上海應(yīng)用技術(shù)大學(xué)檔案管理軟件使用說明

上海應(yīng)用技術(shù)大學(xué)檔案管理軟件使用說明推薦使用IE瀏覽器，使用前在IE瀏覽器菜單中選擇工具/Internet選項(xiàng)/安全/可信站點(diǎn)添加210.35.66.84，在自定義級(jí)別中有關(guān)ActiveX控件的所有選項(xiàng)都啟用。如果IE版本高于8.0，請(qǐng)?jiān)贗E瀏覽器菜單中選擇工具/兼容性視圖設(shè)置/添加210.35.66.84。新檔案管理軟件提供檔案目錄的批量導(dǎo)入和逐條著錄兩種功能，下面就兩種錄入方式做詳細(xì)的操作說明。檔案目錄的批量導(dǎo)入按照檔案館發(fā)給各部門的檔案歸檔目錄樣表將整理好要?dú)w檔的檔案目錄錄入到該Excel表格的Sheet1表格當(dāng)中，如下圖：2.進(jìn)入OA點(diǎn)擊“檔案管理”按鈕進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，如下圖：3.點(diǎn)擊左下角或上中部的“系統(tǒng)設(shè)置”（上圖）按鈕進(jìn)入以下頁面：4.點(diǎn)擊“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”（如上圖）按鈕進(jìn)入以下頁面：5．先后點(diǎn)擊“瀏覽”找到要導(dǎo)入的數(shù)據(jù)表，點(diǎn)擊“打開”，再點(diǎn)擊“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”（如上圖）進(jìn)入以下頁面：6.分別點(diǎn)擊“一級(jí)類目”“二級(jí)類目”右邊的倒黑三角在清除設(shè)置里面點(diǎn)擊“一級(jí)類目”“二級(jí)類目”并去掉它們。去掉后如下圖：7.由右至左分別點(diǎn)擊灰色標(biāo)題部分的“實(shí)體分類號(hào)”一直到“輸入員”按鈕，如下圖：8.點(diǎn)擊右邊“目的字段名”下方的灰色長方形格子，將彈出的目的字段名和源字段名逐一對(duì)應(yīng)，如下圖：9.點(diǎn)擊“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”按鈕，再點(diǎn)擊“開始導(dǎo)入”出現(xiàn)下表：10.點(diǎn)擊確定，再點(diǎn)擊左邊或上邊的“檔案管理”按鈕，如下圖：11.進(jìn)入以下界面，點(diǎn)擊紅色的導(dǎo)入數(shù)據(jù)按鈕，如下圖：12.出現(xiàn)了剛剛導(dǎo)入的數(shù)據(jù)表，點(diǎn)擊出現(xiàn)如下界面：13.該表是導(dǎo)入的臨時(shí)表格，點(diǎn)擊2019前面的加號(hào)再點(diǎn)擊下面的XZ16位置的表出現(xiàn)如下界面：點(diǎn)擊右下“數(shù)據(jù)整理”在“到檔案”后面的藍(lán)色框選擇自己的部門，選中“保持原有類目不變”“對(duì)當(dāng)前類目下所有文件”選項(xiàng)，最后點(diǎn)擊“移動(dòng)”按鈕，就將此表移動(dòng)到了自己部門的臨時(shí)庫里面了。14.核對(duì)右邊檔案著錄文件，如有對(duì)應(yīng)的“全文、圖像、或媒體”文件可點(diǎn)擊相應(yīng)文件上傳（如下圖）。15.錄入的數(shù)據(jù)核對(duì)無誤后點(diǎn)擊“打印所有”按鈕出現(xiàn)下圖：點(diǎn)擊“案卷移交目錄”再點(diǎn)擊打印預(yù)覽可打印出一式兩份的“案卷移交目錄表”，點(diǎn)擊“卷內(nèi)目錄”再選擇藍(lán)色的“在頁面頂端顯示文字”和打印預(yù)覽可打印卷內(nèi)目錄（打印卷內(nèi)目錄時(shí)將左邊距調(diào)整為15毫米，右邊距調(diào)整為5毫米，方便裝訂），選擇右上邊的“備考表”可打印備考表，如下圖紅色圈線所示。注意，打印的時(shí)候出現(xiàn)“正在生成目錄，請(qǐng)稍候...”出現(xiàn)這個(gè)問題是因?yàn)榇蛴〔寮]有安裝，請(qǐng)將打印對(duì)話框中(自動(dòng)生成頁邊距）的勾去掉。16.備考表打印后立卷人為部門檔案員，檢查人為部門檔案負(fù)責(zé)人，分別簽字。至此，一份完整的歸檔卷宗就可以移交檔案館了。檔案目錄的逐條導(dǎo)入（如果歸檔的條目較少無需批量導(dǎo)入，可用此方法錄入），錄入方法如下：1.進(jìn)入OA點(diǎn)擊“檔案管理”按鈕進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，點(diǎn)擊“各部門歸檔臨時(shí)庫”找到自己部門的歸檔表并點(diǎn)擊進(jìn)去，出現(xiàn)如下界面：2.點(diǎn)擊左上角的“添加案卷”（如上圖），出現(xiàn)下圖：3.如下圖，其中“一級(jí)類目”是檔案所屬的歸檔年度，“二級(jí)類目”是部門的檔案分類號(hào)，“實(shí)體分類號(hào)”是“年度”—“二級(jí)類目額”的組合，保管期限按“部門檔案歸檔范圍和保管期限表”的實(shí)際選擇，其他內(nèi)容按卷宗的實(shí)際情況填寫，紅色框?yàn)楸靥铐?xiàng)。4.點(diǎn)擊添加，完成案卷添加，點(diǎn)擊確定可進(jìn)行下一個(gè)案卷的添加，也可以點(diǎn)擊下圖的“添加文件”按鈕，進(jìn)行卷內(nèi)文件的添加。5.點(diǎn)擊添加文件按鈕出現(xiàn)如下界面，其中一級(jí)類目和二級(jí)類目、實(shí)體分類號(hào)會(huì)自動(dòng)生成，文件號(hào)及件號(hào)的1.0002代表2019-XZ16-1這本卷宗的第二份文件。其他紅色圈框的著錄部分是必添項(xiàng)目。6．文件著錄完成后如有“全文、圖像、媒體”信息可分別點(diǎn)擊上傳，最后核對(duì)無誤后可參照第一部分“檔案目錄的批量導(dǎo)入”的第15條對(duì)歸檔的案卷“移交目錄”、“卷內(nèi)目錄”、“備考表”分別打印并簽字移交。三、檔案查詢統(tǒng)為用戶提供兩種查詢接口。綜合查詢和針對(duì)具體檔案表的查詢。1．綜合查詢綜合查詢就是對(duì)系統(tǒng)內(nèi)所有表進(jìn)行查詢，用戶可以查詢所有他本人創(chuàng)建的檔案表以及所有被授予訪問權(quán)限的檔案表。用戶只要輸入所要查詢的關(guān)鍵詞，點(diǎn)擊查詢按鈕，系統(tǒng)就自動(dòng)開始搜索包含該關(guān)鍵詞的案卷和文件。任意關(guān)鍵詞查詢將關(guān)鍵詞與所有字段進(jìn)行匹配，包括題名、責(zé)任者、密級(jí)、時(shí)間、實(shí)體分類號(hào)、案卷號(hào)、全文、附注、主題詞等，只要其中含有用戶所輸入的關(guān)鍵詞，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)將其歸入查詢結(jié)果中。另外用戶還可以用多個(gè)關(guān)鍵詞，以提高搜索精度。如用戶要查詢一個(gè)關(guān)于校慶的通知，只要輸入關(guān)鍵詞：校慶和通知即可，不同的關(guān)鍵詞用空格隔開，查詢結(jié)果將是分別使用這些關(guān)鍵詞查詢所得結(jié)果的交集。點(diǎn)擊“選擇檔案表”的按鈕后出現(xiàn)的界面中列舉了數(shù)據(jù)庫中的所有表，以供用戶選擇查詢范圍。例如：要查詢2003年有關(guān)題名中包含關(guān)鍵字“卡片”的檔案，即可以在查詢條件中輸入“2003卡片”，選擇所要查詢的表（如果不確定所要查詢的內(nèi)容在哪個(gè)表中，即在整個(gè)數(shù)據(jù)庫中查詢，請(qǐng)點(diǎn)擊“全選”），然后點(diǎn)擊“搜索”，就會(huì)出現(xiàn)查詢結(jié)果。查詢結(jié)果顯示如下圖。查詢結(jié)果將自動(dòng)按照檔案所屬檔案表歸類。點(diǎn)擊查詢出來的某條記錄的題名，就可以看到此條記錄的詳細(xì)信息。例如：點(diǎn)擊第5條記錄的題名，顯示的界面如下：上圖界面中顯示了各個(gè)著錄項(xiàng)的信息，界面的下半部分為全文內(nèi)容。2．表內(nèi)查