監(jiān)理例會會務(wù)管理辦法

監(jiān)理例會會務(wù)管理辦法一、目的為提高會議效率，使會議管理規(guī)范化、有序化，以利于信息的傳達與交流，特制訂本制度。二、使用范圍適用于監(jiān)理單位組織召開的第一次監(jiān)理工地會議、監(jiān)理例會、監(jiān)理專題會議等。三、會議內(nèi)容1、會前準(zhǔn)備（1）監(jiān)理例會（開會時間）開會，特殊情況提前通知。（2）參會各方應(yīng)提前準(zhǔn)備會議材料。（3）參會人員建設(shè)單位：部門負責(zé)人、主管工程師監(jiān)理單位：執(zhí)行總監(jiān)、標(biāo)段監(jiān)理組長施工單位：項目經(jīng)理、總工、其他部門負責(zé)人員2、會議模式（1）施工單位匯報本周施工進度及主要存在問題。（2）對上周會議所提出的問題的解決情況。（3）建設(shè)單位提出相關(guān)問題。（4）總監(jiān)理工程師總結(jié)發(fā)言。3、會場準(zhǔn)備（1）提前做好會務(wù)準(zhǔn)備、落實會場、布置、備好座位、會議器材、接待用水等會議所需品。（由會議室提供方準(zhǔn)備）（2）對會議所需的文件資料，由相關(guān)責(zé)任人按照會議通知的要求準(zhǔn)備，需討論的方案須提前1天傳閱參會人，會議上需投影的資料，應(yīng)提前準(zhǔn)備。4、會議要求（1）嚴(yán)守時間。與會人員在《會議簽到表》上簽字，特殊情況不能按時到會的，應(yīng)提前向會議主持人說明原由，經(jīng)同意后方可請假，否則按缺席處理。（2）遲到、早退5分鐘之內(nèi)的，罰款10元；遲到、早退5分鐘以上者，罰50元；無故缺席者，給予警告一次并罰款100元。會議記錄員將遲到、早退人員名單予以記錄，經(jīng)會議主持人裁定后，下次會議上交罰款。所扣款項以工程的名義作為希望工程基金或用作獎勵金或作為集體活動經(jīng)費。（3）遵守會場紀(jì)律，保持會議安靜，關(guān)閉手機或設(shè)置為振動模式。禁止接聽辦公室電話（業(yè)務(wù)電話應(yīng)安排人記錄，會后再行聯(lián)系）。（4）各類會議均設(shè)專職人員做好會議記錄，必要時可錄音、錄像。（5）尊重會議主持人，接受主持人裁決。尊重他人發(fā)言，不要隨便打斷他人講話。有急事需離開時，須主持人同意。5、發(fā)言要點（1）事先要準(zhǔn)備好發(fā)言資料，不可蓄意攻擊或批評他人。（2）與議題相關(guān)，并控制發(fā)言時間。（3）提出問題時要有解決方案供會議研討。6、主持人職責(zé)會議主持人應(yīng)具備較強的會議組織能力，開會前應(yīng)當(dāng)進行策劃，明確會議主題、會議時間和準(zhǔn)備相關(guān)資料。不得隨意擴大參會人員范圍，不得將與會議內(nèi)容不相關(guān)的人員召集參加會議。7、會議事項及內(nèi)容的裁決權(quán)(1)會議臨時動議權(quán)。(2)決定會議議決事項追蹤方案及落實人。8、會議紀(jì)要會議結(jié)束后，由專職記錄人員整理會議記錄，如有議決事項，應(yīng)當(dāng)及時寫出會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)至各參會人員及相關(guān)部門，作為參照及跟蹤的依據(jù)。9、會議內(nèi)容傳達參會人員應(yīng)當(dāng)將會議內(nèi)容及時報告部門