秘書手冊（聯(lián)想）

秘書手冊（試講稿)聯(lián)想電腦公司企劃部秘書處目錄前言…………………3秘書必備的素養(yǎng)……………4秘書的重要職業(yè)技能………5第一部分日常事務(wù)處理…………………5電話、傳真、郵件、文件管理、名片其次部分日程支配………7總體日程支配…………………7出差日程支配…………………8會議支配………13媒體采訪………18大型活動………21突發(fā)來訪接待…………………24第三部分溝通與協(xié)調(diào)……25內(nèi)部溝通………25外部溝通………25秘書應(yīng)具備的禮儀……………26秘書禮儀素養(yǎng)的培育…………27第四部分文字支持………27第五部分會議支持………30前言———-—-———在很多人眼里,秘書仍是一種即讓人熟識又不被人了解的職業(yè)。秘書的幫助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是領(lǐng)導的左膀右臂，是領(lǐng)導與公司上下保持溝通的橋梁，為此,他們必須全心全意并精準無誤地供應(yīng)支持與服務(wù)，從而體現(xiàn)出其自身價值。優(yōu)秀的秘書會使人想到干練、精明、繁忙的處事作風，聯(lián)想到待人接物時彬彬有禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹的樣子……無論如何，秘書這個詞會讓很多正籌備從事這個職業(yè)的人們有著太多的想像.然而，秘書的工作到包括哪些，在秘書的工作背后還有些什么，這是被很多人忽視的。在聯(lián)想，秘書及行政助理、部門文員是一只浩大的隊伍,在聯(lián)想的大環(huán)境下，大家各就各位地支撐著很多日常繁雜事項的處理。在領(lǐng)導處理每一項工作的時侯，我們會隨時身處其中,自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié),而不行或缺,有時我們需要扮演更多角色,,以適應(yīng)工作支配和領(lǐng)導需要。別看都是秘書，但由于所服務(wù)的對象不同，各部門性質(zhì)不同,其所進行的工作任務(wù)也必定存在著很大差異，但由于秘書工作是以服務(wù)為其根本性質(zhì)，這在共性的尋找上為我們供應(yīng)了依據(jù)。事實上有很多相像的工作不同之處只是由于大事輪廓上的差別，本質(zhì)上都是可以歸于一類的.無論什么時候,謹慎認真的工作態(tài)度是秘書們不遺不棄的職業(yè)操守，而現(xiàn)代秘書的職業(yè)要求在尊奉這一理念的基礎(chǔ)上更要加強這一能力的綜合運用和發(fā)揮。因此，什么是一個出色地秘書的該具備的職業(yè)素養(yǎng)，什么樣的秘書會得到領(lǐng)導的認可，在聯(lián)想,不同崗位的秘書在提高工作效率的呼聲下又該做什么呢？這些是我們始終以來需要探究的問題，也就是這此些思想火花碰撞出我們最初編寫本手冊的想法。我們——作為企劃部秘書處的秘書,在長期的工作之中，在領(lǐng)導日常所給的幫助中以及自身在各項工作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方法,積累了一些工作閱歷和技巧,在處理很多類似情況時形成了一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點滴一一收集，在經(jīng)過了反復總結(jié)和提練、否定和借鑒的過程后，已將其做成了本部門工作的一種標準，達成了在方法和流程上的統(tǒng)一。我們信任，在我們自己的不懈努力和對秘書工作的喜愛之下；為聯(lián)想,為我們的事業(yè)將來的進展進行一番奮斗后，我們定會做出成果。我們迫切地相想早日讓這本小冊子與大家見面，盼望它能為同行們的工作中供應(yīng)便利快捷的參考之用，同時我們格外情愿將這些閱歷和技巧共享出來和大家一起探討，也盼望能利用這樣一個機會使我們的工作得到領(lǐng)導和專家的指點，以發(fā)現(xiàn)問題，補已之短。秘書手冊適用于公司各部秘書及行政人員,致力于給予任何一個聯(lián)想人關(guān)于行政方面的指導。手冊編寫工作是由企劃部秘書處完成的,在此其間我們得到了來自部門同仁及上下各部門的相關(guān)人員的大力支持,在此，我們深表謝意，關(guān)于本手冊所收集的內(nèi)容,由于水平有限，不妥之處請準時向我們提出，我們熱忱盼望著您的意見.這本手冊隨著工作需要我們還將不斷補充完善，使手冊真正能夠成為一部聯(lián)想秘書的行為指南，為您服務(wù)，為你所用.第一章秘書必備的素養(yǎng)一、職業(yè)化秘書的標準:敬業(yè)精神 正直—-公正，堅持既定政策和原則表率作用 誠懇-—實事求是領(lǐng)導風范 敬業(yè)——以工作為榮，設(shè)定高的工作水準業(yè)務(wù)能力 守信--不失約、不違約、不食言、不泄密指揮與掌握能力 勤奮-—努力工作,不斷學習合作精神 有序——利落，有條不齋學習與創(chuàng)新能力 高效-—追求效率和效益知人善任的能力 牢靠—-按約定完成工作，保質(zhì)、保量、準時對待意見與批判 大局觀 二、秘書的職業(yè)態(tài)度主動性(Initiative）適應(yīng)性（Flexibility）團隊精神（Teamwork）尊重他人（RespectforPeople)創(chuàng)新精神（Creativity）堅持原則(UncompromisingIntegrity）服務(wù)與貢獻（Service＆Contribution）認同與共享（Sharing)雙贏與相互依存（Win—win＆Interdependence）溫柔的心和自省其次章秘書的重要職業(yè)技能第一部分：日常事務(wù)處理一、撥打/接聽電話的程序和技巧打電話前的籌備籌備好電話記錄本和筆把要與對方說明的事情、內(nèi)容的挨次簡潔列在記事本上，并逐一核對無遺漏?；I備好通話時需要的文件資料。查閱對方電話號碼，確認無誤，開頭撥打.正式撥打電話：撥通電話后，確認對方公司及姓名，然后熱忱而有禮貌的說：“你好！我是聯(lián)想電腦公司＊＊部*＊。”如需與有關(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達。如告知對方的內(nèi)容較簡潔,應(yīng)主動提醒對方做好記錄逐一將事情說明，注意語言簡明、精準；通話結(jié)束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。3、接聽電話3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌的:“你好！我是＊*部＊＊。”推斷WHO,分以下幾種情況：來電人員總經(jīng)理可接電話時總經(jīng)理不在時內(nèi)部直接上級及平級直接轉(zhuǎn)入記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。直接下屬問清事情梗概,轉(zhuǎn)接時向總經(jīng)理說明梗概后轉(zhuǎn)入問清梗概，如不緊急，記錄下來轉(zhuǎn)告總經(jīng)理如事情緊急，告知總經(jīng)理聯(lián)系方法。一般員工問清事由，如需要,轉(zhuǎn)告總經(jīng)理；其他可視情況處理外部重要且緊密問清概要,向總經(jīng)理說明后，然后轉(zhuǎn)入記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。重要但不緊密問清概要，向總經(jīng)理說明后,依總經(jīng)理指示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入記錄留言，向總經(jīng)理匯報.不重要且不緊密問清概要，酌情處理若通話內(nèi)容較簡潔,或有不清楚的地方，最后應(yīng)當將要點重復一便，以免遺漏或有偏差.通話結(jié)束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。通話技巧：日常禮貌用語：詢問對方時，可用：“請問您哪里？"、“請問您怎么稱呼?"“請問有什么事?”等對總經(jīng)理直接領(lǐng)導、保持常常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟識，達到聞其聲知其人，并準時予以轉(zhuǎn)接。如對方有事需要你傳達，必要時需將對方姓名、單位、電話號碼以及需要傳達的事再重復一遍，以便必要時再與對方聯(lián)系。如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在",可說“請您稍等一下，我去看看＊＊總經(jīng)理是否在？"，然后請示總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接.如遇總經(jīng)理不愿接聽對方電話，則可用委婉的語氣：“實在愧疚，*＊總經(jīng)理這是不知上哪去了，我見到他時再給您回個電話;如果您便利的話,能否讓我轉(zhuǎn)達您的事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。在知道身份但不告知事由的情況下,如便利可詢問總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接；也可詢問對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也可達到目的.在對方不愿告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復詢問后未果,可委婉結(jié)束通話.如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎?"或“對不起,我還有急事要辦”等結(jié)束通話。如一個未完又來一個，應(yīng)視電話內(nèi)容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時禮貌的告知另一方稍候片刻，或記錄對方電話，稍侯打過去。整理電話留言，在總經(jīng)理回來后匯報相關(guān)信息.二、傳真將傳真分類:需要總經(jīng)理本人批閱的，依據(jù)總經(jīng)理授意處理由秘書來待為處理的:A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負責人由秘書本人回復使用電腦公司標準CI格式遵守公文寫作規(guī)范保密文件需要傳真時，應(yīng)先與對方聯(lián)系,發(fā)送到指定傳真機上，發(fā)送后再與對方確認.需請對方協(xié)助抄送時，務(wù)必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍務(wù)必在傳真件首頁上標明總頁碼,并在每一頁文件上標注頁碼.必要的傳真分類存檔三、郵件依據(jù)郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報表、報告/總結(jié)、新聞/通報、私人郵件等等）或按簡略項目設(shè)置子文件夾。將收件箱中的郵件過濾,刪除不必要的郵件,然后分如下:需要總經(jīng)理本人批閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分依據(jù)總經(jīng)理授意回復郵件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時間內(nèi)處理相關(guān)事宜.以總經(jīng)理名義回復時，要在語氣上予以注意,并從總經(jīng)理信箱發(fā)出；以秘書名義發(fā)送時，要說明郵件內(nèi)容為總經(jīng)理授意。由秘書來待為處理的：A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負責人；B、由秘書本人回復如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認對方是否收到,需要設(shè)置回執(zhí)，如對方未能準時查看，需電話說明.需要總經(jīng)理批閱、批改的郵件打印出呈送，然后負責回復或傳達;重要郵件準時進行存檔四、文件管理(參看集團《秘書手冊》第33—36頁）(附文件處理流程）閱讀文件，推斷是否應(yīng)由總經(jīng)理處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清楚、完整。對文件進行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急,寫明文件摘要（必要背景資料、審批原由），便于總經(jīng)理按總經(jīng)理批改意見復印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文件管理規(guī)定),必要的事情進行追蹤，反饋結(jié)果.必要文件進行存檔。注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應(yīng)準時譯出五、名片分類：可依據(jù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)情況分類，如公司類型、客戶類型、地域等；存放：名片盒錄入到NOTES通訊錄中(更易查找，但需要錄入時間)應(yīng)籌備一名片夾，存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查找時便利快捷。其次部分日程支配掌握日程,意味著你與總經(jīng)理一起有序工作?！叭粘讨洹笔侵笗r間排定的領(lǐng)導工作計劃，是領(lǐng)導工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn).秘書的職責是當好“管家”按日程支配為領(lǐng)導做好各種必要的籌備,并提醒領(lǐng)導實施。本文將從總體日程支配、出差日程支配、會議支配、媒體采訪、大型活動和突發(fā)來訪六部分加以簡略說明并供應(yīng)文字模版，盼望能給大家的工作供應(yīng)參考。日程是領(lǐng)導的工作質(zhì)量,工作效率,工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃、支配領(lǐng)導的工作日程是秘書的一項基本工作.這項工作看似簡潔，但卻十分重要,它是秘書幫助總經(jīng)理工作的基礎(chǔ),支配好總經(jīng)理的日程,意味著秘書將和總經(jīng)理一起進行有序的工作。作為秘書肯定要細心觀察領(lǐng)導的工作習慣和做事風格，調(diào)整自己的工作方法,主動適應(yīng)領(lǐng)導的工作節(jié)拍。在沒有達成默契的情況下，最好在合作之初與領(lǐng)導做一次深化溝通，精準了解領(lǐng)導的要求、需求,并對可能會遇到的一些情況的處理原則達成共識，為日后工作的順利開展做鋪墊。此外,勤于思考，多做總結(jié)對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的閱歷、教訓、小技巧等做一備忘錄，時常翻看,補己之短,揚己所長這不僅提高了自己的工作水準，同時也對領(lǐng)導的工作效率起到了間接地促進作用。總體日程支配領(lǐng)導的日常工作分為日常性工作，即事先有計劃的相對固定的工作（如會議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時支配的事情）兩類。而秘書的通常做法是將有計劃的事情預先填入擬好的日程表中，同時細致靈敏地支配好突發(fā)隨機大事。（一)總體原則：了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點、作息習慣、身體狀況,-優(yōu)化工作方法,細心觀察總經(jīng)理的工作習慣與做事風格，主動適應(yīng)其工作節(jié)拍;-了解公司業(yè)務(wù)進展情況,格外是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進展情況，留意近期的工作興奮點；對計劃內(nèi)事情預先寫入日程；準時整理日程表,以免支配沖突；明確事情的優(yōu)先級,在處理事務(wù)時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情支配處理;定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達成共識，以利工作開展；注意日程支配的時間松緊,適當支配；（二）閱歷與技巧周一日程、出差前后一個工作日不要支配過多的事務(wù);在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時間；同時預留時間處理日常事務(wù)；依據(jù)總經(jīng)理習慣留出適當固定時間閱讀報刊資料及其他信息;對于總經(jīng)理的各項支配熟記于心,準時提醒已定下來的支配，防止沖突；每日支配相對固定時間與總經(jīng)理核對日程，保證秘書與總經(jīng)理日程表內(nèi)容全都；不要代替領(lǐng)導做決定,在總經(jīng)理的同意下針對其工作習慣和時間對各種預約酌情處理;掌握約會時間,適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周計劃支配模版可使用NOTES日歷功能，填入相關(guān)支配，打印即可；也可依據(jù)總經(jīng)理習慣，自行制作日程表；二、出差日程支配做為秘書,支配總經(jīng)理出差是常常的一項工作，同時也是需要更加細致的一項工作。通過秘書的計劃，把總經(jīng)理出差在外的工作支配得緊張而有序，愉快而圓滿,這是秘書工作的目標，也是工作價值的一個體現(xiàn).（一)國內(nèi)出差出差前：確定出差目的和日期;確認總經(jīng)理出差伴隨人與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程支配(明確如早午晚餐支配、所到地地址、需要的路程時間、接待人員等信息.）確定行程,預定機票（注意選擇好航空公司、機型及班次）、酒店（選擇總經(jīng)理習慣的酒店、熟識酒店的電話、傳真等）、接/送機人員（明確接送機人的聯(lián)系方式）;完善細致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）（見范例）。依據(jù)總經(jīng)理的習慣，籌備出差用物品(見物品攜帶表）.擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復印件（財務(wù)部等）.(見范例）出差中在第一時間掌握總經(jīng)理到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員.依據(jù)總經(jīng)理日程支配，隨時通報公司及GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進展情況;協(xié)作總經(jīng)理授權(quán)人的工作,準時掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。依據(jù)情況準時與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，準時調(diào)整日程支配；出差后準時向總經(jīng)理匯報出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進展；出差資料整理(包括資料、名片、會談備忘），依據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；向總經(jīng)理認為有必要的合作方致感謝函。各種差旅費用報銷；跟進業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；（二）國外出差出差國外與國內(nèi)出差支配挨次及內(nèi)容大致相同，但在此要格外提醒您注意以下幾點：依據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況籌備PRESETATION(中/英文）,與對方確認演示設(shè)備，必要時籌備彩色打印膠片和打印稿.機票購買時注意避開經(jīng)停中轉(zhuǎn),選擇好的航空公司和服務(wù),長途飛行選擇好的機型；注意籌備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶;依據(jù)客人的級別和國家風俗習慣籌備禮物；籌備當?shù)氐牡貓D及國家風情資料；確認對方還是我方供應(yīng)翻譯服務(wù)；回國后向邀請方致謝.(三)伴隨出差伴隨總經(jīng)理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項外,在出差過程中，要求秘書注意以下事項：登機前，為總經(jīng)理辦理機場建設(shè)費購買、機票換票及各種登機手續(xù)；并再次確認接車人；到達后，辦理賓館入住手續(xù),了解總經(jīng)理房間號碼及電話,并將秘書房號電話準時告知總經(jīng)理；每日準時核對本日及其次天的日程支配;提前設(shè)置早晨叫醒,并支配早餐；依據(jù)當天的日程支配落實車輛；準時提醒并事先落實各項支配；攜帶總經(jīng)理名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫?、采訪提綱）；注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導、合作伙伴、媒體記者）著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止;出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并準時辦理費用報銷、資料整理。附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppt(保存在桌面）、ppt備份軟盤2張來回機票（將保險費保留在秘書手中）書面講話稿及素材2份活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄籌備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具＊籌備一支彩色筆禮品＊包裝應(yīng)急藥及常用藥品附件二：授權(quán)書模版文件編號OURREF。：LCS-DTB·60023—99發(fā)文日期DATE：2000.6.14文件類別CATEGORY：通知擬文人FROM：-—-審核VERIFIED：//批準APPROVED：———收文人TO：全體人員收文部門TO(DEPT.):臺式電腦事業(yè)部、筆記本領(lǐng)業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送CC：總裁室、企劃部秘書處、財務(wù)-——附件ATTACHMENT://FORMCHECKBOX傳閱FORMCHECKBOX閱后存檔FORMCHECKBOX保密保密期限CIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERMFORMCHECKBOX其他OTHERS//FORMCHECKBOX頁數(shù)NO.OFPAGES1授權(quán)通知電腦公司副總裁———在2000年6月15日—16日期間因公外出，此期間將臺式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理—-—，臺式電腦事業(yè)部其他相關(guān)財務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理-—-，除臺式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財務(wù)簽字及文件審批委托副總裁———處理.特此通知-———--2000。6。14附件三：國內(nèi)出差日程范例劉軍總經(jīng)理出差深圳日程支配(4月25-27日)時間日程地點備注4月25日17:25北京—深圳CA1305機場接機人：—--1360―――入住新世紀酒店該車在深圳期間隨行21：30夜宵自行支配4月26日11：30嘉利會面及午餐新世紀酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、鄧秉覺聯(lián)想:———、--—議題:嘉利最新情況通報對方聯(lián)系人:鄧秉覺1390299751413：20動身前往EMCoffice、--—-伴隨前往14：00EMC會面深圳沙頭角保稅區(qū)21—23棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍?——、—--、-——-、、——-EMC參加人：總經(jīng)理余昭信 副總經(jīng)理陸楊業(yè)管處經(jīng)理張界楊 技術(shù)處協(xié)理郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理張濱會面支配:14:00~15：00 雙方公司介紹溝通15：00～16：00 參觀工廠16:00～17：00產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）及將來業(yè)務(wù)合作磋商17：20返回新世紀，梁青伴隨18：00晚餐新世紀酒店餐廳美國國家半導體：李彬及隨行人員聯(lián)想：—-——、—-——4月27日14：00東莞金和涂料有限公司會面深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)(地圖附后)金和參加人：總經(jīng)理董合枝生產(chǎn)經(jīng)理董博霖嘉利廠參加人：選購部主管黃寶球工程總監(jiān)鄧秉覺聯(lián)想?yún)⒓尤?—-—、、——-議程支配：14：00-14:05雙方介紹14：05-14：25金和介紹（工廠歷史、油漆種類、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、進展趨勢等)14:25-14:55雙方商量14：55—15：25參觀金和新廠15：35瑞和塑膠五金電子廠深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15:35—15:40聯(lián)想與瑞和人員相互介紹15:40-16：10參觀瑞和工廠16:10-16：25機動16：25前往機場，車程約30分鐘17:40CA1303深圳-北京———支配接機隨行及重要聯(lián)系電話：-—-————-—附件四：國外出差日程支配表-——執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問時間主要活動地點備注7月14日17：50——20:4021：00——21：30北京-—漢城到達酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐?LG商事供應(yīng)一部手機在漢城期間使用，號碼為：0192335098KIMPOAirportHolidayinnSeoulLG商事Mr.J。S.PARK等在機場左邊出口舉牌接（Tel:0193367896）下榻處：HolidayinSeoul（佳樂)Tel：82-02-7179441Fax：82—02—71594417月15日8：00——9:009：00——12：3012：30——13:2013：20--14：4014:40——16：4016：40--18:00與LGLCD部B.Kwon/V.President及LG商事K。M。Ahn/Sr.MGR、J。S。Park共進早餐及會談前往LG位于龜尾的LCD廠與LGLCD負責人午餐參觀及會談(伴隨及參加者:LGLCD廠總經(jīng)理Mr.K。S。Park/Exe.Director、LG商事K。M.Ann/Sr。MGR、J.S.Park）前往LG電子位于平澤的CDROM廠參觀及會談（伴隨及參加者：LG電子Mr。M。H.Park/Sr。DirectorMr。J.H.Cheng/G。MGRLG商事:K。M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park)HolidayinnSeoulorLGTwinTowers龜尾路程:3小時中餐主持人:Mr.K.S。Park路程:3小時主持人:Mr。M.H。Park訪問時間主要活動地點備注7月15日18：00——19：3019：30-—21：00與LG電子人員共進晚餐回酒店平澤7月16日8：00——9：209:30--10：0010:30-—10：5010：50-—11：2011：20——11：5011:50——13：0013:00——14：00自酒店前往三星電子LCD工廠所在地高層領(lǐng)導見面(LCDMarketingW.H。Hong/Sr。MGR、崔敏洙先生等)———作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹針對相關(guān)問題進行會談參觀與會者共進午餐乘車前往LG總部七星（Kiheung)聯(lián)絡(luò)人：Mr.J。Y。ParkTel：82-02—750731314：30--17:0017：00——17：3019:00-—21：00會談（參加者：LG商事D。H。Kang/V。PresidentLG電子M。H。Park/Exe。Director等）回酒店休息與LG商事人員共進晚餐(D。H。Kang/V.President、K。M。Ahn/Sr。MGRY.H。Kim/Sr。MGR）LG總部HolidayinnSeoul聯(lián)絡(luò)人：LG商事Mr。J。S.Park主持人:Mr。D。H。Kang訪問時間主要活動地點備注7月17日10：00——18：0018：00-—19:0021：40——22：40參觀韓國電子市場/漢城市區(qū)及近郊觀光巡游酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機場漢城-—北京漢城市區(qū)及近郊伴隨人:導游、LG商事Mr。J。S.Park(17日為韓國國慶日)自酒店到機場約40分鐘路程三、會議支配召開和參加會議是總經(jīng)理的主要工作方式之一。組織會議和處理與會議有關(guān)的事務(wù)幾乎成為秘書的常常工作，其重要性不言而喻。會務(wù)工作是秘書組織工作能力的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務(wù)匯合一身.保證會議順利的進行，需要多方面的籌備工作.這就需要秘書是八面玲瓏的天才,同時善用平常培育出的細心與責任心，沉著應(yīng)對，以不變應(yīng)萬變!以下分內(nèi)部會議與外部會議分別介紹.(一）內(nèi)部會議支配總經(jīng)理主持的會議結(jié)束修改下發(fā)整理會議記錄/紀要會中服務(wù)會前準備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會議室、落實參會人員擬訂會議通知（注意文件格式）確定會議目的、參會人員、時間、議程結(jié)束修改下發(fā)整理會議記錄/紀要會中服務(wù)會前準備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會議室、落實參會人員擬訂會議通知（注意文件格式）確定會議目的、參會人員、時間、議程開始審批審批審批N審批NYYNY注意事項：會前與GM及相關(guān)部門負責人明確會議內(nèi)容、議程和參加人；綜合考慮各種因素（如GM全天日程支配)，支配會議地點準時間;下發(fā)會議通知后，確認參會人是否已收到通知，對格外重要的參會人,可通過電話確認；會中協(xié)助放映PPT，并時刻關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機應(yīng)變；對會中達成的決議準時跟蹤,并反饋給GM；總經(jīng)理參加的會議開始接收通知回復或改請結(jié)束會后材料整理工作跟進反饋總經(jīng)理參會會前提醒會前協(xié)助準備回復邀請部門并準備材料確認時間開始接收通知回復或改請結(jié)束會后材料整理工作跟進反饋總經(jīng)理參會會前提醒會前協(xié)助準備回復邀請部門并準備材料確認時間判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否有關(guān)判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否有關(guān)NY與對方確認后另行安排與對方確認后另行安排時間沖突請示總經(jīng)理請示總經(jīng)理是否參加NY注意:把握前往會議地點動身時間的支配。(二）外部會面支配總經(jīng)理主持的外部會面接受會面懇求 NO 婉拒或該請他人注意:講明緣由,以免對方誤解注意：在收到會面懇求時，經(jīng)與部門相關(guān)負責人及GM商討決定，同時供應(yīng)背景材料以供GM做出推斷Y與對方確認時間、地點、人員、議程，并落實我方人員、地點擬定meetingagenda,ppt 修改（中英文標準版、及業(yè)務(wù)回顧）發(fā)會議通知，并落實參會人員會前籌備工作 會中服務(wù)會中達成共識的跟蹤反饋結(jié)束注意事項：綜合考慮各種因素，選擇合適的會面地點、預定會議室；注意籌備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；會前與對方溝通是否需籌備翻譯,如需要,提前確認;依據(jù)來訪公司的習慣及來訪者的級別籌備禮物;在與來訪公司溝通中確認是否需支配車輛接送，如需要注意把握接送時間，并通知對方精準的會面時間及地點；考慮是否需要在會面時錄音或拍照，并提前籌備；如需支配參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系,填寫參觀申請,支配參觀伴隨人；會前給總經(jīng)理供應(yīng)相關(guān)背景材料,如需要請相關(guān)部門負責人與總經(jīng)理溝通洽談事宜;在會前擬制meetingagenda(見模版）在制作PPT時依據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容,注意內(nèi)容的準時更新，并依據(jù)來訪者需求制作中/英文；—-初次會面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；-—再次會面應(yīng)注意:有針對性的業(yè)務(wù)回顧(可請相關(guān)業(yè)務(wù)部門供應(yīng)資料）。幫總經(jīng)理籌備名片,并提醒會面時攜帶;提前30分鐘進行，調(diào)試設(shè)備,擺放材料，迎接客人,注意對待客人謙和有禮的態(tài)度;提醒總經(jīng)理參會，在GM同意后伴隨參會，參會中協(xié)助放映ppt，并關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機應(yīng)變，靈敏處理各種情況；會面結(jié)束后，代總經(jīng)理或伴隨送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備;總經(jīng)理參加的外部會面總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會面,秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多.但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助支配。并關(guān)注以下幾點:開始開始征詢GM是否參會征詢GM是否參會婉拒并請對方改請接到參會邀請婉拒并請對方改請接到參會邀請NY回復對方參會，并回復對方參會，并寫入日程表關(guān)注對方會議組織情況,并適時提出關(guān)注對方會議組織情況,并適時提出建議在會面前給GM提供背景材料在會面前給GM提供背景材料提醒GM參會提醒GM參會總經(jīng)理參會總經(jīng)理參會結(jié)束結(jié)束注意事項:會前為總經(jīng)理籌備簡略的背景材料；會前了解會議的簡略地點，如在不同辦公區(qū),請注意把握動身參會時間；對會中決議,總經(jīng)理盼望簡略了解的，準時跟進并反饋；外部會面會議備忘模版GuestMeetingTableGuest'sCompany:AMDGuest’sNameandPositionLegend'sParticipantandPositionMr.HectordeJ。RuizCOOMr.RaymondLeeV.PofAsiaSales＆MarketingMr。KelvinKwokSalesDirectorofAsiaMr。ThomsonChanMarketingDirectorofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr.JackLeeAssistantSalesManagerMr。―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofDesktopbusinessDivisionMr。―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofNotebookbusinessDivisionMr。―――GeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMiss.―――ManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr。―――InterpreterAppointedTimePeriod:15:00pm—16：00pm,June2,2000Venue：PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda：15：00—15：05Introduction15:05—15：10AMDIntroduction（Mr.PerryChan）15：10-15：30AMDupdate（Mr。RaymondLee）15：30-15：45Legendupdate（Mr.――）15：45-16：00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDandLegend四、媒體采訪時序總經(jīng)理總經(jīng)理秘書品牌市場部Y開始接到采訪申請品推安排?整理品推提供的采訪提綱NN轉(zhuǎn)交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪？征求總經(jīng)理意見接受采訪Y開始接到采訪申請品推安排?整理品推提供的采訪提綱NN轉(zhuǎn)交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪？征求總經(jīng)理意見接受采訪結(jié)束接受采訪？結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關(guān)資料Y修改審閱配合品推整理采訪問題答案N根據(jù)日程進行安排落實品推陪同人員及記者的聯(lián)系方式NY結(jié)束接受采訪？結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關(guān)資料Y修改審閱配合品推整理采訪問題答案N根據(jù)日程進行安排落實品推陪同人員及記者的聯(lián)系方式NY結(jié)束通知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，落實播出或見報時間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提醒總經(jīng)理出發(fā)與品推陪同人聯(lián)系，再次落實時間檢查采訪場地Y定車接待記者預定會議室NY電話采訪？采訪在公司？N結(jié)束通知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，落實播出或見報時間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提醒總經(jīng)理出發(fā)與品推陪同人聯(lián)系，再次落實時間檢查采訪場地Y定車接待記者預定會議室NY電話采訪？采訪在公司？N媒體采訪流程說明:1、接受采訪聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一支配,集團采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一支配;除此之外的采訪需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理；對直接聯(lián)系的記者要格外禮貌，要向?qū)Ψ秸f明公司采訪規(guī)定，請對方理解；應(yīng)登記記者的聯(lián)系方式，必要時可幫助對方聯(lián)系品推接口人；從品推得到采訪提綱；將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理批閱,征求總經(jīng)理意見;對總經(jīng)理接受的采訪可依據(jù)日程進行支配，適合支配在一起的采訪盡量支配在一起；對總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推舉其他人接受采訪，必要時可幫助品推人員進行溝通聯(lián)絡(luò).2、采訪籌備（采訪前一周）落實品推采訪伴隨人和記者的聯(lián)系方式,消滅意外情況時可進行聯(lián)系；協(xié)作品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案,呈送總經(jīng)理批閱并適時修改；對于常見問題的回答應(yīng)該有所備份并準時更新；了解記者需求并進行籌備：對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求,在預定采訪場地時應(yīng)該注意；有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者供應(yīng);對公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別籌備電子版和打印版;3、采訪籌備（采訪前一天）幫助總經(jīng)理籌備好采訪提綱和問題答案;對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型;如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設(shè)備；如果采訪在公司外進行要事先定車；如果采訪在公司內(nèi)進行要事先預定會議室，并依據(jù)采訪需要注意采光電源；4、采訪當天采訪前20分鐘必須與品推伴隨人聯(lián)系，落實采訪時間；如果是電話采訪需要檢查會議設(shè)備;到采訪時間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；如果采訪在公司外應(yīng)該準時提醒總經(jīng)理動身；如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場地;如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書先行接待，了解場地是否合適，對方是否需要其它背景資料;支配停當后請總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報時間；5、采訪結(jié)束與記者溝通，準時了解播出或見報的精準時間；通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報紙呈送總經(jīng)理；必要時可通知公司全體或部門員工收看。注意事項：對記者的界面要格外友好.五、大型活動伴隨總經(jīng)理參加的大型活動：部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理預定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見了解活動議程N活動后活動當天活動前一天接受活動邀請結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理擋駕帶好活動議程、名片等資料提醒總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項活動開始預定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見了解活動議程N活動后活動當天活動前一天接受活動邀請結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理擋駕帶好活動議程、名片等資料提醒總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項活動開始伴隨總經(jīng)理參加的大型活動流程說明:接受活動邀請得到活動議程,推斷重要程度,征詢總經(jīng)理意見；對于總經(jīng)理同意參加的活動事先支配日程;活動前一天的籌備工作做好籌備工作，如預定車輛等；提醒總經(jīng)理應(yīng)該參加活動的那幾項；活動當天著大方的職業(yè)裝,化淡妝,發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡;帶好活動議程、名片等資料；活動中關(guān)注總經(jīng)理的需要，注意保持在總經(jīng)理的視線內(nèi)，在必要時為總經(jīng)理擋駕;活動后整理業(yè)務(wù)資料和名片.（二）參加支持的大型活動：部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理審閱Y活動后活動當天活動前三星期接受活動邀請根據(jù)總經(jīng)理授意跟進工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助總經(jīng)理準備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程NY了解活動議程開始征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理審閱Y活動后活動當天活動前三星期接受活動邀請根據(jù)總經(jīng)理授意跟進工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助總經(jīng)理準備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程NY了解活動議程開始參加支持的大型活動流程說明：接受活動邀請得到活動議程，推斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見；如果總經(jīng)理同意參加活動,支配好日程;活動前三星期參加分工會,明確總經(jīng)理和自己的職責，了解其他人職責,將總經(jīng)理日程細化落實；如果講話稿、PPT是由秘書籌備的，要給自己留出修改時間；幫助總經(jīng)理籌備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理批閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會議組織者;參加彩排;對重大活動中需要協(xié)作演示的PPT肯定要反復演練；活動當天參加外部活動時，秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝,化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡;帶好如下物品:拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機、磁帶、麥克風、紙巾、潤喉片等；活動中協(xié)作演示PPT，做好錄音;活動中協(xié)作接待公司或外部領(lǐng)導,活動期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同時也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求;在突發(fā)緊急情況下不要慌亂,首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署，可能情況下主動分擔會務(wù)人員的工作;活動后整理業(yè)務(wù)資料和名片；依據(jù)錄音整理講話稿;總經(jīng)理在活動中往往會遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書參會后跟進落實。六、突發(fā)來訪接待部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見NNNNYNNN總經(jīng)理方便接待結(jié)束根據(jù)總經(jīng)理授意進行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來訪者見面為對方安排會議室，告訴對方需要等待的時間總經(jīng)理方便時告知來訪情況記下對方聯(lián)系方式，留下對方資料征求對方意見，幫助安排其他負責人見面主動另約見面時間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門負責人處理留下來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來訪者相關(guān)部門負責人的聯(lián)系方式NY與部門業(yè)務(wù)有關(guān)？禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)有關(guān)？NY對來訪者熟悉？問清對方來訪目的開始征求總經(jīng)理意見NNNNYNNN總經(jīng)理方便接待結(jié)束根據(jù)總經(jīng)理授意進行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來訪者見面為對方安排會議室，告訴對方需要等待的時間總經(jīng)理方便時告知來訪情況記下對方聯(lián)系方式，留下對方資料征求對方意見，幫助安排其他負責人見面主動另約見面時間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門負責人處理留下來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來訪者相關(guān)部門負責人的聯(lián)系方式NY與部門業(yè)務(wù)有關(guān)？禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)有關(guān)？NY對來訪者熟悉？問清對方來訪目的開始接待突發(fā)來訪流程說明：問清對方來訪目的;對于總經(jīng)理熟識且格外重要的客人,如果總經(jīng)理當時有時間接待，應(yīng)該盡量支配，可以把來訪者帶到會議室，為對方籌備飲料和報紙，并告知對方也許要等多久，同時禮貌地示意對方總經(jīng)理的下一個約會何時開頭，請對方注意時間;對于總經(jīng)理熟識且格外重要的客人,如果總經(jīng)理當時不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋,讓來訪者覺得他隨時都會受到歡迎，同時征詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個見面時間,或幫助他支配和相關(guān)負責人見面；留下來訪者的聯(lián)系方式和資料，待總經(jīng)理便利時轉(zhuǎn)告總經(jīng)理，如果需要可進行后續(xù)支配；對于與公司和部門毫不相關(guān)的來訪者，有禮貌地回絕；但如果自己不能確定，肯定要征詢相關(guān)負責人的意見；對于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪，可以告知對方相關(guān)部門的聯(lián)系方式,留下對方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理；對于確實應(yīng)由總經(jīng)理分管的來訪登記對方的聯(lián)系方式，告知對方總經(jīng)理不能立刻接待他，并做出解釋.如果對方情愿，可以推舉對方與部門其他負責人聯(lián)系，同時告知對方可以先把想法以寫信或寄email的方式告知總經(jīng)理;在總經(jīng)理便利時告知來訪情況，依據(jù)總經(jīng)理授意進行后續(xù)支配。注意事項：有些來訪者聽不進秘書所做的任何解釋,死纏著非見總經(jīng)理不行,對這種人肯定要毫不妥協(xié)—但要注意禮貌—反復進行解釋并提出建議.同時肯定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)email給總經(jīng)理,而且總經(jīng)理肯定會看。第三部分溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通秘書要與所服務(wù)的總經(jīng)理建立常常性的溝通，了解總經(jīng)理近期的工作重點、業(yè)務(wù)要點及管理方面的思想。精準理解總經(jīng)理的授意、做好上情下達的工作。秘書應(yīng)以主動謙虛的態(tài)度與總經(jīng)理所領(lǐng)導的部門人員充分溝通，盡可能準時了解各項業(yè)務(wù)的進展情況，并將信息準時整理反饋給總經(jīng)理，有效地協(xié)助總經(jīng)理推動工作作為秘書，在日常的工作中,注意與其它部門和同事的協(xié)作，要把對方看作是自己的資源，通過一點一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，對任何部門、任何一位同事都應(yīng)有極強的客戶意識，敬重對方、尊重對方，注意準時向那些給予你支持的部門和人員表達謝意。二、外部溝通外部溝通會大量使用電話、電子設(shè)備、書信等媒介，因此要格外注意在這些方面的商務(wù)禮儀.(見電話禮儀、書信規(guī)范)（一）業(yè)務(wù)合作:作為總經(jīng)理與外界溝通的窗口，秘書應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作廠商建立起真誠信任的關(guān)系,但在處理事務(wù)時注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈敏處理。尊重合作伙伴和供應(yīng)商，要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到精準理解對方的意圖、幫助進行有效的溝通與傳達。在代總經(jīng)理進行有關(guān)業(yè)務(wù)的推動工作時，要與合作廠商達成理解，為總經(jīng)理的決策制造良好的合作環(huán)境，幫助總經(jīng)理推動.（二)禮尚往來：答謝(節(jié)日禮品、賀卡等)在重要的節(jié)日(如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀念日等）秘書應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信準時致意,維護與合作廠商的友好關(guān)系.在業(yè)務(wù)合作中，適時提醒總經(jīng)理并為其支配與廠商的定期溝通活動或輕松的就餐，與廠商建立常常性的溝通.以促進彼此的了解與進一步的合作。三、秘書作為領(lǐng)導幫助人員應(yīng)具備的禮儀秘書作為總經(jīng)理的幫助人員，除完成日常業(yè)務(wù)事宜外,更多的精力是為總經(jīng)理服務(wù)。一個好的秘書既是領(lǐng)導的助手又是領(lǐng)導的參謀,秘書在日常工作中既要幫助領(lǐng)導進行決策，同時還要幫助領(lǐng)導樹立良好的公眾形象.作好助手和參謀的工作參加決策調(diào)研，供應(yīng)有份量的信息。秘書要做好決策參謀，就要樂觀參加決策的調(diào)查討論。首先是廣泛收集信息，多供應(yīng)真實情況。其次是超前搞好調(diào)研，多供應(yīng)決策預案。再次是和領(lǐng)導同步思維，多供應(yīng)有份量的文稿。其中要把握三點：要有觀察力，跟蹤了解總經(jīng)理的思維軌跡，敏于捕獲領(lǐng)導的思想火花.才能準時猜測總經(jīng)理在想什么，籌備什么。要站在領(lǐng)導工作的角度思考問題，才有肯定的高度、廣度和深度.主動與總經(jīng)理溝通思想,通過聽取領(lǐng)導的意見不斷調(diào)整自己的思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫中更好地體現(xiàn)總經(jīng)理的思想。參加實踐,協(xié)助總經(jīng)理推動工作。樂觀介入有關(guān)工作，準時掌握相關(guān)情況，適時提出建議。常常了解全局情況，取得按時保質(zhì)完成各類任務(wù)的主動權(quán).參加要有度，參謀要有方參加決策調(diào)研，注意“多謀"，切忌“擅斷”。參加督促檢查，工作要“到位”,不能“越位”參加工作實踐，要當好助手,不能做“主手"，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作。幫助總經(jīng)理塑造良好的形象.秘書和秘書部門是為總經(jīng)理服務(wù)的，領(lǐng)導對外形象的好壞在很大程度上反映了秘書和秘書部門的服務(wù)水準。秘書可從以下幾方面來幫助領(lǐng)導塑造良好的形象.語言形象總經(jīng)理在正式場合發(fā)表講話，秘書要事先籌備好文字材料、發(fā)言提綱,必要時做好語言標識。公務(wù)活動之前,供應(yīng)廣泛適用的背景資料（包括活動內(nèi)容、所要解決的基本問題及與此相關(guān)的人文等知識）供總經(jīng)理參考籌備。2．協(xié)助總經(jīng)理樹立行為合作形象。要在事務(wù)支配中，尤其是公司內(nèi)部活動中，使領(lǐng)導多接觸一般員工，了解情況，融于員工之中,才能使領(lǐng)導的形象得以升華。協(xié)助總經(jīng)理樹立行為激勵形象。要尊重別人，幫助領(lǐng)導把握好用人之道，多協(xié)商,多征求大家意見，在堅持原則的前提下，盡量滿意下屬及部門的需求，增強合力.協(xié)助總經(jīng)理樹立行為感化形象.領(lǐng)導者要通過自身的行動影響他人，秘書是總經(jīng)理對外界面的口,必須協(xié)助總經(jīng)理做好以下幾項工作：要待人熱忱，例如在總經(jīng)理開展某項活動之前，簡略了解該項活動所涉及的人員情況,包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導掌握對方的信息，為開展熱忱友好的交際活動制造條件。對外交往要真誠情切，秘書要很好地領(lǐng)悟和把握總經(jīng)理的處事原則，并在對外交往中很好地運用,必要時提醒總經(jīng)理領(lǐng)先垂范，以身作則。以感化、教育和鼓舞他人。秘書禮儀素養(yǎng)的培育秘書要充分發(fā)揮禮儀的作用，達到工作自如的效果,除了把握好基本的禮儀原則外，還應(yīng)從以下幾方面加強對自身素養(yǎng)的培育。培育良好的道德修養(yǎng)禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式,良好的道德會令人自然展現(xiàn)優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛敬重的態(tài)度。公正客觀。要公正地評價他人，不要以自己的好惡來評說他人，也不用自己的好惡要求他人。在處事中，不能感情用事，要以是非標準而不能以職務(wù)的凹凸論曲直，提批判、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠意”。忠誠守信。要忠誠狡猾,辦事恪守原則,忠于承諾，能辦的事要千方百計辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到他人的諒解。擺正站位。秘書肯定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責,而不能超越權(quán)限,既要樂觀地協(xié)作工作,又不能干預領(lǐng)導的決策和下屬或其它部門的工作。培育謙虛而敬重落落大方的態(tài)度謙虛是指正確地看待自己,也正確地看待別人。不過高估量自己,不過低估量別人,擅長發(fā)現(xiàn)自己的缺點并改正，擅長發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點觀賞和學習。敬重就是尊重對方的人格,懇切待人，和氣熱忱,不驕橫。謙虛而敬重的