公司合同訂單管理制度

公司合同管理制度

第一章

總則

第一條

為防范市場風險與法律風險，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，減少因合同簽訂、履行過程中有規(guī)范行為導致的糾紛，依據(jù)中華人民共和國《合同法》及相關法規(guī)，結(jié)合我公司實際情況，特制定本管理制度。

第二條

我公司對外簽訂的所有合同，均適用本管理制度。

第三條

公司財務部是公司合同管理機構(gòu)，在公司法定代表人領導下，負有以下職能：

1、負責修訂和完善公司合同管理制度，指導各部門制訂合同管理實施辦法；

2、負責制訂公司自用合同的格式文本；

3、負責編寫有關合同管理的流程及要求；

4、負責解答合同簽訂、履行等方面法律問題；

5、會同公司有關部門對重大、重要合同進行評審并出具審查意見；

6、監(jiān)督、檢查各部門合同簽訂、履行、管理情況；

7、參與合同糾紛的調(diào)查處理，制定解決方案；

8、負責公司合同文本的歸檔工作。

公司銷售合同由內(nèi)勤助理專門負責合同管理的收發(fā)具體工作。

合同的簽訂

第四條

簽訂合同實行洽談權、審查權、批準權相對獨立、互相制約的原則。經(jīng)辦人、審查人、批準人各司其職，分工負責。任何合同均需經(jīng)過評審程序評審后，方可批準簽訂。

第五條

公司實行法定代表人授權委托制度，簽訂合同應先取得授權委托書，并在授權范圍內(nèi)簽訂合同。

第六條合同的填寫內(nèi)容要求準確完備合法，書寫清晰。如：客戶名真實的全名，聯(lián)系電話能打通，安裝地址準確，銷售產(chǎn)品規(guī)格型號數(shù)量準確無誤，合同總價、預定金、收款方式準確清晰規(guī)范。合同簽訂日期一定要填寫，這牽涉到售后服務期限。第七條

非格式銷售合同，經(jīng)辦人于合同簽訂前，應驗證對方當事人有效證件，驗明主體資格，了解其資信狀況，審查對方經(jīng)辦人代理權限，審查對方提供資料的真實性與合法性，法人單位的一定要附營業(yè)執(zhí)照，和個人簽訂的合同一定要有身份證復印件。簽訂前要進行充分比價，在滿足質(zhì)量品質(zhì)的前提下選擇性價比最高的供應商，必須要就完備售后保障條款，工程項目合同的一定要有百分之十的質(zhì)保金。第八條

屬投標中標的項目，經(jīng)辦人要召集有關部門共同審查業(yè)主招標文件，確定我方投標書主要條款。

第九條

公司對外簽訂的銷售合同，應使用格式文本簽約。小額銷售的可采用公司銷售定單的格式簽訂，杜絕既無合同有無定單的銷售。銷售外的合同，必須采用合同書形式，經(jīng)協(xié)商簽訂合法合規(guī)的合同。所有合同及訂單均應加蓋公司合同專用章為合同成立要件。

第十條

經(jīng)辦人應將準備簽約的合同文本及相關材料送交公司總經(jīng)辦。公司總經(jīng)辦應在時限內(nèi)會同有關部門對合同內(nèi)容進行審查，并書面提出審查意見。

對審查人有疑義的部分，經(jīng)辦人應予全面解釋。對審查人提出的修改意見，經(jīng)辦人應予重視，并協(xié)商完善。應審查人的要求，經(jīng)辦人有責任補充相關材料。

第十一條

批準人應當根據(jù)審查人的審查意見，決定合同的批準。

第三章

合同的履行

第十二條

合同依法簽訂后，即具有法律約束力。履行部門必須認真履行合同，確保信譽。

第十三條

對履行過程中對方當事人的違約行為，履行部門應當立即查明情況，認真、穩(wěn)妥地收集證據(jù)，及時、合理、準確地向?qū)Ψ教岢鏊髻r報告。

當我方接到對方當事人的索賠報告后，履行部門應當立即通知公司總經(jīng)辦，共同商定應對措施。

履行過程中一旦發(fā)生不可抗力和第三人干擾及意外事件，履行部門應立即通知對方當事人，查明原因，及時化解。并收集好相關證據(jù)。

第十四條

履行部門應對合同履行中發(fā)生的情況，建立臺賬，由相關責任人負責書面簽證、來往信函等資料的保管。

第十五條

合同履行過程中，確需簽訂補充協(xié)議或者變更、解除合同的，履行部門應當按照本管理制度第二章關于合同簽訂的程序辦理。

第十六條

合同履行完畢后，對所遺留的問題，履行部門應指定專人負責解決，并規(guī)定解決期限。在期限內(nèi)確定無法解決的，應當立即報告公司領導，由公司領導指定有關部門配合解決，并提出具體方案。第四章

合同文本領用及歸檔管理

第十七條

銷售合同的領用到內(nèi)勤助理處登記領用，每個銷售員一次最多領用三份合同，合同簽訂后交還內(nèi)勤助理處登記歸檔。領用一周內(nèi)沒簽完的銷售合同也要按時歸還內(nèi)勤助理處。簽訂好的合同內(nèi)勤助理按時交回財務入賬。銷售合同以外的合同由簽訂人走財務、總經(jīng)辦審批流程后交回財務歸檔。第十八條

合同履行完畢后，履行部門應將與合同有關的補充協(xié)議、會議紀要、傳真、電話記錄、簽證、索賠報告、合同臺賬等全部資料及時移交公司財務部。

第十九條

公司財務部應當做好合同文本及相關資料的歸檔工作。第五章

責任與獎懲

第二十條

對嚴重損害公司利益的下列行為，公司將追究有關人員的責任，并要求其承擔全部損失：

1、在合同簽訂、履行過程中收受賄賂，與他人惡意串通，出賣公司利益；

2、在合同簽訂、履行過程中，嚴重玩忽職守，導致公司遭受巨大經(jīng)濟損失；3、在簽訂合同中，簽訂人由于自己的原因造成無效合同的每處罰款100元，因無效合同造成公司重大損失的，公司將追究相關責任人經(jīng)濟責任及法律責任。

4、其他故意違反本管理制度的行為。

第二十一條

對嚴重違反本管理制度行為，公司除給予有關人員紀律處分外，還可視情況要求其承擔所造成的部分損失。

第二十二條

公司職工均有權檢舉、揭發(fā)違反本管理制度、損害公司利益的行為。對于檢舉、揭發(fā)屬實的，公司除給予該職工一定物質(zhì)獎勵外還負責保密。

第二十三條

對于認真執(zhí)行本管