城市花園物業(yè)管理公司質(zhì)量體系采購管理程序

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--采購管理程序

1.目的

控制采購過程,保證所采購物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求.

2.范圍

適用于公司內(nèi)各類物資和服務(wù)的采購管理.

.-物業(yè)經(jīng)理人

3.職責(zé)

3.1總經(jīng)理辦公室后勤主管負(fù)責(zé)物資采購的實(shí)施,行政副主任負(fù)責(zé)物資采購的管理控制.

3.2品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)組織對分供方進(jìn)行評定和控制.

3.3各部門質(zhì)檢員或?qū)I(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)采購物資和服務(wù)的驗(yàn)收.

4.程序

4.1根據(jù)采購物資對服務(wù)質(zhì)量的影響程序,將采購物資分為三類：

A類：對服務(wù)質(zhì)量有重大影響的物資.如：土建材料、木材、機(jī)電設(shè)備等.B類：對服務(wù)質(zhì)量有直接影響的物資.如：娛樂設(shè)施、花草樹木、清潔物品用于客戶水電設(shè)施維修使用物資等.

C類：對服務(wù)質(zhì)量無明顯影響的物資.如：辦公文具等

4.2采購資料

4.2.1物資使用部門負(fù)責(zé)提供采購資料,包括：規(guī)格、名稱、價格、技術(shù)要求、相關(guān)國家、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等.

4.2.2總經(jīng)理辦公室后勤人員及時收集采購資料,不斷按《分供方評估管理程序》調(diào)整《合格分供方名單》,并保存采購資料.

4.3采購計劃審批

4.3.1各物資使用部門每月于25日前根據(jù)工作計劃,填寫《物資申請單》由部門經(jīng)理簽字后交總經(jīng)理辦公室后勤主管匯總后報總經(jīng)理審批.

4.3.2《物資申請單》包括：物資名稱、規(guī)格、型號、等級、數(shù)量、價格、交貨期、技術(shù)要求、檢驗(yàn)方法等內(nèi)容,必要時注明分供方名稱.

4.3.3計劃審批后后勤主管安排倉管員根據(jù)庫存情況制作全公司采購計劃填寫《物資申請單》.

4.3.4后勤主管審核公司《物資申請單》,并將各部門《物資申請單》于26日前同時報總經(jīng)理或其授權(quán)人審批.

4.3.5審批工作在每月28日前完成.

4.3.6采購員根據(jù)審批后的安排《物資申請單》及《合格分供方名單》實(shí)施采購.大批量集中采購于月底前完成.

4.3.7后勤主管及時將各部門《物資申請單》中未列入全公司采購計劃項目反饋到各部門.

4.3.8應(yīng)急物資的采購由部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報總經(jīng)理批準(zhǔn).

4.3.9固定資產(chǎn)和高額物資采購需加專項報告.

4.3.10各級管理采購物資審批權(quán),按財務(wù)規(guī)定執(zhí)行.

4.3.11需要采購服務(wù)的部門提出服務(wù)采購申請,經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報總經(jīng)理審批.

4.3.12按《分供方評估管理程序》或《設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單》選擇合格分供方.

4.3.13按《合同審批程序》實(shí)施簽訂合約,合約必須明確我方要求,及雙方承擔(dān)的責(zé)任.

4.3.14嚴(yán)格履約.

4.4采購物資的驗(yàn)證

4.4.1物資購進(jìn)后,采購員應(yīng)及時通知質(zhì)檢員辦理入庫報檢手續(xù);庫管員根據(jù)《物資申請單》項目進(jìn)行檢驗(yàn)及入庫登記,填寫《入庫單》,做好臺帳記錄.

4.4.2質(zhì)檢員對物資進(jìn)行驗(yàn)收時,若發(fā)現(xiàn)物資有標(biāo)識破損、遺失、模糊、物品受潮、水跡、油跡、破裂等異樣,必須打開包裝進(jìn)行檢驗(yàn)或向經(jīng)理報告,填寫《物資驗(yàn)收單》.

4.4.3如果采購物資需在分供方供貨處進(jìn)行檢驗(yàn)時,由后勤主管負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門質(zhì)檢員與分供方聯(lián)系,實(shí)施現(xiàn)場驗(yàn)證,認(rèn)真填寫《物資驗(yàn)收單》.

4.4.4如果客戶提出對我公司分供方驗(yàn)證時,由后勤組負(fù)責(zé)雙方聯(lián)系,公司可以參考其意見,但客戶的驗(yàn)證結(jié)果不能代替公司對采購物資的檢驗(yàn).

4.4.5機(jī)電設(shè)備等技術(shù)性較強(qiáng)的物資驗(yàn)收由物資申請部門組織或指定專人驗(yàn)收其技術(shù)性能等.

4.4.6使用部門(人)在使用物資前應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收,以確保其質(zhì)量符合要求.

4.4.7服務(wù)質(zhì)量驗(yàn)收由服務(wù)申請部門負(fù)責(zé).

4.4.8當(dāng)出現(xiàn)不合格物資時,由質(zhì)檢員填寫《不合格物資處理單》,并呈請部門經(jīng)理審批,由采購員按審批意見處理執(zhí)行.

4.4.9對小批量采購的A、B類物及首次承接的分供方可采取全部檢驗(yàn)的方法.

4.4.10采購?fù)瓿珊蟛少彽挠嘘P(guān)文件由使用部門及后勤各自保存?zhèn)浞菀詡洳殚?

4.4.11對采購服務(wù)不合格項由服務(wù)采購部門負(fù)責(zé)人根據(jù)合同等,要求分供方賠償或返工.4.5物資的保管按《倉庫管理程序》執(zhí)行.

5.監(jiān)督執(zhí)行由總經(jīng)理辦公室監(jiān)督執(zhí)行.

6.支持性和相關(guān)性文件**S4.6-01-01《A、B、C類物資合格供應(yīng)商名單》**S4.15-01《倉庫管理程序》**S4.6-01-02《設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單》

7.質(zhì)量記錄及表格**S4.6-01-F1-01《物資申請單》**S4.6-01-F2-01《入庫單》**S4.6-01-F3-01《物資驗(yàn)收單》**S4.6-01-F4-01《不合格物資處理單》

篇2：物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件：采購控制程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件：采購控制程序

1.0目的

確保采購的物資符合規(guī)定的要求，以保證公司利益。

2.0適用范圍

2.1物業(yè)管理所需要的物資(如工程保養(yǎng)、修繕用途的物資，保潔用的物資，消防用的物資，保安用的物資等)的采購活動。

2.2內(nèi)部管理用、辦公室用的采購活動也可參照實(shí)行。

3.0職責(zé)

3.1提出采購要求的部門負(fù)責(zé)制定采購計劃。

3.2物業(yè)管理公司經(jīng)理負(fù)責(zé)審核采購計劃及配備資源，各管理處主任或部門主管可根據(jù)權(quán)限審批采購計劃。

4.0程序

4.1物資的采購

4.1.1各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)下月的物資預(yù)計用量并結(jié)合月末庫存情況，在每月30日之前提出下個月的物資采購計劃，說明物資的品種名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、單價等(如有特殊要求，須說明)。采購計劃也可以《采購申請單》提出。

4.1.2各部門將月份物資采購計劃交各管理處主任或部門主管審批，必要時應(yīng)經(jīng)公司經(jīng)理審批，具體執(zhí)行參見《物業(yè)公司財務(wù)管理制度》。

4.1.3單項金額在2000元以上的應(yīng)簽署合同、協(xié)議并經(jīng)評審，參見《采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定》。

4.1.4各部門將批準(zhǔn)后的采購計劃交負(fù)責(zé)采購的人員，由其在合格供應(yīng)商處進(jìn)行采購。嚴(yán)格在計劃范圍內(nèi)組織采購和安排開支。

4.1.5如因特殊情況需追加計劃開支或超計劃開支的應(yīng)由各部門提出追加申請，并詳細(xì)說明原因，并按4.1.2各款執(zhí)行，填寫《采購申請單》。

4.1.6對常用物資、貴重物資，采購人員應(yīng)在合格供應(yīng)商處進(jìn)行采購，如有急需等特殊情況，經(jīng)部門主管或管理處主任批準(zhǔn)后可在其他供應(yīng)商處購買。

4.1.7各部門在支付費(fèi)用及采購物資前需借款時，由經(jīng)辦人填寫《借款單》，財務(wù)部根據(jù)相關(guān)合同、協(xié)議或計劃審核后，按《物業(yè)公司財務(wù)管理制度》辦理借款。

4.2供應(yīng)商的選擇

在采購物資時要選用符合要求的供應(yīng)商，在指定的合格供應(yīng)商名單內(nèi)進(jìn)行采購活動，按《分供方管理程序》和《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》。

4.3采購回來的物資由提出采購計劃的部門負(fù)責(zé)人驗(yàn)收，交倉管員辦理入庫手續(xù)并留下記錄，入庫檢驗(yàn)執(zhí)行《進(jìn)貨檢驗(yàn)程序》。

4.4采購資料的控制

4.4.1采購資料如有政府、地方法規(guī)關(guān)于建筑物業(yè)方面的規(guī)定用料要嚴(yán)格依照執(zhí)行(如消防物資，裝修禁用的石棉等)。

4.4.2對經(jīng)常要采購的物資如涉及圖樣，規(guī)格，樣板時，要經(jīng)過審批和批準(zhǔn)確保依照這些資料正確購入物資，對外協(xié)加工及制作的產(chǎn)品，其圖紙要求必須要經(jīng)工程部的認(rèn)可，確保符合要求才能發(fā)出。這些資料作為驗(yàn)收的依據(jù)。

4.4.3對以上的采購資料要有準(zhǔn)確的標(biāo)識方法，如采購定單，分承包方的工程合同的編號。所簽合同應(yīng)在《合同、協(xié)議收文登記目錄》上有記載。

4.4.4對服務(wù)項目的分承包方合同須說明各項服務(wù)質(zhì)量要求及服務(wù)的評價標(biāo)準(zhǔn)等。

4.4.5服務(wù)項目的分承包方合同由公司的法人代表或其授權(quán)人員簽訂后實(shí)施。

4.5對提供服務(wù)方面的供應(yīng)商對其過程監(jiān)控參見《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》。

4.6為確保采購的物資不受人為的影響，采購員應(yīng)由各管理處主任或部門主管指定，并應(yīng)遵守《員工手冊》及公司其它文件的相關(guān)規(guī)定。

5.0相關(guān)文件

5.1《分供方管理程序》

5.2《進(jìn)貨檢驗(yàn)程序》

5.3《