會計電算化理論知識

第1章會計電算化概論1.1會計電算化的意義1.1.1會計電算化的涵義

會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計業(yè)務中的簡稱。它是一個用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬以及替代部分由人腦完成的對會計信息的處理、分析和判斷的過程，是一門融計算機科學、管理科學、信息科學和會計學為一體的新興邊緣學科。1.1.2會計電算化的意義

1.減輕財會人員的工作強度，提高會計工作的效率2.促進會計工作規(guī)范化，提高會計工作質(zhì)量3.促進會計工作職能的轉變4.促進會計隊伍素質(zhì)的提高5.為整個管理工作現(xiàn)代化奠定基礎6.促進會計理論研究和會計實務的不斷發(fā)1.1.3會計電算化系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)的關系1.1.4會計電算化的任務和基本內(nèi)容

會計電算化的基本任務是：促進會計核算及管理水平的進步，提高工作效率，實現(xiàn)會計工作現(xiàn)代化，取得好的經(jīng)濟效益。具體任務包括：建立健全會計電算化組織機構和管理制度，加強會計人員的培訓，建立會計電算化信息系統(tǒng)并完成會計的各項工作。會計電算化工作包括微觀和宏觀兩個方面：宏觀方面的主要任務是對全國會計電算化工作的組織、推廣和管理等工作，促進會計電算化工作的順利開展。微觀方面即基層單位的會計電算化工作，主要任務是組織本單位開展會計電算化工作，包括本單位制訂規(guī)劃、系統(tǒng)開發(fā)與改進、制度建設、運行管理等等。1.2國外會計電算化的發(fā)展

1954年，美國通用電器公司首次利用計算機計算工資，開創(chuàng)了利用計算機處理會計數(shù)據(jù)的新紀元。1.3我國會計電算化的發(fā)展情況1979年，財政部撥給長春第一汽車制造廠500萬元?？睿瑥臇|德進口電子計算機，進行會計電算化的試點工作，這是我國第一個企業(yè)管理方面大規(guī)模信息系統(tǒng)的設計和實施，可以說也是我國電子計算機應用發(fā)展的一個里程碑。1981年8月，在財政部、原第一機械工業(yè)部、中國會計學會的支持下，在長春第一汽車制造廠召開了“財務、會計、成本應用電子計算機專題學術研討會”，會上正式把“電子計算機在會計中的應用”簡稱為“會計電算化”。至此，“會計電算化”一詞被廣泛應用和流傳。1.3.4會計電算化的發(fā)展前景1.對會計電算化有了一個比較全面系統(tǒng)的認識2.加強了會計電算化的管理和引導3.會計電算化工作更加普及4.商品化會計軟件市場初步建立、日趨完善5.鍛煉和培養(yǎng)了一批會計電算化應用人員1.4思考題1.1怎樣理解會計電算化的涵義？1.2試述電算化會計信息系統(tǒng)與手工會計核算系統(tǒng)的關系。1.3開展會計電算化的意義是什么？1.4會計電算化的任務與基本內(nèi)容包括哪些？1.5試述會計電算化的發(fā)展歷程。第2章會計電算化管理

2.1會計信息系統(tǒng)的基本概念2.1.1會計信息

會計信息是經(jīng)過加工處理并對會計業(yè)務或管理活動產(chǎn)生決策影響的數(shù)據(jù)。它是在會計核算和會計分析中形成的憑證、賬簿、報表等的數(shù)據(jù)。是會計核算的主要內(nèi)容，是經(jīng)濟決策的依據(jù)。它主要有三類信息：財務信息、定向信息、決策信息。2.1.2會計信息系統(tǒng)會計信息系統(tǒng)是一個處理會計業(yè)務，為投資人、債權人、政府各部門、企事業(yè)的管理者提供財務信息、分析信息、決策信息的人機結合的組織。

2.2會計信息系統(tǒng)的基本特征2.2.1會計信息的特點1.數(shù)據(jù)量大2.數(shù)據(jù)結構復雜3.數(shù)據(jù)加工處理方法要求嚴格4.數(shù)據(jù)的及時性、真實性、準確性、完整性、全面性等要求嚴格5.安全可靠性要求高2.2.2會計信息系統(tǒng)（AIS）的特征

1.及時性與準確性2.集中化與自動化3.會計電算化信息系統(tǒng)是人機結合的系統(tǒng)4.會計數(shù)據(jù)修改技術及內(nèi)部控制制度的適應變動性2.2.3計算機對會計信息的影響1.改變會計信息系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)的方法2.改變研制會計信息系統(tǒng)的方法3.改變會計檔案的保管形式4.改變了財會人員的職能和分工5.改變了會計內(nèi)部的控制方法和技術6.改變了會計的管理方式7.改變了審計人員評價內(nèi)部控制的程序8.改變了會計人員的知識結構9.改變了會計信息的質(zhì)量2.3會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度

會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的基本原則是會計獨立；記錄完整，嚴格檔案管理；明確分工及責任；互相制約；稽核對證?；灸繕耸墙∪珯C構、明確分工、落實責任、嚴格的操作規(guī)程，充分發(fā)揮內(nèi)部控制作用。2.3.1會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的主要方式1.組織控制2.授權控制3.職責分工控制4.業(yè)務處理標準化控制5.軟件的安全保密控制6.數(shù)據(jù)文件的安全保密控制7.運行控制8.會計檔案管理制度2.3.2會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制特點1.會計信息系統(tǒng)構成發(fā)生了變化2.會計工作流程和工作重點發(fā)生了變化3.對會計人員的協(xié)作性提出了更高要求4.內(nèi)部控制的內(nèi)容和重點發(fā)生了變化5.會計人員分工和職責發(fā)生了變化6.提高了對會計人員素質(zhì)的要求7.會計檔案的形式和內(nèi)容發(fā)生了變化2.3.3建立會計信息系統(tǒng)內(nèi)部制度應注意的問題

1.要做到單位領導重視2.要由財務會計部門具體負責3.要遵守國家的有關規(guī)章制度4.要適合本單位特點5.要注意其可操作性6.要學習先進經(jīng)驗7.要滿足審計要求8.要考慮電算化的特點9.要加強人員的協(xié)作性10.要組織有關人員培訓和學習11.要有相應的落實措施2.4會計電算化的宏觀管理

1.制定會計電算化發(fā)展規(guī)劃2.制定會計電算化管理制度3.搞好會計軟件的評審工作4.搞好會計電算化單位甩掉手工賬的審批5.大力抓好會計電算化人才的培養(yǎng)6.推動會計電算化理論研究會計電算化工作的管理模式(1)集中管理模式：在企業(yè)內(nèi)部設置一個與財務部門同級的計算機管理中心，負責電算化軟件的管理、開發(fā)和使用維護等。(2)分散管理模式：在企業(yè)的財會部門配備計算機等設備，實施工作完全交由財會部門進行。(3)集中管理下的分散組織模式：設立專門機構，統(tǒng)一負責企業(yè)的電算化系統(tǒng)應用實施工作，既考慮各業(yè)務部門的特點，又能實現(xiàn)統(tǒng)一管理。2.5會計電算化的微觀管理2.5.1會計電算化工作崗位的設置及崗位責任制1.會計電算化崗位的劃分基本會計崗位可分為：會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位：電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析、檔案管理、軟件開發(fā)。2.崗位設置及崗位責任制(1)數(shù)據(jù)準備組崗位的設立(2)電算化運行小組：系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員、專職會計員、系統(tǒng)維護員。(3)檔案管理組(4)財務管理組：計劃員、分析員、費用控制員、基礎工作員、項目評估人員。2.5.2操作管理

1.上機運行系統(tǒng)的規(guī)定1)系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及其他經(jīng)系統(tǒng)管理員批準的有關人員，有權上機操作系統(tǒng)。2)非指定人員不能上機運行系統(tǒng)。3)系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員由系統(tǒng)管理員根據(jù)業(yè)務需要確定。4)與業(yè)務無關人員及脫離會計工作崗位的人員不得上機運行系統(tǒng)。5)系統(tǒng)操作運行人員需經(jīng)培訓合格后方可上機運行系統(tǒng)。2.操作權限

1)數(shù)據(jù)錄入人員應嚴格按照操作憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)（由專職會計兼任的例外，但應保證錄入的數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的一致性），如發(fā)現(xiàn)差錯，應在輸入計算機前及時反映給憑證編制人員和系統(tǒng)管理員。已輸入計算機的數(shù)據(jù)，在登賬前發(fā)現(xiàn)差錯，可按憑證數(shù)據(jù)進行修正。如在登賬之后發(fā)現(xiàn)差錯，必須另做憑證，以紅字沖銷，錄入計算機。2)除了系統(tǒng)維護員之外，其他人員不得直接打開庫文件進行操作，不允許隨意增刪和修改數(shù)據(jù)、源程序和庫文件結構。3)出納人員、軟件開發(fā)人員不允許進行系統(tǒng)性的操作。4)系統(tǒng)軟件、系統(tǒng)開發(fā)的文檔資料，均由系統(tǒng)管理員負責并指定專人保管，未經(jīng)系統(tǒng)管理員許可，其他人員不得擅自復制、修改和出借。5)存檔的數(shù)據(jù)軟盤、賬表、憑證、文檔資料等，由檔案管理員按規(guī)定統(tǒng)一復制、核對、保管。6)系統(tǒng)維護員必須按有關的維護規(guī)定執(zhí)行操作。3.操作規(guī)程

1)各操作人員在上機操作前后，應進行上機操作登記，填寫姓名、上機時間、操作內(nèi)容，供系統(tǒng)管理員檢查核實。2)操作人員的操作密碼應注意保密不能隨意泄露。3)操作人員必須嚴格按照操作權限操作，不得越權或擅自上機操作。4)每次上機完畢，應及時做好所需的各項備份工作，以防發(fā)生意外事故。5)未經(jīng)批準，不得使用FORMAT、FDISK、DEL等DOS命令。6)不能使用來歷不明的軟盤和進行各種非法拷貝工作，以防止計算機病毒的傳入。2.5.3維護管理

系統(tǒng)的維護包括硬件維護和軟件維護兩部分。軟件維護主要包括正確性維護、適應性維護、完善性維護三種。維護是系統(tǒng)整個生命周期中最重要、最費時的工作，應貫穿于系統(tǒng)的整個生命周期，不斷地重復進行，直至系統(tǒng)過時和報廢為止?，F(xiàn)有統(tǒng)計資料表明：軟件系統(tǒng)生命周期各部分的工作量中，軟件維護的工作量一般占50%以上。2.5.4機房管理設立機房有兩個目的：一是給計算機設備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境，保護計算機設備。二是防止各種非法人員進入機房，保護機房內(nèi)的設備、機內(nèi)的程序與數(shù)據(jù)的安全。2.5.5檔案管理1)存檔的手續(xù)。2)各種安全保證措施。3)檔案管理員的職責與權限。4)檔案的分類管理辦法。5)檔案使用的各種審批手續(xù)。6)各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù)。7)檔案的保密規(guī)定。2.5.6病毒預防

1)養(yǎng)成使用備份軟盤的習慣，重要的軟盤一般都要做備份，外出工作時使用備份盤，即使備份盤被染上病毒也可以將其格式化后再備份。2)所有軟盤都貼寫保護標簽。3)不在帶有病毒的計算機上使用軟盤。4)不在計算機上使用帶有病毒的軟盤。5)經(jīng)常對計算機和軟盤進行病毒檢測。6)安裝軟件病毒防火墻。如果計算機系統(tǒng)被染上病毒，消除病毒的方法是在操作系統(tǒng)下調(diào)用殺毒軟件?？梢詮氖袌錾腺徺I國家公安部批準銷售的殺毒軟件并及時升級。第3章通用財務軟件的選擇和應用過程3.1通用財務軟件的選擇3.1.1通用財務軟件的特點1.通用性一是縱向通用；二是橫向通用。2.保密性3.軟件由廠家維護4.易學性較弱3.1.2商品化會計軟件的選擇應考慮因素1.商品化會計軟件符合國家統(tǒng)一要求2.評價商品化會計軟件的實用性與先進性

(1)評價適用性首先審查商品化會計軟件廠家提供的文檔資料。其次通過操作演示，考查軟件。最后測試軟件。(2)評價商品化會計軟件的通用性(3)評價商品化會計軟件安全可靠性(4)