員工檔案管理規(guī)定規(guī)定

員工檔案管理規(guī)定規(guī)定概述員工檔案是企業(yè)記錄員工人事信息的一種方式，也是企業(yè)管理和運(yùn)營的重要工具和基礎(chǔ)。員工檔案管理規(guī)定是企業(yè)內(nèi)部管理的重要規(guī)范和指南，目的是為了規(guī)范員工檔案的建立、維護(hù)和使用，同時(shí)保護(hù)員工的個(gè)人隱私和權(quán)益。檔案的建立和維護(hù)1.建立檔案的時(shí)機(jī)和內(nèi)容員工檔案的建立時(shí)間以員工正式入職為準(zhǔn)，檔案內(nèi)容主要包括個(gè)人基本信息、員工任職信息、培訓(xùn)和教育信息、績效考核信息、薪酬福利信息等方面。2.維護(hù)檔案的方式和方法企業(yè)應(yīng)當(dāng)為每個(gè)員工建立單獨(dú)的電子或紙質(zhì)檔案，并負(fù)責(zé)維護(hù)和更新員工檔案。檔案的維護(hù)應(yīng)當(dāng)遵循下列原則：數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性：所有檔案材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確，不得誤導(dǎo)或欺騙；私密性原則：所有員工檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密，不得泄露；完整性原則：所有員工檔案應(yīng)當(dāng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不能遺漏或刪除重要信息。3.期限和存儲(chǔ)企業(yè)需要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章、勞動(dòng)合同、規(guī)定和不同檔案種類進(jìn)行管理。期限和存儲(chǔ)方式應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：員工檔案的保管期限為該員工的在職期間和離職后特定期限，期限根據(jù)不同類型的員工檔案的不同，一般為5-15年；員工檔案的存儲(chǔ)形式應(yīng)當(dāng)為電子和紙質(zhì)兩種，電子存儲(chǔ)應(yīng)當(dāng)存放在數(shù)據(jù)中心和服務(wù)器上，紙質(zhì)存儲(chǔ)應(yīng)當(dāng)存放在底層的保險(xiǎn)柜中；員工檔案存放位置應(yīng)當(dāng)明確，應(yīng)當(dāng)注明裁定人和存檔日期。存儲(chǔ)檔案的保險(xiǎn)柜應(yīng)當(dāng)時(shí)刻保持密閉，維持一定的濕度和溫度。4.檔案的借閱和使用檔案在需要時(shí)，可由需要人員按要求進(jìn)行借閱和使用。任何人不得隨意借閱和使用員工檔案。檔案的借閱和使用應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)定：借閱人員應(yīng)當(dāng)為與員工檔案有關(guān)的人員，并填寫借閱卡或借閱表，注明借閱的原因和時(shí)間，可能產(chǎn)生的費(fèi)用由借閱人員承擔(dān)；借閱人員應(yīng)當(dāng)妥善保管好借閱的員工檔案，不得將其泄露給其他人；借閱歸還時(shí)應(yīng)當(dāng)審核檔案的完整性和準(zhǔn)確性，以及借閱人員的身份信息。檔案的保密和部分信息公開1.保密原則和措施員工檔案中的個(gè)人信息，如姓名、年齡、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址等屬于個(gè)人隱私，必須嚴(yán)格保密。檔案管理人員必須盡職保護(hù)員工的個(gè)人隱私，防止檔案泄露。具有操作權(quán)限的人員必須簽訂保密協(xié)議，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.信息公開員工檔案中一部分信息可以進(jìn)行公開，但必須遵循下列原則：公開時(shí)必須經(jīng)過員工同意，或者當(dāng)信息需要履行公共法律義務(wù)或法律條款規(guī)定時(shí)可以進(jìn)行公開，但僅限于部分內(nèi)容；公開的信息必須準(zhǔn)確、及時(shí)，并且不損害員工的利益或名譽(yù)；公開的信息只能用于特定的合法目的。管理制度的監(jiān)督和執(zhí)行企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案管理部門或委派專人負(fù)責(zé)檔案的管理與維護(hù)。檔案管理制度應(yīng)當(dāng)有專人監(jiān)督實(shí)施，審查檔案內(nèi)容的真實(shí)準(zhǔn)確性和完整性，以及管理制度的執(zhí)行情況。如有檔案信息的泄露和變造行為，應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，并嚴(yán)格追究責(zé)任。員工檔案管理是企業(yè)人力資源管理的重要組成部分，是保障企業(yè)與員工合法權(quán)益的重要保障。