建構(gòu)控制系統(tǒng)信息化問題闡述

建構(gòu)控制系統(tǒng)信息化問題闡述作者：應立冬單位：太原大學內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化不是僅僅代替手工系統(tǒng)，而是要通過實施信息化達到改善內(nèi)部控制環(huán)境現(xiàn)狀、提升內(nèi)控質(zhì)量和水平的目的。這種通過信息化來實施企業(yè)管理變革的模式，已經(jīng)逐漸得到企業(yè)管理者們的認同，并有愈演愈烈之勢，“信息化的本質(zhì)就是一場管理的變革”已深入人心。（二）信息化豐富了內(nèi)部控制的手段“流程可視，過程可控”是內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的又一大優(yōu)勢。在內(nèi)部控制信息系統(tǒng)中,任何事件的結(jié)果都是由一定的流程所產(chǎn)生，結(jié)果不理想，可以從產(chǎn)生的結(jié)果倒推到作業(yè)過程中去找原因。信息化可以把每一項作業(yè)經(jīng)歷的步驟都記錄下來存儲在案，可以追溯檢查，做到流程透明或可視化,提高了經(jīng)濟業(yè)務的能見度。這種流程可視化，一方面可以豐富審計線索，強化對經(jīng)濟業(yè)務事項的事后監(jiān)督和分析；另一方面，通過計算機及網(wǎng)絡技術使經(jīng)濟業(yè)務事項全程處于監(jiān)控之中，有利于及時糾正甚至防范錯誤的發(fā)生。信息化提高了內(nèi)部控制信息的質(zhì)量與傳統(tǒng)內(nèi)部控制系統(tǒng)相比，依托于IT技術的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的優(yōu)勢還體現(xiàn)在：一是數(shù)據(jù)采集的多樣性，利用計算機及網(wǎng)絡技術，更多的財務或非財務信息被計算機終端接收并加以分類存儲，為內(nèi)部控制提供廣而全的信息；二是信息實時共享，信息化管理打破了部門之間的屏障，依托于IT技術，可以實現(xiàn)信息集成與實時共享，來自終端的任何一個變化，相應的所有業(yè)務都能實時更新，保證了業(yè)務信息的新；三是快速響應，好的信息系統(tǒng)對于環(huán)境變化的響應應該是敏銳的，環(huán)境的復雜性最多體現(xiàn)在一個“變”字，我們處在一個變動的環(huán)境，世上唯一不變的就是變，令手工管理最頭疼的就是突發(fā)事件和意外事件，計劃總是跟不上變化，但是信息化可以通過計算機快速運算、網(wǎng)絡通信實時交流，以管理的速變來應對環(huán)境的多變，使計劃可以跟上變化。內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化的實施目標內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的構(gòu)建是一項系統(tǒng)工程，具有內(nèi)容復雜、涉及面廣、層次較多、時間較長等特點，實施過程中必然會經(jīng)歷“化整為零”、“化零為整”的反復過程，為保證系統(tǒng)的有機性，降低實施風險，提高實施效率，就必須對內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的功能有一個準確的認識，確立內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化的實施目標。（一）服務于企業(yè)總體目標任何企業(yè)都有其特定的目標，要有效實現(xiàn)企業(yè)的總體目標，就必須及時對構(gòu)成企業(yè)的各項資源進行合理的組織、整合和利用，也就意味著各項資源必須處于控制之下或在一定的控制之中運營。如果一個企業(yè)最終未能實現(xiàn)其總體目標，那就說明該企業(yè)在從事自身活動時，必然是忽視了資源整合的重要作用，忽視了經(jīng)濟性和效率性的重要性。內(nèi)部控制系統(tǒng)的目標是要直接促進企業(yè)目標的實現(xiàn)。因此，企業(yè)的內(nèi)部控制必須以促進實現(xiàn)企業(yè)的最高目標為依據(jù)。內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的主要目標必然是幫助企業(yè)實現(xiàn)自身的戰(zhàn)略、市場、企業(yè)等方面的資源整合，最終達到企業(yè)價值最大化的總體目標。（二）服從政策、程序、規(guī)則和法律法規(guī)一方面，為實現(xiàn)企業(yè)的總體目標，F(xiàn)RIENDSOFACCOUNTING管理者會制定出一系列政策、程序、計劃來協(xié)調(diào)企業(yè)的各種資源和行為，并以此作為監(jiān)督企業(yè)運行并適時做出調(diào)整的依據(jù)；另一方面，企業(yè)還必須服從政府制定的法律法規(guī)、職業(yè)道德規(guī)則以及利益集團之間的競爭因素等所施加的外部控制。倘若內(nèi)部控制不能充分考慮種種外部限制因素，勢必最終威脅企業(yè)的生存。因此,內(nèi)部控制系統(tǒng)必須在遵循各相關法律法規(guī)和規(guī)則的前提下運行。特別是隨著近年來我國內(nèi)部控制制度的不斷完善，關于企業(yè)內(nèi)部控制的要求在不斷加快、更加嚴謹，使得企業(yè)面臨嚴峻考驗。（三）提高資源利用效率所有的企業(yè)都是在一個資源有限的環(huán)境中發(fā)展運行，一個企業(yè)實現(xiàn)其目標的能力大小關鍵取決于能否充分利用現(xiàn)有資源，因此,制定和設計內(nèi)部控制必須充分考慮經(jīng)濟性和效率性，將能否保證以最低廉成本取得高質(zhì)量的資源、能否有效防止不必要的工作浪費作為其根據(jù)。管理者必須建立政策和程序來提高運作過程中的這種經(jīng)濟性和效率性，并形成運作標準來對行動進行監(jiān)督。信息系統(tǒng)的主要功能是整合資源，這些資源不僅包括企業(yè)的硬資源，更多的表現(xiàn)為軟資源。（四）確保信息的質(zhì)量在內(nèi)部控制系統(tǒng)中，除了建立企業(yè)的目標并制定政策、計劃和方法外，管理者往往還需利用可靠、相關和及時的信息來控制企業(yè)的行為。實際上，控制和信息本身就是密不可分的，決策導向性的信息會同時受制于內(nèi)部控制，完備的內(nèi)部控制是信息質(zhì)量的重要保證。也就是說，一方面，管理者需要利用信息來監(jiān)督和控制企業(yè)的行為，同時，決策信息系統(tǒng)特別是跨級信息系統(tǒng)也會依賴于內(nèi)部控制系統(tǒng)來確保提供可靠、相關和及時的信息。否則，管理者的決策就有可能給企業(yè)造成不可挽回的損失。因此，內(nèi)部控制系統(tǒng)必須要與確保數(shù)據(jù)收集、處理和報告的正確性的控制環(huán)節(jié)相聯(lián)系。（五）保全企業(yè)的各項資源資源的稀缺性客觀上要求企業(yè)通過有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)確保其安全和完整。對于資源的保護，主要有兩個維度。一是數(shù)量上，保護其完整不被丟失；二是質(zhì)量上，保護其被有效利用不被損害。近年來，各種無形的資源已經(jīng)越來越成為企業(yè)競爭中的決定因素，它們利用得好，會給企業(yè)帶來巨大的利益，但同時，由于其不具有實物形態(tài)，難以以常規(guī)的方法對其進行控制。例如現(xiàn)代企業(yè)競爭中,信息的有效使用往往會決定企業(yè)的成敗，由于使用了信息技術，更多的信息以電子的形式存儲在服務器中，這就使得這些數(shù)據(jù)時刻面臨著來自網(wǎng)絡各終端的影響，保護這些信息的完整和不被損害，就需要建立嚴格的數(shù)據(jù)訪問制度，通過操作授權使重要的信息不能輕易地被接觸和使用。內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的建設目標，必須充分考慮到這些因素,確保不論是有形或是無形的資源都能在系統(tǒng)的監(jiān)督下得到有效保護并被合理利用。內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化實施的關鍵問題內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化的實施本身是具有很大風險的，風險不可避免，卻可以預期和控制，重點是明確可能會導致實施工作陷入困境的關鍵問題。（一）人才缺失的問題目前，我國對于內(nèi)部控制方面人才的培養(yǎng)明顯滯后于企業(yè)的實際需求。造成這種現(xiàn)象的主要原因在于:尚未形成內(nèi)部控制學科體系，內(nèi)部控制的教學往往是夾雜在其他專業(yè)領域中，難以形成正確的內(nèi)部控制職業(yè)觀，不利于內(nèi)部控制人才的培養(yǎng)；同時，從社會的認知來講，特別是近年來，我國理論界對于內(nèi)部控制的研究，更多的是從公司治理、風險管理層面展開，內(nèi)部控制的相關培訓也往往針對公司高管，造成內(nèi)部控制建設不能深入人心。從短期解決內(nèi)部控制人才缺失來看，較為可行的方法是進行員工培訓I,并將其始終貫穿于內(nèi)部控制的信息化建設過程中，自頂向下落實內(nèi)部控制的思想理念，從而增強員工的主動參與意識，提高其積極性，保障內(nèi)部控制建設信息化的順利進行。（二）認識不清的問題內(nèi)部控制的本質(zhì)和范疇也是困擾內(nèi)部控制信息系統(tǒng)實施者的一個問題，造成這一認識上的混亂是有其社會背景的。內(nèi)部控制的概念最先是在審計領域提出的，主要是用于會計監(jiān)督和資產(chǎn)保全，這是最早人們對于內(nèi)部控制的認識，這種觀點就是在現(xiàn)今，也依然被很多人堅持，內(nèi)部控制就是會計控制。隨著現(xiàn)代企業(yè)管理思想引入我國，并對企業(yè)的變革產(chǎn)生影響，內(nèi)部控制的內(nèi)涵越來越廣，開始回歸其企業(yè)管理的本質(zhì)，內(nèi)部控制的研究也從審計視角拓展到經(jīng)濟學、管理學、組織學、社會學等諸多領域。一時間，我們看到了很多名字相同卻存在諸多差異的內(nèi)部控制概念，眾多學者從自身的專業(yè)來闡述對內(nèi)部控制的認識理解,眾說紛紜的同時，不但沒有深化和統(tǒng)一我們對內(nèi)部控制的認識，反而使內(nèi)部控制的基本輪廓越發(fā)模糊，這種認識上的混亂對于構(gòu)建內(nèi)部控制信息系統(tǒng)來講非常不利。（三）投資效益分析片面的問題內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的建設實施，需要企業(yè)付出很大的代價，有必要對項目的投資效益做出分析。其主要意義在于：進行投資效益分析會涉及多個部門，從而使更多員工和部門明白內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的經(jīng)濟效益，加深對實施內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化必要性的理解，擴大群眾基礎；另外，投資效益良好同時也會極大地鼓勵管理層的熱情，進一步關注內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化進程，體現(xiàn)一把手工程；最后，投資效益分析也有利于企業(yè)對于內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設的資金計劃和控制。投資效益分析的關鍵是對效益及成本的準確評估，但是需要認識到的是，效益或成本中,有些因素是可以量化的，有些卻是不可以的，比如對市場的快速響應、人力資源等，對于這些定性部分的內(nèi)容，要盡可能地細化，能定量最好定量，不可忽略。(四)架構(gòu)技術選擇的問題內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化建設時往往會面臨巨大的風險，這種風險主要表現(xiàn)為：軟件不斷發(fā)展,企業(yè)需求不斷增加，軟件功能模塊在不斷地擴充，成本問題將會日益凸顯；軟件對于運行環(huán)境的依賴性使得軟件的擴充只能是在現(xiàn)有的軟件、數(shù)據(jù)、平臺