Echange郵件系統(tǒng)用戶手冊

一、電子郵件系統(tǒng)概述電子郵件系統(tǒng)，用于在中鐵快運總部和下屬各單位傳送文件、信息、通知、報告，并作為關(guān)心辦公工具。電子郵件系統(tǒng)承受微軟的Exchange2003ServerExchange2003Server是專為Windows2003Server設(shè)計的效勞器應(yīng)用程序，它具有增加的牢靠性、可擴(kuò)展性和Exchange2003Server是牢靠的、可擴(kuò)展的和可治理的體系構(gòu)造。客戶端承受掃瞄器，為實時協(xié)作用戶供給了一個全都性的用戶界面。二、使用電子郵件系統(tǒng)“電子郵件”，會提示輸入用戶〔假設(shè)用戶還沒有在郵件系統(tǒng)申請用戶，請向有關(guān)部門提交申請〕如圖：郵件系統(tǒng)的主頁面如圖：郵箱工具欄:導(dǎo)航窗格：位于主窗口旁邊的導(dǎo)航窗格，供給對郵件和聯(lián)系人的一鍵單擊訪問?？梢允褂脤?dǎo)航窗格來治理郵件文件夾、日歷、聯(lián)系人等。如下表工具欄功能概述工具項視圖工具項視圖說明默認(rèn)電子郵件文件夾，包括“日歷”、“聯(lián)系人”、“已刪除郵件”、“草稿”、“收件箱”、“垃圾郵件”、“日記”、“便箋”、“發(fā)件箱”、“已發(fā)送郵件”和“任務(wù)”?！笆占洹迸赃叺睦ㄌ栔袑@示收件箱中的郵件數(shù)目。?？梢詣?chuàng)立和跟蹤約會，并可組織和安排與合作者的會〔。聯(lián)系人文件夾用于存儲那些常常保持通信聯(lián)系的個人將文件〔如MicrosoftWord文檔〕附加到聯(lián)系人以將相關(guān)信息保存在一起。任務(wù)指需要跟蹤完成的與個人或工作相關(guān)的事務(wù)。任可以基于您標(biāo)記的任務(wù)完成日期重復(fù)?？梢允占?、組織并與工作組或組織中的其他成員共享信息,并可使用公用文件夾共享文件或在電子公告牌張貼信息，存儲諸如日歷和聯(lián)系人等由兩人或更多人共享的工程。通過對接收郵件自動執(zhí)行操作規(guī)章可以對電子郵件進(jìn)展相應(yīng)的治理。通過對接收郵件自動執(zhí)行操作規(guī)章可以對電子郵件進(jìn)展相應(yīng)的治理。供給多種方式來自定義程序功能和外觀下面將分別介紹各工具項：默認(rèn)電子郵件文件夾：默認(rèn)狀況下，OutlookWebAccess供給以下文件夾文件夾文件夾便箋說明包含Outlook便箋。草稿存儲要保存的郵件。可以保存要在以后完成編輯或發(fā)送的郵件。發(fā)件箱存儲尚未發(fā)出的待發(fā)郵件。垃圾郵件聯(lián)系人件夾以確保沒有喪失您想收到的郵件。包含聯(lián)系工程。詳見“”任務(wù)包含Outlook任務(wù)。詳見“任務(wù)”局部日記包含Outlook日記工程。詳見“日記”局部日歷包含Outlook日歷工程。詳見“日歷”局部收件箱已發(fā)送郵件存儲最近收到的電子郵件。以粗體顯示電子郵件。詳見“收件箱”局部存儲每個已發(fā)送郵件的副本。已刪除郵件刪除。收件箱翻開郵件的電子郵件總是進(jìn)入“收件箱”，并以粗體顯示。雙擊此郵件即可翻開它，或者也Enter。假設(shè)要將已翻開或已閱讀的郵件標(biāo)記為未讀，請選擇此郵件，然后按Ctrl+U。假設(shè)要將郵件標(biāo)記為已讀，請選擇此郵件，然后按Ctrl+Q。也可以用鼠標(biāo)右鍵單擊此郵件，然后選擇快捷菜單上的“標(biāo)記為‘未讀’”或“標(biāo)記為‘已讀’”。閱讀郵件在MicrosoftOfficeOutlookWebAccess在閱讀郵件窗體中。如以下圖：閱讀郵件窗體的標(biāo)題顯示以下信息：視圖說明點擊可建一封郵件，通過下拉菜單也可建約會、聯(lián)系人和通訊組列表等，如以下圖：視圖說明點擊可建一封郵件，通過下拉菜單也可建約會、聯(lián)系人和通訊組列表等，如以下圖：可以對郵箱中的已投遞電子郵件進(jìn)展重組織。可將郵件移動或復(fù)制到現(xiàn)有文件夾或文件夾中，在各個Exchange郵箱文件夾之間拖動郵件。刪除選定的郵件等。全部已刪除的郵件都會發(fā)送到“已刪除郵件”文件夾中。單擊“答復(fù)”后入原始郵件的發(fā)件人的地址,原始郵件的正文將復(fù)制到郵件正文中。單擊“全部答復(fù)”后文本框中即會填入原始郵件的發(fā)件人及其他每一位收件人的地址。原始郵件的正文將復(fù)每一位收件人的地址。原始郵件的正文將復(fù)制到郵件正文中。單擊“轉(zhuǎn)發(fā)”后，原始郵件的正文將復(fù)制到郵件正文中，在“收件人”框中，鍵入要將郵件轉(zhuǎn)發(fā)到的電子郵件地址。隱蔽/件閱讀窗格的顯示位置，如以下圖：檢查效勞器上是否有郵件。使用此按鈕還可以刷掃瞄器窗口?？梢运褜む]箱文件夾和組織的公用文件夾。也可以基于一個或多個郵件特征進(jìn)展搜尋，例如發(fā)件人、主題行或郵件正文中的文本。點擊查看地址簿到MicrosoftOfficeOutlookWebAccess幫助文檔的鏈接發(fā)件人發(fā)件人或組織的名稱/電子郵件地址。假設(shè)要將郵件發(fā)件人添加到“安全發(fā)件人”子郵件地址，然后選擇“將發(fā)件人添加到安全發(fā)件人列表”。假設(shè)要將某個發(fā)件人以后發(fā)送的全部郵件均視為垃圾郵件，請用鼠標(biāo)右鍵單擊發(fā)件人的名稱或電子郵件地址，然后選擇“將發(fā)件人添加到阻擋發(fā)件人列表”。當(dāng)您執(zhí)行此操作時，OutlookWebAccess“垃圾郵件”文件夾中。收件人主要收件人的名稱/電子郵件地址。假設(shè)要將主要收件人添加到“安全收件人”子郵件地址，然后選擇“添加到安全收件人列表”。抄送抄送副本收件人(cc)的名稱/電子郵件地址。假設(shè)要將抄送副本收件人添加到“安全收件人”或電子郵件地址，然后選擇“添加到安全收件人列表”。主題郵件的主題。發(fā)送時間發(fā)送郵件的日期和時間。提示假設(shè)要了解有關(guān)發(fā)件人或收件人的具體信息，例如，街道地址或號碼，請雙擊“發(fā)件人”、“收件人”或“抄送”框內(nèi)的相應(yīng)名稱。假設(shè)要將發(fā)件人或任一收件人添加到“聯(lián)系人”文件夾中，請用鼠標(biāo)右鍵單擊其名稱，再單擊“添加至聯(lián)系人”。假設(shè)翻開了閱讀窗格，則可以通過在郵件預(yù)覽中雙擊發(fā)件人或任一收件人的名稱來查看有關(guān)此人的信息。建郵件在“收件箱”中，單擊工具欄上的“建”，或按CTRL+N。進(jìn)入下面的頁面輸入收件人地址，抄送地址，密送地址〔收件人地址不能空，可以是多個收件人，抄送、密送可以為空，輸入郵件主題，編輯郵件的正文，也可以插入附件，然后點發(fā)送”成郵件的發(fā)送。填寫地址和撰寫郵件：在“收件人”和“抄送”、“密送”框中，鍵入收件人的名稱或電子郵件別名。多個名稱之間用分號(;)分隔。也可以單擊，在彈出的地址簿對話框的單位列表中找到收件人所在的單位，用戶名列表就會列出該單位的全部用戶，選擇收件人并點“將選中的人員添加到”“收件人”“抄送”或“密送”“返回”“刪除”；也可以選擇名稱并按DELETE。假設(shè)要將地址框中已解析的名稱添加到您的“聯(lián)系人”文件夾中，請用鼠標(biāo)右鍵單擊名稱，再單擊“添加至聯(lián)系人”。在“主題”框中，鍵入簡要的主題。在郵件正文局部鍵入郵件內(nèi)容。建郵件窗體中的默認(rèn)字體為10號Verdana?？砂匆韵虏襟E更改郵件的字體：在導(dǎo)航窗格中單擊，在“郵件選項”下，單擊“選擇字體”；在“字體”對話框中，選擇字體、格式和大小，然后單擊“確定”；單擊“保存并關(guān)閉”。工具條功能介紹：視說明視說明圖點擊發(fā)送當(dāng)前已完成編輯的郵件。保存當(dāng)前郵件打印當(dāng)前郵件插入簽名對正文進(jìn)展拼寫檢查添加附件到當(dāng)前郵件檢查收件人是否填寫正確增高當(dāng)前郵件的重要級別降低當(dāng)前郵件的重要級別對郵件的重要性、敏感度進(jìn)展設(shè)置，并可設(shè)置跟蹤選項。如以下圖：MicrosoftOfficeOutlookWebAccess添加/刪除附件：添加：可以將從計算機或通過網(wǎng)絡(luò)可以訪問的任何類型的文件附加到電子郵件。創(chuàng)立工程時，單擊工具欄上的“添加附件”。在“附件”對話框中，在“選擇要附加的文件”下鍵入文件路徑，或者單擊“掃瞄”定位該文件。單擊“附加”。該文件將消滅在“當(dāng)前附件”下。對其“附件”旁邊的標(biāo)題中。完成全部附件的添加后，點擊“關(guān)閉”，可返回原郵件。這時，附件名稱將顯示在郵件標(biāo)題區(qū)域“附件”按鈕的旁邊。“附件”對話框見以下圖刪除：在“當(dāng)前附件”下，選擇要刪除的文件旁邊的復(fù)選框;單擊“刪除”。留意：答復(fù)郵件時并不復(fù)制附件，而是在附件所在的位置顯示一個占位符圖標(biāo)。假設(shè)要機。閱讀附件當(dāng)郵件包含附件時，MicrosoftOfficeOutlookWebAccess將在文件夾列表中郵件的旁邊顯示一個回形針圖標(biāo) 。郵件翻開時，附件文件的名稱顯示在郵件標(biāo)題信息中。某些文件〔例如.txt和.gif文件〕可由Web掃瞄器直接翻開。雙擊位于郵件標(biāo)題信息中的附件文件名。附件將在一個的掃瞄器窗口中翻開。警告:除非您信任附件內(nèi)容和發(fā)件人，否則，請勿翻開附件。附件是一種傳播計算機病毒的常見方式。因此，OutlookWebAccess可能會在翻開附件之前要求您將其首先存儲在計算機的硬盤上。當(dāng)附件包含具有特定擴(kuò)展名的文件〔例如.mht、.xml或.js〕時就會要求您這樣做。有關(guān)OutlookWebAccess可能會過濾的潛在的危急文件擴(kuò)展名的完整列表，請與效勞器治理員聯(lián)系。刪除郵件假設(shè)要從OutlookWebAccess主窗口中的某個文件夾內(nèi)刪除一封或多封郵件，請選Shift并Ctrl并單擊要刪除的每一封郵件。假設(shè)要刪除已翻開的郵件，請單擊工具欄上的“刪除”。留意全部已刪除的郵件都會發(fā)送到“已刪除郵件”文件夾中。只有從“已刪除郵件”文件夾中刪除這些郵件，這些郵件才會被永久刪除。答復(fù)郵件答復(fù)郵件發(fā)件人在閱讀郵件窗體工具欄上單擊“答復(fù)”件人”文本框中即會填入原始郵件的發(fā)件人的地址。原始郵件的正文將復(fù)制到郵件正文中?？梢栽诎l(fā)件人原始郵件中或其上面鍵入答復(fù)內(nèi)容。答復(fù)郵件發(fā)件人及全部其他收件人:在閱讀郵件窗體工具欄上，單擊“全部答復(fù)”。單和抄送內(nèi)容。轉(zhuǎn)發(fā)郵件在閱讀郵件窗體工具欄上，單擊“轉(zhuǎn)發(fā)”。在“收件人”框中，鍵入要將郵件轉(zhuǎn)發(fā)到的電子郵件地址。原始郵件的正文將復(fù)制到郵件正文中?？梢栽诎l(fā)件人原始郵件中或其上面鍵入答復(fù)內(nèi)容。移動或復(fù)制郵件可以對郵箱中的已投遞電子郵件進(jìn)展重組織?？梢詫⑧]件移動或復(fù)制到現(xiàn)有文件Exchange郵箱文件夾之間拖動郵件。/復(fù)制”;在“移動/復(fù)制工程”對話框中選擇目標(biāo)文件夾再單擊“移動”或“復(fù)制”。提示也可以移動或復(fù)制未翻開的郵件。翻開包含此郵件的文件夾，并從郵件列表中選擇此郵件，再單擊工具欄上的“移動/復(fù)制”將郵件移動或復(fù)制到文件夾

。依據(jù)上述同樣的過程進(jìn)展操作。翻開要移動或復(fù)制的郵件,在工具欄中，單擊“移動/復(fù)制”。在“移動/復(fù)制工程”對話框中，單擊“建”。在“建文件夾”對話框的“名稱”文本框中，鍵入目標(biāo)文件夾的名稱。在“文件夾包含”“確定”。在“移動/復(fù)制工程”對話框中，選擇的文件夾，再單擊“移動”或“復(fù)制”。將郵件標(biāo)記為后續(xù)使用標(biāo)志提示您跟蹤一個問題或?qū)Α笆占洹敝械泥]件進(jìn)展分類。MicrosoftOfficeOutlookWebAccess供給了六種顏色〔紅色、藍(lán)色、黃色、綠色、橙色和紫色，可用于表示不同的郵件。郵件標(biāo)志顯示在“收件箱”視圖的最終一列中。如以下圖：后選擇標(biāo)志顏色。要將郵件標(biāo)記為完成，請用鼠標(biāo)右鍵單擊該郵件，再單擊“標(biāo)志完成” 。假設(shè)要按顏色對郵件進(jìn)展排序，請單擊標(biāo)志列標(biāo)題。假設(shè)要去除郵件中的標(biāo)志，請用鼠標(biāo)右鍵單擊該郵件，再單擊“去除標(biāo)志”。日歷使用日歷可以創(chuàng)立和跟蹤約會、組織和安排與合作者的會議，然后按需要更或修改會議信息〔時間、地點或與會者。另外，全部約會和會議均可設(shè)置為定期進(jìn)展，即按肯定時間重復(fù)發(fā)生。例如，可以安排一個定期進(jìn)展的會議在每星期三的下午兩點召開。視圖說明假設(shè)要翻開日歷，請單擊導(dǎo)航窗格中的“日歷”。查看您的日程安排可以單擊“日歷”工具欄上的以下某個按鈕對“日歷”視圖說明每天 顯示當(dāng)天的全部約會和會議。此視圖是默認(rèn)的日歷視圖。每周 顯示本周的全部約會和會議。每月 顯示本月的全部約會和會議。除每天、每周和每月視圖之外，最多可以在一個視圖中顯示您選擇的七天。在一個視圖中顯示特定的日期:在每天視圖中，定位日期選擇器的第一天，然后單擊它。按CTRL，然后最多可以單擊任何一月或一年中的其他六天。查看日歷時，可以雙擊會議或約會將其翻開。工程翻開后，可以查看其具體信息或進(jìn)展更改。假設(shè)雙擊定期工程〔如周會議，OutlookWebAccess〔選中的那天的會議〕還是翻開大事序列〔全部會議。您正在使用的計算機上需要安裝打印機，OutlookWebAccess聯(lián)系人聯(lián)系人是用戶的電子郵件通訊簿和信息存儲位置〔用于存儲那些常常保持通信聯(lián)系的個人信息和業(yè)務(wù)信息。使用“聯(lián)系人”可以存儲電子郵件地址、街道地址、號碼以及人名稱的任何一局部或按其他的聯(lián)系人信息對聯(lián)系人進(jìn)展排序或分組或復(fù)制到其他文件夾，或?qū)⑽募踩鏜icrosoftWord文檔〕附加到聯(lián)系人以將相關(guān)信息保存在一起。單擊導(dǎo)航窗格中的“聯(lián)系人”，可翻開“聯(lián)系人”創(chuàng)立的聯(lián)系人：在“聯(lián)系人”中，單擊工具欄上的“建”。在“建聯(lián)系人”窗口中，在“常規(guī)”選項卡上鍵入要包含的聯(lián)系人的信息?！半娮余]件”圖標(biāo)旁邊的下拉列表允許您至多存儲聯(lián)系人的三個不同的電子郵件地址〔“電子郵件”、“電子郵件2”和“電子郵件3。還可以存儲多個地址和號碼。假設(shè)為一個聯(lián)系人存儲了多個地址，可指定其中之一作為該聯(lián)系人的通訊地址。方法是：從列表中選擇地址，再選擇“通訊地址”復(fù)選框。在“具體信息”選項卡上，可以填寫聯(lián)系人的其他信息。單擊“保存并關(guān)閉”，然后刷掃瞄器窗口以查看的聯(lián)系人。留意使用“常規(guī)”選項卡上的“表示為”“聯(lián)系人”中的顯示方式?？梢园疵托?、姓在前或單位名稱顯示每個聯(lián)系人。翻開聯(lián)系人：在 中，雙擊要翻開的聯(lián)系人。對聯(lián)系人進(jìn)展排序?qū)β?lián)系人進(jìn)展排序并查看聯(lián)系人的方法有多種，以便用戶同時查看全部聯(lián)系人的特定特性。在“聯(lián)系人”中，在主工具欄上，單擊“聯(lián)系人”列表，并選擇以下視圖之一：地址卡這是默認(rèn)視圖，此視圖顯示每個聯(lián)系人的“常規(guī)”選項卡中的根本信息。具體地址卡您擁有的每個聯(lián)系人的全部信息，其中可能包含其他信息，如職務(wù)、單位名稱、家庭等等。列表您擁有的每個聯(lián)系人的名稱和他們的全部號碼。按單位每個聯(lián)系人的名稱及單位信息。按位置每個聯(lián)系人的地址特性。按后續(xù)標(biāo)志您需要跟蹤的每個聯(lián)系人，有助于您跟蹤緊急或重要的內(nèi)容。搜尋聯(lián)系人MicrosoftOfficeOutlookWebAccessOutlookWebAccess將突出顯示包含最接近匹配的聯(lián)系人。要點只能在工程視圖〔如“列表”視圖或“地址卡”視圖〕中使用鍵入搜尋。不能在組視圖〔如“按單位”、“按位置”或“按后續(xù)標(biāo)志”視圖〕中搜尋特定的聯(lián)系人。任務(wù)指的是您需要跟蹤完成的與個人或工作相關(guān)的事務(wù)。一項任務(wù)可以發(fā)生一次，也可以重復(fù)發(fā)生〔定期任務(wù)。定期任務(wù)可以定期重復(fù)，也可以基于您標(biāo)記的任務(wù)完成日期重復(fù)。假設(shè)要查看任務(wù)，請單擊導(dǎo)航窗格中的“任務(wù)”。創(chuàng)立任務(wù):在“任務(wù)”“建”;在“任務(wù)”“主題”框中鍵入任務(wù)名稱;選擇適宜的任務(wù)選項;單擊“重復(fù)周期”以使任務(wù)重復(fù)發(fā)生,在“定期模式”對話框中，設(shè)置任務(wù)的定期模式，然后單擊“確定”;單擊“保存并關(guān)閉”。創(chuàng)立定期任務(wù):有些任務(wù)按肯定時間重復(fù)發(fā)生,用戶不必每次都創(chuàng)立獨立的任務(wù)，可以創(chuàng)立一項定期發(fā)生的任務(wù)。創(chuàng)立任務(wù)或“任務(wù)”中翻開已創(chuàng)立的現(xiàn)有任務(wù);在工具欄上，單擊“重復(fù)周期” ;在“定期模式”下，選擇所需的任務(wù)發(fā)生頻率;在“重復(fù)范圍”下，選擇此定期模式的開頭時間和完畢時間;單擊“確定”;假設(shè)需要，請?zhí)顚懫渌蝿?wù)窗體〔例如，截至日期和優(yōu)先級〕;單擊“保存并關(guān)閉”。對任務(wù)排序假設(shè)要對任務(wù)排序，請單擊主工具欄上的“任務(wù)”列表，然后選擇以下視圖之一：簡潔列表全部任務(wù)〔包括標(biāo)記為已完成的任務(wù)〕的主題和到期日期。這是默認(rèn)視圖。具體列表每個任務(wù)的主題、狀態(tài)、到期日期、完成率和優(yōu)先級。同時還說明每個任務(wù)是否有附加文件。當(dāng)前任務(wù)尚未完成或已推遲的全部任務(wù)。隨后七天在隨后的七天內(nèi)到期的全部任務(wù)。過期任務(wù)截止到期日期仍未完成的全部任務(wù)。已完成的任務(wù)標(biāo)記為已完成的全部任務(wù)。任務(wù)板狀態(tài)為“未開頭”、“進(jìn)展中”或“正在等待其他人”的全部任務(wù)的主題和到期日期。要搜尋任務(wù)選擇“主題”MicrosoftOfficeOutlookWebAccess將突出顯示與您鍵入的單詞最匹配的任務(wù)。假設(shè)找不到準(zhǔn)確匹配，OutlookWebAccess將突出顯示包含最接近匹配的任務(wù)。設(shè)置提示啟用了任務(wù)提示后，每當(dāng)創(chuàng)立任務(wù)時，都可以激活它們。創(chuàng)立任務(wù)時，請在建任務(wù)窗體中選擇“提示”。默認(rèn)提示時間為任務(wù)到期之日的上午8:00。假設(shè)期望在其他日期或時間提示，請從下拉列表中選擇日期或時間。解除或暫停提示翻開“提示”對話框后，該對話框?qū)⒘谐鑫唇獬崾镜娜咳諝v工程和任務(wù)。“主題”列出工程的名稱，“到期時間”表示工程還有多長時間開頭或到期。假設(shè)為會議/約會安排的時“提示”對話框中，“主題”列出工程的名稱，“到期時間”列出工程還有多長時間發(fā)生。假設(shè)為會議或約會安排的時間或任務(wù)的到期日期已過，則此提示說明此工程已逾期多長時間。解除提示將關(guān)閉該提示，并且選定工程全部以后的提示都將終止。在提示中，選擇一個或多個提示，再單擊“解除”。假設(shè)要解除全部工程，請單擊“全部解除”。暫停提示：假設(shè)不想解除提示，可以暫停它。暫停提示將臨時關(guān)閉該提示。在指定的時間段〔默認(rèn)為5分鐘〕后，該提示將再次翻開。在“提示”對話框中，選擇要暫停的工程；在“單擊?暫停?按鈕在此時間后再次提示”下，使用下拉列表指定期望何時再收到提示。單擊“暫?！薄９梦募A使用公用文件夾可以格外簡潔而且有效地收集、組織并與工作組或組織中的其他成員存儲諸如日歷和聯(lián)系人等由兩人或更多人共享的工程。規(guī)