房地產(chǎn)開發(fā)有限公司檔案管理制度

房地產(chǎn)開發(fā)有限公司檔案管理制度一、前言為了規(guī)范公司檔案管理行為，加強對公司各類檔案的管理，提高檔案利用效率，確保檔案工作順利、有效地開展，制定本《房地產(chǎn)開發(fā)有限公司檔案管理制度》。二、適用范圍本制度適用于房地產(chǎn)開發(fā)有限公司所有部門檔案管理工作，涉及公司全體員工，各部門應嚴格遵守和執(zhí)行本制度。三、檔案管理職責1.公司領導應對檔案管理工作充分重視，確保各項制度落實到位。2.行政部門應負責公司各部門檔案管理以及企業(yè)檔案的存檔、轉(zhuǎn)移和銷毀工作。3.其他部門負責本部門檔案管理工作。四、檔案收集、整理和存儲要求1.公司各部門要對本部門所有涉及公司調(diào)查、評估、決策等行政管理活動所產(chǎn)生的文件加以收集、整理并開展存儲。2.檔案收集、整理要規(guī)范細致，所有檔案必須進行編號、登記，并開設檔案庫房進行存儲。3.公司領導或授權的員工可以進入檔案庫房查閱檔案和借閱檔案，借閱須經(jīng)過領導批準。4.在進行轉(zhuǎn)移或銷毀檔案時，必須制定專門的方案報領導審批，方案必須列明轉(zhuǎn)移或銷毀的檔案名稱、數(shù)量、類別、時限、目錄，及各個部門的主管簽字。五、檔案保管期限1.公司文件的保管期限應按照國家有關規(guī)定規(guī)定執(zhí)行。公司各類檔案保管期限如下：勞動合同、培訓記錄、年度考核結(jié)果、公告宣傳材料、匯報報告等文件保管期限為3年；社會保險、單位發(fā)放的工資、獎金等文件保管期限為5年；涉及公司經(jīng)營行為的會議記錄、董事會決議、經(jīng)營報告、稅務報表等文件保管期限為10年；公司合同、招投標文件、購買、銷售合同等文件保管期限為15年；公司財務會計記錄保管期限為20年。2.其他涉及法律責任的重要檔案，應當依法執(zhí)行歸檔和保管。六、檔案的編制和歸檔1.檔案制成后必須進行編號、登記。2.各部門要進行自行歸檔，構成完整的各板塊檔案，加強管理，確保檔案的完整性、準確性和可查性。3.檔案歸檔時，應制作目錄，以說明該檔案內(nèi)容的大致范圍和類別，方便查尋。4.外部文件歸檔時，必須加蓋公司公章或領導簽字，并在相應的目錄上注明領導審閱簽字或加蓋公章的日期。七、檔案電子化管理1.公司檔案可以進行電子化管理，所有數(shù)字檔案應按照公司的技術標準進行存儲和備份。2.所有數(shù)字檔案應有備份，并參照紙質(zhì)檔案原件進行數(shù)字化錄入。3.對于采用數(shù)字檔案管理方式的部門，應定期向行政部門報告數(shù)字檔案存儲情況。八、檔案銷毀要求1.檔案根據(jù)歸檔期限，到期后可進行銷毀，確保銷毀符合國家有關規(guī)定。2.所有檔案銷毀必須通過領導批準，并將銷毀計劃報行政部門審批，銷毀過程應有三人以上參與，收回銷毀廢紙。銷毀記錄應留存，方便突發(fā)狀況時查看。3.對于一些涉及到法律問題的檔案，銷毀時應特別注意確保安全，不得隨意銷毀。九、檔案開放和利用方式1.所有檔案的利用都必須嚴格按照規(guī)定程序進行，所有申請人必須提出書面申請，并提供本人身份證或職工證等有效證件。2.檔案整理中發(fā)現(xiàn)的歷史資料、圖片、檔案要素等應予以特殊珍視、加以保存，避免遺失，如發(fā)現(xiàn)該類資料應及時歸檔。3.檔案開放宜在公開場所進行，并由兩名工作人員負責。對于涉及保密的檔案不得開放和利用。十、