企業(yè)紅頭文件標準格式公文必備

XXXXX公司公文格式說明：本紙質(zhì)公文格式樣本共8頁，按照國家標準GB/T9704—1999并結(jié)合公司實際情況制定。

I發(fā)文機構(gòu)：宋體，字號不限， 密級、緊急程度： 公司B密★一年該頁為下行文該頁為下行文及平行文首頁XXXXX管理有限公司文件簽發(fā)人：XXX簽發(fā)人：XXX物業(yè)乂乂字〔2004〕XX號關(guān)于XXXXX的通知（批復、函）一|標題：小二宋體加粗XX公司:XX公司:主送單位：小三黑體XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX正文：小三仿宋XXXXXXXXX正文：小三仿宋XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXoXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXo該頁為上行文首頁格公司B密★一年特急XXXXX管理有限公司文件物業(yè)乂乂字〔2004物業(yè)乂乂字〔2004〕XX號簽發(fā)人：XXXXXX關(guān)于XXX的請示XX公司：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXoxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx該頁為單一機該頁為單一機構(gòu)行文附件：1>xxxxx二OO二OO三年X月X日（聯(lián)系人：XXX，電話：XX）聯(lián)系人：只在上行文中標注聯(lián)系人：只在上行文中標注xxxxxxxxxxxxxx該頁為兩機構(gòu)行文末附件：1、XXXXXXXX2>xxxxxxxx二OO三年X月X日主題詞：XXXX抄報：抄送：xxxxxxxxxxxxxx該頁為多機構(gòu)行文末附件：1>xxxxxxxx該頁為多機構(gòu)行文末附件：1>xxxxxxxx2 >xxxxxxxxXX公司XX公司XX公司XX公司XX公司二OO三年X月X日主題詞： XXXX抄報：抄送：時間：2004年XX月XX日上午9:30地點:XXXXXX主持人：xxx（姓名加職務(wù)）參加人：XXX、XXX（辦公會正式成員，未出席的應(yīng)注明原因）列席：XXX、XXX、XXX記錄：XXX議題：一、XXXXXX二、XXXXXX紀要： ——議題：小三仿宋加粗一、XXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。主題詞：XXXXXXX、XXXXXX、XXXXXX、XXX（“一”抄XXX, “二”抄XXX）

xxxxx管理有限公司內(nèi)部信息第3期（總第十二期）/發(fā)文部門、時間等：三號仿宋 ]\xxxxx綜合管理部 二OO四年十月八日標題：小二宋體加粗xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx正文：小三仿宋xxxxxxxxx正文：小三仿宋xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。主送：報送:發(fā)文機構(gòu)：小一楷體，字符間距標準發(fā)文機構(gòu)：小一楷體，字符間距標準xxxxx管理有限公司XXXXXXt限責任公司 /紀要類別：小初黑體，文件XX字【20XX】XX號關(guān)于下發(fā)xxxx的通知各單位：正 文xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。附件：1.xxxxxxx2.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx公司 二Oxx年x月xx日主題詞： xxxxxxxxx抄送：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx公司 二Oxx年x月xx0印 共印x份一、紅頭文件的制作及標準1、進行頁面設(shè)置選擇“文件”一一“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽，上： 3.7厘米下：3.5厘米左：8厘米右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”，在該選項前打“V”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”； “字號”設(shè)置成“三號”， 單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設(shè)置成“28”個字符；“每頁”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。2、 插入頁號選擇“插入”一一“頁碼”，“位置”設(shè)置為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線；并將頁碼字號設(shè)置成“四號”；字體任意；奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個漢字，偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個漢字。3、 發(fā)文機關(guān)標識制作選擇“插入”一一“文本框”一一“橫排”菜單項，鼠標將會變成“+”，在Word2000版面上單擊鼠標左鍵，出現(xiàn)一個文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關(guān)標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵一一“設(shè)置文本框格式”，在這里來設(shè)置紅頭的屬性。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm;寬度設(shè)置成“15.5cm。注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”；垂直對齊： “絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”， “下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm――平行文標準，“8.Ocm” 上行文標準， 注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。 然后單擊“確選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標宋簡體”，字號根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為 155mm高為20mm距上25mm的紅頭制作完成。4、紅線制作首先將“視圖”一一“工具欄”一一“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的 Shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”；“虛實”設(shè)置為“實線”；“粗線”設(shè)置為“2. 25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15.5cm。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”，垂直對

齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“ 7cm――平行文標準，“13.5cm”上行文標準，注：用戶可根據(jù)實際情況進行調(diào)節(jié)。單擊確定。5、文號制作平行文文號：文號一一三號仿宋、居中顯示。上行文文號：文號三號仿宋字體、左空一個字的距離；簽發(fā)人三號仿宋字體；簽發(fā)人姓名一一三號楷體、右空一個字的距離。注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”一一“符號”――“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。6主題詞制作選擇“表格”一一“插入”一一“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵一一表格屬性一一“表格”附簽，“對齊方式”設(shè)置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內(nèi)容：主題詞用三號黑體；主題詞詞目用三號小標宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。7、保存成模板文件單擊“文件”一一“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板( *.dot)”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑(一般不做，默認即要對該模板進行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板,可)。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進行公文正文的排版。要對該模板進行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板,方法是：選擇“文件”一一“打開”，找到相應(yīng)的模板路徑，若模板保存時按系統(tǒng)默認設(shè)置的，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進行修改。二、 公文正文排版?依據(jù)模板建立新公文：選擇“文件”一一“新建”一一“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。?制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復制進來，但必須遵循以下國家標準：標題一一二號小標宋字體，居中顯示； 主送機關(guān)一一三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式；正文三號仿宋字體；成文日期一一三號仿宋字體，右空四個字的距離，“O”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母 O'或“數(shù)字0”代替。文號、簽發(fā)人、主題詞一一按照模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。三、 用Word制作電子公章1、 圖章輪廓選擇“插入一圖片一自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下 Sfift鍵在文檔中拖出一個圓， 設(shè)置為“無填充色”， 線條寬度為2磅，顏色為紅色,“疊放次序”為“最底層”。2、 編輯文字在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號，然后用藝術(shù)字周圍的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫好的圓內(nèi)，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準確的位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。3、插入五角星在“自選圖形一星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫出一個大小適合的五角星，并設(shè)置成紅色，移動到圓中合適的位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標右鍵，選擇“組合”，一個公章就制作出來了，要用時復制一個到目標處，是不是很正規(guī)??！但是，用Word制作電子公章可以用在一般的文檔中，但如果是正式的行文，則要求公章有防偽功能，別人不能仿制，這時候，我們可以用辦公之星來制作可以防偽的電子公章。?制作可以防偽的電子公章在辦公之星中，制作公章就簡單得多，直接在“插入—印章—圓形印章”中即可加入印章。在對話框中設(shè)置好印章的參數(shù)時，在文本中就可以看到印章的情況。特別的是，軟件對生成的印章有對應(yīng)的數(shù)字防偽標識，你還可以給印章設(shè)置密碼來進行保護，防止非授權(quán)的編輯。當要查看印章的真?zhèn)位驅(qū)τ≌逻M行修改、復制時，可以右擊印章，出現(xiàn)“印章密碼”對話框，要求輸入正確的密碼，同時顯示印章的數(shù)字防偽標識（在此可以驗證印章的真?zhèn)危?。其實，如果要進行網(wǎng)上發(fā)文件，可以先在辦公之星中制作出一個標準的電子印章后，復制到Word中，保存后，就可以經(jīng)常調(diào)用了。?如何設(shè)置文檔、文字、圖片“不打印”1、 打開選項2、視圖 格式標記 （勾選）隱藏文字4、 確定5、 在文檔打印任何文字，或是插入文本框，在文本框內(nèi)輸入文字。①選擇你不想打印的文字，②CTRL+D（字體），③在效果欄――隱藏文字（勾選）——確定此時