采購管理流程手冊

采購管理流程手冊目錄第一部分 概述.....................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。1 前提說明 錯(cuò)誤！未定義書簽。2 負(fù)責(zé)部門和職責(zé) 23 采購管理運(yùn)作分類 4第二部分 業(yè)務(wù)流程.............................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。1采購申請及授權(quán)................................................................................................61.1流程圖........................................................................................................61.2管理方法....................................................................................................61.3流程描述....................................................................................................72供應(yīng)商選擇........................................................................................................82.1流程圖........................................................................................................82.2管理方法..................................................................................................102.3流程描述..................................................................................................113采購..................................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。3.1流程圖......................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。3.2管理方法..................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。3.3流程描述..................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。4收貨與記錄......................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。4.1流程圖－上海部分..................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。4.2管理方法..................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。4.3流程描述..................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。附件.............................................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。采購申請單..............................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。采購審批權(quán)限表......................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。供應(yīng)商信息收集表..................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。授權(quán)供應(yīng)商清單......................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。供應(yīng)商選擇比較表..................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。訂單匯總表..............................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。供應(yīng)商評(píng)估記錄......................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。供應(yīng)商考核報(bào)告......................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。采購訂單..................................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。采購檢驗(yàn)單..............................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。領(lǐng)用單......................................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。負(fù)責(zé)部門和職責(zé)部門 負(fù)責(zé)人員 職責(zé)共同職責(zé)全公司各 全公司職員 規(guī)范采購程序，建立、健全采購的內(nèi)部控制；部門 為公司節(jié)約采購成本，最大限度防止舞弊行為。特殊職責(zé)計(jì)財(cái)部

費(fèi)用會(huì)計(jì)

預(yù)算控制從供應(yīng)商處直接獲得發(fā)票并對數(shù)量、金額進(jìn)行復(fù)核編制與采購相關(guān)的會(huì)計(jì)分錄編制與采購相關(guān)的憑證依合同及時(shí)付款給供應(yīng)商計(jì)財(cái)部

會(huì)計(jì)經(jīng)理

預(yù)算控制復(fù)核并批準(zhǔn)所有付款憑證行政部

采購員

根據(jù)采購申請要求聯(lián)系供應(yīng)商并詢價(jià)，確定綜合成本最低的供應(yīng)商向供應(yīng)商發(fā)訂單并進(jìn)行訂單管理維護(hù)供應(yīng)商資料庫和采購業(yè)務(wù)資料行政部行政部總經(jīng)審批采購申請單和訂單理使用部門部門總經(jīng)理控制部門采購預(yù)算審核、批準(zhǔn)部門采購申請單和付款申請單使用部門

行政員

匯總部門采購申請及時(shí)取得本部門財(cái)務(wù)信息，協(xié)助進(jìn)行預(yù)算控制采購管理運(yùn)作分類采購管理的運(yùn)作可分為：控制環(huán)境權(quán)組經(jīng)限織營和結(jié)管責(zé)構(gòu)理任的分觀配念、方法和風(fēng)格

運(yùn)作分類采購申請及授權(quán)

具體工 控制程作 序采購申 文件設(shè)請與批 計(jì)和記準(zhǔn) 錄獨(dú)立復(fù)核授權(quán)預(yù)算管理供應(yīng)商 文件設(shè)授權(quán) 計(jì)和記錄資料管理和接觸控制獨(dú)立復(fù)核授權(quán)確認(rèn)供 資料管應(yīng)商 理和接觸控制獨(dú)立復(fù)核授權(quán)供應(yīng)商 文件設(shè)再評(píng)估 計(jì)和記錄資料管理和接觸控制獨(dú)立復(fù)核職責(zé)分工控制環(huán)境 運(yùn)作分類 具體工 控制程作 序編制采 文件設(shè)購訂單 計(jì)和記錄資料管理和接觸控制獨(dú)立復(fù)核出具采購訂單

資料管理和接觸控制獨(dú)立復(fù)核授權(quán)控制環(huán)境 運(yùn)作分類 具體工作 控制程序驗(yàn)收貨物 文件設(shè)計(jì)和記錄資料管理和接觸控制職責(zé)分工獨(dú)立復(fù)核確認(rèn)采購 文件設(shè)計(jì)和記錄資料管理和接觸控制獨(dú)立復(fù)核會(huì)計(jì)系統(tǒng)付款 獨(dú)立復(fù)核職責(zé)分工授權(quán)會(huì)計(jì)系統(tǒng)采購申請及授權(quán)1.1 流程圖使用部門

計(jì)財(cái)部

管理層使用人

部門秘書

部門經(jīng)理

費(fèi)用會(huì)計(jì)

相應(yīng)授權(quán)人采1口頭提出2填制采購申請申請單購申請與5預(yù)算復(fù)核批審批6準(zhǔn)1.2 管理方法管理原則 采購申請必須根據(jù)預(yù)算得到部門經(jīng)理的批準(zhǔn)。使用部門必須專設(shè)行政員與財(cái)務(wù)部門溝通并進(jìn)行預(yù)算控制。計(jì)財(cái)部必須復(fù)核每一份采購申請以確保預(yù)算控制的有效性。公司應(yīng)該設(shè)立審批的權(quán)限級(jí)別并嚴(yán)格遵守。管理部門使用部門秘書、計(jì)財(cái)部費(fèi)用會(huì)計(jì)管理文件采購申請及授權(quán)流程中包括以下文件:文件名稱相關(guān)步驟填制人復(fù)核人參考編號(hào)采購申請單填制采購申請單使用部門使用部門總經(jīng)附件1員工理、管理層采購審批權(quán)審批采購申請單行政部管理層附件2限表1.3 流程描述

1.3.1 采購申請與批準(zhǔn)主要步驟匯總采購申請

描述使用部門員工（申請人）根據(jù)日常經(jīng)營活動(dòng)需要產(chǎn)生購買意向，向部門經(jīng)理征詢口頭意見。在得到部門經(jīng)理的口頭許可后，申請人將采購信息告知部門秘書，由部門秘書統(tǒng)一進(jìn)行采購申請單的填制。為了保證采購申請單的信息完整性和準(zhǔn)確性，采購申請單由部門秘書統(tǒng)一填寫。部門秘書從申請人處獲取采購需求后，填寫正式的采購申請單。詳細(xì)寫明項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)、購貨型號(hào)和數(shù)量。采購申請單一式兩份，一份由使用部門留存，一份由行政部留存。申請人檢查部門秘書填寫的采購申請單，確認(rèn)后在申請人欄內(nèi)簽字確認(rèn)。部門秘書對采購申請進(jìn)行預(yù)算控制，填寫采購申請單上的預(yù)算情況信息，并在預(yù)算初檢欄內(nèi)簽字。對于固定資產(chǎn)和其他超出人民幣2,000元的大額采購，部門秘書必須檢查該項(xiàng)采購是否在本年度部門費(fèi)用預(yù)算內(nèi)，并在采購申請單上注明。若超出預(yù)算，則在部門經(jīng)理審批后，取得公司相應(yīng)授權(quán)人批準(zhǔn)，否則該采購申請將被退回。對于低值易耗品等小額采購，部門秘書負(fù)責(zé)每月進(jìn)行匯總，并檢查累計(jì)采購金額（本月采購申請金額 +以前月份采購金額）是否在本年度部門費(fèi)用預(yù)算內(nèi)。若超出預(yù)算，則必須在部門經(jīng)理審批后，取得公司公司相應(yīng)授權(quán)人批準(zhǔn)，否則該采購申請將被退回。

負(fù)責(zé)部門使用部門員工使用部門秘書采購申請單 –附件1使用部門秘書主要步驟

描述 負(fù)責(zé)部門部門秘書對采購申請進(jìn)行預(yù)算控制之后，由使用部門秘書申請人直接主管和使用部門經(jīng)理進(jìn)行審核，如果采購申請合理，則在采購申請單上簽字，否則退回申請。復(fù)核預(yù)算

計(jì)財(cái)部費(fèi)用會(huì)計(jì)對預(yù)算進(jìn)行復(fù)核。費(fèi)用會(huì)計(jì)檢查部門年度預(yù)算是否和存檔的公司預(yù)算是否相符，已用預(yù)算是否和會(huì)計(jì)記錄相符，以及部門可用預(yù)算的計(jì)算準(zhǔn)確性。預(yù)算復(fù)核后，根據(jù)公司的采購審批權(quán)限表將采購申請送交相應(yīng)授權(quán)人審批。

計(jì)財(cái)部費(fèi)用會(huì)計(jì)采購申請單必須由公司相應(yīng)授權(quán)人根據(jù)采購相應(yīng)授權(quán)人權(quán)限表審核批準(zhǔn)。供應(yīng)商選擇2.1 流程圖行政部計(jì)財(cái)部管理層采購員總經(jīng)理費(fèi)用會(huì)計(jì)總經(jīng)理相應(yīng)授權(quán)人供尋找供應(yīng)商1應(yīng)商授權(quán)3審批2確認(rèn)供應(yīng)商供應(yīng)商再評(píng)估

4 選擇供應(yīng)商 5 審批7評(píng)審供應(yīng)商審批8業(yè)績2.2 管理方法管理原則

不斷發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質(zhì)量的供應(yīng)商，豐富授權(quán)供應(yīng)商名單。采購員應(yīng)該維護(hù)完整、實(shí)效的供應(yīng)商資料并定期更新。對于供應(yīng)商的選擇結(jié)果應(yīng)該有具體的書面記錄，核。

并由總經(jīng)理審對供應(yīng)商資料庫實(shí)行權(quán)限控制管理。定期對供應(yīng)商業(yè)績進(jìn)行考核。管理部門 行政部采購員管理文件 供應(yīng)商選擇流程中包括以下文件 :文件名稱相關(guān)步驟填制人復(fù)核人參考編號(hào)供應(yīng)商信息收集發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商采購員行政部總經(jīng)理附件3表授權(quán)供應(yīng)商清單確定授權(quán)供應(yīng)商采購員行政部總經(jīng)理附件4供應(yīng)商選擇表選擇供應(yīng)商采購員行政部總經(jīng)理、附件5管理層訂單匯總表更新供應(yīng)商檔案采購員行政部總經(jīng)理附件6供應(yīng)商評(píng)估記錄更新供應(yīng)商檔案采購員行政部總經(jīng)理附件7供應(yīng)商考核報(bào)告更新供應(yīng)商檔案采購員行政部總經(jīng)理附件82.3 流程描述

2.3.1 供應(yīng)商授權(quán)主要步驟尋找供應(yīng)商

描述采購員和公司其他員工在日常工作和生活中，應(yīng)隨時(shí)發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質(zhì)量商品/服務(wù)的供應(yīng)商。采購員在發(fā)現(xiàn)這些供應(yīng)商后，應(yīng)傳真/電話聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)單，產(chǎn)品目錄，公司簡介、公司營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證書復(fù)印件等；必要時(shí)，采購員可對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地訪問，進(jìn)一步了解供應(yīng)商的實(shí)力和服務(wù)質(zhì)量。采購員匯總收集的資料，填寫供應(yīng)商信息收集表。采購員將供應(yīng)商資料存入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商資料庫應(yīng)注意保密，任何其他人不得接觸和更改。供應(yīng)商資料庫主要包括主要信息和交易信息兩部分。供應(yīng)商主要信息包括供應(yīng)商名稱、編號(hào)、地址、供貨數(shù)量級(jí)和相應(yīng)的供貨價(jià)格、最小訂購量、供貨質(zhì)量、付款條件、運(yùn)輸方式、交貨周期和信用記錄等。采購員根據(jù)供應(yīng)商的價(jià)格，質(zhì)量，交貨期和售后服務(wù)確定授權(quán)供應(yīng)商，建立/更新授權(quán)供應(yīng)商清單。采購員將授權(quán)供應(yīng)商清單和供應(yīng)商資料交行政部總經(jīng)理批準(zhǔn)。行政部總經(jīng)理復(fù)核授權(quán)供應(yīng)商清單和供應(yīng)商資料，并簽字確認(rèn)。

負(fù)責(zé)部門行政部采購員供應(yīng)商信息收集表–附件3行政部采購員行政部總經(jīng)理主要步驟選擇供應(yīng)商審批

2.3.2 確認(rèn)供應(yīng)商描述 負(fù)責(zé)部門采購員取得審批后的采購申請單，根據(jù)申請 行政部采購員單的要求從授權(quán)供應(yīng)商清單中能夠提供需求供應(yīng)商選擇表產(chǎn)品/服務(wù)的供應(yīng)商（如果授權(quán)供應(yīng)商清單中–附件5沒有能夠提供需求產(chǎn)品/服務(wù)的供應(yīng)商，必須及時(shí)尋找新的供應(yīng)商）。對于合同金額超過人民幣 ______元的采購業(yè)務(wù)，采購員應(yīng)至少在三個(gè)供應(yīng)商中選擇；對于合同金額超出人民幣_(tái)______元或合同期超過一年的采購業(yè)務(wù)，必須采用競價(jià)投標(biāo)的方式選擇供應(yīng)商。競價(jià)資料做檔案保存。采購員根據(jù)價(jià)格、付款條件、質(zhì)量等因素，選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，并在供應(yīng)商選擇表上詳細(xì)說明不同供應(yīng)商的供貨價(jià)格、質(zhì)量、交貨時(shí)間和付款條件的比較，列明對節(jié)約的采購成本、提高的質(zhì)量、節(jié)約的時(shí)間和付款期的優(yōu)惠的綜合評(píng)價(jià)，得出選擇供應(yīng)商的結(jié)果。填寫供應(yīng)商選擇表交行政部總經(jīng)理審核。行政部總經(jīng)理詳細(xì)復(fù)核采購員選擇供應(yīng)商的