guān)工作中形成的文件為主；——立卷的文書要齊全、完整，能夠真實地反映機關(guān)活動的歷史面貌；——立卷要便于保管、查找和利用。b.基本要求42C.公文立卷方法（簡述）

按什么來立卷？“特征、聯(lián)系、保存價值”。——按作者特征立卷；——按問題特征立卷；——按時間特征立卷；——按文種特征立卷；——按通訊者特征立卷；——按地區(qū)特征立卷。

實際工作中常采用幾個特征結(jié)合運用的立卷方法。C.公文立卷方法（簡述）43

本講結(jié)束

44

1、最孤獨的時光，會塑造最堅強的自己。

2、把臉一直向著陽光，這樣就不會見到陰影。

3、永遠不要埋怨你已經(jīng)發(fā)生的事情，要么就改變它，要么就安靜的接受它。

4、不論你在什么時候開始，重要的是開始之后就不要停止。

5、通往光明的道路是平坦的，為了成功，為了奮斗的渴望，我們不得不努力。

6、付出了不一定有回報，但不付出永遠沒有回報。

7、成功就是你被擊落到失望的深淵之后反彈得有多高。

8、為了照亮夜空，星星才站在天空的高處。

9、我們的人生必須勵志，不勵志就仿佛沒有靈魂。

10、拼盡全力，逼自己優(yōu)秀一把，青春已所剩不多。

11、一個人如果不能從內(nèi)心去原諒別人，那他就永遠不會心安理得。

12、每個人心里都有一段傷痕，時間才是最好的療劑。

13、如果我不堅強，那就等著別人來嘲笑。

14、早晨給自己一個微笑，種下一天旳陽光。

15、沒有愛不會死，不過有了愛會活過來。

16、失敗的定義：什么都要做，什么都在做，卻從未做完過，也未做好過。

17、當(dāng)我微笑著說我很好的時候，你應(yīng)該對我說，安好就好。

18、人不僅要做好事，更要以準(zhǔn)確的方式做好事。

19、我們并不需要用太華麗的語言來包裹自己，因為我們要做最真實的自己。

20、一個人除非自己有信心，否則無法帶給別人信心。

21、為別人鼓掌的人也是在給自己的生命加油。

22、失去金錢的人損失甚少，失去健康的人損失極多，失去勇氣的人損失一切。

23、相信就是強大，懷疑只會抑制能力，而信仰就是力量。

24、那些嘗試去做某事卻失敗的人，比那些什么也不嘗試做卻成功的人不知要好上多少。

25、自己打敗自己是最可悲的失敗，自己戰(zhàn)勝自己是最可貴的勝利。

26、沒有熱忱，世間便無進步。

27、失敗并不意味你浪費了時間和生命，失敗表明你有理由重新開始。

28、青春如此華美，卻在煙火在散場。

29、生命的道路上永遠沒有捷徑可言，只有腳踏實地走下去。

30、只要還有明天，今天就永遠是起跑線。

31、認真可以把事情做對，而用心卻可以做到完美。

32、如果上帝沒有幫助你那他一定相信你可以。

33、只要有信心，人永遠不會挫敗。

34、珍惜今天的美好就是為了讓明天的回憶更美好。

35、只要你在路上，就不要放棄前進的勇氣，走走停停的生活會一直繼續(xù)。

36、大起大落誰都有拍拍灰塵繼續(xù)走。

37、孤獨并不可怕，每個人都是孤獨的，可怕的是害怕孤獨。

38、寧可失敗在你喜歡的事情上，也不要成功在你所憎惡的事情上。

39、我很平凡，但骨子里的我卻很勇敢。

40、眼中閃爍的淚光，也將化作永不妥協(xié)的堅強。

41、我不去想是否能夠成功，既然選了遠方，便只顧風(fēng)雨兼程。

42、寧可自己去原諒別人，莫等別人來原諒自己。

43、踩著垃圾到達的高度和踩著金子到達的高度是一樣的。

44、每天告訴自己一次：我真的很不錯。

45、人生最大的挑戰(zhàn)沒過于戰(zhàn)勝自己！

46、愚癡的人，一直想要別人了解他。有智慧的人，卻努力的了解自己。

47、現(xiàn)實的壓力壓的我們喘不過氣也壓的我們走向成功。

48、心若有陽光，你便會看見這個世界有那么多美好值得期待和向往。

49、相信自己，你能作繭自縛，就能破繭成蝶。

50、不能強迫別人來愛自己，只能努力讓自己成為值得愛的人。

51、不要拿過去的記憶，來折磨現(xiàn)在的自己。

52、汗水是成功的潤滑劑。

53、人必須有自信，這是成功的秘密。

54、成功的秘密在于始終如一地忠于目標(biāo)。

55、只有一條路不能選擇――那就是放棄。

56、最后的措手不及是因為當(dāng)初游刃有余的自己

57、現(xiàn)實很近又很冷，夢想很遠卻很溫暖。

58、沒有人能替你承受痛苦，也沒有人能搶走你的堅強。

59、不要拿我跟任何人比，我不是誰的影子，更不是誰的替代品，我不知道年少輕狂，我只懂得勝者為。

60、如果你看到面前的陰影，別怕，那是因為你的背后有陽光。

61、寧可笑著流淚，絕不哭著后悔。

62、覺得自己做得到和做不到，只在一念之間。

63、跌倒，撞墻，一敗涂地，都不用害怕，年輕叫你勇敢。

64、做最好的今天，回顧最好的昨天，迎接最美好的明天。

65、每件事情都必須有一個期限，否則，大多數(shù)人都會有多少時間就花掉多少時間。

66、當(dāng)你被壓力壓得透不過氣來的時候，記住，碳正是因為壓力而變成閃耀的鉆石。

67、現(xiàn)實會告訴你，不努力就會被生活給踩死。無需找什么借口，一無所有，就是拼的理由。

68、人生道路，絕大多數(shù)人，絕大多數(shù)時候，人都只能靠自己。

69、不是某人使你煩惱，而是你拿某人的言行來煩惱自己。

70、當(dāng)一個人真正覺悟的一刻，他放