精塑公司周例會管理制度

精塑新材料有限公司公司周例會管理制度1目的為明確公司會議管理要求，保持運營過程信息有效溝通，提高會議效率，特制定本制度。2范圍本制度適用于公司周例會及各項會議的管理和控制。3職責(zé)各類會議應(yīng)遵循本制度的原則。4規(guī)則4.1會議總要求：1)明確會議中心議題；2)涉事人員參加會議，不隨意擴(kuò)大參加會議人員范圍；3)通知會議時說明會議時長，不隨意浪費別人的時間；4)無論主持人或參加會議人員發(fā)言應(yīng)簡明扼要，不超過規(guī)定時間；5)作指示先點明目的或要求，再闡述理由；作匯報先講明結(jié)果或期望，再陳述過程和原因；6)說事實、說數(shù)據(jù)、說結(jié)論、說解決問題的方法和措施，少講概念、少講空話套話；7)會議中難于決斷、費時過長的事項，另行組織研究討論，避免“馬拉松會議”；8)尊重事實，尊重他人，放平心態(tài)，以理服人；9)闡明觀點，堅持正義，不棱模兩可、不搞小動作；10)遵守保密制度；11）會議安排原則：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會；12）會議由歸口管理系統(tǒng)綜合部提擬和策劃、組織、通知和會議決議的跟蹤落實驗證。4.2會議規(guī)范：會議名稱周期主持人出席人員會議主題時間記錄文件備注公司管理與經(jīng)營周例會每周一下午15:00董事長/總經(jīng)理車間主任級以上人員報告上周工作總結(jié)并考核，制定下周工作事項時間、節(jié)點、成果、責(zé)任人。1.5-2小時周例會議紀(jì)要月度經(jīng)營例會管理規(guī)范地點：金丹科技四樓會議室；特殊情況另行通知各部門例會按照本系統(tǒng)的例會管理規(guī)范實施，但不得違背公司總的會議要求。4.3主持人及要求會議主持人要做好會議流程的安排、會議進(jìn)程和時長的控制；因故不能召開會議時，應(yīng)由授權(quán)人員主持召開會議或推遲召開會議。4.4出席人員及要求出席人員應(yīng)按時參加會議，要求：a)由本人出席，因故不能出席的，需經(jīng)會議主持人批準(zhǔn)，并指定有能力的下級適宜職位人員替代其出席會議，但會議輸入和輸出信息的質(zhì)量和執(zhí)行要求不變，任何失誤的責(zé)任仍由應(yīng)出席人員承擔(dān)；b)正常出席人員要嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，認(rèn)真領(lǐng)會會議內(nèi)容，并在會后如實傳達(dá)會議要求。4.5列席人員及要求4.5.1下列情形，可以安排列席人員：a)需要得到事實澄清；b)需要獲得決策咨詢；c)基于執(zhí)行和協(xié)調(diào)的必要性，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)知道會議信息。列席會議人員由會議主持人指定。4.5.2列席人員應(yīng)：a)按通知要求準(zhǔn)備參加會議的陳述內(nèi)容；b)按通知的時間到會；c)完成列席會議任務(wù)后離席；d)知曉性列席會議的人員不發(fā)言。4.6會議準(zhǔn)備歸口管理系統(tǒng)綜合部應(yīng)按照會議議題的內(nèi)容，完成下列準(zhǔn)備工作：a)明確會議議程及出席范圍，經(jīng)主持人審定后以電話或網(wǎng)絡(luò)信息形式，提前通知出席人員；b)按時按要求完成會議所需材料的準(zhǔn)備工作，并經(jīng)會議主持人確定,重要議題的討論材料需提前1-3個工作日送達(dá)出席會議人員閱知；c)做好會務(wù)工作安排和準(zhǔn)備。4.7會議過程控制4.7.1會議議題歸口管理系統(tǒng)綜合部指定人員負(fù)責(zé)出席、列席會議人員考勤。會議過程未經(jīng)主持人批準(zhǔn)不得中途離席。4.7.2會議流程原則上應(yīng)按照確定的流程進(jìn)行，如有特殊情況，由主持人進(jìn)行定奪。4.7.3會議時間長度的控制a)會議主持人在會議開始時應(yīng)告知會議程序、需解決的問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題和與會發(fā)言人員的發(fā)言時間長度等，并在會議進(jìn)行中，根據(jù)實際情況對議程進(jìn)行必要、適時的控制，限定發(fā)言時間或中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保會議效率。4.7.4對于討論性議題，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論，須集體決議的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人員表明意見；對未決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。4.7.5主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、責(zé)任人、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時間等在會上給予明確。4.8會議輸出依據(jù)各會議管理規(guī)范和職責(zé)要求，相關(guān)單位按格式化要求顯示會議成果和決議，形成《會議紀(jì)要》，經(jīng)主持人批準(zhǔn)后發(fā)布,文件涉密內(nèi)容，按保密規(guī)定處理。會議決議責(zé)任人依據(jù)《會議紀(jì)要》執(zhí)行決議要求，執(zhí)行過程中任何原因需要進(jìn)行的調(diào)整應(yīng)獲得主持人批準(zhǔn)。各會議議題歸口管理系統(tǒng)按照會議決議的要求落實其執(zhí)行情況，形成跟蹤驗證結(jié)論和報告，并在周例會上通報。4.9違規(guī)處理會議違規(guī)處理，按以下要求執(zhí)行：a)未經(jīng)主持人批準(zhǔn)，規(guī)定出席會議的人員不得他人替代出席。經(jīng)主持人批準(zhǔn)出席會議的替代出席人員不能按會議要求表達(dá)規(guī)定內(nèi)容的，視為規(guī)定出席人員缺席。管理人員缺席會議一次罰款100元；b)未經(jīng)主持人批準(zhǔn)，出席會議人員遲到、早退，一次罰款50元；c)做小動作罰款50元，打瞌睡罰款100元；d)開會期間響鈴一次罰款50元；大聲接電話影響會場秩序、玩手機(jī)等一次罰款100元；e)未遵循會議主持人對議程控制的要求，造成不良影響，一次罰款50元；f)會議通知部門指示不清造成不良影響，一次罰款50元；g)會議準(zhǔn)備部門未按通知要求準(zhǔn)備造成不