大宗食品采購(gòu)管理制度

大宗食品采購(gòu)管理制度一、制度的目的本制度的目的是為了規(guī)范公司大宗食品采購(gòu)的管理程序，確保符合公司財(cái)務(wù)預(yù)算以及公司采購(gòu)政策，并通過供應(yīng)商的選擇和供應(yīng)商的管理，提升公司整體采購(gòu)效率和采購(gòu)成本控制能力。二、適用范圍本制度適用于公司所有大宗食品采購(gòu)。三、流程流程1、采購(gòu)需求的產(chǎn)生采購(gòu)需求的產(chǎn)生一般由運(yùn)營(yíng)部門提出。當(dāng)運(yùn)營(yíng)部門需要采購(gòu)大宗食品時(shí)，應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)部門提出采購(gòu)申請(qǐng)。2、編寫采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)部門結(jié)合公司采購(gòu)政策和財(cái)務(wù)預(yù)算，編制采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括以下要素:(1)大宗食品品種、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息;(2)采購(gòu)時(shí)間、地點(diǎn)及交貨時(shí)間;(3)采購(gòu)預(yù)算;(4)其他要求。采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)在采購(gòu)計(jì)劃編制的過程中，與運(yùn)營(yíng)部門進(jìn)行充分的協(xié)商和溝通，使采購(gòu)計(jì)劃更符合運(yùn)營(yíng)部門的實(shí)際需求。3、供應(yīng)商篩選采購(gòu)部門應(yīng)先參考公司的采購(gòu)政策，挑選執(zhí)行力強(qiáng)、信譽(yù)良好、價(jià)格合理的大宗食品供應(yīng)商。如果采購(gòu)額度較大，采購(gòu)部門還可以通過公開招標(biāo)的方式招標(biāo)采購(gòu)。供應(yīng)商篩選的主要內(nèi)容包括(1)供應(yīng)商能力評(píng)估采購(gòu)部門應(yīng)該通過供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、生產(chǎn)環(huán)境等方面進(jìn)行考察。此項(xiàng)考察要求采購(gòu)部門進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察，以求得真實(shí)可靠的資料。(2)供應(yīng)商信譽(yù)評(píng)估采購(gòu)部門應(yīng)該根據(jù)供應(yīng)商的歷史記錄、客戶反饋等信息綜合評(píng)估供應(yīng)商的信譽(yù)。此項(xiàng)評(píng)估可通過網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)場(chǎng)考察等方式獲得。4、執(zhí)行采購(gòu)經(jīng)過篩選后，采購(gòu)部門應(yīng)向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單，并明確貨品品種、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間及付款方式等細(xì)節(jié)。采購(gòu)部門還需要及時(shí)關(guān)注供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和最終交貨情況。5、驗(yàn)收采購(gòu)當(dāng)大宗食品到達(dá)公司倉(cāng)庫(kù)時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)安排驗(yàn)收工作。驗(yàn)收人員應(yīng)當(dāng)隨機(jī)抽取貨物進(jìn)行外觀、包裝和數(shù)量的檢查。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決6、驗(yàn)收付款驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)按照合同約定的支付方式及時(shí)付款。如果發(fā)現(xiàn)貨物質(zhì)量有問題，則應(yīng)當(dāng)與供應(yīng)商協(xié)商解決。應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)部門要求處理貨款，確?？铐?xiàng)的及時(shí)支付和正確性。四、制度的應(yīng)用1、制度的宣傳公司應(yīng)當(dāng)通過會(huì)議、宣傳冊(cè)等方式將本制度的內(nèi)容告知所有部門，并確保所有員工正確理解并遵守本制度。2、制度的執(zhí)行公司應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照本制度的流程執(zhí)行采購(gòu)工作。對(duì)于采購(gòu)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)及時(shí)處理，及時(shí)匯報(bào)，以保證采購(gòu)工作的順利進(jìn)行。3、制度的監(jiān)督公司應(yīng)當(dāng)組織內(nèi)部審計(jì)以及外部第三方審計(jì)，監(jiān)督公司采購(gòu)工作的執(zhí)行情況。采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)按照公司采購(gòu)政策和財(cái)務(wù)預(yù)算要求，管理好公司采購(gòu)資金，并確保資金的使用符合合同約