公文“請示”與“請批函”的比較

摘要：“請示”、“函”是各級單位、組織行政管理中經常使用的兩種公文。兩個文種盡管適用范圍相同，但因行文關系不同，所以在處理事務、受理機關、行文語氣和行文格式等方面有明顯的區(qū)別。本文將以“請示”與“請批函”的關系為例，通過辨析二者使用上的差異，以便我們在工作中更好選用“批復”與“審批事項的函'、“報告”與“提出建議的函”提高行政公文的使用效率。關鍵詞:請示;請批函；比較“請示”與“函”是各級單位、組織行政管理中經常使用的兩種公文?！罢埮笔恰昂钡囊环N，它是以函的形式請求批準和審批事項。“請批函”又分請求批準的函和批準回復的函?！罢埵尽迸c“請批函”的聯系在于二者有相同的適用范圍?！秶倚姓C關公文處理辦法（2000版）規(guī)定：“請示適用于向上級機關請求指示、批準事項”；“函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求審批和答復審批事項”?！罢埵尽迸c“請批函”在適用范圍的相同點就是：請求批準事項；但不同的是:“請示”是向有隸屬關系的上級行文，在行文關系上屬上行文；“請批函”是向沒有隸屬關系的有關主管部門或職能單位行文，從行文關系上看多數為平行文。“請示”與“請批函”的關系在13種公文中具有代表性。由于行文關系不同，同樣是審批事項，有隸屬關系的單位，用“批復”；沒有隸屬關系的單位，用“函”；同樣是反映情況、提出建議，有隸屬關系的單位，用“報告”，沒有隸屬關系的單位，用“函”。與“請示”同“請批函”的關系一樣，“批復”與“審批事項的函V“報告”與“提出建議的函”之間，也由于行文關系不同，在處理事務、受理機關、行文語氣和行文格式等方面有明顯的區(qū)別。因此，本文將以“請示”與“請批函”的關系為例，辨析二者使用上的不同，以便我們在制發(fā)公文的過程中，恰當選用文種，正確使用格式。一、 處理事務比較根據行政管理中“誰主管誰負責”的原則，隸屬關系決定了公文的受理機關，所以，“請示”與“請批函”中處理事務的性質是不同的。請示單位與受理機關具有隸屬關系，請示單位可就黨務、政務、人事、財務等方面的工作向具有行政管轄權的上級機關提出請求。如某高?？上蛟撌〗逃龔d就增設院系、增開專業(yè)、增加編制、經費使用和分配制度改革等人、財、物方面的事項提出申請。而制發(fā)“請批函”的單位與受理機關沒有隸屬關系，意味著受理機關不具有行政管轄權，只是因政府授權，對某一專項工作具有管理審批的職權。請批單位會就本單位、本系統(tǒng)無權自行決定的事項，向受理機關報批。如某高校要新建圖書館，會因占用土地向土地管理部門去函申請使用權；也會就該建筑性質、規(guī)模向城市規(guī)劃部門去函申請建設權；還會因增加用水、用電、取暖等設施向有關管理部門申請增加使用量等等。二、 受理機關比較“請示”與“請批函”盡管都是用于請求審批事項的公文，但因處理事務的性質不同，兩種公文的受理機關也有區(qū)別。，請示'是上行文，是單位或組織向有行政隸屬關系的上級機關請求指示、請示批準事項時使用的公文?！罢埵尽钡氖芾頇C關，即主送機關，是與請示單位有行政隸屬關系或管轄關系的上級機關，如某省政府向國務院申請將某風景名勝區(qū)列為國家級重點風景區(qū)；某省教育廳向教育部申請某?？茖W校晉升為本科院校；某高校向省教育廳申請增設某專業(yè)等等?！罢埮笔瞧叫形?，是單位、組織向沒有隸屬關系的職能單位或部門，請求批準事項時使用的公文?！罢埮钡氖芾頇C關是對函中的請示事項有審批權限的主管單位或職能部門，如某省文化廳向某省教育廳申請舉辦某專業(yè)證書班;某企業(yè)向某工商管理部門申請營業(yè)執(zhí)照；某高校向某城市建設規(guī)劃部門申請興建圖書館等等?！罢埵尽钡氖芾頇C關與請示單位通常同屬于一個系統(tǒng)，如教育系統(tǒng)、稅務系統(tǒng)、公安系統(tǒng)等，或一個系列，如政府系列、黨委系列等。因局限在系統(tǒng)內，所以受理機關的范圍窄；“請批函”的受理機關與發(fā)文單位一般不同屬于一個系統(tǒng)或一個系列，處理事務繁雜，所以其受理機關范圍廣。三、 行文語氣比較行政公文具有政策性、執(zhí)行性，對公文語言要求很高，不僅要比一般事務文書的語言更規(guī)范、簡練，而且還要等得體、恰當，所以“請示”與“請批函”行文關系不同，受理機關不同，行文語氣也不相同。作為上行文，“請示”行文語氣的特點是謙恭、征詢的，具體表現在行文中的用詞和結束用語兩個方面：（一） 行文中的用詞。“請示”是事前行文，請示單位就自己沒有決定權的事項向上級陳述，得到上級批準后才能實施，所以行文中的用詞，即要注意時態(tài)，又要注意權限，不能直接用“要求”、“決定”、“計劃”等詞，而應選用“請求”、“擬定”、“打算”等詞。（二） 結束用語。“請示”的結束用語中常用“妥否”、“當否”“可否”等詞，從征詢、恭請上級意見的角度結束全文。作為平行文，因受理單位是不相隸屬的職能部門，其行政級別可能與來函單位平級，或高于、低于自己，因此無論是去函，還是復函，“請批函”的行文語氣比上行文、下行文的語氣都平易、客氣得多。去函中多用商請的語氣，表現在結束用語上，如“當否，請予批準”或“請予批準為荷”等等；而受理單位在回復中，也與下行文“批復”的行文語氣不同，引述來文時，“批復”用“你單位《關于……請示》收悉”；批準回復的函用“貴單位《關于……的函》收悉”?；貜鸵庖姇r，“批復”中常用“經研究，同意你單位……”或“現將意見批復如下……”，之后還可能交待批復的依據和執(zhí)行要求，明確地表現出上下級關系。而復函中，則常用“函復如下……”或“經審核，確認符合……，準予……”等，只需就問作答，明確回復的意見即可。四、 行文格式比較“請示”與“請批函”雖然都是常用的公文，但因行文關系不同，選用的行文格式不同。“請示”只采用公文格式類型中的基本格式一一文件式，常用的格式項目有發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、紅色反線、標題、主送機關、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機關等；“請批函”多采用公文格式類型中的特定格式一一信函式，常用的格式項目有發(fā)文機關標識、武文線、發(fā)文字號、標題、主送機關、正文、附件、成文日期、印章、主題詞、抄送機關等。兩種行文格式，不僅項目組成不同，而且標注的順序、位置要求也不一樣。作為上行文，請示使用的“文件式”格式，有以下幾個特殊要求：其一，眉首部分除了“發(fā)文機關標識”和“發(fā)文字號”，還有“簽發(fā)人”，并且因多此一項，“發(fā)文字號”的位置，由“發(fā)文機關標識”的下方，變?yōu)槠渥笙路?，而其右下方標注“簽發(fā)人”。其二，眉首部分“發(fā)文機關標識”的位置要標注在距版心上邊緣80mm處，留出空白，便于領導閱后批示。與“文件式”比較，“信函式”的各式有自己的特點：一是“信函式”眉首部分只有一項，即“發(fā)文機關標識，且只需注明發(fā)文機關名稱，不寫“文件”二字，其權威性和執(zhí)行性與“文件式”有了程度上的差異。二