關于解決工作效率低下的8個原則

關于解決工作效率低下的8個原則原則1首先形成整體印象要想提升工作速度，首先對于該項工作必須有整體印象。所謂整體印象是指最終的成果是什么、為了取得最終的成果需要考慮怎么樣的要素、需要按照怎么樣的步驟和順序才能取得成果、從什么地方著手才最有效等綜合因素。以我在工作中做一個PPT為例：誰是閱讀對象，要制作多少頁的PPT，PPT的目的是什么，PPT的整體結構是怎么樣的，PPT的目錄是怎么樣，在PPT的每一頁中要安排怎么樣的內容，在這些內容中又要放入哪些細節(jié)，一旦清楚把握了工作的整天面貌，在每個環(huán)節(jié)中所要花費的時間和注意事項便會一目了然。將工作的整體框架清楚把握后，務必明確地向上司說明，并盡量避免語言上的誤解。哪怕只是很短的時間，在對話過程中也要反復向上司確認。唯有這樣做，雙方才能放心，上司對自己的信賴度也會有所提原則2工作不要過于細致為了盡快推進工作，不應該過于細致。當然細致本身是件好事，但重要的是“不要過于細致”。當然真正重要的核心部分的工作必須認真細致地完成，但是其他的部分如果也按照同樣的細致程度來緩慢推進的話，那么不管有多少時間都是不夠的。工作本身并不是以細致完成為最終目的，它終究要以做出某項成果為目的。為了做出成果，我們才需要某種程度的細致，只需要滿足這個條件就夠了，“細致”卻絕對不是一個必要的前提。當時間非常充分，而且人手也很充足的情況下，有時候人們也會過于細致地完成某項工作。顧客對于這樣的細致也確實是贊不絕口的。但是現(xiàn)實生活中，有的顧客希望盡早拿到成果，或者顧客本身的利益與細致無關，所以對細致與否不太重視的情況也非常常見。原則3掌握工作的要領要想提升工作速度，掌握工作的要領是一種有效手段。所謂掌握工作的要領是指，把握完成工作所必須的要點，在減少時間浪費的同時推進工作。例如，我在設計過程中，如果我掌握了這個設計的理念，至少我這個設計最終是能做出實際的產品，那我就在公司的前期投入包括人力，物力，和財力上我心里就減輕了很大的負擔。因為掌握了要點，所以心情相對比較輕松，把握了工作各要素的整體平衡。原則4形成良性循環(huán)所謂良性循環(huán)是指在推進工作的時候，工作本身朝著良好的方向自然發(fā)展的狀況，另外，周圍的相關人士不斷協(xié)助自己，各種各樣的好事也會接踵而至。第一點，良性循環(huán)只會在互相信賴的團隊成員和伙伴之間形成。重視團隊和成員，重視彼此之間的溝通，這樣才能使業(yè)務良性發(fā)展。第二點，一旦形成了良性循環(huán)，則應當讓良性循環(huán)進一步加速朝著更好的方向發(fā)展。第三點，實際上我們也不應當過于主動地促進良性循環(huán)的形成。良性循環(huán)就如同在初春撒下的許多種子，用不了多久就會自然地萌芽。原則5對改善本身做改善任何人，在任何工作中，都希望通過一些改善方法來更加有效地推進工作。例如，我在希望提升工作速度的時候，我第一次做一個全新的設計需要一個星期，那我第二次做類似的設計的時候，我可以做一些模板，在下次做設計的時候，可以調用模板，就可以節(jié)省了一部分時間?！读忝牍ぷ鳌返淖髡叱嘤鹦鄱嬖V我們，反復做類似改善的人，和幾乎什么都不思考，只是按部就班、一成不變地完成工作的人之間，確實存在很大差別。我們每個月都會寫下自己在工作中的成功和失敗經驗，給大家做參考，為了避免大家犯類似的錯誤，成功的經驗就可以借鑒。不懈的做某種特別的改善，工作速度便會不斷提升，工作質量也會相應提高，還能形成從整體上來判斷事物的意識。通過與眾不同的努力，積少成多，漸漸地就會產生巨大的差異。原則6凡是提前怎么樣做才能提前完成工作呢?以下列舉一些要點：1，首先要掌握工作的整體流程2.終止多余的工作和不必要、不緊急的工作。如果能夠委托給他人，就徹底委托給他人3.專注于只有自己才能完成的工作，先把這些工作做好4.一旦時間開始變得比較寬裕，就一點一點地提前完成其他工作5.以3~6個月為基礎，對工作整體的安排做一次較大的調整首先，如果有什么不明白的地方，就應該坦誠地向上司或前輩詢問。其次，對于多余的工作和不必要、不緊急的工作必須做出調整。一旦清楚掌握了工作的整天流程，便能輕易地做出判斷。有人會有“工作就是為了獲取工資，就是為了生活”這樣的想法。雖然這樣的想法本身也是理所當然的，但是有這種想法的人始終無法提前完成，最終工作速度得不到提升?！叭刻崆啊辈⒉皇侵敢恢惫ぷ鞯节s最后一班地鐵，也不是指通宵達旦地工作。在自己能夠接受的有限時間內全力完成工作。這樣才能讓自己真正地放松，才能讓自己重拾自信，才能讓身體分泌上腺素，才能讓思維更加活躍，發(fā)揮出真正的實力。原則7凡是先行一步凡是先行一步是指“比別人先行思考當前行的方向”“比別人先行調查的信息”“主動設定會議內容”，換句話說，在別人注意到問題并采取行動之前，你不知不覺間就已經進入先行一步的狀態(tài)。哪怕只是比別人先行半步也好。你只需要比別人稍微早一些采取行動，便能充分地發(fā)揮出領導能力。因為在任何情況下，人們總是愿意追隨那些比自己先踏出一步的人。人們會向你請教經驗，你也能獲取不少新的信息，在這樣的狀態(tài)下更容易找準最佳方案，還能進一步發(fā)揮自己的領導能力。原則8盡量避免返工在工作中，返工的情形也是時有發(fā)生的。花費了不少時間，工作有了較大進展的時候，突然意識到制作資料的方向是錯誤的，這樣的事情很常見。雖然這些情況是無法完全避免的，但我們仍然希望能夠盡量避免發(fā)生。返工不僅花費多余的時間，還會導致團隊的士氣大幅下降，讓工作重新回到正軌也并不容易。一旦發(fā)生了返工的情形，有時候還會不斷拖慢進度，甚至到最后也無法挽回已經產生的損失。那怎么做才能避免這樣的返工呢?如果是初次接手某項工作，則應該先向周圍有經驗的同事多多請教，理解工作的整體流程，確認好哪個部分會容易出現(xiàn)遺漏。此外，凡事開頭難，如果自己沒有什么自信的話，那么頻繁地向上司或前輩員工確認也是很重要的。在腦中設想成功完成工作的流程，并且反復思考，一旦發(fā)生了偏差就可以馬上注意到。如果上司或前輩員工在身邊，應當立刻告知對方各種不良傾向，用最快的速度采取挽救;如果身邊沒有這樣的人，那就應該用領導者的意識來迅速解決。因為返工的時間越晚，讓工作重新走上正軌就會花費越多的時間，所以必須意志堅定。以上就是在這本《零秒工作》書中作者赤羽雄二告訴我們的提升工作速度的八個原則，掌握這些原則后，我們知道，如果工作速度提升以后，心中便會充滿干勁，這是因為：1.工作速度提升后，就能做好各種事前準備，能夠更有效率地解決問題。2.工作速度提升后，就能更輕松地準確把握住顧客真實的需求，采取對策的進度也會得到提高。3.工作速度提升后，即使出現(xiàn)了一些小錯誤也能迅速糾正。因