淺議衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計檔案管理-1

淺議衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計檔案管理

摘要：會計檔案是國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位在會計事務(wù)中自然形成的，并按照一定的規(guī)律保存?zhèn)洳榈臅嬓畔⑤d體，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料，是總結(jié)經(jīng)營管理經(jīng)驗的重要參考資料，是檢查遵守財經(jīng)紀(jì)律的書面證明。我國的衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)是一個法制化極強的部門，同時也對衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案建設(shè)和管理提出了更高、更具體的要求。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計憑證、衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計賬簿、衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計報表及其他衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計資料的歸檔的業(yè)務(wù)安全性和管理安全性，是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案管理中最重要的組成部分，它的安全性關(guān)系到衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)工作的開展。

關(guān)鍵詞：會計；檔案；管理

衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計工作，隨著當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的改革任務(wù)的深入進行，它的財務(wù)管理任務(wù)越來越繁重，財務(wù)管理在衛(wèi)生監(jiān)督和管理工作中的地位和作用越來越重要。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案，它記錄著衛(wèi)生監(jiān)督資金運動的重要史料的證據(jù)。因此全面加強衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案管理，切實提高衛(wèi)生監(jiān)督財務(wù)管理水平，為促進和保障衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的健康發(fā)展做出了積極的貢獻。

1衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計資料的歸檔

衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計憑證的歸檔衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計憑證是記錄衛(wèi)生監(jiān)督資金運動、明確經(jīng)濟責(zé)任的書面證明，是辦理衛(wèi)生監(jiān)督各項費用的征收和登記的依據(jù)。它是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計核算的基礎(chǔ)、是處理賬務(wù)的依據(jù)、是事后查考的依據(jù)。它的記賬憑證根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的資金運動及衛(wèi)生監(jiān)督各項收費原始憑證編制而成，會計憑證的歸檔應(yīng)按日期順序、會計記賬憑證及時裝訂，裝訂的順序以憑證排列先后次序為準(zhǔn)進行歸檔。

衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計賬簿的歸檔賬簿是由賬頁組成的簿籍。它全面、理想、系統(tǒng)、綜合記錄著衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的資金運動的發(fā)生。它是將衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計憑證日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項記入賬內(nèi)，做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。各會計事項一方面要記入有關(guān)的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細賬。賬簿記錄中的日期，應(yīng)該填寫記賬憑證上的日期。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計賬簿與會計記賬憑證應(yīng)同時歸檔。

衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計報表的歸檔會計人員都必須全面熟練地操作衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計報表處理方法。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計報表應(yīng)按月、季、年上報及時歸檔。

其他相關(guān)會計資料的歸檔衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計人員調(diào)動的交接手續(xù)、會計檔案向本單位或上級部門的檔案室移交歸檔的會計檔案的移交手續(xù)等，這都是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計資料歸檔中不可缺少的。

2衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案的業(yè)務(wù)安全性

衛(wèi)生監(jiān)督資金運動資料數(shù)據(jù)的收集和錄入數(shù)據(jù)的安全性衛(wèi)生監(jiān)督資金運動資料數(shù)據(jù)的正確收集與數(shù)據(jù)的正確錄入是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計資料歸檔安全性的依據(jù)，它體現(xiàn)了衛(wèi)生監(jiān)督資金運動的真實性和可靠性。也是司法訴訟取證的重要依據(jù)。

衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案的安全存儲與備份衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案可按檔案劃分的種類、保管的期限、保管的要求，對會計檔案用科學(xué)的原則和方法進行紙類檔案存儲管理。還要把紙類檔案的內(nèi)容用計算機進行安全備份管理，便于檔案保存和查找。雙重的存儲與備份的安全性可使會計檔案不能損壞或丟失。

會計的電算化運用到衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計核算中，必須考慮其系統(tǒng)的安全性為了確保系統(tǒng)安全、可靠地運行，應(yīng)防止對衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案數(shù)據(jù)庫的各種破壞，因此必須重視系統(tǒng)安全性設(shè)計。系統(tǒng)是由相應(yīng)的管理人員來實施和維護的，無關(guān)人員無權(quán)進入系統(tǒng)，同樣沒有數(shù)據(jù)修改權(quán)限的財務(wù)人員只能瀏覽衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計檔案，不能修改會計檔案數(shù)據(jù)。會計電算化應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案進行安全備份管理。

會計檔案期滿銷毀的安全性本單位檔案部門提出銷毀意見，必須同會計部門共同鑒定；嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。單位負責(zé)人在會計銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容，清點所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況書面報告本單位負責(zé)人，另一份歸檔備查。保管期滿的會計檔案但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證會計檔案銷毀清冊，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止［1］。

3衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案的管理安全性

對一些記錄著有關(guān)繳費個人及單位的含保密信息的資料要進行特別管理對有特殊繳費的個人及單位的資料要絕對保密，有特殊原因的也不能透露。

檔案書寫衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計紙類檔案的書寫必須字跡工整、清楚，不得有筆誤，不得涂改，必須減少安全隱患的存在。

加強檔案管理工作人員的安全意識和保密意識確保檔案的完整與安全是檔案工作的重要方面，檔案管理工作人員要始終牢記使命，把安全和保密工作放在首位，要做到警鐘長鳴。加強檔案工作人員的安全教育與培訓(xùn)，使安全意識深入人心，要制定檔案安全管理工作預(yù)案。同時加大檔案保管力度，在內(nèi)部明確庫管責(zé)任，理順管理關(guān)系，切實做好檔案的防火、防盜、防蟲、防塵、防霉、防光、防潮、防有害氣體的“八防”工作，必要時對檔案庫房的防火、防盜改造，提高安全防范能力［2］。

衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案的利用能為最高領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供準(zhǔn)確的資金運動數(shù)據(jù)把好衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案在工作中利用的安全關(guān)，增強安全利用意識，完善檔案利用手續(xù)，制定會計檔案的借閱制度，建立檔案利用安全責(zé)任制，確保會計檔案不丟失、不泄密。綜上所述，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案是衛(wèi)生監(jiān)督部門依法開展業(yè)務(wù)的憑證，是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)執(zhí)法過程的質(zhì)量記錄，同時也是體現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的管理水平的一個重要方面。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理中最重要的組成部分，它的安全性可以保證衛(wèi)生監(jiān)督工作的順利進行，它的安全性可以避免司法訴訟，它的安全性關(guān)系到衛(wèi)生監(jiān)督工作的開展。加