財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)和總帳系統(tǒng)

第3章財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)與總帳系統(tǒng)【學(xué)習(xí)目標(biāo)與要求】掌握財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)概念了解財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)流程掌握總帳子系統(tǒng)初始設(shè)置掌握憑證管理基本功效等等第1頁(yè)第一節(jié)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)概述一、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)（一）、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)基本概念

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)，是指財(cái)會(huì)人員經(jīng)過(guò)設(shè)置會(huì)計(jì)科目、填制憑證、復(fù)式記帳、編制財(cái)務(wù)報(bào)表等一系列方法，獲取企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、存放、匯總，以到達(dá)全方面、系統(tǒng)反應(yīng)企業(yè)人、財(cái)、物、供、產(chǎn)、銷等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)信息，并經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)匯報(bào)為投資人、債權(quán)人、經(jīng)營(yíng)管理者、政府部分提供財(cái)務(wù)匯報(bào)一系列核實(shí)工作第2頁(yè)第一節(jié)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)概述一、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)（一）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)基本概念財(cái)務(wù)匯報(bào)獲取經(jīng)營(yíng)活動(dòng)數(shù)據(jù)編制憑證復(fù)式記帳編制與提交匯報(bào)第3頁(yè)第一節(jié)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)概述一、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)（二）從價(jià)值管理視角了解財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)（三）從信息系統(tǒng)角度了解財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)1、數(shù)據(jù)采集2、數(shù)據(jù)加工3、匯報(bào)信息第4頁(yè)第一節(jié)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)概述二、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)基本特征（一）規(guī)范性強(qiáng)（二）綜合性強(qiáng)（三）集成性要求高（四）正確性要求高第5頁(yè)第一節(jié)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)概述二、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)風(fēng)險(xiǎn)分析

財(cái)務(wù)匯報(bào)不但僅是經(jīng)營(yíng)管理者使用，投資人、債權(quán)人、經(jīng)營(yíng)管理者、政府都是使用者，所以，正確、真實(shí)、有效是否影響很大，存在風(fēng)險(xiǎn)不言而喻第6頁(yè)第一節(jié)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)概述案例：顧雛軍案顧雛軍是格林柯?tīng)栂祫?chuàng)始人，旗下控制科龍電器等五家上市企業(yè)，善玩各種左手倒右手資本游戲。年1月登上了第二屆“胡潤(rùn)資本控制50強(qiáng)”榜首。年9月顧雛軍正式被捕，20因虛假注冊(cè)、挪用資金等罪一審獲判有期徒刑十年。第7頁(yè)第一節(jié)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)概述案例：（續(xù)）

顧雛軍曾于天津大學(xué)任教，是顧氏制冷劑創(chuàng)造者。曾任格林柯?tīng)柨萍伎毓捎邢奁髽I(yè)董事會(huì)主席、格林柯?tīng)栔评鋭ㄖ袊?guó)）有限企業(yè)董事長(zhǎng)、順德格林柯?tīng)柶髽I(yè)發(fā)展有限企業(yè)執(zhí)行董事、廣東科龍電器股份有限企業(yè)董事局主席和合肥美菱股份有限企業(yè)董事長(zhǎng)。

第8頁(yè)第一節(jié)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)概述案例：（續(xù)）

顧雛軍使用伎倆有：虛假銀行收付憑證虛假銀行存款賬簿統(tǒng)計(jì)虛假銀行對(duì)賬單隱瞞每筆資金轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出偽造企業(yè)印章，虛構(gòu)科龍銷售收入……編制虛假報(bào)表第9頁(yè)第一節(jié)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)概述所以，一個(gè)企業(yè)總賬系統(tǒng)運(yùn)行好與壞，就決定著財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)風(fēng)險(xiǎn)大與小，一個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)循環(huán)出現(xiàn)問(wèn)題，可能會(huì)造成企業(yè)巨大損失，而且會(huì)給整個(gè)資本市場(chǎng)帶來(lái)災(zāi)難第10頁(yè)第二節(jié)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)流程分析一、手工環(huán)境下賬務(wù)處理流程分析二、手工環(huán)境下賬務(wù)處理流程缺點(diǎn)（一）數(shù)據(jù)大量重復(fù)（二）信息提供不及時(shí)（三）準(zhǔn)確性差（四）工作強(qiáng)度大第11頁(yè)三、IT環(huán)境下帳務(wù)處理基本流程設(shè)計(jì)（一）帳務(wù)處理流程中主要角色1、業(yè)務(wù)人員2、憑證編制人員3、憑證審核人員4、記賬與結(jié)帳人員5、查詢與分析人員第二節(jié)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)流程分析第12頁(yè)三、IT環(huán)境下帳務(wù)處理基本流程設(shè)計(jì)（二）帳務(wù)處理流程P.63圖3－4（三）對(duì)“銀行對(duì)賬”加工深入細(xì)化P.64圖3－5第二節(jié)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)流程分析第13頁(yè)四、IT環(huán)境下和手工環(huán)境帳務(wù)處理異同分析1、數(shù)據(jù)處理起點(diǎn)與終點(diǎn)不一樣2、數(shù)據(jù)處理方式不一樣3、數(shù)據(jù)存放方式不一樣4、對(duì)賬方式不一樣5、會(huì)計(jì)資料查詢統(tǒng)計(jì)方式不一樣第二節(jié)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)流程分析第14頁(yè)一、總賬子系統(tǒng)目標(biāo)及時(shí)、準(zhǔn)確地采集和輸入各種憑證，確保進(jìn)入計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)及時(shí)、正確和全方面高效、正確完成記賬數(shù)據(jù)處理過(guò)程隨時(shí)輸出某個(gè)時(shí)期內(nèi)任意會(huì)計(jì)科目發(fā)生全部業(yè)務(wù)，隨時(shí)輸出各個(gè)期間各種帳表建立總賬子系統(tǒng)與其它子系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)及時(shí)傳遞與數(shù)據(jù)共享第三節(jié)總賬子系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)第15頁(yè)二、總賬子系統(tǒng)基本功效1、初始設(shè)置6、會(huì)計(jì)報(bào)表2、憑證處理7、輔助管理3、出納管理8、系統(tǒng)服務(wù)4、期末處理9、其它5、賬簿處理第三節(jié)總賬子系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)第16頁(yè)三、總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件與存放策略在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，帳、證、表是主要數(shù)據(jù)形式，在計(jì)算機(jī)存放器中都將用數(shù)據(jù)文件來(lái)加以存放這些數(shù)據(jù)文件又分三類：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件主數(shù)據(jù)文件暫時(shí)數(shù)據(jù)文件第三節(jié)總賬子系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)第17頁(yè)三、總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件與存放策略基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件：是賬套運(yùn)行基礎(chǔ)，普通在一次設(shè)定后更新極少，如科目文件、憑證類型文件、人員權(quán)限文件等第三節(jié)總賬子系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)第18頁(yè)三、總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件與存放策略主數(shù)據(jù)文件：是賬套運(yùn)行后產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)主要數(shù)據(jù)文件，必須長(zhǎng)久保留，如憑證文件。第三節(jié)總賬子系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)第19頁(yè)三、總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件與存放策略暫時(shí)數(shù)據(jù)文件：是賬套運(yùn)行后產(chǎn)生、在帳務(wù)處理結(jié)束之后不需要保留能夠刪除數(shù)據(jù)文件，如暫時(shí)憑證文件、銀行對(duì)賬文件第三節(jié)總賬子系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)第20頁(yè)三、總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件與存放策略數(shù)據(jù)存放策略實(shí)際上就是怎樣包括文件結(jié)構(gòu)，怎樣存放對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)，以及今后文件怎樣保留第三節(jié)總賬子系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)第21頁(yè)三、總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件與存儲(chǔ)策略如：會(huì)計(jì)科目文件這是一個(gè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件，關(guān)鍵是應(yīng)該在文件中設(shè)計(jì)多少字段，用以存儲(chǔ)科目相關(guān)信息第三節(jié)總賬子系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)第22頁(yè)三、總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件與存放策略如：會(huì)計(jì)科目文件每一個(gè)科目，除了基本屬性－－名稱、編碼、科目性質(zhì)，還有輔助屬性－－－項(xiàng)目核實(shí)、外幣核實(shí)等等第三節(jié)總賬子系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)第23頁(yè)三、總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件與存放策略所以，方案一：第三節(jié)總賬子系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)序號(hào)字段名稱說(shuō)明1科目編號(hào)如1001、100022科目名稱如銀行存款3科目類型如資產(chǎn)、負(fù)債4余額方向如借、貸第24頁(yè)三、總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件與存放策略方案二：序號(hào)字段名稱說(shuō)明1科目編號(hào)如1001、100022科目名稱如銀行存款3科目類型如資產(chǎn)、負(fù)債4科目級(jí)別如一級(jí)、二級(jí)5上級(jí)科目上機(jī)科目編碼6是否末級(jí)科目T或F7余額方向如借、貸第25頁(yè)三、總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件與存放策略方案三序號(hào)字段名稱說(shuō)明1科目編號(hào)如1001、100022科目名稱如銀行存款3科目類型如資產(chǎn)、負(fù)債4科目級(jí)別如一級(jí)、二級(jí)5上級(jí)科目上機(jī)科目編碼6是否末級(jí)科目T或F7輔助核實(shí)如部門核實(shí)、項(xiàng)目核實(shí)等8余額方向如借、貸第26頁(yè)三、總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件與存放策略又如：記賬憑證文件與會(huì)計(jì)科目不一樣是，記帳憑證數(shù)據(jù)文件設(shè)計(jì)時(shí)，主要考慮問(wèn)題是怎樣保留一張憑證第三節(jié)總賬子系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)第27頁(yè)三、總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件與存放策略第三節(jié)總賬子系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)第28頁(yè)三、總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件與存放策略我們看到，每一張記賬憑證包括到借貸科目數(shù)量是不一樣，那么數(shù)據(jù)文件中需要設(shè)定幾個(gè)借方、幾個(gè)貸方呢？第三節(jié)總賬子系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)第29頁(yè)三、總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件與存放策略實(shí)際上，我們往往采取“以不變應(yīng)萬(wàn)變”存放策略，就是每一張憑證都拆成一借一貸關(guān)系這么，數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)就輕易確定了：第三節(jié)總賬子系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)第30頁(yè)記賬憑證文件：第三節(jié)總賬子系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)序號(hào)項(xiàng)目說(shuō)明1憑證類別如“收款”2憑證號(hào)如“11”3日期如“－12－15”4摘要如“提現(xiàn)金”5科目編碼如“1001”6借貸標(biāo)志借或貸7金額8附件9錄入輸入員名10審核審核員名11記賬記帳員名第31頁(yè)三、總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件與存放策略另外：記賬憑證是主文件，數(shù)據(jù)需要長(zhǎng)久保留，而長(zhǎng)久保留時(shí)主要是針對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，所以，上述文件結(jié)構(gòu)普通適應(yīng)于暫時(shí)憑證文件，作為長(zhǎng)久保留數(shù)據(jù)能夠適當(dāng)刪減第三節(jié)總賬子系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)第32頁(yè)一、賬套設(shè)置二、會(huì)計(jì)科目體系設(shè)計(jì)與初始設(shè)置1、會(huì)計(jì)科目編碼設(shè)計(jì)必要性

便于反應(yīng)會(huì)計(jì)科目標(biāo)邏輯關(guān)系保持會(huì)計(jì)科目標(biāo)唯一性便于計(jì)算機(jī)處理和分類節(jié)約存放空間提升處理速度第四節(jié)總賬子系統(tǒng)初始設(shè)置