江蘇城市職業(yè)學(xué)院

PAGE江蘇城市職業(yè)學(xué)院檔案管理制度匯編江蘇城市職業(yè)學(xué)院二○○六年九月

目錄前言一中華人民共和國(guó)檔案法……………………（1）二普通高等學(xué)校檔案管理辦法………………（6）三江蘇城市職業(yè)學(xué)院檔案管理工作規(guī)定……（15）四江蘇城市職業(yè)學(xué)院檔案工作崗位職責(zé)……（20）1學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)……………………（20）2部門分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)……………………（20）3檔案部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)……………………（20）4專職檔案人員職責(zé)……………………（21）5兼職檔案人員職責(zé)……………………（21）五江蘇城市職業(yè)學(xué)院檔案工作管理制度……（23）1檔案立卷歸檔制度……………………（23）2檔案安全保密制度……………………（23）3檔案查閱利用制度……………………（24）4檔案鑒定銷毀制度……………………（25）5檔案工作統(tǒng)計(jì)制度……………………（25）6檔案庫(kù)房管理制度……………………（26）附件一文書材料立卷歸檔程序…………（27）附件二科技材料立卷歸檔程序…………（28）六江蘇城市職業(yè)學(xué)院不歸檔文件材料的處理規(guī)定…………（29）附：中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法…………（31）各部門：高等學(xué)校檔案是高等學(xué)校活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是黨和國(guó)家的寶貴歷史財(cái)富。高等學(xué)校檔案工作是維護(hù)高等學(xué)校歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是辦好高等學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量、評(píng)價(jià)高等學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。為加強(qiáng)我院檔案管理工作，提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)范化，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校工作中的作用，我院在國(guó)家有關(guān)檔案工作法規(guī)性文件的指導(dǎo)下，建立了檔案管理制度，編印成冊(cè)，作為我院檔案工作人員的必備手冊(cè)。江蘇城市職業(yè)學(xué)院二○○六年九月PAGE2PAGE1中華人民共和國(guó)檔案法（一九九六年七月五日八屆人大常委會(huì)第二十次會(huì)次修正）第一章總則第一條為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，制定本法。第二條本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。第四條各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃。第五條檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。第二章檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第六條國(guó)家檔案行政管理部門主管全國(guó)檔案事業(yè)，對(duì)全國(guó)的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)。縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第七條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第八條中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。第九條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守、遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績(jī)顯著的單位或者個(gè)人，由各級(jí)人民政府給予獎(jiǎng)勵(lì)。第三章檔案的管理第十條對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。第十一條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。第十二條博物館、圖書館、紀(jì)念館等單位保存的文物、圖書資料同時(shí)是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理。檔案館與上述單位應(yīng)當(dāng)在檔案的利用方面互相協(xié)作。第十三條各級(jí)各類檔案館，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。第十四條保密檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密，必須按照國(guó)家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。第十五條鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法，由國(guó)家檔案行政管理部門制定。禁止擅自銷毀檔案。第十六條集體所有的和個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對(duì)于保管條件惡劣或者其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的，國(guó)家檔案行政管理部門有權(quán)采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時(shí)，可以收購(gòu)或者征購(gòu)。前款所列檔案，檔案所有者可以向國(guó)家檔案館寄存或者出賣；向國(guó)家檔案館以外的任何單位或者個(gè)人出賣的，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門批準(zhǔn)。嚴(yán)禁倒賣牟利，嚴(yán)禁賣給或者贈(zèng)送給外國(guó)人。向國(guó)家捐贈(zèng)檔案的，檔案館應(yīng)當(dāng)予以獎(jiǎng)勵(lì)。第十七條禁止出賣屬于國(guó)家所有的檔案。國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓時(shí)，轉(zhuǎn)讓有關(guān)檔案的具體辦法由國(guó)家檔案行政管理部門制定。檔案復(fù)制件的交換、轉(zhuǎn)讓和出賣，按照國(guó)家規(guī)定辦理。第十八條屬于國(guó)家所有的檔案和本法第十六條規(guī)定的檔案以及這些檔案的復(fù)制件，禁止私自攜運(yùn)出境。第四章檔案的利用和公布第十九條國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于三十年，涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì)開放的期限，可以多于三十年，具體期限由國(guó)家檔案行政管理部門制訂，報(bào)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)施行。檔案館應(yīng)當(dāng)定期公布開放檔案的目錄，并為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡(jiǎn)化手續(xù)，提供方便。中華人民共和國(guó)公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。第二十條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國(guó)防建設(shè)、教學(xué)科研和其他各項(xiàng)工作的需要，可以按照有關(guān)規(guī)定，利用檔案館未開放的檔案以及有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案。利用未開放檔案的辦法，由國(guó)家檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門規(guī)定。第二十一條向檔案館移交、捐贈(zèng)、寄存檔案的單位和個(gè)人，對(duì)其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對(duì)其檔案中不宜向社會(huì)開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)他們的合法權(quán)益。第二十二條屬于國(guó)家所有的檔案，由國(guó)家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)公布；未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)同意，任何組織和個(gè)人無(wú)權(quán)公布。集體所有的和個(gè)人所有的檔案，檔案的所有者有權(quán)公布，但必須遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定，不得損害國(guó)家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。第二十三條各級(jí)各類檔案館應(yīng)當(dāng)配備研究人員，加強(qiáng)對(duì)檔案的研究整理，有計(jì)劃地組織編輯出版檔案材料，在不同范圍內(nèi)發(fā)行。第五章法律責(zé)任第二十四條有下列行為之一的，由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（一）損毀、丟失屬于國(guó)家所有的檔案的；（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國(guó)家所有的檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）違反本法第十六條、第十七條規(guī)定，擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；（五）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈(zèng)送給外國(guó)人的；（六）違反本法第十條、第十一條規(guī)定，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；（七）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的；（八）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。在利用檔案館的檔案中，有前款第一項(xiàng)、第二項(xiàng)、第三項(xiàng)違法行為的，由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門給予警告，可以并處罰款；造成損失的，責(zé)令賠償損失。企業(yè)事業(yè)組織或者個(gè)人有第一款第四項(xiàng)、第五項(xiàng)違法行為的，由縣以上人民政府檔案行政管理部門給予警告，可以并處罰款；有違法所得的，沒收違法所得；并可以依照本法第十六條的規(guī)定征購(gòu)所出賣或者贈(zèng)送的檔案。第二十五條攜運(yùn)禁止出境的檔案或者其復(fù)制件出境的，由海關(guān)予以沒收，可以并處罰款；并將沒收的檔案或者復(fù)制件移交檔案行政管理部門；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第六章附則第二十六條本法實(shí)施辦法，由國(guó)家檔案行政管理部門制定，報(bào)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)后施行。第二十七條本法自1988年1月1日起施行。

普通高等學(xué)校檔案管理辦法（國(guó)家教委一九八九年第六號(hào)令）第一章總則第一條為了加強(qiáng)高等學(xué)校的檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》制訂本辦法。第二條本辦法所稱的高等學(xué)校檔案（以下簡(jiǎn)稱高校檔案），是指高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一。各高等學(xué)校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。第二章領(lǐng)導(dǎo)體制和機(jī)構(gòu)設(shè)置第四條高校檔案工作由各級(jí)教育行政管理部門和有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)接受國(guó)家各級(jí)檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。第五條各高等學(xué)校應(yīng)在校（院）長(zhǎng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下做好檔案工作，確定一名校（院）長(zhǎng)分管，并根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，建立綜合檔案室或檔案館。綜合檔案室的建制應(yīng)按學(xué)校規(guī)模確定。凡全日制在校生規(guī)模三千人以上為副處級(jí)，三千人以下為正科級(jí)，由校（院）長(zhǎng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)。檔案館為系處級(jí)建制，由校（院）長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)。高等學(xué)校設(shè)立檔案館須經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，并報(bào)所在地檔案行政管理部門備案，應(yīng)具備以下條件：（一）建校歷史悠久，一般應(yīng)在五十年以上；（二）學(xué)校規(guī)模大，全日制在校生規(guī)模為五千人以上；（三）已集中保管的檔案、資料在三萬(wàn)卷（長(zhǎng)度三百米）以上；（四）具備符合要求的檔案庫(kù)房和管理設(shè)備。第六條高等學(xué)校檔案館屬事業(yè)單位檔案館。它既是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本院檔案的科學(xué)文化事業(yè)結(jié)構(gòu)。第七條高校檔案部門的基本任務(wù)如下：（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定，規(guī)劃全校檔案工作；（二）制訂本院關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況；（三）負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管全校的各類檔案及有關(guān)資料；（四）開展檔案的開放和利用工作；（五）負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源；（六）參加檔案信息工作的整體化建設(shè)，開展多方面協(xié)作，進(jìn)行檔案信息交流；（七）負(fù)責(zé)對(duì)全校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；（八）開展檔案宣傳工作和利用者教育活動(dòng)；（九）開展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。第八條對(duì)于某些需特殊條件保管或利用頻繁且具有一定獨(dú)立性的檔案，可根據(jù)實(shí)際需要設(shè)立分室管理，分室是檔案部門的分支機(jī)構(gòu)，受檔案部門和業(yè)務(wù)主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)。高校附屬單位（如附屬醫(yī)院、校辦工廠等）的檔案工作受學(xué)校檔案部門和附屬單位雙重領(lǐng)導(dǎo)，其檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)立和檔案管理、移交等，由學(xué)校根據(jù)實(shí)際需要自行確定。第九條高等學(xué)校各部、處、院、系、所管部門，必須有一名負(fù)責(zé)人分工主管該部門的檔案工作，并視情況配備一至二名專（兼）職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。

第三章高校檔案工作人員第十條高校檔案工作人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守、遵守紀(jì)律，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和一定的科學(xué)文化知識(shí)。第十一條高等學(xué)校檔案館設(shè)館長(zhǎng)一名，并視需要設(shè)副館長(zhǎng)一至二名。綜合檔案室設(shè)主任一名（可由校長(zhǎng)辦公室副主任兼任），副主任一名。館長(zhǎng)、副館長(zhǎng)、綜合檔案室主任人選由認(rèn)真執(zhí)行黨的方針政策、熱心檔案事業(yè)、有館員（或相當(dāng)館員）以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)，有組織管理能力，身體健康的人員擔(dān)任。第十二條高校檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制，其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本院規(guī)模及館藏檔案數(shù)量等實(shí)際情況確定。第十三條高校檔案工作人員（包括檔案部門和各部門中的專職檔案工作人員以及以做檔案工作為主的兼職人員）屬檔案專業(yè)技術(shù)人員，按《檔案專業(yè)人員職務(wù)試行條例》（職改字[1986]第39號(hào)），實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制。第四章經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房和設(shè)備第十四條高校檔案工作所需經(jīng)費(fèi)，應(yīng)單獨(dú)立項(xiàng)，列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。第十五條高等學(xué)校必須為檔案部門提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房。存放聲像等特殊載體檔案，應(yīng)設(shè)有專門庫(kù)房并配置恒溫、恒濕設(shè)施。凡設(shè)置檔案館的高校，應(yīng)充分考慮學(xué)校的發(fā)展規(guī)模，館藏檔案的增加數(shù)量，適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，合理安排檔案館庫(kù)房建設(shè)，有條件的學(xué)?？蓡为?dú)設(shè)館庫(kù)，檔案庫(kù)房建設(shè)要符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的要求。第十六條高等學(xué)校應(yīng)有計(jì)劃地為檔案部門配置復(fù)印、錄音、照相、錄像等設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)管理與檔案縮微化。

第五章文件材料的歸檔、移交和接收工作。第十七條高等學(xué)校應(yīng)建立和完善歸檔制度，并納入教學(xué)、科研和管理人員的職責(zé)范圍內(nèi)，做到每項(xiàng)重要的教學(xué)、科研、黨政管理等工作，都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。第十八條高等學(xué)校應(yīng)做到各項(xiàng)工作與檔案工作實(shí)行“四同步”管理，即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案。第十九條高等學(xué)校對(duì)科研成果、產(chǎn)品規(guī)劃與試制、基建工程等進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)必須有檔案部門的人員參加，有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)會(huì)同檔案部門對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料加以審查，簽署意見。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料的項(xiàng)目，不予驗(yàn)收，不予上報(bào)成果。第二十條高等學(xué)校實(shí)行文件材料形成部門、課題組立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成規(guī)律，加以系統(tǒng)整理組卷，編排頁(yè)號(hào)或件號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄，交本部門檔案工作人員檢查、裝訂后向?qū)W校檔案部門移交。檔案部門應(yīng)派人指導(dǎo)立卷工作。第二十一條高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍。（一）黨政管理類主要包括高等學(xué)校黨委、行政、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄；各黨政部門的工作計(jì)劃、總結(jié)；上級(jí)機(jī)關(guān)與本院關(guān)于人事管理、行政管理、黨務(wù)管理的文件材料。（二）教學(xué)類主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。按國(guó)家教委、國(guó)家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（[1987]）教辦字016號(hào)）執(zhí)行。（三）科研類按國(guó)家科委、國(guó)家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》國(guó)檔發(fā)[1987]6號(hào)）執(zhí)行。（四）基本建設(shè)類按國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委發(fā)布的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)[1988]4號(hào)）執(zhí)行。（五）儀器設(shè)備類主要包括各種國(guó)產(chǎn)和國(guó)外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備（價(jià)格在五萬(wàn)元以上）的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。（六）產(chǎn)品生產(chǎn)類主要包括學(xué)校自行研制、試制產(chǎn)品的文件材料及在生產(chǎn)過程中形成的文件材料、樣品或樣品照片、錄像等。（七）出版物類主要包括學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本院出版社出版物的審稿單、原稿、樣本及出版發(fā)行記錄等。（八）外事類主要包括學(xué)校有關(guān)人員出席國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議（含在國(guó)內(nèi)舉辦的）、出國(guó)考察、講學(xué)、合作研究、進(jìn)修及學(xué)校聘請(qǐng)的外籍、港澳專家與教師在教學(xué)、科研及其他有關(guān)活動(dòng)中形成的文件材料；授予中外學(xué)者、著名社會(huì)活動(dòng)家名譽(yù)職務(wù)的有關(guān)材料等。（九）財(cái)會(huì)類按財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)預(yù)字[1984]第85號(hào)）執(zhí)行。以上各類系統(tǒng)指歸檔范圍。歸檔的文件材料包括紙質(zhì)、照（膠）片，錄像（錄音）帶等各種載體形式。第二十二條歸檔的文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。第二十三條歸檔時(shí)間應(yīng)按以下要求：（一）學(xué)校各黨政部門和能按年度歸檔的部門，應(yīng)在次年六月底前歸檔；（二）各教學(xué)部門和能按學(xué)年度歸檔的部門，應(yīng)在次學(xué)年度寒假前歸檔；（三）科研、基建等部門，應(yīng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。第二十四條凡由本院與其他單位分工協(xié)作完成的項(xiàng)目，由主辦單位保存一整套檔案，協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)將復(fù)制件送交主辦單位保存。第二十五條高校檔案原則上由各校檔案部門永久保管。在國(guó)家需要時(shí)、或?qū)W校所存部分檔案列入有關(guān)國(guó)家檔案館接收范圍時(shí)，應(yīng)向有關(guān)國(guó)家檔案館提供所需部分檔案原件或復(fù)制件。對(duì)因?qū)W校分立或合并，其分設(shè)或合并前的檔案，應(yīng)本著集中保管、方便利用的原則，經(jīng)協(xié)議由一?；蚝喜⒑蟮膶W(xué)校檔案部門統(tǒng)一保存，有關(guān)學(xué)校在利用這部分檔案時(shí)，應(yīng)予優(yōu)先照顧，并提供方便。第二十六條高等學(xué)校中的個(gè)人在其從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動(dòng)中，形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規(guī)定向本院檔案部門移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。對(duì)于個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料，高校檔案部門可通過征集、代管等多種形式進(jìn)行管理，對(duì)個(gè)人向本院檔案部門捐贈(zèng)檔案的，學(xué)校應(yīng)予以獎(jiǎng)勵(lì)。第二十七條高校檔案部門要注意向國(guó)內(nèi)外征集與本校有關(guān)的各種檔案和資料。第六章檔案管理第二十八條高校檔案部門要對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)和排列。高校檔案的分類方法另行規(guī)定。第二十九條高校檔案部門應(yīng)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)在征得有關(guān)部門同意，并造冊(cè)報(bào)級(jí)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。第三十條高校檔案部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)進(jìn)行下列統(tǒng)計(jì)工作：（一）對(duì)檔案的收進(jìn)和移出、全宗和案卷數(shù)量、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；（二）按照有關(guān)規(guī)定，向所在地檔案行政管理部門和上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。等三十一條檔案庫(kù)房的技術(shù)管理工作，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，建立和健全有關(guān)規(guī)章制度。第三十二條高校檔案部門應(yīng)研究和改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)。對(duì)已破損和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。第三十三條高校檔案部門應(yīng)對(duì)所存檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查，遇有特殊情況，應(yīng)立即向校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，及時(shí)處理。第七章檔案的利用與開放第三十四條高校檔案館應(yīng)按照規(guī)定向全校和社會(huì)開放檔案。高校檔案館開放檔案，應(yīng)遵循下列規(guī)定：（一）凡持有合法證明的單位或個(gè)人，在說明利用檔案的目的和范圍后均可查閱利用屬開放范圍的檔案，并可以摘錄和復(fù)制；（二）利用者要求復(fù)制檔案，一般由檔案館負(fù)責(zé)辦理，并按規(guī)定合理收費(fèi)；（三）港澳和臺(tái)灣同胞、海外華僑要求利用檔案，須經(jīng)有關(guān)主管部門介紹；（四）外國(guó)機(jī)關(guān)或個(gè)人要求利用檔案，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理；（五）未經(jīng)學(xué)校授權(quán)或上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，任何組織或個(gè)人無(wú)權(quán)公布檔案。第三十五條高校檔案館應(yīng)設(shè)立專門的閱覽室，并提供檔案目錄（屬開放范圍內(nèi)的）、全宗指南、檔案館指南等。第三十六條館藏檔案屬下列情況之一者不宜開放：（一）涉及黨和國(guó)家秘密的；（二）涉及專利或技術(shù)秘密的；（三）涉及個(gè)人隱私的；（四）檔案形成部門規(guī)定限制利用的。第三十七條對(duì)于要求查閱、摘錄、復(fù)制屬尚未開放的檔案，須經(jīng)檔案館長(zhǎng)同意，涉及未公開的技術(shù)問題須經(jīng)科研主管部門負(fù)責(zé)人同意，必要時(shí)要報(bào)請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。第三十八條高校綜合檔案室所保存的檔案，主要供本院利用。如其他單位或個(gè)人需查閱時(shí)，應(yīng)持介紹信，經(jīng)綜合檔案室主任或校（院）長(zhǎng)辦公室主任同意后，方可查閱。如需利用的檔案涉及重大問題或黨和國(guó)家秘密，須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第三十九條高校檔案部門必須編制必要的檢索工具，著錄標(biāo)準(zhǔn)按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)3792.5～85《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。第四十條高校檔案部門應(yīng)積極開展檔案的編研工作，出版和公布檔案，須經(jīng)檔案形成部門同意，并報(bào)請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第四十一條對(duì)于重要的、珍貴的檔案和資料，一般不得提供原件使用，如特殊需要，須經(jīng)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第四十二條高校檔案部門應(yīng)采取多種形式，如舉辦檔案展覽、陳列等。積極開展檔案宣傳工作，有條件的高校，應(yīng)在高年級(jí)開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課。第八章考核、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰第四十三條高校檔案部門應(yīng)建立檢查、考核和評(píng)估制度，明確崗位職責(zé)，對(duì)優(yōu)秀的工作人員和突出的服務(wù)成果、研究成果給予獎(jiǎng)勵(lì)。第四十四條對(duì)于違反《中華人民共和國(guó)檔案法》的行為，應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定的程序和處理方法予以處罰，并按有關(guān)規(guī)定建立備案制度。

第九章附則第四十五條本辦法適用于普通高等學(xué)校，其他高等學(xué)校可參照?qǐng)?zhí)行。第四十六條高等學(xué)校根據(jù)本辦法可制訂實(shí)施細(xì)則。第四十七條本辦法由國(guó)家教育委員會(huì)負(fù)責(zé)解釋。第四十八條本辦法自發(fā)布之日起施行，原教育部所發(fā)的《高等學(xué)校科學(xué)技術(shù)檔案工作辦法》[（82）教辦字254號(hào)]《關(guān)于高等學(xué)校文書檔案保管期限的規(guī)定》[（84）教辦字210號(hào)]同時(shí)廢止。

江蘇城市職業(yè)學(xué)院檔案管理工作規(guī)定第一章總則第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，發(fā)揮檔案在學(xué)校工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)和規(guī)章，結(jié)合我院實(shí)際情況，制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定所稱檔案，是指學(xué)校主要職能活動(dòng)和師生員工個(gè)體活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的文件材料，它是學(xué)?；顒?dòng)的真實(shí)歷史記錄，是黨和國(guó)家的寶貴歷史財(cái)富，應(yīng)由學(xué)校檔案部門集中統(tǒng)一管理，并嚴(yán)格實(shí)行部門立卷歸檔制度。第三條檔案工作是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量、評(píng)價(jià)學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。學(xué)校在人員、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備各方面給予保證，并努力做到“三納入”、“四同步”：納入學(xué)校規(guī)劃和計(jì)劃，納入學(xué)校管理制度，納入有關(guān)人員職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，并將檔案工作情況作為部門工作與有關(guān)人員的考核內(nèi)容之一。第四條學(xué)校檔案工作要努力實(shí)現(xiàn)從經(jīng)驗(yàn)型管理向科學(xué)型管理的轉(zhuǎn)變，逐步采用先進(jìn)管理技術(shù)，大力開發(fā)檔案信息資源，滿足學(xué)校和社會(huì)的需要。第二章檔案管理機(jī)構(gòu)任務(wù)第五條學(xué)校的檔案工作由教育行政部門和業(yè)務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)接受國(guó)家各級(jí)檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。第六條學(xué)校成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由一名院長(zhǎng)（或副院長(zhǎng)）分管檔案工作。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)指導(dǎo)全校檔案工作，協(xié)調(diào)各部門按照檔案工作規(guī)范開展工作，研究有關(guān)全校檔案工作的重大事項(xiàng)。第七條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室。綜合檔案室為學(xué)校正科級(jí)建制，歸口于院長(zhǎng)辦公室。綜合檔案室既是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，又是保存和提供利用學(xué)校檔案的機(jī)構(gòu)，其基本任務(wù)是：1．貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的政策法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作。2．建立健全學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況。3．負(fù)責(zé)收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)全校各類檔案及有關(guān)資料。4．負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查校內(nèi)各部門的立卷歸檔工作，保證案卷質(zhì)量。5．開展檔案利用工作，編制檔案檢索工具，編輯檔案參考資料，開發(fā)檔案信息資源。6．參加檔案信息工作的整體化建設(shè)，開展多方面協(xié)作，進(jìn)行檔案信息交流，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。7．建立學(xué)校檔案信息網(wǎng)絡(luò)，培訓(xùn)校內(nèi)檔案工作人員，開展學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。8．開展檔案宣傳工作和利用者教育活動(dòng)。9．參加檔案工作協(xié)作會(huì)議和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)。10．完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。第八條學(xué)校各系、各部門確定一名負(fù)責(zé)人分工主管本部門的檔案工作，并配備一名兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。第九條我院人事、學(xué)籍、聲像載體等檔案因保管要求不同或利用頻繁，且具一定的獨(dú)立性，可暫設(shè)由專人負(fù)責(zé)的分室，作為綜合檔案室的分支機(jī)構(gòu)，受該業(yè)務(wù)部門和綜合檔案室雙重領(lǐng)導(dǎo)，每年定期向綜合檔案室移交檔案目錄清單。第十條我院校辦企業(yè)的檔案工作是學(xué)校檔案工作的有機(jī)組成部分，其檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)立和檔案的管理、移交等可根據(jù)有關(guān)規(guī)定和實(shí)際需要另行確定。

第三章文件材料歸檔工作第十一條文件材料的歸檔范圍：1．黨政管理類——主要包括黨委、行政、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄；各黨、政部門的工作計(jì)劃、總結(jié)；上級(jí)機(jī)關(guān)與本院關(guān)于黨政管理的文件材料等。2．教學(xué)類——主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐等活動(dòng)的文件材料。3．科研類——主要包括科學(xué)研究管理、科學(xué)研究實(shí)踐等活動(dòng)的文件材料。4．基本建設(shè)類——主要包括基本建設(shè)管理、基本建設(shè)項(xiàng)目等活動(dòng)中的文件材料。5．儀器設(shè)備類——主要包括儀器設(shè)備工作管理和各種國(guó)產(chǎn)、國(guó)外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備（價(jià)值在五萬(wàn)元以上）的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在申購(gòu)、接收、調(diào)試、使用、維修改造、申請(qǐng)報(bào)廢等工作中產(chǎn)生的文件材料。6．產(chǎn)品生產(chǎn)類——主要包括學(xué)校自行研制、試制產(chǎn)品的文件材料及在生產(chǎn)過程中形成的文件材料、樣品或樣品照片、錄像等。7．出版物類——主要包括學(xué)校自行編輯出版的校報(bào)、學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及出版工作管理、出版活動(dòng)過程中形成的文件材料。8．外事類——主要包括學(xué)校有關(guān)人員出席國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議（含在國(guó)內(nèi)舉辦的）、出國(guó)考察、講學(xué)、合作研究、進(jìn)修及學(xué)校聘請(qǐng)的外籍、港澳專家與教師在教學(xué)、科研及其他有關(guān)活動(dòng)中形成的文件材料；授予中、外學(xué)者、著名社會(huì)活動(dòng)家名譽(yù)職務(wù)的有關(guān)材料等。9．財(cái)會(huì)類——主要包括財(cái)務(wù)工作管理和會(huì)計(jì)核算等活動(dòng)的文件材料。第十二條文件材料的歸檔形式：歸檔的文件材料包括紙質(zhì)、照（膠）片、錄像（錄音）帶、光盤等各種載體形式。第十三條歸檔的文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。第十四條建立部門立卷歸檔制度。部門立卷歸檔工作納入教學(xué)、科研和管理人員的職責(zé)范圍，與部門考核評(píng)優(yōu)及檔案人員考績(jī)?cè)u(píng)優(yōu)實(shí)施掛鉤，確保每項(xiàng)重要的教學(xué)、科研、黨政管理等工作都有完善、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。第十五條科研成果、基建工程、產(chǎn)品規(guī)劃與試制等進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)必須有檔案部門人員參加。有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)會(huì)同檔案部門對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料加以審查，簽署意見，沒有完整、系統(tǒng)的文件材料的項(xiàng)目，不予驗(yàn)收，不予上報(bào)成果。第十六條個(gè)人在其從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規(guī)定進(jìn)行歸檔、集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料，學(xué)校檔案部門可通過征集、代管等多種形式進(jìn)行管理，對(duì)個(gè)人向?qū)W校檔案部門捐贈(zèng)檔案的，學(xué)校應(yīng)予獎(jiǎng)勵(lì)。第十七條文件材料的歸檔時(shí)間：1．黨政部門和按自然年度歸檔的部門，須在次年六月底前完成歸檔工作；2．教學(xué)部門和按教學(xué)年度歸檔的部門，須在新學(xué)年開學(xué)后兩個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作；3．科研、基建等部門，須在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。第四章檔案管理利用工作第十八條學(xué)校檔案部門對(duì)檔案要進(jìn)行科學(xué)的分類、編號(hào)和排列，以便保管。第十九條建立檔案安全保密、鑒定銷毀、庫(kù)房管理及檔案統(tǒng)計(jì)等管理制度，加強(qiáng)檔案管理，確保檔案安全，延長(zhǎng)檔案壽命，嚴(yán)守檔案秘密，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無(wú)誤。第二十條建立檔案利用及登記制度，完善檢索工具，匯編專題資料，逐步實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理，為利用者提供更多方便。

第五章附則第二十一條本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)行。學(xué)校檔案部門應(yīng)根據(jù)本規(guī)定的精神，制定檔案工作的各項(xiàng)具體規(guī)章制度。第二十二條本規(guī)定如與上級(jí)主管部門下達(dá)的規(guī)定有抵觸之處，則按上級(jí)主管部門的統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行。

江蘇城市職業(yè)學(xué)院檔案管理工作崗位職責(zé)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1．組織全校性的宣傳、貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案法律、法規(guī)、規(guī)章和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針、政策的活動(dòng)。2．加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，督促各部門按上級(jí)和學(xué)校檔案部門要求做好檔案工作。3．關(guān)心檔案工作和綜合檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、財(cái)務(wù)、物力、制度上給予支持、保證，及時(shí)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中的重大問題和困難，使檔案工作與學(xué)校各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。部門分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1．組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，貫徹執(zhí)行學(xué)校檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。2．定期研究部門檔案工作，把檔案工作列入本部門議事日程和工作計(jì)劃。3．加強(qiáng)與學(xué)校檔案部門聯(lián)系，共同做好監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔檔案的質(zhì)量。4．做好部門兼職檔案人員的工作，提出具體要求并幫助他們解決工作中的實(shí)際困難。檔案部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1．負(fù)責(zé)制定、修訂并組織實(shí)施檔案工作規(guī)劃、計(jì)劃和檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，做好學(xué)期、年度工作總結(jié)。2．圍繞綜合檔案室的基本任務(wù)，對(duì)本室人員進(jìn)行合理分工，隨時(shí)掌握工作情況，按計(jì)劃完成任務(wù)。3．組織本室人員參加政治和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，組織專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)。4．負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)的對(duì)外聯(lián)系工作，接待、處理有關(guān)單位和群眾的來訪、來函。5．調(diào)查了解學(xué)院檔案工作情況，并就檔案的改革等有關(guān)問題提出意見和建議。6．完成有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事宜。專職檔案人員職責(zé)1．嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，忠于職守，嚴(yán)守機(jī)密。2．貫徹執(zhí)行上級(jí)有關(guān)檔案工作的方針、政策，做好宣傳教育工作。3．模范執(zhí)行學(xué)校檔案管理制度，按章辦事，遵守紀(jì)律。4．按照檔案工作規(guī)范，做好收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等檔案管理工作。5．指導(dǎo)文件材料形成部門做好立卷歸檔工作，保證案卷質(zhì)量。6．編制檔案檢索工具，做好檔案史料匯編和信息資源開發(fā)工作。7．開展檔案利用工作，做好檔案“八防”工作，對(duì)破損檔案及時(shí)修補(bǔ)。8．學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)和管理科學(xué)知識(shí)，提高管理水平和工作質(zhì)量。9．開展檔案理論研究，參加檔案學(xué)術(shù)活動(dòng)。10．完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。兼職檔案人員職責(zé)1．貫徹執(zhí)行學(xué)校檔案管理制度，忠于職守，保守機(jī)密。2．根據(jù)本部門不同種類文件材料形成特征，做好案卷分類、合理存放工作，便于利用和立卷歸檔。3．按照檔案工作規(guī)范，做好本部門文件材料的形成積累和整理立卷工作，保證歸檔材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范。4．按照立卷歸檔程序，做好檔案移交和本部門自存檔案的保管工作。5．主動(dòng)接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。6．積極參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和檔案學(xué)術(shù)活動(dòng)，不斷提高檔案工作水平。

江蘇城市職業(yè)學(xué)院檔案工作管理制度檔案立卷歸檔制度1．學(xué)校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理、部門立卷歸檔制度。2．部門立卷歸檔按照立卷歸檔程序（見附件一、二）執(zhí)行。3．綜合檔案室必須定時(shí)定期做好接收歸檔檔案工作：（1）．上級(jí)規(guī)定應(yīng)接收的檔案必須隨時(shí)接收歸檔；（2）．黨政部門和按自然年度歸檔的檔案必須在次年六月底前接收歸檔；（3）．教學(xué)部門和按教學(xué)年度歸檔的檔案必須在新學(xué)年開學(xué)后兩個(gè)月內(nèi)接收歸檔；（4）．科研、基建項(xiàng)目和專題性、成套性檔案必須在項(xiàng)目完成通過鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)接收歸檔。4．綜合檔案室接收歸檔檔案必須嚴(yán)格履行手續(xù)：移交清冊(cè)一式兩份；案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、案卷數(shù)量、移交時(shí)間等必須寫明；交接雙方要簽名蓋章。5．綜合檔案室接收歸檔檔案必須嚴(yán)把案卷質(zhì)量關(guān)，對(duì)不合要求和規(guī)范的案卷應(yīng)退回立卷部門，并限期整理、限期歸檔。檔案安全保密制度1．認(rèn)真貫徹執(zhí)行上級(jí)有關(guān)檔案安全、保密的法令規(guī)定，切實(shí)做好檔案的安全保密工作，杜絕一切泄密、遺失、損壞檔案的現(xiàn)象；2．檔案室應(yīng)根據(jù)檔案密級(jí)程度，加強(qiáng)保管并嚴(yán)格執(zhí)行查閱制度，認(rèn)真履行登記簽字手續(xù)。3．未經(jīng)許可，任何人不得隨便復(fù)印檔案內(nèi)容，更不得私自將檔案帶出檔案室。4．利用者因工作需要摘錄非絕密級(jí)檔案內(nèi)容須經(jīng)有關(guān)人員同意，摘錄內(nèi)容須交檔案室核對(duì)，摘錄者對(duì)摘錄內(nèi)容要妥善保管。5．檔案工作人員不得私自摘抄和傳播檔案內(nèi)容。6．檔案室屬機(jī)要部門，非本室人員未經(jīng)許可不要隨便入內(nèi)。7．檔案庫(kù)房應(yīng)嚴(yán)格管理制度，確保檔案的安全。8．凡需銷毀的檔案必須嚴(yán)格審定并造出清冊(cè)，經(jīng)主管院長(zhǎng)批準(zhǔn)后，由兩人共同監(jiān)銷。檔案查閱利用制度1、檔案室為利用者提供閱覽、借閱、咨詢、復(fù)制、證明等檔案利用服務(wù)項(xiàng)目，并建立相應(yīng)登記制度。2、校內(nèi)人員利用檔案，辦理手續(xù)后即可查閱。3、外單位利用檔案須持單位介紹信，經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意后方可查閱。4、港澳、臺(tái)胞、外國(guó)人利用檔案須經(jīng)有關(guān)部門介紹，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。5、院黨委、院行政會(huì)議記錄，須經(jīng)黨辦主任、院辦主任同意后方可查閱。6、機(jī)密檔案和尚未公開的科研成果檔案，須經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及主管院長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可查閱。7、確因工作需要摘抄或復(fù)制檔案，須經(jīng)院辦主任同意。8、摘抄或復(fù)制的檔案材料要注意保密，妥善保管，用后自行銷毀，不得轉(zhuǎn)借。9、檔案一般只限在檔案室查閱，如確因工作需要借出者需經(jīng)院辦主任批準(zhǔn)后方可借出，并在一周內(nèi)歸還。外單位一律不得借出。10、查閱檔案不得超出需要范圍，歸還檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)面清點(diǎn)注銷，如發(fā)現(xiàn)檔案遺失、泄密或抽拆、涂改事故，應(yīng)立即向院辦公室和校保密委員會(huì)報(bào)告，并根據(jù)檔案法第24條規(guī)定處理。

檔案鑒定銷毀制度1、檔案室根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的原則規(guī)定，對(duì)已滿期限的檔案提出鑒定。2、在分管院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案室和有關(guān)部門組成鑒定小組。3、對(duì)到期檔案由原立卷部門進(jìn)行初鑒，提出延長(zhǎng)保管期限或銷毀的意見，供鑒定小組審查決定參考。4、將檔案鑒定意見登記造冊(cè)，經(jīng)分管院長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可存毀。5、銷毀檔案時(shí)必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。6、未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。檔案工作統(tǒng)計(jì)制度1、檔案室要確定專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作。2、建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和檔案室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)。3、檔案庫(kù)存數(shù)量統(tǒng)計(jì)：主要包括歷年總庫(kù)存量、本年度進(jìn)庫(kù)量、合計(jì)庫(kù)存量及各種檔案分類數(shù)量等。4、年度歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)：指按年度對(duì)不同門類檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。5、檔案鑒定情況統(tǒng)計(jì)：指對(duì)不同保管期限案卷數(shù)量及有關(guān)變化情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。6、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：指對(duì)檔案案卷利用卷次、檔案利用人次、檔案利用率（卷次／總卷數(shù)）等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。7、檔案清理情況統(tǒng)計(jì)：指對(duì)檔案損失、損壞、移出、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。8、按省、市檔案部門和上級(jí)主管部門要求及時(shí)報(bào)送各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。9、對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)字進(jìn)行綜合分析，找出存在問題，提出改進(jìn)措施，報(bào)告學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。10．檔案統(tǒng)計(jì)必須嚴(yán)肅認(rèn)真，實(shí)事求是。檔案庫(kù)房管理制度1．檔案室工作人員必須嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密制度，維護(hù)庫(kù)存檔案的安全。2．接受移交檔案入庫(kù)，必須認(rèn)真清點(diǎn)、分類、編號(hào)、注明存放地點(diǎn)，以利查找。3．案卷應(yīng)依檔號(hào)順序排放，庫(kù)房柜架應(yīng)編順序號(hào)，各柜應(yīng)有檔案資料存放標(biāo)志圖、示意圖。4．定期檢查庫(kù)房檔案保管情況，并記錄在案；發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決；對(duì)破損、褪變檔案及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。5．定期更換檔案柜內(nèi)防蟲、防霉藥品。6．做好庫(kù)房溫、濕度變化記錄，庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)溫度保持在14—24℃，標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)濕度保持在45—7．做好庫(kù)房?jī)?nèi)防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光的“八防”工作。8．檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員不得隨便進(jìn)出；下班前應(yīng)檢查庫(kù)房門窗、水、電是否關(guān)閉；節(jié)假日期間應(yīng)加強(qiáng)庫(kù)房安全保衛(wèi)工作。

附件一：文書材料立卷歸檔程序立卷部門檔案人員收集完畢的文件材料立卷部門檔案人員收集完畢的文件材料檢查歸檔材料是否齊全和符合規(guī)范檢查歸檔材料是否齊全和符合規(guī)范鑒定是否具有保存價(jià)值否部門自存鑒定是否具有保存價(jià)值否部門自存是是部門立卷部門立卷填寫移交目錄檔案部門填寫移交目錄檔案部門驗(yàn)收草擬案卷封面裝卷填卷內(nèi)備考表填寫卷內(nèi)目錄編排頁(yè)碼拆釘修補(bǔ)組卷材料分類綜合檔案室綜合檔案室進(jìn)庫(kù)上架貼案卷進(jìn)庫(kù)上架貼案卷號(hào)標(biāo)鑒編制案卷目錄書寫案卷脊背書寫案卷封面審定案卷題名審審定案卷號(hào)附件二：科技材料立卷歸檔程序各系各部門科技文件材料形成者向科技部門檔案人員交材料各系各部門科技文件材料形成者向科技部門檔案人員交材料退還本人鑒定是否歸檔部門留存否否科技部門立卷是材料分類組卷拆釘修補(bǔ)編排頁(yè)碼填寫卷內(nèi)目錄填卷內(nèi)備考表裝卷草擬案卷封面檔案部門驗(yàn)收填寫移交目錄綜合檔案室審定案卷號(hào)審定案卷題名書寫案卷封面書寫案卷脊背編制案卷目錄貼案卷號(hào)標(biāo)鑒進(jìn)庫(kù)上架

江蘇城市職業(yè)學(xué)院關(guān)于不歸檔文件材料的處理規(guī)定為了提高歸檔文件材料的質(zhì)量，減少檔案中龐雜臃腫的現(xiàn)象，根據(jù)國(guó)家檔案局1987年12月4日頒發(fā)的“關(guān)于不歸檔文件材料的范圍”規(guī)定，結(jié)合我院實(shí)際情況，制定本規(guī)定。一、不歸檔文件材料的范圍1．本單位的重份文件（各處、室除已歸檔外，還可留一份備查）。2．無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，外單位發(fā)來的一般性會(huì)議通知。3．未經(jīng)簽發(fā)的文件草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要文件的歷次修改，留一份作短期保存）。4．無(wú)特殊保存價(jià)值的信封、詢問一般性問題，提出了一般性建議或意見的人民來信。5．校內(nèi)互相抄送無(wú)查考價(jià)值的文件材料（各部門對(duì)院辦和黨辦所普發(fā)的文件，除承辦單位外，不需歸檔，但應(yīng)各自裝冊(cè)保存，以便查考）。6．院領(lǐng)導(dǎo)或處室負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件。7．為供工作參閱從各方面收集的非證明材料。8．參加非主管部門或協(xié)作單位召開的會(huì)議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料。9．各部門產(chǎn)生的不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文件材料。10．上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本院工作人員的文件材料。11．非隸屬機(jī)關(guān)抄送的一般不需要辦理的文件材料。12．外機(jī)關(guān)送來的征求意見的文件材料。13．下級(jí)機(jī)關(guān)送來參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文件材料。14．越級(jí)抄送的一般的不需要辦理的文件材料；15．下級(jí)機(jī)關(guān)抄報(bào)備案的一般性文件材料。二、不歸檔文件材料的處理1．各部門在每年文書立卷時(shí)，應(yīng)清理不需歸檔的文件材料，并應(yīng)加強(qiáng)保管（不歸檔文件一般在部門保存3—5年），不要隨便堆放，以免造成泄密，需要銷毀的應(yīng)及時(shí)逐冊(cè)銷毀。2．銷毀不歸檔的文件材料，對(duì)密級(jí)較高的應(yīng)按有關(guān)保密規(guī)定辦理，一般文書材料可以采取簡(jiǎn)便方法進(jìn)行登記（如只登記收發(fā)文號(hào)碼或在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳），經(jīng)院辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后即可銷毀。內(nèi)部資料不得向廢品收購(gòu)站出售，以免造成失泄密事件。

中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法（1988年9月5日第七屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第三次會(huì)議通過）第一章總則第一條為保守國(guó)家秘密，維護(hù)國(guó)家的安全和利益，保障改革和社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)的順利進(jìn)行，制定本法。第二條國(guó)家秘密是關(guān)系國(guó)家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。第三條一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保守國(guó)家秘密的義務(wù)。第四條保守國(guó)家秘密的工作，實(shí)行積極防范、突出重點(diǎn)、既確保國(guó)家秘密又便利各項(xiàng)工作的方針。第五條國(guó)家保密工作部門主管全國(guó)保守國(guó)家秘密的工作?？h級(jí)以上地方各級(jí)保密工作部門在其職權(quán)范圍內(nèi)，主管本行政區(qū)域保守國(guó)家秘密的工作。中央國(guó)家機(jī)關(guān)在其職權(quán)范圍內(nèi)，主管或者指導(dǎo)本系統(tǒng)保守國(guó)家秘密的工作。第六條縣級(jí)以上國(guó)家機(jī)關(guān)和涉及國(guó)家秘密的單位，根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置保密工作機(jī)構(gòu)或者指定人員，管理本機(jī)關(guān)和本單位保守國(guó)家秘密的日常工作。第七條在保守、保護(hù)國(guó)家秘密以及改進(jìn)保密技術(shù)、措施等方面成績(jī)顯著的單位或者個(gè)人，應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)。第二章國(guó)家秘密的范圍和密級(jí)第八條國(guó)家秘密包括符合本法第二條規(guī)定的下列秘密事項(xiàng)：（一）國(guó)家事務(wù)的重大決策中的秘密事項(xiàng)。（二）國(guó)防建設(shè)和武裝力量活動(dòng)中的秘密事項(xiàng)。（三）外交和外事活動(dòng)中的秘密事項(xiàng)以及對(duì)外承擔(dān)保密義務(wù)的事項(xiàng)。（四）國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的秘密事項(xiàng)。（五）科學(xué)技術(shù)中的秘密事項(xiàng)。（六）維護(hù)國(guó)家安全活動(dòng)和追查刑事犯罪中的秘密事項(xiàng)。（七）其他經(jīng)國(guó)家保密工作部門確定應(yīng)當(dāng)保守的國(guó)家秘密事項(xiàng)。不符合本法第二條規(guī)定的，不屬于國(guó)家秘密。政黨的秘密事項(xiàng)中符合本法第二條規(guī)定的，屬于國(guó)家秘密。第九條“絕密”是最重要的國(guó)家秘密，泄密會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；“機(jī)密”是重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害；“秘密”是一般的國(guó)家秘密，泄密會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受損害。第十條國(guó)家秘密及其密級(jí)的具體范圍，由國(guó)家保密工作部門分別會(huì)同外交、公安、國(guó)家安全和其他中央有關(guān)機(jī)關(guān)規(guī)定。國(guó)防方面的國(guó)家秘密及其密級(jí)的具體范圍，由中央軍事委員會(huì)規(guī)定。關(guān)于國(guó)家秘密及密級(jí)的具體范圍，應(yīng)當(dāng)在有關(guān)范圍內(nèi)公布。第十一條各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、單位對(duì)所產(chǎn)生的國(guó)家秘密事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定確定密級(jí)。對(duì)是否屬于國(guó)家秘密和屬于何種密級(jí)不明確的事項(xiàng)，由國(guó)家保密工作部門，省、自治區(qū)、直轄市的保密工作部門，省、自治區(qū)政府所在地的市和經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的較大的市的保密工