公司會議召開制度

公司會議召開制度文件號XZ-Ⅲ-07-63003版本1修正狀態(tài)0級別限制頁數(shù)共頁第頁編制審核審批1目的本制度是為了使公司制定的發(fā)展目標(biāo)、方針、政策以及相關(guān)的規(guī)章制度得到有效的貫徹、落實(shí)和對貫徹、落實(shí)的情況進(jìn)行有效的監(jiān)督，并對各級會議進(jìn)行規(guī)范，同時有針對性地對公司存在或是潛在的問題進(jìn)行及時與有效的總結(jié)、分析、處理和解決,減少各種問題發(fā)生的概率，避免由各種小問題的累積而轉(zhuǎn)化成大問題。達(dá)到有效地控制公司的整體發(fā)展，提高產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性以及全體人員的個人素質(zhì)和技術(shù)水平。2適用范圍適用于公司的各級會議，包括：各類管理會議、各類品質(zhì)會議、各類技術(shù)會議以及各級領(lǐng)導(dǎo)組織的臨時會議。3定義使公司各類會議得到規(guī)范，統(tǒng)一會議的實(shí)施和會議記錄的格式。4說明4.1管理會議:包括公司制定的發(fā)展目標(biāo)、方針、政策以及相關(guān)的規(guī)章制度的討論，在貫徹、落實(shí)過程中出現(xiàn)的問題的總結(jié)、匯報和討論，公司各級人員的任免、降升、調(diào)動和獎懲的討論，以及市場部對國內(nèi)市場產(chǎn)品情況的走向，顧客使用產(chǎn)品后對產(chǎn)品質(zhì)量情況的反饋等。4.2品質(zhì)會議：包括在公司生產(chǎn)現(xiàn)場或者是質(zhì)檢部門發(fā)現(xiàn)的有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量的問題的討論，以及公司新品的研發(fā)。4.3技術(shù)會議：包括公司各部門人員的技能培訓(xùn)以及相關(guān)問題的討論與解決。4.4臨時會議：在公司出現(xiàn)了重大的或者是各領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)為有必要及時進(jìn)行處理的問題，臨時決定要召開的會議，是在公司定期召開的會議之外的。5會議的實(shí)施5.1管理會議：由總經(jīng)理或者技術(shù)總監(jiān)負(fù)責(zé)決定會議召開的時間、會議的主題內(nèi)容和會議的主持人，管理者代表負(fù)責(zé)按會議主題的內(nèi)容收集相關(guān)的資料，并且要對所收集的資料進(jìn)行總結(jié)分析，按《會議記錄》的內(nèi)容編制《會議綱要》和會議主持人的發(fā)言稿。由總經(jīng)理或者技術(shù)總監(jiān)審核批準(zhǔn)后，行政部進(jìn)行打印和按要求發(fā)出會議通知書，并指定一名文員對會議過程中的內(nèi)容進(jìn)行記錄。由管理者代表對會議記錄進(jìn)行審核，總經(jīng)理或技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，行政部發(fā)出《會議通告》。5.1.1管理會議的分類：一般分為行政管理會議、現(xiàn)場管理會議和市場分析會議三大類1.行政管理會議：是指與公司發(fā)展有關(guān)的一些重大決策、方針政策、管理制度的制定和國家相關(guān)法律法規(guī)或者是通告通知的學(xué)習(xí)和討論，以及公司各層人員的任免、降升、調(diào)動和獎懲的討論。由各部門主管參加。2.現(xiàn)場管理會議：是指由于生產(chǎn)現(xiàn)場出現(xiàn)了過多或者是重大的異常情況,對產(chǎn)品的質(zhì)量構(gòu)成威脅或者是公司的相關(guān)政策規(guī)章沒有得到貫徹落實(shí)時，由各部門主管或組長負(fù)責(zé)組織下屬成員召開相應(yīng)的會議，對存在或潛在的問題進(jìn)行討論和處理。3.現(xiàn)場管理會議的分類：一般分為：部門主管會議和部門小組會議兩大類部門主管會議:是指由部門主管負(fù)責(zé)提出或主持召開的會議,參加人員為各小組的組長。部門小組會議：由組長負(fù)責(zé)提出或主持召開的會議，參加人員為各小組的成員。4.市場分析會議：是指由業(yè)務(wù)部對國內(nèi)市場的調(diào)查了解與公司產(chǎn)品有關(guān)的市場走向，以及對顧客使用產(chǎn)品質(zhì)量的意見反饋，進(jìn)行相應(yīng)的收集。由市場部經(jīng)理負(fù)責(zé)組織下屬的業(yè)務(wù)員召開相應(yīng)的會議，對所收集到的信息進(jìn)行總結(jié)、分析，并對顧客使用產(chǎn)品的滿意率進(jìn)行統(tǒng)計。5.1.21、行政管理會議由總經(jīng)理或技術(shù)總監(jiān)負(fù)責(zé)主持召開，各部門的主管參加，在會議召開前應(yīng)先準(zhǔn)備好要在會議上發(fā)言的內(nèi)容和所要提出的問題，由管理者代表負(fù)責(zé)收集整理。各部門主管負(fù)責(zé)對所提出的問題準(zhǔn)備好相應(yīng)的資料和論述的內(nèi)容摘要。2、現(xiàn)場管理會議：包括部門主管主持召開的組長會議和由組長主持的小組成員會議。組長會議由部門主管主持，根據(jù)現(xiàn)場管理的實(shí)際情況提出會議的主題,收集相關(guān)的會議內(nèi)容，由行政部指定文員進(jìn)行會議的記錄,并對會議記錄進(jìn)行整理后上報管理者代表審核，總經(jīng)理或技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，行政部發(fā)出《會議通告》。部門小組會議由組長主持，由主管指定文員對會議內(nèi)容進(jìn)行記錄并整理后提交主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)到行政部存檔，可作為部門主管會議或行政管理會議召開的重要依據(jù)。3市場分析會議:由市場部經(jīng)理負(fù)責(zé)主持和組織業(yè)務(wù)員進(jìn)行會議的召開，針對公司業(yè)務(wù)的拓展和產(chǎn)品流入市場后的質(zhì)量跟蹤以及顧客對產(chǎn)品質(zhì)量的一些反饋收集相關(guān)的資料或信息，由管理者代表進(jìn)行整理、分析，編制《會議綱要》，由總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，市場部經(jīng)理實(shí)施會議召開。行政部指定文員對會議過程中的內(nèi)容進(jìn)行記錄，由管理者代表審核，總經(jīng)理或技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)后行政部入檔。市場分析會議可作為公司整體發(fā)展目標(biāo)的制定以及現(xiàn)場管理會議的重要依據(jù)。5.2品質(zhì)會議：由生產(chǎn)部主管與質(zhì)管部主管主持召開，根據(jù)公司生產(chǎn)的實(shí)際情況決定會議的主題和內(nèi)容，由質(zhì)檢部主管負(fù)責(zé)收集相關(guān)內(nèi)容的資料，并且進(jìn)行分析總結(jié)。編制《會議綱要》由總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)交行政部打印并按要求發(fā)出會議通知書，由行政部指定文員對會議內(nèi)容進(jìn)行記錄，管理者代表審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，行政部存檔并發(fā)出《會議通告》，參加人員為生產(chǎn)部、質(zhì)檢部的主管和組長。會議記錄可作為主管會議和行政管理會議的重要依據(jù)。5.3技術(shù)會議:由技術(shù)總監(jiān)主持召開，根據(jù)公司生產(chǎn)線上員工的技術(shù)水平和個人素質(zhì)等方面的要求，針對一些在實(shí)際生產(chǎn)過程中遇到的常見問題進(jìn)行統(tǒng)一的講解和培訓(xùn)。參加人員由各部門主管負(fù)責(zé)安排，并提出相關(guān)的會議內(nèi)容和要求。由行政部決定會議的時間和指定文員對會議進(jìn)行記錄，總經(jīng)理對會議記錄進(jìn)行審核批準(zhǔn)后，行政部存檔。5.4臨時會議：行政管理會議由總經(jīng)理負(fù)責(zé)提出，現(xiàn)場管理會議由各部門主管負(fù)責(zé)提出。品質(zhì)會議由技術(shù)總監(jiān)負(fù)責(zé)提出。小組會議和技術(shù)會議一般不允許有臨時會議。6.會議的周期6.1行政管理會議：一個月不能少于兩次.具體時間由行政部負(fù)責(zé)安排。6.2現(xiàn)場管理會議:一個月不能少于三次，具體時間由部門主管負(fù)責(zé)提出，行政部負(fù)責(zé)安排。6.3市場分析會議：一個月不能少于一次，具體時間由行政部負(fù)責(zé)安排。6.3品質(zhì)會議：每周至少一次，具體時間由行政部負(fù)責(zé)安排.6.4技術(shù)會議：由各部門主管針對下屬成員的技術(shù)水平現(xiàn)狀，向行政部提出會議申請，總經(jīng)理或技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，具體時間由行政部統(tǒng)一安排.7會議紀(jì)律7.1任何形式的會議，都必須明確會議的主題,根據(jù)主題內(nèi)容進(jìn)行討論，一次會議無法對問題達(dá)成統(tǒng)一的認(rèn)識或得到有效的處理方法，經(jīng)總經(jīng)理或技術(shù)總監(jiān)審核批準(zhǔn)后可召開二次會議。7.2對行政管理會議上提出的決策性的規(guī)定或制度，在討論過程中出現(xiàn)意見分歧時根據(jù)少數(shù)服從多數(shù)的原則可通過舉手表決。7.3任何會議都應(yīng)該遵循公司制定的會議記錄內(nèi)容進(jìn)行，在會議過程中每個人都應(yīng)該擁有發(fā)言權(quán)，當(dāng)出現(xiàn)意見分歧時，應(yīng)該有不會把自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加給別人的理念，充分尊重別人的觀點(diǎn)，一切要從公司的整體利益出發(fā)，不許有任何個人主觀因素。7.4不能把會議上的爭執(zhí)帶到實(shí)際工作當(dāng)中，破壞公司和諧的氣氛。7.5行政部應(yīng)在規(guī)定召開的會議時間前兩天內(nèi)發(fā)出《會議通知書》（除臨時會議外），會議規(guī)定的參加人員必須到會，有特殊情況不能到會的需由總經(jīng)理或技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)。7.6會議的參加人員都應(yīng)該積極地發(fā)表意見或建議，發(fā)言時應(yīng)能做到語言簡短扼要,言能達(dá)意.7.7在會議上通過討論決定的問題處理方法應(yīng)該明確實(shí)施責(zé)任人、跟蹤驗證負(fù)責(zé)人以及處理方法預(yù)定的完成時間等.7.