發(fā)貨管理制度

發(fā)貨管理規(guī)定一訂單的管理規(guī)定1. 制單流程:（營銷部）2. 審核流程：(供應物流部)二 發(fā)貨的管理規(guī)范：1. 清點、簽字：（供應物流部）2. 檢查、簽字：（供應物流部、生產(chǎn)部）3. 提貨、發(fā)貨：（供應物流部、營銷部）4. 門衛(wèi)放行：（人事行政部）三 運送和包裝的管理規(guī)范（供應物流部、營銷部）1. 運送保證：2. 包裝保證：3. 其他：四 內(nèi)部領料規(guī)范：

一

訂單的管理規(guī)范1.

制單流程:（營銷部）1)

協(xié)議訂單由業(yè)務經(jīng)理制作,并交送有關部門（財務部、客戶服務部）主管或主管以上領導簽字同意后，方可作為正式發(fā)貨訂單下發(fā)至供應物流部；2)

發(fā)貨訂單上如遇任何特殊狀況,必須由營銷部在“備注欄”中詳細注明；3)

發(fā)貨訂單上的貨品假如需要由皇家企業(yè)代為托運，營銷部必須在正式發(fā)貨訂單下發(fā)時，將《貨品運送告知單》一起下發(fā)至供應物流部。無論發(fā)貨訂單上的客戶企業(yè)地址與實際收貨人地址、收貨人聯(lián)絡電話等與否一致，為了防止錯誤，在發(fā)貨訂單上，業(yè)務經(jīng)理必須注明實際收貨人地址、收貨人、收貨人聯(lián)絡電話等信息；4)

如貨品由客戶自提，營銷部需向供應物流部提供客戶的運送委托書復印件，或由業(yè)務經(jīng)理在發(fā)貨訂單上注明提貨人的姓名、車號等身份證明；5)

正式發(fā)貨訂單下發(fā)后，對于確承認以出廠的貨品，營銷部有責任及時地打印出對應發(fā)貨訂單的《送貨聯(lián)》至供應物流部；6)

在正式發(fā)貨訂單下發(fā)后，也許有內(nèi)容需要修改；如修改內(nèi)容較少，則由業(yè)務經(jīng)理在原發(fā)貨訂單上修改并簽名為據(jù)；如修改內(nèi)容較多，則不容許在原發(fā)貨訂單上修改，需重新下發(fā)一份修改后的精確的發(fā)貨訂單，原發(fā)貨訂單作廢；7)

對客戶急需的訂單，規(guī)定物流部加班的，營銷部應下發(fā)一份《工作聯(lián)絡單》給供應物流部（供應物流部有責任同步告知生產(chǎn)部），寫明加班日期、內(nèi)容。但對于貨品自提的客戶，營銷部應在《工作聯(lián)絡單》上注明車到企業(yè)的詳細時間或最晚時間，以便供應物流部和生產(chǎn)部提前安排工作。超過最晚時間后，供應物流部和生產(chǎn)部可如下班。這之間所產(chǎn)生的所有加班費用，將會計入有關的銷售人員的個人費用；2.

審核流程：(供應物流部)8)

供應物流部主管在接到正式發(fā)貨訂單后，根據(jù)‘制單流程’要再一次審核訂單各項與否完整,最終簽字確認；9)

若發(fā)貨訂單中任何一項不符合流程規(guī)定，供應物流部有權力將訂單退回營銷，并規(guī)定其重新制作發(fā)貨訂單；10)

對于每一份發(fā)貨訂單，對應的《送貨聯(lián)》需供應物流部主管簽字確認后，方可發(fā)貨。

二

發(fā)貨的管理規(guī)范：1.清點、簽字：（供應物流部）1)

供應物流部倉庫管理員根據(jù)訂單所列產(chǎn)品逐一配貨，嚴格清點數(shù)量，做到每發(fā)一批貨都至少有兩人以上清點。供應物流部倉庫管理員配貨時清點一遍后簽字確認；供應物流部另一人再復驗一遍，并簽字確認；裝車時送貨人（是指我企業(yè)指定托運的運送企業(yè)及其代表），或收貨人（是指由客戶指定的代理人）清點一遍，并簽字確認，辦好一切交接手續(xù)。堅決杜絕漏發(fā)、錯發(fā)、多發(fā)等現(xiàn)象，保證每一環(huán)節(jié)都無差錯；對于某些小的五金件，數(shù)量多時極易出現(xiàn)錯數(shù)和漏數(shù)；尚有整包的型材，內(nèi)包裝里的詳細數(shù)量也極易數(shù)錯。因此規(guī)定物流部倉庫管理員在碰到此類物品出貨時，要具有高度的工作責任心，絕不容許把差錯放出廠門！(工作成果將記入每次的“績效考核”)2.

檢查、簽字：（供應物流部、生產(chǎn)部）1)

在外購物資入庫前的檢查過程中，供應物流部倉庫管理員除了在《送貨聯(lián)》上對數(shù)量、質(zhì)量根據(jù)國標進行抽檢確認以外，還必須在抽檢過的物資外包裝上標明‘已抽檢’字樣。盡量防止外購物資在未來整箱出貨時數(shù)量上產(chǎn)生差錯；（工作成果記入每次“績效考核”）2)

發(fā)貨訂單下發(fā)至供應物流部后，若有需要生產(chǎn)部進行檢查的物品(如型材、雙壁落水)，首先由供應物流部告知生產(chǎn)部進行出貨檢查，并提供一份發(fā)貨訂單。在產(chǎn)品出廠時，生產(chǎn)部質(zhì)檢員必須在發(fā)貨清單上對產(chǎn)品的質(zhì)量進行簽字確認。3.

提貨、發(fā)貨：（供應物管部、營銷部）1)

如遇特殊狀況需供應物流部先行備貨的，發(fā)貨訂單則必須先由營銷部主管簽字后，交供應物流部先行配貨，待正式發(fā)貨訂單下發(fā)后再憑《送貨聯(lián)》發(fā)貨。2)

自提客戶過來提貨時，需出示委托書等能顯示身份的復印件，供應物管部在發(fā)貨前先對照與營銷部提供的資料（貨品運送委托書，身份證明）與否一致，在獲得二種身份一致的狀況下，供應物流部方可發(fā)貨裝車。3)

供應物流部倉庫管理員根據(jù)發(fā)貨狀況及時打印出發(fā)貨清單，詳細查對并通過供應物流部主管審核后，提供應營銷部，發(fā)貨清單明細應與發(fā)貨訂單內(nèi)容相一致。如發(fā)現(xiàn)不一致，供應物流部應詳細列明，并及時告知營銷部，以便業(yè)務經(jīng)理能與客戶及時獲得溝通。對于用紙箱包裝和用其他外包裝的物品，供應物流部必須用統(tǒng)一的不干膠標貼貼于物品外包裝的上側與邊側，并詳細寫明：收貨地址、收貨人、收貨人聯(lián)絡電話；并由供應物流部的最終發(fā)貨人簽字確認。4.

門衛(wèi)放行：1)

正常工作時間，所有發(fā)貨訂單貨品在出廠時，門衛(wèi)必須要確認供應物流部主管在《送貨聯(lián)》上有簽字后，方可將貨品放行。如遇雙休日或供應物流部主管不在廠的狀況下，門衛(wèi)可承認當班負責人的簽字后，才予以放行，事后供應物流部主管必須補齊手續(xù)。2)

此外，門衛(wèi)不得以任和借口或形式，放行任何裝有企業(yè)產(chǎn)品的車輛出廠。若由于門衛(wèi)的失誤所導致企業(yè)的損失，所有責任由門衛(wèi)負責。三

運送和包裝的管理規(guī)范（物流部、采購部、市場部客戶服務部）1.

運送保證：1)

由供應物流部選擇2～3家正規(guī)的、具有良好職業(yè)聲譽的運送企業(yè)，包括汽運、鐵運、空運、船運。由供應物流部與運送企業(yè)（尤指汽運）到達質(zhì)量承諾，并出面簽訂正式運送協(xié)議。2)

供應物流部人員和‘皇家’所有簽約的運送企業(yè)（尤指汽運）必須要到達一致，即：運送企業(yè)一定要對皇家所托運貨品的完整性、安全性做出保障和承諾。3)

供應物流部在接到營銷部填寫的《貨品運送告知單》挑選其中一家簽約的運送企業(yè)，并根據(jù)裝車規(guī)定，規(guī)定其在的一定期間內(nèi)（3-4小時之內(nèi)）派運送車到企業(yè)。4)

若由于運送企業(yè)單方面的原因，而導致供應物流部加班所產(chǎn)生的費用和企業(yè)因此所承受的一切損失應所有由運送企業(yè)負責。（此項應包括在運送協(xié)議內(nèi)）。5)

若由于我司單方面的原因，而導致運送企業(yè)空車返回的損失，應由我司支付運送企業(yè)的空車費用。6)

供應物流部必須確認貨品都準備就緒，再合理安排裝載。7)

供應物流部也將根據(jù)對應的運送方式（指汽運、鐵運、空運、船運），按照對應的貨品運送原則對所有出廠的貨品做好包裝的保證和保障工作，并作《運送工作明細表登記》。2.

包裝保證：1)

對運送規(guī)定高的貨品（如：展會、推廣會所用的門窗樣品，客戶所需要的門窗樣品，用于檢測目的的門窗樣品，精致的、表面噴漆的五金配件等等），即：所有精細度高、且輕易損壞的物品，物流部都要按‘一級包裝’規(guī)定的內(nèi)容進行包裝。‘一級包裝’的目的尤其是針對鐵路、航空等運送企業(yè)的粗暴搬運，重要規(guī)定包括：a.

貨品的易損壞部分（如無玻璃的窗、門的框、扇部位）首先要有緊貼的汽泡塑料紙（泡的直徑不不不小于兩厘米）包裹，然后用膠帶粘牢接口處；b.

帶玻璃門窗的玻璃平面要用適合玻璃大小尺寸的泡沫板雙面覆蓋，然后用膠帶粘牢接口處；c.

樣角、樣品、樣窗的包裝，必須注意對焊角部位和各邊角用汽泡紙進行保護性包裹，一定不要暴露在外；d.

貨品放入硬紙板的包裝內(nèi)后，紙箱的邊角都要用小的泡沫塊、小的泡沫板進行添補，以盡量防止物品在運送過程當中也許出現(xiàn)的晃動、滑動、磨擦、碰撞的現(xiàn)象；e.

4件如下（含4件）表面噴漆的五金件和易損壞的注塑件（不包括自身有完好包裝的物件）的外層也要用汽泡塑料紙（泡的直徑不小于五毫米）包裹（不少于三層），用膠帶粘貼接口處后，再放置于硬紙板的包裝箱內(nèi)；f.

4件以上，表面噴漆的五金件和易損壞的注塑件，發(fā)貨時要打成一種大箱（外面必須看起來是一種大件），防止鐵路、航空運送企業(yè)的粗暴搬運也許會導致的損壞；g.

所有的硬紙板包裝外先用塑料薄膜纏繞，再用打包帶捆扎；h.

最終，在最外層包裝的顯眼處，對運送需要特殊小心的寶貴貨品，要張貼注意運送的標志，即：“小心輕放”、“向上”、“請勿重壓”；i.

對于落水系統(tǒng)需要（或不得不）委托鐵路和航空運送的構件，除了在箱內(nèi)的構件間必須用汽泡紙（泡的直徑不不不小于兩厘米）隔開外，箱外也要張貼醒目的“小心輕放”、“向上”、“請勿重壓”圖案標志；j.

散裝型材要進行簡易拼裝，外包裝首先要用塑料封套包裹，另一方面用硬紙殼套裝，再用打包帶扎好；2)

對運送規(guī)定較低的貨品、客戶自提、用汽車運送的貨品，物流部可根據(jù)‘一級包裝’的規(guī)定對應減少包裹物的層數(shù)。但絕不能忽視對易損壞部位和邊角部位的包裝保護。3.

其他：1)

對于運送由我企業(yè)承擔的零擔/拼車貨品（或有些狀況下的整車貨品），本來型材和鋼襯采用同車運送的方式將改為型材和鋼襯分開運送。供應物流部人員將就此類狀況，在不提高運送價格的狀況下，完善和運送企業(yè)的溝通。另首先，營銷部也要配合做好客戶的工作。a.

讓客戶理解型材和鋼襯分開運送的原由；b.

在貨品發(fā)出后來，立即及時告知接受貨品的客戶，規(guī)定對方隨時保持通訊的暢通；以減少貨品在運送過程當中也許出現(xiàn)的不必要的、再多的裝卸過程。2)