TLPM-WI751-KF01-04鑰匙管理作業(yè)指導(dǎo)書

文件名稱：鑰匙管理作業(yè)指導(dǎo)書版次：D文件編號(hào)：TLPM-WI751-KF01-04修改狀態(tài)：0編制姜黎黎審核楊朋輝批準(zhǔn)黃秀華1.0目的加強(qiáng)鑰匙管理，消除安全隱患。2.0范圍適用于公司各物業(yè)管理處。3.0職責(zé)由部門負(fù)責(zé)人指定人員負(fù)責(zé)鑰匙的接收、領(lǐng)用、保管和配制。4.0定義顧客鑰匙：包括顧客房屋鑰匙（含空置房）、因返修和居家服務(wù)、代理租售等由顧客委托代管的鑰匙。管理用鑰匙：除顧客鑰匙以外的所有鑰匙，包括辦公區(qū)域內(nèi)各種鑰匙、設(shè)備房、消防通道門鑰匙等。5.0方法和過程控制5.1管理用鑰匙的更換、配制5.1.1部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理用鑰匙的配制、更換、保管工作。5.1.2任何人未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人許可不得私自配制鑰匙，若因工作需要配制時(shí)，須由鑰匙管理員填寫《鑰匙配制申請(qǐng)表》，報(bào)部門負(fù)責(zé)人同意后方可配制。5.1.3門鎖損壞或鑰匙丟失（包括一套鑰匙中丟失任何一把）需更換時(shí)，應(yīng)填寫《鑰匙配制申請(qǐng)表》，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批后予以更換，同時(shí)應(yīng)查明原因，如屬人為原因，應(yīng)追究責(zé)任。5.1.4重點(diǎn)部位門鎖的更換應(yīng)在24小時(shí)之內(nèi)完成（節(jié)假日時(shí)可口頭報(bào)部門負(fù)責(zé)人同意），所更換的鑰匙交鑰匙管理員在《管理用鑰匙清單》上予以登記。無論何種原因，如果存在外部人員、離職人員等可以用鑰匙進(jìn)出這些部位的情況，必須更換門鎖。5.2管理用鑰匙的保管5.2.1部門負(fù)責(zé)人指定專人對(duì)所有公共設(shè)施、管理用房、設(shè)備房鑰匙分類登記在《管理用鑰匙清單》。5.2.2鑰匙管理員負(fù)責(zé)將所有鑰匙分類加以標(biāo)識(shí)，并確保標(biāo)識(shí)清晰及持久性。5.2.3管理用鑰匙應(yīng)統(tǒng)一存放在部門行政人事部或控制中心的鑰匙柜內(nèi)，除員工因工作需要由其本人保管的鑰匙外，其它鑰匙必須統(tǒng)一保管。5.3管理用鑰匙的使用5.3.1因工作需要借用鑰匙，須填寫《鑰匙使用登記表》，領(lǐng)用人須簽字確認(rèn)并妥善保管，用后及時(shí)歸還，不得過夜。鑰匙管理員或當(dāng)值人員每天下班前應(yīng)清點(diǎn)鑰匙數(shù)量，發(fā)現(xiàn)鑰匙未歸還應(yīng)及時(shí)追回，如有異常應(yīng)在《鑰匙使用登記表》的“備注”欄中記錄。5.3.2鑰匙遺失須即刻報(bào)告部門負(fù)責(zé)人或鑰匙管理員，由部門負(fù)責(zé)人做出處理意見，鑰匙管理員在《鑰匙使用登記表》“備注”欄中說明。5.3.3部門人員調(diào)動(dòng)、離職，鑰匙管理員負(fù)責(zé)收回其持有的鑰匙，并將變更情況在《管理用鑰匙清單》上記錄。5.5.3.5倉(cāng)管員請(qǐng)假外出時(shí)需把倉(cāng)庫(kù)鑰匙交給部門負(fù)責(zé)人指定的人員，接收人須在《鑰匙使用登記表》上簽名確認(rèn)。5.4顧客鑰匙的管理5.4.1在房屋移交驗(yàn)收時(shí)，部門負(fù)責(zé)人指定專人接收所有房屋鑰匙，并在《顧客鑰匙/物品領(lǐng)用清單》中登記，原件交部門資料管理員永久保存；入伙時(shí)發(fā)放鑰匙須在《顧客鑰匙/物品領(lǐng)用清單》復(fù)印件上登記。5.4.2原則上物業(yè)管理處不提供代管鑰匙服務(wù)。5.4.35.4.4若需為顧客代管鑰匙，須填寫《顧客委托鑰匙登記表》，指定專人負(fù)責(zé)鑰匙的領(lǐng)、借、還等手續(xù)，借用不得過夜。顧客領(lǐng)回時(shí)均須在登記表中簽字確認(rèn)。5.4.5顧客的鑰匙任何人員不得配制，如須更換顧客門鎖必須由部門負(fù)責(zé)人與顧客溝通，獲得顧客書面同意方可更換。5.5物業(yè)管理處原則上不幫顧客開鎖，特殊情況須確認(rèn)顧客身份，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，在充分考慮法律風(fēng)險(xiǎn)后處理，事后必須提醒業(yè)主立即更換門鎖。6.0質(zhì)量記錄6.1TLPM-QR751-KF01-04-01《鑰匙配制申請(qǐng)表》6.2TLPM-QR751-KF01-04-02《顧客委托鑰匙登記表》6.3TLPM-QR751-KF01-04-03《管理