博鰲亞洲論壇2019年年會(huì)會(huì)務(wù)接待服務(wù)

博鰲亞洲論壇2019年年會(huì)會(huì)務(wù)接待服務(wù)用戶需求書項(xiàng)目預(yù)算：100萬(wàn)元人民幣根據(jù)測(cè)算統(tǒng)計(jì)，接待服務(wù)項(xiàng)目需服務(wù)外包管理人員不少于60人。注：此項(xiàng)目費(fèi)用僅包含企業(yè)服務(wù)管理人員外包服務(wù)費(fèi)，其余配套的志愿者、司機(jī)等人員補(bǔ)助待后期核算后以合適途徑另行發(fā)放。二、服務(wù)需求（一）政要團(tuán)組接待1.工作內(nèi)容：協(xié)助政要團(tuán)組接待綜合籌備工作，負(fù)責(zé)團(tuán)組信息匯總、證件、車輛調(diào)度、大型活動(dòng)禮賓培訓(xùn)、后勤等事務(wù)，統(tǒng)籌安排外方先遣團(tuán)和綜合演練后勤保障事宜；負(fù)責(zé)2個(gè)團(tuán)組在瓊期間服務(wù)保障工作（含個(gè)性化會(huì)務(wù)、考察）以及前期先遣團(tuán)踩點(diǎn)接待安排（含導(dǎo)游及翻譯）等。2.具體要求：為完成以上工作事項(xiàng)，需配備不少于3名具有較強(qiáng)溝通和文字處理能力的工作人員負(fù)責(zé)綜合籌備工作；每個(gè)團(tuán)組接待需配備不少于3人的工作團(tuán)隊(duì)（組長(zhǎng)、聯(lián)絡(luò)員、車調(diào)及外方先遣團(tuán)接待人員）。工作時(shí)間為2月底至3月底，需有1人提前10天參與工作。（二）國(guó)內(nèi)部長(zhǎng)接待1.工作內(nèi)容：負(fù)責(zé)與省內(nèi)對(duì)口接待單位溝通協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)信息匯總和證件的收集、統(tǒng)計(jì)、核對(duì)等工作。2.具體要求：為完成以上工作事項(xiàng)，需配備不少于3名具有較強(qiáng)溝通和信息處理能力的工作人員全程參與工作，工作時(shí)間為2月底至3月底。（三）論壇參會(huì)代表接待1.工作內(nèi)容：負(fù)責(zé)論壇一對(duì)一接待參會(huì)代表的綜合籌備工作，包括信息匯總流轉(zhuǎn)、證件和車輛統(tǒng)籌等工作；負(fù)責(zé)一對(duì)一接待聯(lián)絡(luò)員的定崗及培訓(xùn)工作；負(fù)責(zé)在年會(huì)期間牽頭開展7個(gè)酒店服務(wù)中心工作，包括志愿者培訓(xùn)、會(huì)議信息咨詢、部分與會(huì)代表送機(jī)統(tǒng)籌等工作。2.具體要求：為完成以上工作事項(xiàng)，需配備不少于2名具有較強(qiáng)溝通和信息處理能力的工作人員負(fù)責(zé)綜合籌備工作，工作時(shí)間為2月下旬至3月底；為7個(gè)酒店服務(wù)中心各配備1名具有較強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)能力的牽頭工作人員，工作時(shí)間為3月25日至30日。（四）“21世紀(jì)海上絲綢之路”島嶼經(jīng)濟(jì)分論壇嘉賓接待1.工作內(nèi)容：負(fù)責(zé)培訓(xùn)指導(dǎo)志愿者開展中外嘉賓的外聯(lián)、日程設(shè)計(jì)和全程接待安排工作；協(xié)助聯(lián)系論壇秘書處邀請(qǐng)參會(huì)企業(yè)；負(fù)責(zé)配合做好我省領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見分論壇嘉賓活動(dòng)的相關(guān)安排。2.具體要求：為完成以上工作事項(xiàng)，需配備不少于1名英語(yǔ)水平高、具有較強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)和文字處理能力的工作人員全程參與工作，工作時(shí)間為2月底至3月底。（五）中國(guó)—東盟省市長(zhǎng)對(duì)話嘉賓接待1.工作內(nèi)容：負(fù)責(zé)開展與會(huì)嘉賓的外聯(lián)、日程設(shè)計(jì)和全程接待安排工作；負(fù)責(zé)相關(guān)志愿者培訓(xùn)工作。2.具體要求：為完成以上工作事項(xiàng)，需配備不少于3名具有較強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)和文字處理能力的工作人員（含英語(yǔ)水平較高2人）全程參與工作，工作時(shí)間為2月中旬至3月底。（六）新聞媒體接待1.工作內(nèi)容：負(fù)責(zé)在年會(huì)期間在培蘭媒體注冊(cè)中心、.華美達(dá)酒店大堂記者服務(wù)中心2處協(xié)助開展媒體記者注冊(cè)、證件發(fā)放、組織乘車和志愿者管理等工作；負(fù)責(zé)外國(guó)媒體考察團(tuán)接待工作，包括與相關(guān)方面溝通對(duì)接、行程設(shè)計(jì)、食宿行安排、導(dǎo)游翻譯等事務(wù)。2.具體要求：為完成以上工作事項(xiàng)，每處需配備不少于2名具有較強(qiáng)溝通能力的工作人員，工作時(shí)間為論壇前一周至3月底；考察團(tuán)接待需配備不少于4人的工作團(tuán)隊(duì)，工作時(shí)間為論壇前兩周至3月底。（七）機(jī)場(chǎng)服務(wù)1.工作內(nèi)容：負(fù)責(zé)在?？诿捞m機(jī)場(chǎng)和博鰲機(jī)場(chǎng)均設(shè)置國(guó)內(nèi)和國(guó)際貴賓點(diǎn)，協(xié)助貴賓辦理相關(guān)抵離、通關(guān)手續(xù)；設(shè)置機(jī)場(chǎng)接待中心，有序組織參會(huì)代表抵離機(jī)場(chǎng)。2.具體要求：為完成以上工作事項(xiàng)，海口美蘭機(jī)場(chǎng)需配備不少于4名具有較強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)能力的工作人員，博鰲機(jī)場(chǎng)需配備不少于3名，工作時(shí)間為3月24日至31日。（八）后勤服務(wù)1.工作內(nèi)容：負(fù)責(zé)年會(huì)期間工作人員用房統(tǒng)籌分配，包括編制房號(hào)表并隨時(shí)調(diào)整等工作；協(xié)助后勤保障財(cái)務(wù)事務(wù)。2.具體要求：為完成以上工作事項(xiàng)，需配備不少于2名具有較強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)能力的工作人員（含熟悉財(cái)務(wù)事務(wù)1人），工作時(shí)間為論壇前兩周至3月底。（九）車輛和交通服務(wù)管理負(fù)責(zé)組織保障論壇年會(huì)期間的交通服務(wù)管理事宜，包括車輛、司機(jī)管理和調(diào)度，證件收集、整理、審核和發(fā)放，車輛安全和油料管理，道路和車輛應(yīng)急方案制定和緊急處置，相關(guān)志愿者選拔和培訓(xùn)，年會(huì)籌備階段車輛派遣和保障等工作。具體工作內(nèi)容、最低人員配置和工作時(shí)間要求如下（參與本項(xiàng)工作全體人員需24小時(shí)在崗，年會(huì)結(jié)束后需有1人繼續(xù)參與工作至4月底）：工作崗位/內(nèi)容最低人員配置工作時(shí)間車輛調(diào)度組：負(fù)責(zé)用車需求匯總、車輛調(diào)度、對(duì)外及內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)、內(nèi)部會(huì)議記錄等調(diào)度1名、外聯(lián)及內(nèi)勤書記員1名2月下旬至3月底監(jiān)控組：負(fù)責(zé)車輛GPS的安裝調(diào)試、用車監(jiān)控、車輛回收等組長(zhǎng)1名2月下旬至3月底美蘭機(jī)場(chǎng)組：負(fù)責(zé)配合機(jī)場(chǎng)組完成美蘭機(jī)場(chǎng)車輛調(diào)度需求、普通代表的行李轉(zhuǎn)運(yùn)等組長(zhǎng)1名、主管1名3月10日至月底博鰲機(jī)場(chǎng)組：負(fù)責(zé)配合機(jī)場(chǎng)組完成博鰲機(jī)場(chǎng)車輛調(diào)度需求、普通代表的行李轉(zhuǎn)運(yùn)等組長(zhǎng)1名3月10日至月底證件組：負(fù)責(zé)相關(guān)人證、車證的申辦、保管和發(fā)放組長(zhǎng)1名，主管1名2月下旬至3月底外場(chǎng)組：負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、應(yīng)急事件處置、培訓(xùn)場(chǎng)地準(zhǔn)備等組長(zhǎng)1名、主管1名2月下旬至3月底穿梭巴士組：負(fù)責(zé)穿梭巴士運(yùn)行計(jì)劃制定、站牌制作布置及后續(xù)檢查、突發(fā)事件協(xié)調(diào)等組長(zhǎng)1名、主管1名2月下旬至3月底培蘭組：負(fù)責(zé)培蘭注冊(cè)中心車輛調(diào)度、行李處理、司機(jī)人證、車證的臨時(shí)辦理和發(fā)放組長(zhǎng)1名、主管1名3月10日至月底車油組：負(fù)責(zé)監(jiān)督車輛停放秩序、車輛接收編號(hào)、保險(xiǎn)和臨時(shí)車牌的辦理、車輛維護(hù)清潔、油料使用管理及記錄等組長(zhǎng)1名、車管及油管1名2月下旬至3月底后勤組：負(fù)責(zé)大組內(nèi)人員后勤統(tǒng)籌安排組長(zhǎng)1名2月下旬至3月底車輛督查組：負(fù)責(zé)對(duì)租賃車輛的車容車況進(jìn)行檢查反饋組長(zhǎng)1名2月下旬