萬千百貨建設基本工作

上海周浦萬千百貨信息部陳建利萬千百貨信息化建設基本工作流程一、開業(yè)前籌建工作二、信息系統(tǒng)實施四、開業(yè)后日常工作三、信息化建設工作評估一、開業(yè)前籌建工作臨時辦公區(qū)準備人員準備網(wǎng)絡準備硬件準備機房準備ERP系統(tǒng)準備一、開業(yè)前籌建工作——1.臨時辦公區(qū)準備1.新開門店在臨時辦公區(qū)辦公期間，可向當?shù)氐木W(wǎng)通或者電信申請企業(yè)寬帶，公司人數(shù)小于30人時可以申請4兆以下的企業(yè)寬帶，大于30人可申請8兆寬帶，各地公司根據(jù)自己實際情況自行調(diào)整；2.為保證設備的可延續(xù)使用性，新開門店在架設臨時辦公區(qū)專網(wǎng)時所購買的交換機型號為：H3C(華三)的LS-2126-EI-ENT-AC-H3；3.路由器投入不必過大，可以自行購買小路由器連接交換機使用，搬到正式辦公場所后將統(tǒng)一使用集團提供的統(tǒng)采H3C路由器；4.臨時辦公區(qū)每個工位保證一個網(wǎng)絡接口和一個電話接口，視頻會議室保證至少兩個網(wǎng)絡接口及一個電話接口及無線網(wǎng)絡；5.購買的網(wǎng)線規(guī)格為超五類雙絞線；6.為保證網(wǎng)絡設備、電話設備和弱電線材的統(tǒng)一性及安全性，建議各地公司購買小型機柜，將所有設備整齊擺放到機柜中；7.為保證辦公區(qū)域的整潔有序，所有弱電線材在鋪設過程中，如果需要走地面、墻面、柱面時必須開槽后鋪設鍍鋅橋架再走線；如果在鋪設過程中走天花棚頂時，必須穿鍍鋅管，在管內(nèi)走線，避免強電干擾。弱電與強電不允許走同一不銹鋼線槽或不銹鋼管；8.各地公司電話接入可根據(jù)各自租賃臨時辦公場所物業(yè)提供的接入方式自行選擇（一般是ISDN和虛擬接入兩種方式），要求滿足各自公司的業(yè)務需要即可。一、開業(yè)前籌建工作——2.人員準備1、所有信息部員工必須在開業(yè)前3個月到崗，信息部經(jīng)理在開業(yè)前5個月到崗；2、股份公司信息部在開業(yè)前3個月內(nèi)，將組織新開業(yè)商場信息部經(jīng)理到已開業(yè)公司實習2周。一、開業(yè)前籌建工——3.硬件準備1、服務器等固定資產(chǎn)設備

固定資產(chǎn)采購必須在商場開業(yè)前5個月報OA進行審批，服務器全套（數(shù)據(jù)庫服務器2臺、前置機1臺、陣列1臺、雙機軟件）、網(wǎng)絡路由器交換機、ERP系統(tǒng)通訊服務器硬盤由集團統(tǒng)采，UPS、條碼打印機等為股份公司統(tǒng)采，其他設備由各地公司自行采購，銀行前置機、DDN專線、收銀機、刷卡機由合作銀行提供，小UPS、掃描器可與銀行協(xié)商，由銀行提供。一、開業(yè)籌建——3.硬件準備2、耗材及低值易耗設備

耗材及低值易耗設備采購必須在商場開業(yè)前3個月報OA進行審批，由各地公司自行采購，報批同時要求轉(zhuǎn)發(fā)股份公司信息部備檔，部分低值易耗品可與銀行溝通是否可以贈送。一、開業(yè)前籌建工作——4.網(wǎng)絡建設裝修布線局域網(wǎng)申請與建設專網(wǎng)申請與建設網(wǎng)絡建設一、開業(yè)前籌建工作——4.網(wǎng)絡建設Tips1、建設范圍包括：辦公區(qū)、銷售區(qū)、樓層布線；2、根據(jù)股份公司門店局域網(wǎng)建設的要求,各地公司信息部必須在各地開業(yè)前6個月，對設計的網(wǎng)絡信息點位圖和樓層平面圖進行審核，報股份公司信息部審批，保證收銀點網(wǎng)絡滿足使用要求；3、網(wǎng)絡布線施工設計過程中，應監(jiān)督施工并確保每個POS機點位最少4條8芯超五類線（1條給電話預留，2條雙收銀，1條備用）；4、局域網(wǎng)施工由項目公司統(tǒng)一安排，各地公司信息部及工程部配合。局域網(wǎng)建設盡量在開業(yè)前1個月全部完成；5、局域網(wǎng)建設是由項目公司負責，信息部需要從實施開始必須及時有效的和項目公司弱電負責人以及施工單位進行有效溝通，建立良好的合作關(guān)系；必要的時候?qū)で笾鞴茴I(lǐng)導的支持；6、明確責任人：局域網(wǎng)建設從前期圖紙設計、溝通、實施都要明確責任人，做到每天跟進，尤其后期工程交付階段，信息部認真驗收，確保點位充足、暢通、位置合理。一、開業(yè)前籌建工作——5.機房建設1、機房應在開業(yè)前一個月建設完畢，建設標準參照集團機房建設標準執(zhí)行，由項目公司施工，各地信息部負責監(jiān)督；2、機房UPS在開業(yè)前1個半月到貨，15天安裝完畢，電源必須支持10KVA，雙路供電（接在墻插上）；3、機房安裝2臺產(chǎn)品質(zhì)量好的1.5P空調(diào)，并且放置二氧化碳滅火器；4、靜電地板要求質(zhì)量過關(guān)，并且進行龍骨加固（如果地板質(zhì)量無法承重，可采用在地板下方進行鋪墊固定物等方法），支持1噸UPS電池壓力，靜電地板必須接地線；5.服務器機柜型號為圖騰42U

（600*900*2000），網(wǎng)絡機柜可由項目公司提供；6.電源開關(guān)箱配置一個總開關(guān)、兩個分開關(guān)（分別控制UPS和空調(diào)）。一、開業(yè)前籌建工作——5.機房建設空調(diào)機房機柜UPS一、開業(yè)前籌建工作——5.機房建設靜電絕緣地板萬千信息安全制度電源開關(guān)箱一、開業(yè)前籌建工作——6.ERP系統(tǒng)建設返回a.培訓人員準備b.實施協(xié)議簽定c.培訓環(huán)境準備d.金卡工程準備e.ERP數(shù)據(jù)準備a.培訓人員準備

ERP培訓盡量保證全員參加，重要崗位相關(guān)人員（信息部門維護人員、商品部錄入員、財務部人員等）必須全勤參加相關(guān)培訓。一、開業(yè)前籌建工作——6.ERP系統(tǒng)建設b.實施協(xié)議簽訂1、總部信息部在商場開業(yè)前2個月與富基公司簽訂商場實施協(xié)議；2、門店信息部根據(jù)自己的實際情況及開業(yè)時間，在開業(yè)前2個月修改股份公司信息部提供的ERP系統(tǒng)培訓計劃，需報股份公司信息部審核后方可執(zhí)行。一、開業(yè)前籌建工作——6.ERP系統(tǒng)建設c.培訓環(huán)境準備1、培訓環(huán)境必須在開業(yè)前25天，即ERP系統(tǒng)培訓開始前搭建完畢；其中測試系統(tǒng)環(huán)境由項目經(jīng)理搭建，網(wǎng)絡、硬件、設備由門店信息部負責搭建；2、培訓環(huán)境可以選在臨時辦公區(qū)、正式辦公區(qū)或附近的酒店，依據(jù)培訓時正式辦公區(qū)工程進度；3、培訓環(huán)境要求：培訓教室：2個，一個教室安裝10臺POS機，作為收銀員練習教室；一個教室安裝10臺PC機，1臺培訓服務器（PC機代替也可,要求4G以上內(nèi)存），1臺投影機及投影幕，1臺攝像機，一個寫字板，一套麥克音箱擴音設備，相應的桌椅及其他上課用品。4、細節(jié)要求：·培訓環(huán)境必須足夠大，容納培訓人數(shù)較多，房間通風好；·培訓環(huán)境的供電要保證且安全，確保所有機器同時正常開機操作；·投影儀需固定，流明度高，投影效果好；·所有機器線纜必須整潔有序、無灰塵；·所有機器屏蔽上網(wǎng)和QQ等聊天軟件。一、開業(yè)前籌建工作——6.ERP系統(tǒng)建設d.金卡工程準備

銀行金卡工程ERP建設的重點工作之一，它的及時開通能保證收銀員的培訓、練習及正式環(huán)境下金卡工程測試的順利進行。目前，各城市因為合作銀行不同，專線的類型及相關(guān)合作方響應時間也不一樣。因此，金卡工程專線的建設要盡可能做足準備工作?！衽c銀行的金卡工程合同需在開業(yè)前三個月簽定，銀行提供接口文件后富基方盡快開發(fā)。富基方進場后雙方現(xiàn)場進行測試；●接口的測試時間盡可能提前，以便出現(xiàn)問題可以及時修改相關(guān)程序，為測試預留足夠的時間；

●與合作銀行商談，刷卡盡量選擇在IBM收銀機的鍵盤上，以免在密碼鍵盤上刷卡影響收銀速度；

●金卡接口費可與合作銀行溝通，由合作銀行承擔。

一、開業(yè)前籌建工作——6.ERP系統(tǒng)建設e.ERP數(shù)據(jù)準備

ERP數(shù)據(jù)的前期準備對于商場信息化建設能否順利展開起著至關(guān)重要的作用，請信息部要督促各部門在開業(yè)前期做好充足準備，做到事事提前一步，避免出現(xiàn)拖延情況，造成開業(yè)前緊張、混亂的局面。與商品部溝通要點：●開業(yè)前20天需提交商品部錄入人員及信息部如下資料：財務蓋章的供應商合同、供應商電子版信息、商品資料（包括單品）、樓層組織架構(gòu)、專柜信息和品牌資料；●門店商品部通過OA申報該商場的樓層組織架構(gòu)、品牌資料；與人力資源部溝通要點：●開業(yè)前20天需提交門店信息部如下資料：員工資料（部門、姓名、職務）；一、開業(yè)前籌建工作——6.ERP系統(tǒng)建設與客服部溝通要點:●開業(yè)前二個月向總部申請各種類別的會員卡及返券卡，待系統(tǒng)上線后，制作滿足開業(yè)使用的會員卡和返券卡；●開業(yè)前一周將招募的會員信息錄入到總部統(tǒng)一制作的表格中，開業(yè)前由富基方將資料導入系統(tǒng)中；●細節(jié)要求：

⑴模板表格、數(shù)據(jù)格式不允許做任何改動，保證統(tǒng)一性；

⑵錄入的會員信息必須是唯一的，不允許錄入重復信息；

⑶身份證號碼一列不允許為空,沒有身份證信息的會員信息請不要錄入表格；⑷每錄入到5000行會員信息，保存一個文件，防止數(shù)據(jù)量過大倒入時報錯；⑸開業(yè)前半個月將商品、財務、客服部共同商定的柜組VIP積分規(guī)則、折扣規(guī)則信息錄入到ERP系統(tǒng)內(nèi)；

⑹進行儲值卡發(fā)售，參照財務部制定的電子提貨卡管理制度執(zhí)行；一、開業(yè)前籌建工作——6.ERP系統(tǒng)建設與財務部溝通要點:●開業(yè)前半個月財務部和商品共同商討制定本商場的柜組VIP積分規(guī)則、折扣規(guī)則，提交客服部錄入上述信息錄入到ERP系統(tǒng)內(nèi)；●開業(yè)前半月開始在nc中錄入富基系統(tǒng)數(shù)據(jù)，內(nèi)容包括：富基系統(tǒng)的組織架構(gòu)（百貨專柜輔助核算）、公司信息、供應商信息（客商輔助核算）、錄入員資料；●開業(yè)前半個月需提交信息部如下資料：付款方式、費用、銀行卡扣率，機打發(fā)票小票格式；與企劃部溝通要點：●開業(yè)前半個月向提交商品部、財務部、信息部開業(yè)促銷活動規(guī)則及資料，相關(guān)人員開始做前期準備；●開業(yè)前半個月提交信息部收銀機廣告動畫片、禮品圖片及資料，動畫要求格式是*.AVI格式，容量小于10M且清晰度好；與營運部溝通要點：●提前與項目經(jīng)理溝通，打印格式是在系統(tǒng)上的可實現(xiàn)性；●待打印價簽模板及打印設備調(diào)試好以后，營運部在開業(yè)前一周完成商品的價簽打印工作；一、開業(yè)前籌建工作——6.ERP系統(tǒng)建設信息部內(nèi)部工作：●開業(yè)前20天通過OA向股份公司信息部提報如下資料：ERP各模塊的角色及權(quán)限、POS機編號、IP地址規(guī)劃；收集需要錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)；●及時跟進各部門關(guān)于ERP建設相關(guān)的工作開展情況，確保建設工作按實施計劃進行；●自信息部成立之日起，每天按時完成信息部工作日志（通過RTX上傳至總部），專線開通之日起開始每天按時完成網(wǎng)絡工作日志、工作日志，并將以上內(nèi)容每日上傳至總部信息部10.1.100.244服務器。一、開業(yè)前籌建工作——6.ERP系統(tǒng)建設二、信息系統(tǒng)實施計劃管理硬件系統(tǒng)搭建操作系統(tǒng)、軟件安裝培訓工作數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)測試系統(tǒng)上線二、信息系統(tǒng)實施——1.計劃管理1、實施計劃采用倒排方式制定，以正式銷售為系統(tǒng)開通正式節(jié)點，標準實施周期25天；2、根據(jù)項目實際工作需求，可根據(jù)具體情況適當修改計劃；修改后的實施計劃需提交股份公司信息部，審批后方可執(zhí)行；3、項目計劃逐條填寫相關(guān)責任人及協(xié)助人及完成時間，并在實施過程中，門店信息經(jīng)理要逐條跟進，及時記錄計劃完成情況；4、開業(yè)項目結(jié)束后需向總部信息部提交一份開業(yè)項目完成報告。二、信息系統(tǒng)實施——2.硬件系統(tǒng)搭建●收銀機及配套設備安裝●辦公設備安裝●視頻會議設備安裝●弱電間設備安裝●機房設備安裝二、信息系統(tǒng)實施——3.操作系統(tǒng)、軟件安裝●收銀機設備軟件安裝與測試●辦公設備相關(guān)軟件安裝與測試●視頻會議設備軟件安裝與測試

硬件安裝完成后，需要安裝相應的軟件并進行測試，尤其是銷售終端系統(tǒng)相關(guān)軟件，發(fā)現(xiàn)問題，及時報供應商進行維護。二、信息系統(tǒng)實施——4.培訓工作培訓時間：每課時2小時，每日2課時為佳；培訓效果不理想則需多次加強培訓。培訓內(nèi)容：根據(jù)各個部門需求進行針對性培訓，主要針對系統(tǒng)操作與使用。參與人員：各部門相關(guān)人員，必須參加培訓人員：信息部全體、財務部全體（包括收銀員）及商品部錄入員。培訓考核：培訓后進行相關(guān)考核，考核不合格者不得上崗。二、信息系統(tǒng)實施——5.數(shù)據(jù)錄入總部系統(tǒng)資料錄入規(guī)定：1、各地公司提前一個月按標準OA流程審批需要股份公司信息部錄入的資料，及時跟進資料錄入情況；2、為了確保系統(tǒng)的準確性，股份公司信息部須審核錄入的資料正確性；商場系統(tǒng)資料錄入規(guī)定：1、各地公司商品部、營運部必須在開業(yè)前半個月將相關(guān)數(shù)據(jù)提交給各地公司財務部，財務審核之后，商品部錄入員開始錄入系統(tǒng)；2、商品部助理根據(jù)商品部及營運部提供所有信息，財務部經(jīng)理進行審核；3、客服部根據(jù)商品部和財務部提供的資料錄入VIP折扣分擔及VIP積分設置，制作VIP卡和返卷卡，并對制作完成的卡進行卡號校驗，避免問題隱患；4、營運部負責打印商品條碼、商品標簽，并發(fā)放給各樓層及各柜組粘貼；5、信息部經(jīng)理設置商場各部門人員角色權(quán)限、工作站及ID；6、各種促銷活動資料需開業(yè)前3天錄入ERP系統(tǒng)，信息部配合商品進行資料檢查。二、信息系統(tǒng)實施——6.系統(tǒng)測試1、模擬環(huán)境銷售測試：ERP基礎數(shù)據(jù)錄入基本完成后，在開業(yè)前5天，由人力資源部發(fā)起，信息部、富基人員配合完成一次模擬環(huán)境中全程銷售測試，從建立供應商基本資料、商品碼開始，到銷售、退貨、盤點、結(jié)算等所有流程都需測試，確定所有使用ERP系統(tǒng)的人員都能熟練操作。2、驗碼測試:

開業(yè)前3天各部門需要進行數(shù)據(jù)核對工作，即對所有已經(jīng)錄入的商品數(shù)據(jù)信息進行測試驗碼、各種軟、硬件使用進行檢驗。3、系統(tǒng)上線前壓力及銷售測試:

開業(yè)前3天由信息部、財務部組織進行壓力測試及系統(tǒng)上線前銷售測試，使其熟練掌握POS機各種功能和收銀過程。返回二、信息系統(tǒng)實施——7.系統(tǒng)上線系統(tǒng)正式上線，須要完成以下重要工作：●測試數(shù)據(jù)清空●與富基簽訂系統(tǒng)開通運行報告●開業(yè)前試運行●系統(tǒng)正式需求分析的整理三、信息化建設工作評估

萬千百貨對新店籌建將實行考評制度，信息部將占5%的權(quán)重，具體分為五項進行考核，其中網(wǎng)絡建設占30%、ERP系統(tǒng)培訓占30%、機房建設10%、開業(yè)前系統(tǒng)測試15%、標準化15%。返回四、開業(yè)后日常工作信息部日常工作數(shù)據(jù)報表數(shù)據(jù)稽核每日例檢與巡查信息管理規(guī)定角色賬號權(quán)限管理萬千百貨信息制度四、日常工作——1.信息部日常工作1、各地公司信息部每天上午10點前將相關(guān)報表向股份公司信息部提交，股份公司信息部專員匯總各地報表，統(tǒng)一上報分管副總經(jīng)理及總經(jīng)理；2、各地公司信息部在每天閉店后，通過短信方式將各地銷售數(shù)據(jù)發(fā)送給指定領(lǐng)導；3、各地公司根據(jù)自己實際情況上報數(shù)據(jù)報表，報表內(nèi)容為企業(yè)重要機密，未經(jīng)許可，不得將數(shù)據(jù)外泄；4、每日數(shù)據(jù)稽核：門店與總部數(shù)據(jù)一致；小票全部統(tǒng)計；日終日初正常；數(shù)據(jù)空間檢查正常；job運行正常；5、服務器例檢：每周一登錄服務器檢查服務器時間及磁盤空間；6、將每