公文基礎(chǔ)知識

公文基礎(chǔ)知識一、法定公文的概念、特點、種類和作用（一）概念行政機關(guān)的公文（包括電報），是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。（二）法定公文的特點1.宗旨的政治性；2.體式的規(guī)范性；3.內(nèi)容的權(quán)威性；4.特定的處理程序；5.作者讀者的法定性。（三）法定公文的種類

1.公文種類的劃分（1）按《國家行政機關(guān)公文處理措施》規(guī)定分類，共有13種，詳細如下：1）命令（令）合用于根據(jù)有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布實行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。2）決定合用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不合適的決定事項。3）公告合用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。4）通告合用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。5）告知合用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相從屬機關(guān)的公文，傳達規(guī)定下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。6）通報合用用于表揚先進，批評錯誤，傳達重要精神或者狀況。7）議案合用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。8）匯報合用于向上級機關(guān)匯報工作，反應(yīng)狀況，答復(fù)上級機關(guān)的問詢。9）請示合用于向上級機關(guān)祈求指示、同意。10）批復(fù)合用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。11）意見合用于對重要問題提出見解和處理措施。12）函合用于不相從屬機關(guān)之間商洽工作，問詢和答復(fù)問題，祈求同意和答復(fù)審批事項。13）會議紀要合用于記載、傳達會議狀況和議定事項。有相似內(nèi)容文種的區(qū)別：命令（令）、決定、通報都可以對好人好事予以表獎，怎樣區(qū)別使用呢？首先，在《措施》中，使用了不一樣的詞語。命令是“嘉獎”；決定是“獎懲”；通報是“表揚”。詞語用的不一樣，內(nèi)涵則不一樣。另一方面，由于所用詞語不一樣，體現(xiàn)出獎勵的規(guī)格就不一樣。命令獎勵規(guī)格高；決定獎勵規(guī)格較高；通報屬于一般的表揚。再次，決定不僅能獎勵先進，還能懲罰錯誤。相近文種的區(qū)別：公告與通告不一樣點：從使用者看：公告的制發(fā)者是國家高級機關(guān)；通告各級行政機關(guān)、部門及社會團體均可使用。從公布的內(nèi)容看：公告內(nèi)容的重要性不小于通告；通告重要公布應(yīng)當遵守或周知的事項。從公布的范圍看：公告面向國內(nèi)外，范圍廣；通告用于局部范圍。告知與通報不一樣點：告知的內(nèi)容側(cè)重于直提規(guī)定，必須有下步意見；通報的內(nèi)容側(cè)重于闡明、簡介狀況，可以提出下步規(guī)定，也可以不提任何規(guī)定。通告與告知但凡向社會公開告知人們應(yīng)遵守某一事項用“通告”；內(nèi)部行文告知下級應(yīng)辦理某一事項，用“告知”。（2）按行文關(guān)系分類1）上行文如：匯報、請示、意見等。2）下行文如：命令（令）、決定、公告、通告、告知、通報、批復(fù)、意見、會議紀要。3）平行文如：議案、函、意見。2.怎樣對的選用公文文種？（1）從行文對象上考慮文種的選擇（2）從行文目的上考慮文種的選擇（3）從公文內(nèi)容上考慮文種的選擇（4）從對文獻處理上考慮文種的選擇二、公文規(guī)范公文用紙及版面尺寸公文用紙幅面尺寸采用國際原則A4型：297mmx210mm（長x寬）天頭（上白邊）為：37mm訂口（左白邊）為：28mm版心尺寸為：225mmx156mm（不含頁碼）公告、通告用紙大小，可根據(jù)實際需要確定。（一）公文格式規(guī)范公文文獻格式1.眉首紅色反線：是眉首與主體的分界線。上行文為135mm，下行文為105mm。紅色反線寬約0.5mm，長度與版心等寬（156mm），是一條紅色的細實線。（1）發(fā)文機關(guān)標識1）構(gòu)成由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱背面加上“文獻”二字構(gòu)成。2）闡明①假如是聯(lián)合發(fā)文，發(fā)文機關(guān)的名稱可按次序上下排列。②如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。③聯(lián)合行文，也可以只使用主辦機關(guān)的“發(fā)文機關(guān)標識”。④各級地方政府的“發(fā)文機關(guān)標識”的字體號要不不小于國務(wù)院的“發(fā)文機關(guān)標識”的字號，推薦使用小標宋體字。用紅色標識。3）格式發(fā)文機關(guān)標識，下行文上邊緣至版心上邊緣為25mm，上行文為80mm。（2）發(fā)文字號是發(fā)文單位對一年中所發(fā)文獻的統(tǒng)一編號。1）構(gòu)成由發(fā)文機關(guān)代字（即發(fā)文機關(guān)名稱的簡寫）、發(fā)文年度、本年發(fā)文次序號三部分構(gòu)成。2）闡明①黨政機關(guān)的代字一般用“XX發(fā)”；業(yè)務(wù)部門的代字用“XX字”。②發(fā)文年份應(yīng)寫全稱，用六角括號擴起來，不可用圓擴號。③序號是發(fā)文的次序號（流水號），不編虛位（如“2”不編寫成“02”）不加“第”字。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識。④聯(lián)合行文只標主辦機關(guān)的發(fā)文字號。黨政機關(guān)聯(lián)合行文，一般只標明黨的機關(guān)的發(fā)文字號；政府與軍隊、人民團體聯(lián)合行文，只標政府機關(guān)的發(fā)文字號。⑤發(fā)文機關(guān)的代字字數(shù)應(yīng)限制在五個字以內(nèi)，最佳是兩三個字。3）格式發(fā)文字號寫在發(fā)文機關(guān)標識下空兩行，用3號仿宋體字，居中排布。（3）公文份數(shù)序號是將同一文稿印刷若干份數(shù)時每份公文的次序編號。用阿拉伯數(shù)碼頂格標在公文首頁版心左上角第一行。此項內(nèi)容只有涉密公文使用，一般公文不用。（4）秘密等級、保密期限秘密等級分為：秘密、機密、絕密。秘密公文除標明秘密等級外，還要寫明保密期限。國家機密的標識為五角星，五角星前為密級，后為保密期限。“保密期限”與“密級”一起頂格標注在首頁版心右上角第一行?！懊芗墶迸c“保密期限”之間用五星隔開。用3號黑體字。如只需標識秘密等級，標識的位置相似，只是兩字之間空1字?！氨Ｃ芷谙蕖迸c“密級”一起頂格標注在首頁版心右上角第一行?！懊芗墶迸c“保密期限”之間用五星隔開。用3號黑體字。如只需標識秘密等級，標識的位置相似，只是兩字之間空1字。（5）緊急程度緊急公文分為：特急、急件。頂格標注在公文首頁版心右上角第一行，兩字之間空一字。如碰到“秘密等級”和“緊急程度”需同步標注時，版心右上角頂格第一行先標“秘密等級”，第二行標“緊急程度”。均用3號黑體字。（6）簽發(fā)人此項內(nèi)容僅限上行文中使用。簽發(fā)人標注在紅色反線右側(cè)，用3號仿宋體字標注，后加冒號，冒號背面用3號楷體字標注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人姓名居右空1字。凡標注簽發(fā)人的公文，發(fā)文字號不再居中，與簽發(fā)人在同一行，移至左側(cè)空一字的位置。2.主體（1）標題1）公文標題的三要素①發(fā)文機關(guān)用全稱或規(guī)范化的簡稱。②發(fā)文事由是對公文中心內(nèi)容的提煉。擬寫事由要用介詞“有關(guān)”，形成一種“有關(guān)┅┅的”語言形式。③文種下行文的標題，三要素缺一不可；特殊狀況下公告、通告的標題可以省略事由；任何狀況下都不能省略文種。2）公文標題的體現(xiàn)形式①完整的公文標題（三要素具全）。②簡化的公文標題A.只寫事由和文種B.只寫發(fā)文機關(guān)和文種C.只寫文種3）規(guī)定①必須簡要地概括出公文的重要內(nèi)容，做到文題相符。②標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。③標題的字數(shù)以不超過30個字為宜，較長時可分行排列，注意對稱美觀。排三行時，按長短短或短短長的形式排列。回行時要詞意完整、間距合適，數(shù)字、年份不能回行中斷。4）格式寫在紅色反線下空2行處，用2號小標宋體字。（2）主送機關(guān)是收受公文的機關(guān)，也是公文的行文對象。1）注意的問題①下行文的主送機關(guān)可以有許多種。上行文的主送機關(guān)只有一種。②應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。③會議紀要、通告、公告不寫主送機關(guān)。2）格式在標題下第二行左側(cè)頂格寫。用3號仿宋體字標識。回行時仍頂格，最終一種主送機關(guān)名稱后標冒號。（3）正文正文寫在主送機關(guān)下一行。每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。（4）附件是附屬公文內(nèi)容的文獻或材料，是公文內(nèi)容的補充闡明或參照材料。1）什么材料可以作為附件處理？①轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)性公文，把被轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)的公文當附件處理。②隨公文報送的登記表或其他闡明材料，也按附件處理。2）格式在正文下一行左空兩格處，用3號仿宋體字標識，后標冒號和名稱。附件一般與正文裝訂在一起。（5）成文日期是公文形成或生效的時間標志。1）成文日期或生效日期確實定①一般公文的成文日期都以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準；②經(jīng)會議正式討論通過方能生效的公文，以會議通過的日期為準；③需依法履行特殊同意生效程序的法規(guī)性文獻，以同意日期為準；④簽發(fā)后經(jīng)較長時間方能印發(fā)的公文以印發(fā)日期為準；⑤聯(lián)合行文以最終簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準；⑥以電報形式發(fā)出的公文，以電報發(fā)出日期為準。除在正文明確規(guī)定文獻生效或開始執(zhí)行日期的公文外，公文的成文日期即為公文生效的時間。2）成文日期的格式與規(guī)定①寫在落款下空一行的位置，右邊要空出4格。②應(yīng)使用中文書寫，年月日要寫全，不可省略年份。（6）落款、印章或簽訂①落款蓋一種公章的，不落款；蓋兩個公章的，也不落款；蓋三個以上公章的，應(yīng)落款，可用規(guī)范化的簡稱。②印章1）公文除會議紀要、電報外，均應(yīng)加蓋印章。2)印章要端正蓋在成文日期的上方，距正文2mm——4mm處。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅如下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。3)當聯(lián)合行文需蓋兩個公章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7個字。兩個公章平行排列，上不壓正文，下壓成文日期，主辦機關(guān)印章在左側(cè)。兩個印章均壓在成文時間上，之間互不相交或相切，相距不超過3mm。4)當聯(lián)合行文需蓋三個以上公章時，要落款。為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)名稱排列在前，每排最多排三個印章，兩端不得超過版心；最終一排如余一種或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切。公章對應(yīng)蓋在機關(guān)名稱之上。成文日期在最終一排公章之下空一行、右空2個字的位置上。5)行政機關(guān)聯(lián)合向上行文，由主辦單位加蓋印章即可；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)加蓋公章。③簽訂是發(fā)文時，由機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文落款處簽寫姓名或加蓋簽名章。只限以行政機關(guān)負責(zé)人名義公布的命令（令）和議案。特殊闡明：當公文排版后所剩空白不能容下印章時，應(yīng)采用調(diào)整行距、字距的措施加以處理，務(wù)使印章與正文同處一面。（7）附注指在正文中不適宜闡明的事項。1）對公文與否可以公開公布、可以翻印的規(guī)定。2）對公文中生僻詞語、專業(yè)術(shù)語、引語出處的解釋。3）閱讀范圍的規(guī)定。上行文不需規(guī)定閱讀范圍。4）“請示”一文應(yīng)當在附注處注明聯(lián)絡(luò)人電話。附注的位置寫在成文日期下一行居左空兩格處，外加圓括號，用3號仿宋體字。3.版記版記置于公文最終一頁，版記的最終一種要素置于最終一行。首先用一條黑色粗實反線在末頁下端三分之一處隔開。版記中各要素之間均加一條反線，寬度同版心。合計三條黑線。（1）主題詞主題詞是用以揭示公文基本內(nèi)容并通過規(guī)范化處理的詞語。1）主題詞表每一類主題詞分為固定碼區(qū)和自由碼區(qū)。《國務(wù)院公文主題詞表》所列主題詞被稱為固定碼區(qū)主題詞；國務(wù)院直屬各部門及各省區(qū)辦公廳制定的各自行業(yè)的《XX類主題詞表》被稱為自由碼區(qū)主題詞。2）主題詞的標注一份公文主題詞的數(shù)量是五到七個。最終一種是文種詞。主題詞三字用3號黑體；詞目用3號小標宋體字。3）格式主題詞位于版記第一條黑色反線上，頂格寫“主題詞”三個字，并加冒號。后邊是從主題詞表中找出來的主題詞，詞與詞之間空一格，不加標點。（2）抄送指除主送機關(guān)以外的其他需要告之公文內(nèi)容的上級、下級和不相從屬機關(guān)。向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當同步抄送直接上級機關(guān)。1）格式在版記第一道反線下一行左空一格處用3號仿宋體字標注“抄送”，后加冒號，再排印抄送機關(guān)名稱。抄送機關(guān)名稱回行時與上一行抄送機關(guān)名稱對齊，右側(cè)空一格。2）規(guī)定①抄送機關(guān)名稱應(yīng)按一定次序排列。②各抄送機關(guān)名稱之間用頓號或逗號隔開，最終一種抄送機關(guān)名稱之后用句號。③抄送機關(guān)的名稱應(yīng)當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（3）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)闡明及印發(fā)份數(shù)包括公文印發(fā)單位名稱、印發(fā)時間、份數(shù)等。位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占2行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。這兩項要素在同一行。印發(fā)份數(shù)在第三條黑線下偏右處注明共印多少份，外加小括號。公文特定格式公文的特定格式有三種：即信函式、會議紀要式、命令式。1.信函式格式信函式格式的公文重要用于處理平常事務(wù)的平行文。信函式公文的發(fā)文機關(guān)名稱上邊緣距上紙邊的距離為30mm。用小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。發(fā)文機關(guān)全稱下4mm處為一條武文線（雙線，上一條粗，下一條細），距下紙邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線均為170mm。發(fā)文機關(guān)名稱及雙線均為紅色。發(fā)文字號置于武文線下1行版心右邊緣頂格標識。發(fā)文字號下空1行標識公文標題。如需標識秘密等級或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標識。2.會議紀要格式：這種會議紀要的格式指的是各級國家行政機關(guān)的辦公會議紀要（即簡報式會議紀要）。會議紀要標識由“XXXX會議紀要”或“發(fā)文機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)+會議紀要”構(gòu)成。位置是發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。會議紀要不加蓋印章。（二）公文行文規(guī)范1.黨政分開行文2.根據(jù)從屬關(guān)系行文3.