物資入庫管理制度

物資入庫管理制度一、總則為更好地發(fā)揮倉庫對物資的調配功能，規(guī)范倉庫的管理程序，促進其各項工作科學、安全、高效、有序、合理的運作，確保作業(yè)合理化，特制定本制度。二、入庫管理（一） 物資請購量管控計劃內請購：（1） 各使用部門根據(jù)下月物資需求，查看系統(tǒng)庫存，結合采購在途量，評估流轉速率。在每月底前編制本部門的下月物資采購計劃，以貼近切實需求進行請購。（2） 常規(guī)物資請購由倉庫主導，根據(jù)月平均使用量、采購周期編制常規(guī)物資備庫標準（部分專業(yè)使用物資若需擴展到常規(guī)物資標準中，由對應部門編制備庫標準）。（3） 倉庫每月結合常規(guī)物資備庫標準及庫存余量編制常規(guī)物資采購計劃；每季度對常規(guī)物資備庫標準根據(jù)上季度的周轉情況做調整。計劃外請購：各部門計劃外請購根據(jù)公司相關采購管理流程要求編制計劃外請購單，并由采購部門納入考核。各部門申請物資量過大或請購后長期未使用，造成呆滯三個月以上庫存資金，超過部門呆滯庫存資金最大控制量部分，倉庫與財務提出部門批評項，扣分標準為每超過部門呆滯庫存資金最大控制量10%扣部門績效2分。（二） 到貨前準備到貨通知，采購員接到供應商的送貨通知后，提前一天將到貨批次、到貨品種、到貨數(shù)量等有效信息通知倉庫管理員。倉庫管理員根據(jù)到貨信息提前做好到貨接收準備工作，根據(jù)物資性質整理庫存預留存儲空間。貨位整理要求按品種整合零散存貨點，按先進先出的原則把老庫存移至儲存前方，留出足夠空間，并在整理貨位的過程中清理貨架衛(wèi)生，保持倉儲空間整潔干凈。（三） 到貨驗收采購員接到供應商的具體送貨到達時間后，通知倉庫管理員。物資送達倉庫后送貨員將貨物整齊堆放到分揀區(qū)，倉庫管理員與采購員、送貨員共同確定送貨數(shù)量及包裝是否完好，來貨物資以采購部門的采購訂單為收貨依據(jù)，并在《送貨單》上進行簽字，將待驗收貨物拆裝擺放至各庫分揀區(qū)后整理、歸類擺放，方便驗收。常規(guī)物資由倉庫管理員按照《采購訂單》和供應商《送貨單》等憑證對來貨進行驗收，核對到貨物資的名稱、型號、規(guī)格和數(shù)量，一般物資應隨到隨驗，及時收料，大宗物資的驗收時間不超過三日；對于精品word完整版-行業(yè)資料分享成套設備應以出廠說明書所列內容驗收；特殊設備和技術要求高的備品，由技術部門、請購人員、采購人員和倉庫管理員共同驗收。倉庫管理員對照《采購訂單》數(shù)量，清點實際送貨數(shù)量。物資入庫前，倉庫管理員必須對照貨物與《采購訂單》、《送貨單》所列的型號、數(shù)量或規(guī)格是否相符，嚴格檢查物資的質量、數(shù)量、品種、保質期、外包裝等；如發(fā)現(xiàn)型號、數(shù)量、規(guī)格不符及包裝破損的，應做好相應記錄，以下情況不得入庫：（1） 來貨物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量與采購訂單不符；（2） 未附產(chǎn)品合格證、化驗單和技術資料等；（3） 表面檢查發(fā)現(xiàn)損壞、滲漏、銹蝕或附件不全；（4） 商品質量低劣、殘次；食品接近或超過保鮮期、變質；物資包裝破損嚴重，或者存在其他存放安全問題；（5） 無采購訂單且不在采購計劃內；（6） 定制不符合要求。對于驗收結果不符合標準的物資，及時通知采購聯(lián)系進行退、換貨工作。（四） 到貨入庫驗收合格，倉庫管理員將《采購訂單》在XXXX中生成《采購入庫單》，打印并簽字辦理入庫手續(xù)，做到帳、貨相符。《采購入庫單》入庫單一式四聯(lián)，“黃聯(lián)”交給供貨商，“藍聯(lián)”交采購結算使用，“紅聯(lián)”交財務入賬，“白聯(lián)”留存，月底裝訂存檔。倉庫管理員根據(jù)系統(tǒng)生成的對應物資條碼，對需要貼條碼的物資進行貼條貼防盜磁工作。遇破損和數(shù)目有差異的物資統(tǒng)一整理歸類，告知采購員聯(lián)系供應商退換補發(fā)，合格物資根據(jù)物資屬性分類、分數(shù)目裝箱、裝袋上架，并填寫物資查存卡。食品、餐飲庫物資要建立健全物資查存卡，寫明物資到貨期，生產(chǎn)日期，保質期等信息。入庫完畢，倉庫管理員通知各部門申領物資。如遇緊急采購事項必須進行庫外現(xiàn)場接收，根據(jù)以下內容進行：（1） 采購員接到供應商的送貨通知后，根據(jù)《采購訂單》編制《現(xiàn)場使用接收單》，并通知倉庫管理員、請購人員或使用人現(xiàn)場驗收，如驗收需技術支持則通知相關技術部門，驗收人員在《現(xiàn)場使用接收單》上簽字確認。相關技術部門根據(jù)分管物資的特性，檢驗采購物資質量是否合格，并在《現(xiàn)場使用接收單》上簽字確認。（2） 庫外現(xiàn)場收貨物資在驗收后由采購管理員提交《采購訂單》、倉庫管理員根據(jù)《現(xiàn)場使用接收單》、《采購訂單》生成《入庫單》，打印并簽字辦理入庫手續(xù)，保證賬實一致。若倉庫管理員因工作失誤，出現(xiàn)貨物與單據(jù)不符等問題所造成的經(jīng)濟損失由倉庫管理員承擔。（五） 貨物存放保管存貨的儲存保管，原則上應根據(jù)物資的屬性、特點和用途規(guī)劃設置倉庫，并根據(jù)倉庫構造劃區(qū)分工，合理、有效地使用倉庫面積，存放時應考慮其忌光、忌熱、防潮等因素，妥善存放。倉庫管理員對所經(jīng)管的物資，以有利于先進先出的作業(yè)原則分別決定儲存方式及位置。凡周轉量大的物資用落地堆放方式，周轉量小的用貨架存放方式。落地堆放以分類和規(guī)格的次序排列，推行五五堆放，做到過目見數(shù)，貨號明顯，成行成列，整齊化一。上架的以分類號定位編號。物資分區(qū)、分類碼放，庫內進出道要暢通，便于物資出入，保證整齊有序。堆碼原則及要求如下：（1） 保證貨物不變形，且能確保人員、貨物及設備的作業(yè)安全。（2） 方便管理人員收發(fā)、盤點和維護，便于裝卸搬運作業(yè)。（3） 輕啟輕放，大不壓小，重不壓輕；標志直觀清晰，標簽朝外；應包裝完好，標志清楚。（4） 四角落實，整齊穩(wěn)當；通道寬度適當，方便作業(yè)。（5） 對不同品種、規(guī)格型號、批次及不同生產(chǎn)企業(yè)的貨物分開堆碼。碼垛間距為10公分。為保證“先進先出”的方便,要按進貨先后的順序堆碼。對于貨物入庫，倉庫管理員安排入庫物資的貨位，監(jiān)督入庫物資的搬運工作，并按照《采購入庫單》編制查存卡，記錄該貨位物資的品名、規(guī)格型號及數(shù)量到貨期等信息。三、領用出庫及存貨調撥管理倉庫管理員有責任在物資到貨入庫后第一時間通知請購人，按照“先進先出”，“有據(jù)可依”的原則出庫，避免物資無故滯留積壓，阻礙周轉率的提高，降低資金利用率。（一） 領用出庫各部門在XXXX提交《出庫申請單》寫明領用存貨名稱、數(shù)量、出庫類型，并提交部門審批。倉庫管理員根據(jù)審核后的《出庫申請單》，生成《材料出庫單》。倉庫管理員按先進先出原則清點物資，雙方共同核對數(shù)量，驗收無誤后分別在《材料出庫單》上簽字，辦理物資出庫手續(xù)?！恫牧铣鰩靻巍芬皇剿穆?lián)，第一聯(lián)倉庫留存，第二聯(lián)交財務部作為倉庫明細賬的記賬憑證，第三聯(lián)使用部門留存，第四聯(lián)配送留存。（二） 商品調撥各部門在XXXX提交轉庫申請，寫明領用商品名稱、數(shù)量、出庫類型、出庫倉、轉入倉，提交倉庫管理員審批。倉庫管理員根據(jù)庫存情況以及發(fā)貨標準審核轉庫申請，系統(tǒng)生成《調撥出庫單》并打印單據(jù)，憑單據(jù)備清商品，倉庫配送員攜帶《調撥出庫單》配送至需求商業(yè)點，雙方在《調撥出庫單》上簽字確認。各倉庫管理員有義務保證商品周轉品質，對整箱出庫商品，統(tǒng)計商品整箱包裝數(shù)，通知調撥負責人，避免零散發(fā)貨及因商品外包裝在配送過程中積壓碰傷，影響售賣。各庫管員、配送員在依據(jù)單據(jù)備料發(fā)貨時，嚴格按照五核對原則進行，一對“商品名稱”二對“商品編碼”、三對“商品條碼”，四對“發(fā)料數(shù)量”，五對“收貨倉”，做到無錯單，無錯品，保質保量的完成每一單配送任務，形成對商品備料過程的控制。在物資發(fā)料過程中，倉庫管理員與配送員對接，在備好商品、核對好《調撥出庫單》后，配送員在出庫單上簽字確認接收；到達送貨地點與收貨人員核對商品規(guī)格數(shù)量后，各收貨員簽字確認收貨，以加強商品發(fā)貨對接管控工作。門店如商品過季、退換貨原因調貨回總倉庫，《調撥出庫單》審批完后根據(jù)倉庫規(guī)定時間統(tǒng)一調回。精品word完整版-行業(yè)資料分享食品餐飲庫物資保質期分類建檔，根據(jù)入庫時填制的查存卡信息，實時排查有無臨近保質期物資。具體標準參照《臨近保質期食品管理制度》。（三） 出庫賬務處理凡貨物的出庫，必須有《材料出庫單》方可進行出庫操作。領用申請審批過程如遇審批人因出差或其他情況無法進行審批時，審批權限應臨時授權他人，以免影響貨物領用。倉庫管理員月底將《材料出庫單》及其他出庫單的財務聯(lián)傳遞至財務部。（四） 借調管理倉庫物資借調必須填寫《物資借調申請單》，經(jīng)部門經(jīng)理以上審批，并在規(guī)定時間內歸還。外借時間在3天以內的物資由部門經(jīng)理審批；7天以內由分管領導審批，7天及以上由總經(jīng)理審批。外借物資的遺失、損耗或報廢由經(jīng)辦人負責。借調出庫必須由經(jīng)辦人與倉庫管理員共同清點所借物資，確定物資完好無誤后領用。歸還時由倉管員核查所借物資完好后進行單據(jù)核銷。借用人因崗位調動或離職時，必須歸還所借物資，借用物資的正常損耗或報廢應及時辦理出庫手續(xù)。倉庫對借用物資建立結用臺賬，對超出借用期限的物資，倉庫必須及時催辦，催辦還未歸還的由倉庫上報批評項，由人力資源部作相應處罰。四、存貨盤點管理（一） 盤點計劃制訂與審批公司每月末結賬前，對所有存貨進行盤點。如遇倉庫相關人員離職或調動等特殊事項時，由交接人及時進行存貨交接及盤點。每月底由財務部會計編制《盤點計劃》，確定盤點的時間、范圍、方法、盤點人員、盤點順序、注意事項等，經(jīng)財務部經(jīng)理審核確認后即可執(zhí)行。（二） 盤點前準備盤點前，倉庫管理員將所有出入庫及調撥單據(jù)錄入XXXX，保證所有單據(jù)進行系統(tǒng)錄入處理。一旦進入盤點，盤點記賬前不允許商品入庫、返庫、調撥等所有能夠更新庫存的系統(tǒng)操作。盤點前要進行必要的物資整理，同一類別的物資存放在同一個區(qū)域內，按規(guī)律有序堆放，歸類到相對應的編號貨架，以便于盤點，保證商品盤點數(shù)據(jù)的準確性。（三） 執(zhí)行盤點盤點時停止系統(tǒng)進出庫操作后，倉庫管理員在系統(tǒng)制成《盤點單》。盤點人員進行盤點，核對存貨名稱、規(guī)格型號、存放地點和使用狀態(tài)等，記錄實盤數(shù)量，并在《盤點單》上進行標注，注明損壞不能使用的存貨。盤點完成后，參與盤點人員在《盤點單》上簽字，并對其中丟失、損毀存貨、盤盈存貨查明原因，落實責任人并在盤點表“備注”欄內說明。（四）盤點差異的處理精品word完整版-行業(yè)資料分享倉庫主管對發(fā)生的存貨盤盈、盤虧或損毀分析原因，分清責任，照價進行賠償，妥善處理。五、存貨報損及退貨管理倉庫存貨損耗統(tǒng)一每月報損一次。月末倉庫管理員集中檢查清理存貨，對損壞物資整理并填制紙質《倉庫存貨報損處理申請表》，經(jīng)采購員現(xiàn)場檢查后，確認實際報損部分以及可退換給供應商部分。經(jīng)采購員確認的報損部分，由倉庫管理員編制系統(tǒng)報損申請單，經(jīng)采購員和財務部會計審批后，由申請部門經(jīng)理、分管領導、總經(jīng)理按權限逐級審批。已確認報損的存貨分類整理，每月集中進行處理。《倉庫存貨報損處理申請表》根據(jù)其金額大小審批程序如下：單據(jù)參考成本總價200元以下，報損由申請部門經(jīng)理審批；單據(jù)參考成本總價500元以下，報損由申請部門經(jīng)理和分管副總經(jīng)理審批；單據(jù)參考成本總價500元以上，報損由部門經(jīng)理、分管副總、景區(qū)總經(jīng)理逐級審批。報廢存貨如有變賣價值，由倉庫管理員填寫《報廢物資處理申請表》，經(jīng)經(jīng)XXXX、計劃財務部、相關技術部門鑒定、總經(jīng)理室確定處置辦法后，屬固定資產(chǎn)由公司資產(chǎn)管理員集中變賣處置；其他物資由倉庫集中變賣處置。預計回收價值1萬元以上，應提供三家以上比價回收報價，經(jīng)公司資產(chǎn)管理員起草合同或協(xié)議，按合同審批流程辦理。處置后，財務部會計根據(jù)審核后的《物資報廢處理申請表》、合同等有效憑據(jù)進行賬務處理。若已辦報廢且無變賣價值，由倉庫管理員對報廢物資整理并填制紙質《物資報廢處理申請表》，經(jīng)部門、財務現(xiàn)場檢查后，確認報廢后辦理報廢手續(xù)。由倉庫落實拆損、銷毀處