XX集團有限公司供應商管理辦法20140101

XX集團有限公司供應商管理辦法第一章總則第一條為了穩(wěn)定供應商隊伍，建立長期互惠供求關系，對供應商進行開發(fā)、評估、考核，促使其推動質(zhì)量改進，確保提供產(chǎn)品的質(zhì)量以及交付、服務符合要求，促進產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定提高，結合XX集團有限公司（以下簡稱集團）實際情況，特制定本辦法。第二條本辦法適用于為集團所屬全資、控股企業(yè)提供配套產(chǎn)品和服務的所有供應商。第三條集團服務指導，根據(jù)發(fā)展需要形成集團級合格供應商庫；所屬企業(yè)依據(jù)采購管理規(guī)定按照“三權分立”原則實施采購，制訂適合本單位的供應商管理辦法，加強供應商的管理。第二章供應商管理機構與職責第四條集團采購辦負責對所屬企業(yè)進行供應商管理服務、指導，參與對新供應商現(xiàn)場實際認證。第五條所屬企業(yè)“三項工作”管理委員會負責：審定應本單位負責的供應商資質(zhì)認證工作計劃；審定應本單位負責的供應商資質(zhì)認證評估評審結果；審定應本單位負責的供應商動態(tài)管理結果。第六條所屬企業(yè)采購辦負責建立《合格供方名單》；負責《合格供方名單》的動態(tài)管理；負責組織新供方資格的考察、評定；負責組織合格供方再評價；負責代表公司與供應商簽訂《產(chǎn)品質(zhì)量保證協(xié)議》；負責供應商質(zhì)量保證能力的監(jiān)督、審核；負責供應商合格供方資格的暫停和解除。第七條所屬企業(yè)采購部門、技術研發(fā)部門負責推薦合格供方；采購部門建立供方檔案。第八條所屬企業(yè)質(zhì)檢、生產(chǎn)、技術研發(fā)部門參與對供方資格的考察活動。第九條所屬企業(yè)質(zhì)檢部負責對供方供貨質(zhì)量狀況進行季度或年度評價；并根據(jù)此評價向采購辦提出暫?；蚪獬浜细窆┓劫Y格的建議。合格供方等級的界定由“三項工作”管理委員會和采購辦負責。第十條所屬企業(yè)分管采購、生產(chǎn)的領導有權對接受合格供方再評價的供應商的資格提出評定的意見，負責對供方再評價后的合格資格進行綜合評定并提出建議。第十一條供應商合格供方資格最終批準人是總經(jīng)理。第三章供應商分類第十二條按供應商提供的產(chǎn)品對公司生產(chǎn)影響重要程度及占公司采購份額，將供應商分為Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ三類，分類管理。Ⅰ類供應商——指提供對公司生產(chǎn)影響重大，在其行業(yè)內(nèi)技術研發(fā)、企業(yè)資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、技術裝備等方面綜合實力強，采購量占公司采購份額較大的供應商。Ⅱ類供應商——指提供對公司生產(chǎn)有較重大影響，在其行業(yè)內(nèi)技術研發(fā)、企業(yè)資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、技術裝備等方面綜合實力較強，采購量占公司一定采購額的供應商。Ⅲ類供應商——指Ⅰ、Ⅱ供應商以外的供應商，在重要程度上處于候補位置，對公司生產(chǎn)基本沒有影響，在其行業(yè)內(nèi)技術研發(fā)、企業(yè)資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、技術裝備等方面有一定的綜合實力，占公司采購份額較小的供應商。第十三條Ⅰ、Ⅱ類供應商必須進行合格供方評定，Ⅲ類供應商進行評價登記。第四章新供應商選擇第十四條選擇原則。產(chǎn)品開發(fā)改造需要新增供應商時，應首先在資質(zhì)認證確認《合格供方名單》選擇，優(yōu)先選擇技術研發(fā)能力強、質(zhì)量保障水平高、售后服務良好的供應商；在現(xiàn)有《合格供方名單》不能滿足需求的情況下，可選擇新供應商；在單一產(chǎn)品材料供應商所供生產(chǎn)產(chǎn)品產(chǎn)銷量達到一定規(guī)模、現(xiàn)有供應商數(shù)量不具備公開招標采購條件及公司生產(chǎn)經(jīng)營需要等情況下，可增加新供應商。第十五條為滿足招標采購和公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，保證穩(wěn)定供貨和技術創(chuàng)新，同一規(guī)格采購產(chǎn)品必須選擇兩家以上的穩(wěn)定供應商。第十六條由采購部門、技術研發(fā)部門根據(jù)公司安排和實際需求及選擇要求向候選供應商發(fā)出《供方產(chǎn)品質(zhì)量保證能力調(diào)查表》。第十七條候選供應商填寫《供方產(chǎn)品質(zhì)量保證能力調(diào)查表》完畢，附上以下證書復印件（加蓋企業(yè)公章）：營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、質(zhì)量（或環(huán)境）管理體系認證證書、特種設備設計或制造許可證、國家規(guī)定的必須納入強制認證的產(chǎn)品的認證證書、其它有關資質(zhì)或證書一并交采購部門。第十八條采購部門、技術研發(fā)部門對候選供應商返回的《供方產(chǎn)品質(zhì)量保證能力調(diào)查表》及提供的有關資料進行初選。初選合格的，填寫推薦意見后交采購辦或具有采購辦職能的部門。第十九條采購辦對初選材料進行審核。審核合格的，可采取下列之一形式進行評定：（一）資料認證或產(chǎn)品試用考察（適用于Ⅲ類供應商）；（二）組織人員實地認證。其中Ⅰ、Ⅱ類供應商必須進行實地認證。第二十條現(xiàn)場實地認證，由采購辦組織有關管理、質(zhì)量、技術研發(fā)、生產(chǎn)、采購部門人員進行評分，填寫《供應商現(xiàn)場評審表》），現(xiàn)場評審的合格分數(shù)為85分以上（含85分）。第二十一條現(xiàn)場評審合格的，由采購部門與其簽訂《樣件提供協(xié)議》，技術研發(fā)部門與其簽訂《技術協(xié)議及保密規(guī)定》，同時通知采購辦。只有在與供應商簽訂了《樣件提供協(xié)議》、《技術協(xié)議及保密規(guī)定》后，技術部門才能發(fā)放產(chǎn)品圖紙和技術要求，同時做好記錄。第二十二條所有新原料的使用必須經(jīng)過試樣過程，不允許未經(jīng)試驗直接投入正式生產(chǎn)。第二十三條供應商送樣：由采購部門根據(jù)技術研發(fā)部門采購申請具體要求通知供方進行生產(chǎn)并送樣。第二十四條樣件的檢驗：在樣件送達公司后，由采購部門主辦，質(zhì)檢部、技術部協(xié)辦，完成樣件的材質(zhì)、性能、尺寸、外觀、質(zhì)量方面的檢驗，填寫《樣品檢驗記錄表》后辦理入庫。第二十五條技術研發(fā)部按照程序進行試驗，經(jīng)試驗樣品鑒定合格的供應商轉(zhuǎn)入試用期，經(jīng)3個批次的試用，技術研發(fā)部通知采購辦，采購辦組織有關部門對其進行綜合評價。其中，技術研發(fā)部評價工藝性能；質(zhì)檢部評價質(zhì)量狀況；采購部門評價交付及服務及時性、服務質(zhì)量；采購辦評價糾正措施。各部門對照標準在《產(chǎn)品試用評價及合格資格審批表》上進行評分。評分達到85分及以上的，由采購辦與之簽訂《產(chǎn)品質(zhì)量保證協(xié)議》，而后，在《產(chǎn)品試用評價及合格資格審批表》上簽署意見，將《供方產(chǎn)品質(zhì)量保證能力調(diào)查表》、《供應商現(xiàn)場評審表》、《技術協(xié)議及保密規(guī)定》、《產(chǎn)品質(zhì)量保證協(xié)議》、《樣品檢驗記錄表》五份資料一并附后，交總經(jīng)理最后批準。第二十六條在總經(jīng)理最后批準后，采購辦將其列入《合格供方名單》，并通知采購部門建立好供方檔案。第二十七條如果客戶提供供應商名單，采購辦應根據(jù)銷售公司的通知，按客戶提供的供應商名單列入公司的《臨時合格供方名單》，并注明“XX產(chǎn)品XX客戶要求”。若需改列為正式合格供方，仍應履行正常確認評定程序。第二十八條擴展供應商的選擇，原有合格供方需擴展的配套產(chǎn)品與已供貨的產(chǎn)品為同一類，加工設備、工藝條件和已供產(chǎn)品大致相近和相似，可填寫申請表，經(jīng)樣品測試合格，小批試用后直接列入《合格供方名單》。其余按合格供方的正常選擇程序執(zhí)行。第二十九條國外供應商的選擇，除按第十七條要求提供有關材料外，還需提供申請企業(yè)在有效期內(nèi)的國際認可的質(zhì)量認證證書。經(jīng)樣品鑒定合格，小批試用合格后列入《合格供方名單》。第五章原材料、外購外協(xié)件的采購管理第三十條所有原材料、外購外協(xié)件均須依據(jù)采購管理規(guī)定按公司發(fā)布的《合格供方名單》的供應商進行采購，特殊情況下的臨時采購須經(jīng)公司總經(jīng)理簽字認可。第三十一條質(zhì)檢部必須在確認原材料、外購外協(xié)件供貨方是本單位的合格供方后才可進行檢驗，臨時采購的憑總經(jīng)理的簽字認可進行檢驗，否則不得進行檢驗。第三十二條倉儲部門必須在確認原材料、外購外協(xié)件供貨方是我公司的合格供方后才能憑檢驗單辦理入庫手續(xù)。臨時采購的憑總經(jīng)理的簽字認可和檢驗單辦理入庫。第三十三條財務部確認原材料、外購外協(xié)件供貨方是本單位的合格供方，臨時采購的要有總經(jīng)理的簽字認可后才能付款。第三十四條進廠驗收和投入生產(chǎn)后發(fā)現(xiàn)的不合格品，按本單位的具體要求進行處置，同時由采購部門根據(jù)與供應商簽訂的《產(chǎn)品質(zhì)量保證協(xié)議》進行索賠。第三十五條采購辦須將公司發(fā)布的《合格供方名單》及其變更及時發(fā)送給上述所涉質(zhì)檢部、生產(chǎn)部、技術部、倉儲部、采購部、財務部、公司班子全體成員，以備查詢執(zhí)行之用。第六章供應商供貨質(zhì)量管理第三十六條供應商管理應遵循雙方互惠互利，共同發(fā)展，穩(wěn)定提高配套產(chǎn)品質(zhì)量的原則。第三十七條供應商必須簽訂了《產(chǎn)品質(zhì)量保證協(xié)議》和《技術協(xié)議及保密規(guī)定》后才能簽訂供貨合同。拒不簽署協(xié)議的供應商，由采購辦提前2～3個月通知采購部門，有計劃地削減該供應商供貨量，在指定期限內(nèi)取消其合格供方資格。第三十八條供應商必須對所供的產(chǎn)品實施檢驗，每批產(chǎn)品均應提供檢驗合格報告或合格證明以承諾所提供的產(chǎn)品合格，必要時要提供出廠檢驗的原始記錄。在沒有經(jīng)過本單位事先書面通知的情況下，供應商不得改變供本單位要求的原材料成分比例、重要生產(chǎn)工藝或設計參數(shù)。第三十九條供應商在變更廠名時，必須提供原廠名和新廠名的營業(yè)執(zhí)照復印件各一份，及要求變更廠名的通知函。通知函應包括更名前和更名后的廠名、法定代表人、開戶行、賬號、稅務登記號、電話、地址、郵政編碼等信息，并蓋有更名前和更名后的有效印章。如果變更廠名后工廠條件（如地址、生產(chǎn)設備、生產(chǎn)工藝等）發(fā)生了變化，須重新進行現(xiàn)場考察以確定新的工廠條件是否滿足合格供方規(guī)定的要求。第四十條采購辦負責根據(jù)供應商的要求，下發(fā)供應商更名通知到公司相關部門，并建檔備查。第四十一條供應商連續(xù)一年未供貨，再供貨時應重新進行樣品測試和小批量試用，必要時還需進行現(xiàn)場實地考察。連續(xù)二年未供貨的供應商，其資格自動取消，由公司在發(fā)布《合格供方名單》時予以公布。當其要求重新供貨時，必須按新供應商選擇和評定程序重新審理。第四十二條質(zhì)檢部每月對各合格供方所供產(chǎn)品質(zhì)量狀況進行統(tǒng)計，適時向供方發(fā)送《產(chǎn)品質(zhì)量信息溝通單》，對出現(xiàn)較多質(zhì)量問題的供應商，先責令其采取糾正和預防措施，再根據(jù)糾正措施實施效果確定是否暫停其供貨或取消其供貨資格。第七章供應商的考核及再評價第四十三條《合格供方名單》實施動態(tài)管理，每年年底評定一次。評定由采購辦負責組織，評定的依據(jù)為供應商的考核結果。根據(jù)評定結果對《合格供方名單》進行修訂。第四十四條考核對象：列入《合格供方名單》的所有供應商。第四十五條考核方法：對供應商進行綜合評價，實行評分等級制度，滿分為100分。（一）評分大于或等于90分的，為A級供應商；（二）評分大于或等于80分，低于90分的，為B級供應商；（三）評分大于或等于70分，低于80分的，為C級供應商；（四）評分低于70分的，為D級供應商，即不合格供應商。第四十六條評價內(nèi)容和評分標準（一）質(zhì)量狀況：60分×（1-不合格件數(shù)/總交貨件數(shù)）；（二）交付及時性：20分×（遲交貨批數(shù)/總交貨批數(shù)）；（三）服務及時性：8分（服務及時率95％以上8分；服務及時率低于95％，高于80％為5分；服務及時率低于80％，高于50％為3分；服務及時率低于50％為0分）；（四）服務質(zhì)量：5分（服務質(zhì)量好，用戶滿意5分；因服務質(zhì)量問題導致用戶抱怨2分；因服務質(zhì)量問題導致用戶投訴及索賠的0分）；（五）糾正措施：4分（糾正措施按時回復并實施有效4分；糾正措施不按時回復，但實施有效3分；糾正措施按時回復但效果有限2分；糾正措施不按時回復且實施無效0分）；（六）價格水平：3分（偏高1.5分，居中2分，稍低3分）；以上的第（一）項由質(zhì)檢部提供評分，第（二）（三）（四）項由采購部門提供評分，第（五）項由采購辦（或綜合管理部）提供評分，第（六）項由財務部提供評分。提供評分時，應同時報送相關原始數(shù)據(jù)、存檔原始資料備查。第四十七條采購人員應要求供應商按時交貨和及時提供售后服務，同時應記錄其及時交付率、服務及時率及服務質(zhì)量。第四十八條考核頻率：每年一次。第四十九條考核結果的處理（一）考核結果在90分及以上的供應商，優(yōu)先采購；（二）考核結果大于等于80分，低于90分的供應商，要求其對不足部分進行整改，并將整改結果以書面形式提交，采購辦對其提交的糾正措施和結果進行確認。（三）考核結果大于等于70分，低于80分的供應商，要求其對不足部分進行整改，并將整改結果以書面形式提交，采購辦對其提交的糾正措施和結果進行現(xiàn)場確認。（四）考核結果低于70分的，限期整改，整改合格后列為C級供應商，不合格的取消其原合格供方資格。第八章供應商動態(tài)管理第五十條A級供應商為優(yōu)秀供應商，應根據(jù)這些優(yōu)秀供應商的重要性類別來選擇管理對策。對于Ⅲ類A級供應商，由于其供應的材料對公司產(chǎn)品質(zhì)量影響不大，可以通過增大訂單比例、采用更短的付款周期等措施來鼓勵該類供應商繼續(xù)保持或改進供貨業(yè)績水平。對于Ⅰ類和Ⅱ類A級供應商，公司應從業(yè)務流程整體優(yōu)化的角度尋求與供應商進一步合作和改進的機會，通過業(yè)務流程的整合避免不必要的重復工作，消除不增值活動。第五十一條B級供應商是良好供應商，可以較好地滿足公司的要求。B級供應商盡管稍遜于A級供應商，但同樣是公司值得珍惜的重要資源，公司應本著互利共贏的原則，加強與B級供應商的溝通，及時支付供應商的貨款。對于Ⅰ類供應商，其業(yè)績至少應達到B級。對于Ⅱ類供應商，應保證同一種產(chǎn)品至少有一家供應商達到B級。第五十二條C級供應商是合格供應商，能夠滿足合同約定的當前運作要求。它提供的產(chǎn)品或服務其他供應商也能輕易提供，合格供應商不具備額外競爭能力。如果Ⅰ類供應商的業(yè)績只有C級，應暫停其供貨，但可以作為應急備選供應商。如果Ⅱ類供應商的業(yè)績?yōu)镃級，其供貨比例應維持在20％以下。如果Ⅲ類供應商的業(yè)績?yōu)镃級，其供貨比例應維持在40％以下。對于所有的C級供應商，由采購辦根據(jù)評定結果向其提出告誡，并責令其限期提出糾正措施，促使其由合格供應商發(fā)展到良好供應商。第五十三條D級供應商是不合格供應商，不能滿足企業(yè)的基本采購要求，采購、外協(xié)部門必須終止與不合