辦公室日常事務(wù)-零用現(xiàn)金管理（秘書業(yè)務(wù)培訓(xùn)課件）

零用現(xiàn)金管理情景案例宏利公司行政部的幾臺計(jì)算機(jī)出了問題，經(jīng)常死機(jī)。行政經(jīng)理讓秘書賈珊聯(lián)系公司技術(shù)部請技術(shù)人員幫忙來修理一下。賈秘書找到技術(shù)部，技術(shù)部負(fù)責(zé)人說這段時(shí)間技術(shù)部都在忙于新產(chǎn)品的開發(fā)，實(shí)在抽不出人來，只能等以后再說。賈珊向行政經(jīng)理匯報(bào)，行政經(jīng)理有些著急，說辦公室工作不能停。他突然想起什么，說辦公室新聘的秘書左景在學(xué)校學(xué)的就是計(jì)算機(jī)，讓他試試吧。下午左景檢查了出問題的計(jì)算機(jī)，說修好沒問題，只是要更換一些配件，需要幾百元。賈秘書負(fù)責(zé)辦公室零用現(xiàn)金的管理，她從自己辦公桌抽屜里的零用現(xiàn)金中拿出伍百元，交給左景去購買配件，辦公室的幾臺計(jì)算機(jī)終于修好了。情景案例第二天剛上班，文印室的小趙來找賈珊，說前些天文印室購買了一批打印用的A4紙，她交給賈珊一張發(fā)票，賈秘書看了看金額，就把錢支付給了小趙。十點(diǎn)鐘，行政助理找到賈珊，說明天動(dòng)身去杭州出差兩天，要賈珊去公司財(cái)務(wù)部借款。賈珊說正好辦公室零用現(xiàn)金還有幾仟元，你先拿去，回來再報(bào)銷。行政助理走后，賈珊這才想起辦公室支出的費(fèi)用已達(dá)到一定數(shù)額，需要到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷并將現(xiàn)金返還進(jìn)行周轉(zhuǎn)。她清理了抽屜里的一堆票據(jù)，發(fā)現(xiàn)有些票據(jù)她已想不起經(jīng)手人是誰，甚至在發(fā)票里還夾雜了幾張購貨收據(jù)。果然，當(dāng)她拿著票據(jù)到公司財(cái)務(wù)部報(bào)銷時(shí)，就遇到了麻煩。項(xiàng)目任務(wù)

賈秘書到公司財(cái)務(wù)部報(bào)銷會遇到什么麻煩？你認(rèn)為賈秘書在辦公室零用現(xiàn)金的管理和公務(wù)費(fèi)用報(bào)銷的工作中需要作哪些改進(jìn)？任務(wù)分析賈秘書到公司財(cái)務(wù)部報(bào)銷，公司財(cái)務(wù)人員在核對報(bào)銷票據(jù)時(shí)會責(zé)成賈秘書對沒有注明經(jīng)手人的票據(jù)必須要找到經(jīng)手人并親自在上面簽字證明，否則不會予以報(bào)銷，另外，按照財(cái)務(wù)規(guī)定，購貨收據(jù)一般不能作為報(bào)銷憑據(jù)，因此，賈秘書要順利完成費(fèi)用報(bào)銷，恐怕還有一些善后工作必須要做。賈秘書在辦公室零用現(xiàn)金管理和公務(wù)費(fèi)用報(bào)銷的工作中存在很多問題，必須要加以改進(jìn)，否則麻煩會更多。如辦公室零用現(xiàn)金不能隨便放置在辦公室的抽屜內(nèi)，這樣做存在很大的安全隱患，應(yīng)將現(xiàn)金鎖在辦公室保險(xiǎn)箱內(nèi)，如果數(shù)額過大，最好存入銀行，辦公室里不要留太多現(xiàn)金。任務(wù)分析另外，賈秘書支付給文印室小趙辦公費(fèi)用的做法違反了辦公室零用現(xiàn)金的管理操作程序，小趙首先要向領(lǐng)導(dǎo)提出購買辦公用品申請，填寫相關(guān)憑單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，賈秘書予以認(rèn)真審核后，才能將現(xiàn)金支付給小趙。賈秘書將辦公室零用現(xiàn)金當(dāng)作差旅費(fèi)借給行政經(jīng)理的做法也是不正確的，不能將辦公室零用現(xiàn)金等同于差旅費(fèi)，兩者的用途是不同的，賈秘書應(yīng)按公司相關(guān)規(guī)定到財(cái)務(wù)部為行政經(jīng)理預(yù)支差旅費(fèi)用。賈秘書必須要了解和掌握辦公室零用現(xiàn)金管理和公務(wù)費(fèi)用報(bào)銷的基本知識，否則很難勝任秘書工作。零用現(xiàn)金管理公司企業(yè)間的付款，一般都是通過銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算，或者用支票匯票等結(jié)算。企業(yè)（特別是辦公室）日常的運(yùn)作中許多開銷不可能采用這種形式。況且小額的辦公費(fèi)用難于多次去財(cái)務(wù)臨時(shí)支取。辦公零用現(xiàn)金（備用金）存在的理由和目的小額開銷以備急用這筆費(fèi)用由秘書掌控！零用現(xiàn)金管理支付本市交通費(fèi)、郵資、接待用的茶點(diǎn)費(fèi)、停車費(fèi)和添置少量的辦公用品根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和平時(shí)小額支出的數(shù)額來確定企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)秘書保管和支出秘書應(yīng)將現(xiàn)金鎖在辦公室保險(xiǎn)柜內(nèi)用途數(shù)額保管對公司小額現(xiàn)金的管理要建立專門的制度，從預(yù)借到支出都要嚴(yán)格按規(guī)章辦理。秘書在處理這類小額現(xiàn)金時(shí)，特別要注意的是不要將它和差旅費(fèi)等混同起來。小技法程序方法1、建立零用現(xiàn)金賬簿賬簿應(yīng)清楚注明收到現(xiàn)金的日期、收據(jù)編號、金額數(shù)量和支出現(xiàn)金的日期、用途、零用現(xiàn)金憑單編號、金額、余額等。有時(shí)還要對賬目進(jìn)行分析，了解花銷的情況和去向。2、填寫零用現(xiàn)金憑單內(nèi)部工作人員需要領(lǐng)取零用現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)填寫零用現(xiàn)金憑單，提交開銷的項(xiàng)目和用途、日期、金額。程序方法3、零用現(xiàn)金使用審批秘書要認(rèn)真核對零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)審批人（通常是企業(yè)中分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)）審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給申請者。4、核對領(lǐng)取者提交的單據(jù)秘書要認(rèn)真核對領(lǐng)取者提交的發(fā)票等單據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致，然后將發(fā)票等單據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。程序方法5、做好支出記錄每當(dāng)支出一筆現(xiàn)金，秘書均須及時(shí)在零用現(xiàn)金賬簿上記錄。6、定期財(cái)務(wù)報(bào)銷當(dāng)支出的費(fèi)用達(dá)到一定數(shù)額后或月末，秘書再到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷并將現(xiàn)金返還到零用現(xiàn)金箱中進(jìn)行周轉(zhuǎn)。零用現(xiàn)金憑單示例零用現(xiàn)金憑單編號項(xiàng)目和用途申請人簽名金額日期審批人簽名日期賬頁編號支付日期零用現(xiàn)金管理⑴秘書應(yīng)嚴(yán)格遵守辦公程序和財(cái)務(wù)制度，不應(yīng)自己或協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫”。⑵秘書保管備用金，應(yīng)及時(shí)把辦公室的開支記錄下來，以便了解辦公開支的情況，也可以作為資料存查。零用現(xiàn)金管理的注意事項(xiàng)公務(wù)費(fèi)用的報(bào)銷有時(shí)為公司辦事需要花些費(fèi)用，如出差或接待客人等，事后就需要報(bào)銷費(fèi)用。但這些費(fèi)用不能從零用現(xiàn)金中支付，而需要直接到財(cái)務(wù)部門申請費(fèi)用和報(bào)銷結(jié)算。公務(wù)費(fèi)用的報(bào)銷的工作步驟出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算，多退少補(bǔ)提交費(fèi)用申請報(bào)告或填寫費(fèi)用申請表報(bào)告或表提交財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款工作結(jié)束將發(fā)票附在“差旅費(fèi)報(bào)銷單”后面，簽字提交出納主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意，并簽字批準(zhǔn)公務(wù)費(fèi)用的報(bào)銷⑴提前向企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告報(bào)銷的相關(guān)事宜；⑵領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，要嚴(yán)格按照公司的有關(guān)規(guī)定履行報(bào)銷手續(xù)；⑶報(bào)銷要及時(shí)。注意事項(xiàng)出差費(fèi)用的辦理企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或主管國內(nèi)外出差的費(fèi)用，經(jīng)常由秘書辦理或協(xié)助辦理。因此，秘書要事先做好準(zhǔn)備，熟悉出差費(fèi)用的各種辦理方法。1、辦理信用卡信用卡可以從銀行取得，上面開列了支款人的姓名、簽名、號碼和最高支款金額數(shù)等內(nèi)容。這筆金額要從企業(yè)存在銀行的存款賬戶中扣除。當(dāng)出差者在外需要現(xiàn)金時(shí)，可以持信用卡去指定的銀行支取，所支金額要記在信用卡上。信用卡一般可以透支，所以一張信用卡通常包括一筆很大的金額。出差費(fèi)用的辦理2、辦理旅行支票出差者可以在銀行和一些旅行社購買金額較小的旅行支票。支票使用者使用支票時(shí)必須在支票上簽字，支取旅行支票時(shí)，必須由使用者在支票上再次簽字。3、辦理快匯匯票快匯匯票是由秘書購認(rèn)，可以交給或寄給指定的出差者。與持有普通支票一樣，出差者可憑這種匯票收取現(xiàn)金，或者轉(zhuǎn)讓給他人。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)或主管出差回來后，秘書有時(shí)還須代上司整理出差費(fèi)用記錄，轉(zhuǎn)交會計(jì)人員報(bào)銷有關(guān)費(fèi)用。上司出差回來后，秘書要代替上司報(bào)銷差旅費(fèi)。秘書應(yīng)將上司所有出差票據(jù)整理好，按財(cái)務(wù)部門指定的單據(jù)填好，分門別類地算好，將所有單據(jù)按財(cái)務(wù)部門的規(guī)定貼在出差報(bào)銷單后面，然后，將報(bào)銷單交上司本人或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。報(bào)銷時(shí)應(yīng)根據(jù)出差之前預(yù)借金額和出差發(fā)生的實(shí)際費(fèi)用的差額，多退少補(bǔ)。小技法在公司內(nèi)部，一般都設(shè)有財(cái)務(wù)部門，他們專門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)方面的工作，除非你的上司直接負(fù)責(zé)這個(gè)部門，作為秘書沒有必要具備專門的會計(jì)知識。但是，為了讓上司在企業(yè)經(jīng)營過程中，掌握企業(yè)的經(jīng)營動(dòng)態(tài)，通過財(cái)務(wù)報(bào)表了解企業(yè)經(jīng)營狀況，因此，作為秘書對財(cái)務(wù)知識多少要有些了解。上司通過財(cái)務(wù)報(bào)表知道企業(yè)的實(shí)際狀況，預(yù)測企業(yè)的未來，如發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營不景氣，就可以采取措施降低費(fèi)用，從這個(gè)意義上來講，秘書具備一定的財(cái)務(wù)知識大有好處。相關(guān)鏈接秘書為何要具備一定的財(cái)務(wù)常識相關(guān)鏈接財(cái)會知識一、現(xiàn)金管理

所謂現(xiàn)金管理，就是對現(xiàn)金的收、付、存等各環(huán)節(jié)進(jìn)行的管理。國務(wù)院頒布的《現(xiàn)金管理暫行條例》對現(xiàn)金收支管理的基本規(guī)定如下：1、開戶單位庫存現(xiàn)金一律實(shí)行限額管理。2、不準(zhǔn)擅自坐支現(xiàn)金。坐支現(xiàn)金容易打亂現(xiàn)金收支渠道，不利于開戶銀行對企業(yè)的現(xiàn)金進(jìn)行有效地監(jiān)督和管理。3、企業(yè)收入的現(xiàn)金不準(zhǔn)作為儲蓄存款存儲。4、收入現(xiàn)金應(yīng)及時(shí)送存銀行，企業(yè)的現(xiàn)金收入應(yīng)于當(dāng)天送存開戶銀行，確有困難的，應(yīng)由開戶銀行確定送存時(shí)間。相關(guān)鏈接5、嚴(yán)格按照國家規(guī)定的開支范圍使用現(xiàn)金，結(jié)算金額超過起點(diǎn)的，不得使用現(xiàn)金。6、不準(zhǔn)編造用途套取現(xiàn)金。企業(yè)在國家規(guī)定的現(xiàn)金使用范圍和限額內(nèi)需要現(xiàn)金，應(yīng)從開戶銀行提取，提取時(shí)應(yīng)寫明用途，不得編造用途套取現(xiàn)金。7、企業(yè)之間不得相互借用現(xiàn)金。相關(guān)鏈接相關(guān)鏈接財(cái)會知識二、現(xiàn)金保管現(xiàn)金保管制度一般應(yīng)包括如下內(nèi)容。1、超過庫存限額以外的現(xiàn)金應(yīng)在下班前送存銀行。2、為加強(qiáng)對現(xiàn)金的管理，除工作時(shí)間需要的少量備用金可放在出納員的抽屜內(nèi)，其余則應(yīng)放入出納專用的保險(xiǎn)柜內(nèi)，不得隨意存放。3、限額內(nèi)的庫存現(xiàn)金當(dāng)日核對清楚后，一律放在保險(xiǎn)柜內(nèi)，不得放在辦公桌內(nèi)過夜。4、單位的庫存現(xiàn)金不準(zhǔn)以個(gè)人名義存入銀行，以防止有關(guān)人員利用公款私存取得利息收入，也防止單位利用公款私存形成賬外小金庫。銀行一旦發(fā)現(xiàn)公款私存，可以對單位處以罰款，情節(jié)嚴(yán)重的，可以凍結(jié)單位現(xiàn)金支付。5、庫存現(xiàn)金，包括紙幣和鑄幣，應(yīng)實(shí)行分類保管。各單位的出納員對庫存票幣分別按照紙幣的票面金額和鑄幣的幣面金額，以及整數(shù)（即大數(shù)）和零數(shù)（即小數(shù)）分類保管。相關(guān)鏈接相關(guān)鏈接三、支票結(jié)算財(cái)會知識1、支票支票是由出票人簽發(fā)的委托銀行在見票時(shí)無條件支付確定金額給收款人或持票人的票據(jù)。出票人是簽發(fā)支票的單位和個(gè)人，付款人是出票人的開戶銀行。支票為即期票據(jù)，分為以下幾種：現(xiàn)金支票，印有“現(xiàn)金”字樣，只用于支取現(xiàn)金；轉(zhuǎn)帳支票，印有“轉(zhuǎn)帳”字樣，只用于轉(zhuǎn)帳；普通支票未印有“現(xiàn)金”或“轉(zhuǎn)賬”字樣，可用于支取現(xiàn)金，也可用于轉(zhuǎn)賬。2、支票結(jié)算基本知識簽發(fā)支票必須使用規(guī)定的筆，支票上各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫齊全，并加蓋與預(yù)留銀行相符的印鑒，不得涂改、添注；支票付款期為5天；轉(zhuǎn)賬支票可以根據(jù)需要在票據(jù)交換區(qū)域內(nèi)背書轉(zhuǎn)讓，支票的提示付款期為10天；出票人簽發(fā)支票，必須控制在其存款賬戶余額范圍內(nèi)，禁止簽發(fā)空頭支票，違者銀行將按支票面額處以5%，但不低于1000元的罰款。支票是我國長期廣泛使用的票據(jù)，也是最基本的同城結(jié)算方式。相關(guān)鏈接相關(guān)鏈接四、信用卡結(jié)算方式財(cái)會知識1、信用卡是商業(yè)銀行向個(gè)人和單位發(fā)行的，憑以向特約單位購物、消費(fèi)和向銀行存取現(xiàn)金，且具有消費(fèi)信用的特制載體卡片。按使用對象不同，信用卡分為單位卡和個(gè)人卡；按信譽(yù)等級分為金卡和普通卡。2、信