辦公室工作手冊(cè)

北京郵電大學(xué)電子工程學(xué)院分團(tuán)委辦公室工作手冊(cè)為了成為電子工程學(xué)院分團(tuán)委堅(jiān)實(shí)的大后方……內(nèi)部版O(∩_∩)O1、部門簡(jiǎn)介：1．1辦公室概述北京郵電大學(xué)電子工程學(xué)院分團(tuán)委辦公室是從屬于分團(tuán)委下的一種部門，重要負(fù)責(zé)分團(tuán)委內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理，物品管理，會(huì)議記錄，布告欄更新等一其他一系列協(xié)調(diào)工作。是協(xié)調(diào)分團(tuán)委各部的紐帶，在分團(tuán)委各部開展活動(dòng)時(shí)起到很重要的調(diào)整作用。作為辦公室重要職責(zé)的財(cái)務(wù)管理工作，關(guān)系到整個(gè)分團(tuán)委各部的資金運(yùn)轉(zhuǎn)問題。另首先，辦公室另一重要職責(zé)的會(huì)議記錄工作，更是對(duì)分團(tuán)委各部門以及整個(gè)分團(tuán)委在經(jīng)驗(yàn)傳承，新老交替等方面起到了承上啟下的重要作用。1．2組員簡(jiǎn)介2．各項(xiàng)工作簡(jiǎn)介辦公室的工作包括：財(cái)務(wù)管理，會(huì)議記錄，物品管理，工作傳達(dá)等。2.1財(cái)務(wù)管理根據(jù)《電子工程學(xué)院分團(tuán)委財(cái)務(wù)制度》財(cái)務(wù)管理分為收入管理，支出管理以及報(bào)賬管理3個(gè)方面。（一）、收入管理1、收入是指分團(tuán)委開展活動(dòng)依法獲得非償還性資金。包括：學(xué)院撥款、對(duì)外服務(wù)性酬勞、企業(yè)贊助和其他收入。2、分團(tuán)委各部門必須嚴(yán)格按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定組織收入；各項(xiàng)收入必須所有納入分團(tuán)委工作預(yù)算，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一核算。（二）、支出管理1、支出是指分團(tuán)委為開展學(xué)生活動(dòng)及其他活動(dòng)發(fā)生的各項(xiàng)資金花費(fèi)和損失。2、分團(tuán)委各部門的支出應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校、學(xué)院財(cái)務(wù)規(guī)章制度規(guī)定的開支范圍及開支原則，精打細(xì)算，厲行節(jié)省，使各項(xiàng)支出發(fā)揮出最大的效益。3、辦公室財(cái)務(wù)組要加強(qiáng)對(duì)支出的監(jiān)督，各項(xiàng)支出應(yīng)按實(shí)際發(fā)生數(shù)列支，不得虛列虛報(bào)，不得以計(jì)劃數(shù)和預(yù)算數(shù)替代。4、嚴(yán)格開支審批手續(xù)和同意權(quán)限：所有開支預(yù)算要在《電子工程學(xué)院學(xué)生活動(dòng)申請(qǐng)書》的開支預(yù)算欄中寫明，經(jīng)分團(tuán)委書記和學(xué)生工作領(lǐng)導(dǎo)審批通過后方可使用；在臨時(shí)開支項(xiàng)目發(fā)生時(shí)，總額100元如下可由分團(tuán)委副書記同意，事后及時(shí)上報(bào)分團(tuán)委書記。5、所有開支必須出具正規(guī)發(fā)票，500元以上（含）的辦公用品要附正規(guī)物品清單，1000元以上（含）單筆開支必須申請(qǐng)支票支付；發(fā)票項(xiàng)目要據(jù)實(shí)填寫。（三）、報(bào)賬管理1、分團(tuán)委各部門的報(bào)賬要符合“兩等一低”原則，即《電子工程學(xué)院學(xué)生活動(dòng)申請(qǐng)書》附表一中的開支項(xiàng)目數(shù)和內(nèi)容要等同于發(fā)票數(shù)和內(nèi)容，各項(xiàng)開支金額要等同于對(duì)應(yīng)發(fā)票金額，開支總額要不不小于或等于預(yù)算總金額。2、每一張發(fā)票背后要寫明開支細(xì)節(jié)，主辦活動(dòng)的兩位經(jīng)手人要簽名承認(rèn)。3、所有發(fā)票由辦公室財(cái)務(wù)組統(tǒng)一填寫《報(bào)賬清單》，于每月前10個(gè)工作日內(nèi)上報(bào)分團(tuán)委書記審核。財(cái)務(wù)報(bào)銷流程：前期預(yù)算：預(yù)算是活動(dòng)申請(qǐng)時(shí)對(duì)有關(guān)費(fèi)用的估計(jì)，應(yīng)當(dāng)注意的是預(yù)算一定要不小于最終支出。因此在做預(yù)算時(shí)，可以計(jì)算的寬松些。審核階段：在報(bào)銷之前，該部門需要將發(fā)票和活動(dòng)申請(qǐng)書一同交到辦公室審核，并在每張發(fā)票背面標(biāo)注此項(xiàng)花銷的詳細(xì)內(nèi)容，需兩位副部以上的經(jīng)手人簽字。記錄明細(xì)：辦公室審核完畢，須將支出明細(xì)（包括各項(xiàng)支出和總金額）及所屬部門記錄下來。例如“部門：體育部支出金額：500元籃具杯隊(duì)服”。所記錄的內(nèi)容要與發(fā)票金額嚴(yán)格對(duì)應(yīng)。復(fù)審：由辦公室做好賬單，然后交至分團(tuán)委書記處復(fù)審并簽字。再由分團(tuán)委書記交至電子院黨委書記處簽字。報(bào)銷：賬單由分團(tuán)委書記轉(zhuǎn)會(huì)辦公室，辦公室工作人員將賬單交至財(cái)務(wù)處報(bào)銷。假如賬單總額超過5000則需提前到財(cái)務(wù)處預(yù)約。報(bào)銷結(jié)束后根據(jù)所記錄的明細(xì)，將報(bào)銷金額分到各個(gè)部門。財(cái)務(wù)報(bào)銷注意事項(xiàng)：根據(jù)往年的經(jīng)驗(yàn)，所開物品名稱無非下面這幾樣：辦公用品書單宣傳用品禮品服裝工作餐水果體育用品交通費(fèi)開一般發(fā)票時(shí)需注意：昂首報(bào)銷單位是“北京郵電大學(xué)”；物品種類可以是辦公用品、體育用品、宣傳用品。（要注意辦公用品同一天的發(fā)票總額不超過500，體育用品、宣傳用品不超過1000）必須做到“是什么就開什么”。例如：買籃球就開體育用品，不能開成辦公用品。嚴(yán)禁物品混開。例如把籃球和傳單一起開入體育用品，這種狀況一定要開2張發(fā)票。各部門在買東西時(shí)一定要做到即時(shí)開發(fā)票，在任何一種地方買東西商家都可以提供發(fā)票，假如提供不出，寧可換一家，也不要自己再去單獨(dú)開發(fā)票，尤其是單價(jià)比較高的物品，單獨(dú)開發(fā)票就要多付5%的稅錢，這是對(duì)資金的一種揮霍。此外還要注意在金五星這樣的無稅市場(chǎng)買東西時(shí)，一定能把發(fā)票的手續(xù)費(fèi)用開入發(fā)票中。在學(xué)校內(nèi)（如學(xué)校超市，水果店，花店等）買東西時(shí)開得的發(fā)票，一般不可以報(bào)銷，不過蓋有北京郵電大學(xué)財(cái)務(wù)專業(yè)章的收據(jù)可以報(bào)銷。各部門辦活動(dòng)時(shí)常常有要需要打印的材料，不過一般金額較小，并且無法開發(fā)票。這時(shí)可以向打印店索要收據(jù)，然后由辦公室統(tǒng)一記賬，各部門的打印費(fèi)共同積攢到了一定金額后，由辦公室提供發(fā)票，統(tǒng)一報(bào)銷，再將報(bào)銷的資金統(tǒng)一分派下去。每年財(cái)務(wù)處會(huì)在12月左右封帳，而在這之后，仍然會(huì)有某些活動(dòng)正在進(jìn)行或者將要開展。這部分花銷有兩種處理措施：趕在封帳之前搜集與預(yù)算金額相近數(shù)目的可報(bào)銷的發(fā)票，提前報(bào)銷；或是在下學(xué)期開課時(shí)，拿到日期為這一年的發(fā)票，然后報(bào)銷。2.2會(huì)議記錄會(huì)議記錄是對(duì)分團(tuán)委內(nèi)部會(huì)議的記錄和材料積累過程?；緯?huì)議為分團(tuán)委常委會(huì)擴(kuò)大會(huì)議和學(xué)生會(huì)部長(zhǎng)例會(huì)。分團(tuán)委常委會(huì)擴(kuò)大會(huì)議由分團(tuán)委書記文思君老師主持，與會(huì)者是分團(tuán)委常委。會(huì)議重要內(nèi)容是對(duì)上一周的工作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)下一周的工作內(nèi)容進(jìn)行討論和傳達(dá)，以指導(dǎo)學(xué)生會(huì)的各項(xiàng)活動(dòng)。學(xué)生會(huì)部長(zhǎng)例會(huì)由學(xué)生會(huì)主席與分團(tuán)委副書記主持，與會(huì)者是分團(tuán)委常委會(huì)組員、學(xué)生會(huì)各部門正副部長(zhǎng)，會(huì)議重要內(nèi)容是詳細(xì)地總結(jié)上一周的工作，并將分團(tuán)委常委會(huì)擴(kuò)大會(huì)議的會(huì)議精神和會(huì)議內(nèi)容傳達(dá)下來，詳細(xì)安排各項(xiàng)活動(dòng)安排。針對(duì)會(huì)議內(nèi)容，會(huì)議記錄分為上周總結(jié)、下周計(jì)劃、補(bǔ)充與討論幾種部分。要將會(huì)議內(nèi)容如實(shí)、精確、清晰地記錄下來。記錄者在做記錄時(shí)記清晰會(huì)議的時(shí)間，抓住要點(diǎn)，理講解話人體現(xiàn)的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，有條理的記錄下各條信息。會(huì)議后，如有信息的遺漏，要及時(shí)地將會(huì)上所記錄下來的內(nèi)容補(bǔ)充完整。同步，要制作電子版會(huì)議記錄，便于后來對(duì)某次會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行查找。2.3物品管理根據(jù)《電子工程學(xué)院分團(tuán)委財(cái)務(wù)制度》，分團(tuán)委的學(xué)生活動(dòng)物品是學(xué)院管理的國家財(cái)產(chǎn)，是保證學(xué)生活動(dòng)順利開展的物質(zhì)基礎(chǔ)。分團(tuán)委有加強(qiáng)管理的責(zé)任和義務(wù)。（一）、物品的使用。分團(tuán)委各部門主辦的活動(dòng)所用學(xué)生活動(dòng)物品在領(lǐng)取和償還的過程中要進(jìn)行登記；院外其他部門租借分團(tuán)委學(xué)生活動(dòng)物品時(shí)要填寫《分團(tuán)委學(xué)生活動(dòng)物品租借表》，經(jīng)有關(guān)手續(xù)審批同意后方可使用。在以上使用過程中導(dǎo)致的物品損壞，使用方有恢復(fù)原狀的責(zé)任。在不可逆損害發(fā)生時(shí)要照價(jià)賠償。使用完物品后應(yīng)按約定期間償還，辦公室財(cái)務(wù)組要在收回物品時(shí)認(rèn)真檢查。（二）、物品的管理辦公室財(cái)務(wù)組要做好