第十一章秘書的群體心理課件

第十一章秘書的群體心理2023/9/21第十一章秘書的群體心理第十一章秘書的群體心理2023/8/1第十一章秘書的群體心理1了解群體的一般概念和群體的基本功能；理解秘書人員發(fā)揮個(gè)人作用與發(fā)揮群體作用的相互關(guān)系；掌握秘書群體心理結(jié)構(gòu)優(yōu)化的基本要求。知道秘書群體結(jié)構(gòu)包括哪些主要內(nèi)容；會(huì)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)分析秘書人員開展合作的重要性；掌握秘書群體進(jìn)行團(tuán)隊(duì)建設(shè)的基本要求和方法。第十一章秘書的群體心理了解群體的一般概念和群體的基本功能；知道秘書群體結(jié)構(gòu)包括哪些2辦公室工作效率取決于秘書群體的相互配合，受著部門關(guān)系狀態(tài)的影響。只有搞好秘書人員之間的關(guān)系，形成一個(gè)結(jié)構(gòu)合理、配合良好、工作協(xié)調(diào)的秘書群體，才能發(fā)揮出整體效能。第十一章秘書的群體心理辦公室工作效率取決于秘書群體的相互配第十一章3第二節(jié)秘書群體心理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化第三節(jié)秘書群體的團(tuán)隊(duì)建設(shè)第一節(jié)秘書群體及其結(jié)構(gòu)優(yōu)化第十一章秘書的群體心理第二節(jié)秘書群體心理第三節(jié)秘書群體的團(tuán)第一節(jié)4第一節(jié)秘書群體及其結(jié)構(gòu)優(yōu)化三、秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化的基本內(nèi)容二、秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化的意義一、群體的一般概念本節(jié)點(diǎn)睛第十一章秘書的群體心理第一節(jié)秘書群體及其結(jié)構(gòu)優(yōu)化三、秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化二、秘書群5辦公室內(nèi)秘書群體的配合狀況是影響秘書相互之間關(guān)系的重要因素。結(jié)構(gòu)合理的秘書群體，能增強(qiáng)相互間的合作關(guān)系，樹立起秘書班子的群體形象，提高單位的聲譽(yù)。一個(gè)心理結(jié)構(gòu)合理的秘書群體，可以相互取長補(bǔ)短，產(chǎn)生最佳的整體效能。第十一章秘書的群體心理辦公室內(nèi)秘書群體的配合狀況是影響秘第十一章秘6一、群體的一般概念（一）群體的廣義和狹義學(xué)科研究的角度不同，對群體的劃分也不同（見圖11-1）。圖11-1群體的廣義和狹義概念第十一章秘書的群體心理一、群體的一般概念（一）群體的廣義和狹義圖7廣義的群體——群體是由某種社會(huì)關(guān)系聯(lián)結(jié)而成的，具有獨(dú)立特征，從而能與其他人群及個(gè)人區(qū)別開來的聚合體。狹義的群體

——群體是介于組織和個(gè)人之間，由共同目標(biāo)聯(lián)系在一起，成員之間有直接與穩(wěn)定的交往和心理依附關(guān)系，具有集體歸屬感，受其他成員及整體影響的一群人。第十一章秘書的群體心理廣義的群體第十一章秘書的群體心理8小型群體的基本特征：第一，成員必須有面對面聯(lián)系，行為上相互作用、相互影響；第二，在心理上彼此意識到對方，保持直接的思想溝通；第三，具有共同認(rèn)可的行為規(guī)范；第四，具有共同的群體目標(biāo)；第五，成員的數(shù)目一般不超過20-30人。第十一章秘書的群體心理小型群體的基本特征：第十一章秘書的群體心理9

群體按形成的方式不同，可劃分為正式群體與非正式群體（見圖11-2）。（二）正式群體與非正式群體圖11-2正式群體與非正式群體第十一章秘書的群體心理群體按形成的方式不同，可劃分為正式群體與非（10正式群體：——根據(jù)目標(biāo)、任務(wù)的需要，通過上級組織和職能部門決定成立而組建起來的群體。非正式群體：——自然或自發(fā)形成、無正式規(guī)定、成員的地位與角色以及權(quán)利與義務(wù)都不明確，也無固定編制的群體。群體的功能就是貫徹執(zhí)行組織的任務(wù)，協(xié)調(diào)群體成員之間的關(guān)系，滿足成員的合理要求。這些心理需求主要包括：獲得安全感、滿足友情的需要、滿足自我確認(rèn)的需要、滿足自尊的需要、增加自信心、增加力量感等。第十一章秘書的群體心理正式群體：第十一章秘書的群體心理11

（一）什么是秘書群體

秘書群體又稱為秘書班子，是對秘書人員所組成的工作群體的稱呼。它是為保證領(lǐng)導(dǎo)班子工作的順利開展而建立起來的一個(gè)專門化的工作群體。根據(jù)單位的規(guī)模大小不同，辦公室秘書人員的數(shù)量也不同。一般來講，辦公室秘書人員的數(shù)量與單位的規(guī)模基本成正比。二、秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化的意義第十一章秘書的群體心理（一）什么是秘書群體二、秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化的意義第十一12秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化有利于塑造單位形象秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化有利于發(fā)揮秘書群體的整體效能秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化有利于提高秘書個(gè)體的工作效率。（二）秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化

的意義123第十一章秘書的群體心理秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化有利于塑造單位形象（二）秘書13

（一）秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化的原則異質(zhì)結(jié)合的原則秘書處在單位的中樞神經(jīng)位置，秘書班子以異質(zhì)結(jié)構(gòu)組合為主，才能形成搭配合理、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的工作群體。三、秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化的基本內(nèi)容1第十一章秘書的群體心理（一）秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化的原則三、秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化的114群體結(jié)構(gòu)從組合特點(diǎn)上可分為同質(zhì)結(jié)構(gòu)和異質(zhì)結(jié)構(gòu)（見圖11-3）。圖11-3同質(zhì)結(jié)構(gòu)和異質(zhì)結(jié)構(gòu)異質(zhì)結(jié)構(gòu)——群體成員在年齡、知識、能力、性格、氣質(zhì)等方面存在較大的差異。同質(zhì)結(jié)構(gòu)——群體成員在年齡、知識、能力、性格、氣質(zhì)等方面都比較接近或相似簡單明確的工作任務(wù)復(fù)雜的工作任務(wù)群體結(jié)構(gòu)第十一章秘書的群體心理群體結(jié)構(gòu)從組合特點(diǎn)上可分為同質(zhì)結(jié)構(gòu)和異質(zhì)圖1115系統(tǒng)組合的原則系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)是否合理，系統(tǒng)各要素是否形成合力，各要素是否按系統(tǒng)整體配合的要求進(jìn)行組合，是影響系統(tǒng)整體效能的關(guān)鍵。必須認(rèn)真探討秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化的基本途徑。2第十一章秘書的群體心理系統(tǒng)組合的原則2第十一章秘書的群體心理16梯形的年齡結(jié)構(gòu)從總體上講，秘書群體的年齡結(jié)構(gòu)要與領(lǐng)導(dǎo)群體的年齡結(jié)構(gòu)相適應(yīng)，即是在平均年齡上不應(yīng)超過領(lǐng)導(dǎo)群體的平均年齡。一個(gè)辦公室中，能夠形成老、中、青相結(jié)合的梯形年齡結(jié)構(gòu)，就可以互相取長補(bǔ)短，進(jìn)行較合理的組合搭配（見圖11-4）。（二）秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化

的內(nèi)容和要求1第十一章秘書的群體心理梯形的年齡結(jié)構(gòu)（二）秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化

17圖11-4梯形的年齡結(jié)構(gòu)第十一章秘書的群體心理圖11-4梯形的年齡結(jié)構(gòu)第十一章秘書的群體心理18合理的知識能力結(jié)構(gòu)各層次的秘書群體應(yīng)該根據(jù)工作任務(wù)的不同，按比例將秘書群體的知識和能力結(jié)構(gòu)進(jìn)行科學(xué)組合（見圖11-5）。舉例：企業(yè)秘書群體必須掌握有關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理的知識，才能盡快熟悉企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營方面的業(yè)務(wù)，在起草工作計(jì)劃、總結(jié)時(shí)符合要求。2第十一章秘書的群體心理合理的知識能力結(jié)構(gòu)2第十一章秘書的群體心理19圖11-5合理的知識能力結(jié)構(gòu)合理的知識能力結(jié)構(gòu)學(xué)歷層次知識內(nèi)容中高級秘書部門：大專以上文化程度高級秘書部門：大學(xué)本科學(xué)歷基層秘書部門：大、中專學(xué)歷不同行業(yè)應(yīng)具有不同的知識內(nèi)容能力結(jié)構(gòu)以寫作能力見長的秀才型筆桿子以辦事能力見長的管理型人才以提供技術(shù)服務(wù)為主的技能型人才第十一章秘書的群體心理圖11-5合理的知識能力結(jié)構(gòu)合理的知識能力結(jié)構(gòu)學(xué)歷層次知20互補(bǔ)的性別結(jié)構(gòu)為了更好地完成各項(xiàng)職能，秘書群體必須建立互補(bǔ)的性別結(jié)構(gòu)，將男女秘書合理組合（見圖11-6）。圖11-6男女秘書的合理組合3第十一章秘書的群體心理互補(bǔ)的性別結(jié)構(gòu)圖11-6男女秘書的合理組合21

完整的角色結(jié)構(gòu)秘書群體的角色結(jié)構(gòu)，是指秘書成員的角色職位結(jié)構(gòu)，即秘書人員的工作分工情況。實(shí)現(xiàn)秘書群體結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，必須考慮秘書群體的角色分工情況，要做到人盡其才，崗位職責(zé)明確，提高秘書群體的工作效率。4第十一章秘書的群體心理完整的角色結(jié)構(gòu)4第十一章秘書的群體心理22第二節(jié)秘書群體心理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化一、心理認(rèn)同性二、心理相容性三、心理互補(bǔ)性四、心理適應(yīng)性本節(jié)點(diǎn)睛第十一章秘書的群體心理第二節(jié)秘書群體心理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化一、心理認(rèn)同性二、心理相23秘書群體要保證高效能地進(jìn)行工作，就必須具備優(yōu)化的心理結(jié)構(gòu)。優(yōu)化心理結(jié)構(gòu)，就是要求辦公室所有成員在認(rèn)識、情感、意志、氣質(zhì)、性格、能力及動(dòng)機(jī)、理想等心理品質(zhì)上要有良好的修養(yǎng)，具有較強(qiáng)的適應(yīng)性，使辦公室內(nèi)部的所有秘書之間在心理上達(dá)到認(rèn)同、相容、互補(bǔ)與適應(yīng)。第十一章秘書的群體心理秘書群體要保證高效能地進(jìn)行工作，就必第十一章24心理認(rèn)同性是指人們在心理上保持高度默契，主要是指人們在目標(biāo)上或情感上的認(rèn)同或一致。怎樣才能達(dá)到秘書群體內(nèi)的每一個(gè)人的心理認(rèn)同呢?首先，有共同的服務(wù)宗旨和目標(biāo)。其次，有情感上的認(rèn)同。一、心理認(rèn)同性第十一章秘書的群體心理心理認(rèn)同性是指人們在心理上保持高度默一、心理25二、心理相容性心理相容性是指秘書成員之間彼此相互容納、融洽交往的心理狀態(tài)。關(guān)鍵在于當(dāng)矛盾出現(xiàn)后能及時(shí)排解，及時(shí)調(diào)和，使之互相諒解，達(dá)到心理相容，以增進(jìn)秘書群體之間的團(tuán)結(jié)合作。人們相互之間的心理相容是有著程度上的差異的（見圖11-7）。第十一章秘書的群體心理二、心理相容性心理相容性是指秘書成員之間彼此26圖11-7心理相容的三類等級和睦友好坦誠以待親熱低溫度心理相容中溫度心理相容高層次狀態(tài)沒有故意的對抗行為，不發(fā)生爭執(zhí)，矛盾能通過解釋、協(xié)商解決在感情上接受，在行動(dòng)上理解，必要時(shí)提供慎重而有限的幫助感情相處融洽，彼此坦誠以待、互訴衷腸，熱情地關(guān)懷對方第十一章秘書的群體心理圖11-7心理相容的三類等級和睦友好坦誠以待親熱低溫度心27秘書成員之間的心理相容處在哪一級水平上，受許多因素影響和制約。心理不相容是存在的。不睦：是由人們的行為差異和意見觀點(diǎn)的分歧而造成的，這種關(guān)系狀態(tài)雖然并不緊張，但也影響到相互的情緒。對立：是一種相互排斥的行為，表現(xiàn)為互不接受，是一種有意識制造隔閡的行為。敵視：是一種有明確目的，并且多數(shù)是有外部行為表現(xiàn)的關(guān)系狀態(tài)，最明顯的特征是攻擊行為。第十一章秘書的群體心理秘書成員之間的心理相容處在哪一級水平上，受第28三、心理互補(bǔ)性

一個(gè)群體之間所以能出現(xiàn)1+1大于2的整體效應(yīng)，關(guān)鍵是通過群體合理的組合結(jié)構(gòu)，彌補(bǔ)了因個(gè)體能力不足的缺陷。秘書群體內(nèi)各成員之間的心理互補(bǔ)性，主要指氣質(zhì)、性格及能力的互補(bǔ)（見圖11-8）。第十一章秘書的群體心理三、心理互補(bǔ)性一個(gè)群體之間所以能出現(xiàn)1+129圖11-8心理互補(bǔ)性氣質(zhì)互補(bǔ)能力互補(bǔ)性格互補(bǔ)配備秘書群體時(shí)，使整個(gè)群體各成員氣質(zhì)取長補(bǔ)短人少人多膽汁質(zhì)+粘液質(zhì)+多血質(zhì)+抑郁質(zhì)膽汁質(zhì)+粘液質(zhì)多血質(zhì)+抑郁質(zhì)外傾型配備秘書群體時(shí)，使不同性格的人合理組合，相互補(bǔ)充一個(gè)結(jié)構(gòu)合理的秘書群體應(yīng)該具備多種能力的人內(nèi)傾型寫作能力組織管理能力第十一章秘書的群體心理圖11-8心理互補(bǔ)性氣質(zhì)互補(bǔ)能力互補(bǔ)性格互補(bǔ)配備秘書群體30心理適應(yīng)性是指秘書成員對總體目標(biāo)及其變化的要求在心理上的接受程度。適應(yīng)性行為是個(gè)體生存以及獲得發(fā)展的一個(gè)重要條件。秘書必須具備有較強(qiáng)的適應(yīng)能力，使個(gè)體的心理和行為與秘書群體的要求相適應(yīng)，同時(shí)還能夠欣賞他人的工作方式，注意他人之長，不以己之長比他人之短。四、心理適應(yīng)性第十一章秘書的群體心理心理適應(yīng)性是指秘書成員對總體目標(biāo)及其四、心理31第三節(jié)秘書群體的團(tuán)隊(duì)建設(shè)本節(jié)點(diǎn)睛一、團(tuán)隊(duì)的概述

二、秘書的團(tuán)隊(duì)建設(shè)第十一章秘書的群體心理第三節(jié)秘書群體的團(tuán)隊(duì)建設(shè)本節(jié)點(diǎn)睛一、團(tuán)隊(duì)的概述二、秘32

表現(xiàn)出眾的團(tuán)隊(duì)是把團(tuán)隊(duì)潛力發(fā)揮到極致的團(tuán)隊(duì)。要實(shí)現(xiàn)秘書群體向團(tuán)隊(duì)建設(shè)方向轉(zhuǎn)變，必須對秘書群體進(jìn)行結(jié)構(gòu)優(yōu)化，必須從兩個(gè)方面入手：一是選拔秘書人員，盡量組建結(jié)構(gòu)合理的秘書班子；二是按照結(jié)構(gòu)優(yōu)化的要求提高秘書群體成員自身的素質(zhì)。第十一章秘書的群體心理表現(xiàn)出眾的團(tuán)隊(duì)是把團(tuán)隊(duì)潛力發(fā)揮到極致第十一章秘33

（一）團(tuán)隊(duì)的概念團(tuán)隊(duì)是由兩人或兩人以上組成的，并通過人們彼此之間相互影響、相互作用而形成的、具有共同目標(biāo)的一種群體。即是一群人以任務(wù)為中心，互相合作，每個(gè)人都把個(gè)人的智慧、能力和力量貢獻(xiàn)給自己正在從事的工作。一、團(tuán)隊(duì)的概述

第十一章秘書的群體心理（一）團(tuán)隊(duì)的概念一、團(tuán)隊(duì)的概述第十一章秘書的34團(tuán)隊(duì)與群體既有聯(lián)系又有區(qū)別。團(tuán)隊(duì)是群體的一種特殊組成形式，又不同于一般的群體（見圖11-9）。（二）團(tuán)隊(duì)與群體的區(qū)別

圖11-9團(tuán)隊(duì)與群體的區(qū)別

沒有任何特別需要去發(fā)展和去改進(jìn)的表現(xiàn)不存在一種積極的協(xié)同作用，只強(qiáng)調(diào)個(gè)人完成自己的任務(wù)，沒有共同的責(zé)任。工作群體的績效僅僅是每個(gè)成員個(gè)人貢獻(xiàn)的總和有共同目標(biāo)，每個(gè)人對總的目的、工作方法負(fù)責(zé)通過其成員的共同努力能夠產(chǎn)生積極協(xié)同作用，其團(tuán)隊(duì)成員努力的結(jié)果使團(tuán)隊(duì)的績效水平遠(yuǎn)大于個(gè)體成員績效的總和工作群體workgroup

工作團(tuán)隊(duì)Teamwork第十一章秘書的群體心理團(tuán)隊(duì)與群體既有聯(lián)系又有區(qū)別。團(tuán)隊(duì)是群體的一（35

為了團(tuán)隊(duì)的共同目標(biāo)奮斗時(shí)，人們會(huì)主動(dòng)謀求合作，減少了沖突的可能，創(chuàng)造了愉快的工作氛圍。

在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部，任務(wù)和責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，團(tuán)隊(duì)工作有較好的表現(xiàn)和較高的工作效率。

團(tuán)隊(duì)工作有助于探索問題，集思廣益；可以促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員、團(tuán)隊(duì)與組織之間的溝通和協(xié)調(diào)。

團(tuán)隊(duì)能夠滿足個(gè)人的安全、社交、自尊、認(rèn)可的需要，增加個(gè)人的滿足感和組織的穩(wěn)定性，降低人員的流動(dòng)和離職率。（三）團(tuán)隊(duì)的作用

第十一章秘書的群體心理為了團(tuán)隊(duì)的共同目標(biāo)奮斗時(shí)，人們會(huì)主動(dòng)謀求合（36

表現(xiàn)出眾的團(tuán)隊(duì)是把團(tuán)隊(duì)潛力發(fā)揮到極致的團(tuán)隊(duì)。表現(xiàn)出眾的團(tuán)隊(duì)的成員不僅對自己團(tuán)隊(duì)的成功負(fù)責(zé)，也關(guān)心其他人的成長和發(fā)展。這種團(tuán)隊(duì)經(jīng)常能達(dá)到看起來不可能達(dá)到的目標(biāo)。（四）優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)的特點(diǎn)

第十一章秘書的群體心理表現(xiàn)出眾的團(tuán)隊(duì)是把團(tuán)隊(duì)潛力發(fā)揮到極致（四）優(yōu)秀團(tuán)37任何一個(gè)團(tuán)隊(duì)要實(shí)現(xiàn)向高效團(tuán)隊(duì)的轉(zhuǎn)變，需要具備一些重要條件（見圖11-10）。圖11-10成為高效團(tuán)隊(duì)的必需條件高效團(tuán)隊(duì)清晰的目標(biāo)相關(guān)的技能相互的信任良好的溝通內(nèi)外部支持恰當(dāng)?shù)念I(lǐng)導(dǎo)談判技能一致的承諾第十一章秘書的群體心理任何一個(gè)團(tuán)隊(duì)要實(shí)現(xiàn)向高效團(tuán)隊(duì)的轉(zhuǎn)變，需要圖11-1038（一）合理配備，嚴(yán)格選拔組建一個(gè)秘書班子時(shí)，首先必須從人員配備方面著手，要求領(lǐng)導(dǎo)和人事部門在選拔秘書人才時(shí)要充分考慮優(yōu)化組合的要求，從秘書群體結(jié)構(gòu)方面出發(fā)去選拔秘書人才。選拔秘書人才時(shí)，必須進(jìn)行必要的心理測量，了解個(gè)性特征。二、秘書的團(tuán)隊(duì)建設(shè)第十一章秘書的群體心理（一）合理配備，嚴(yán)格選拔二、秘書的團(tuán)隊(duì)建設(shè)第39必須強(qiáng)調(diào)在職秘書人員素質(zhì)修養(yǎng)的提高，依靠秘書成員的共同努力去彌補(bǔ)群體結(jié)構(gòu)方面的不足。

秘書群體成員必須加強(qiáng)思想修養(yǎng)，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識。在秘書群體中建立起和諧的感情氛圍。（二）加強(qiáng)自身修養(yǎng)，增進(jìn)

情感聯(lián)系

12第十一章秘書的群體心理必須強(qiáng)調(diào)在職秘書人員素質(zhì)修養(yǎng)的提高，（二）加強(qiáng)自身修養(yǎng)，40

美國學(xué)者彼得·圣吉在《第五項(xiàng)修煉——學(xué)習(xí)型組織的藝術(shù)與實(shí)務(wù)》一書中認(rèn)為要進(jìn)行團(tuán)隊(duì)建設(shè)，應(yīng)該從創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織入手。對于秘書群體來說，應(yīng)該學(xué)習(xí)和借鑒如何創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織的方法，學(xué)會(huì)運(yùn)用五項(xiàng)基本修煉技術(shù)加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。（三）加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)，創(chuàng)建

學(xué)習(xí)型組織

第十一章秘書的群體心理美國學(xué)者彼得·圣吉在《第五項(xiàng)修煉——學(xué)（三41第一項(xiàng)修煉：自我超越（personalmastery）第二項(xiàng)修煉：改善心智模式（improvingmentalmodels）第三項(xiàng)修煉：建立共同愿景（buildingsharedvision）第四項(xiàng)修煉：團(tuán)體學(xué)習(xí)（teamlearing）第五項(xiàng)修煉：系統(tǒng)思考（systemsthinking）第十一章秘書的群體心理第一項(xiàng)修煉：自我超越（personalmastery）第42何謂秘書群體？秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化有何意義？群體的分類方法和群體的功能都包括