成本管理部檔案管理制度

成本管理部檔案管理制度一、概述為規(guī)范成本管理部檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，制定本檔案管理制度。二、檔案管理范圍成本管理部的各種文件、資料和文獻(xiàn)，包括但不限于以下：1.董事會(huì)決議、管理規(guī)定、部門(mén)規(guī)章、通知、指示和工作方案等。2.各種會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)資料、合同、協(xié)議和財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.各種人事檔案、請(qǐng)假調(diào)休登記表，員工檔案、績(jī)效評(píng)定檔案，考勤資料等。4.其他與成本管理部工作有關(guān)的文件、資料和文獻(xiàn)。三、檔案管理責(zé)任人成本管理部的主管負(fù)責(zé)檔案管理工作，下設(shè)檔案管理員，由管理員具體負(fù)責(zé)檔案的保管、整理、歸檔以及查詢服務(wù)等工作。四、檔案管理流程1.檔案的收集成本管理部相關(guān)的文件、資料和文獻(xiàn)，應(yīng)當(dāng)在產(chǎn)生后及時(shí)進(jìn)行歸檔、整理和保管。每個(gè)文件在產(chǎn)生時(shí)應(yīng)注明鮮明的文件標(biāo)題，標(biāo)注日期，編寫(xiě)清晰明了的內(nèi)容，加蓋公章，并不得隨意涂改。2.檔案的歸檔對(duì)于新產(chǎn)生的文件、資料和文獻(xiàn)，檔案管理員應(yīng)當(dāng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)在檔案室進(jìn)行歸檔。檔案室應(yīng)具備保密、防火、防盜、防潮、通風(fēng)等基本條件。3.檔案的整理定期進(jìn)行檔案的整理，對(duì)于未按照規(guī)定存放的檔案，需要及時(shí)整理歸位。4.檔案的借閱檔案室內(nèi)的檔案只有在特定情況下允許借閱，需提前向檔案管理員提出借閱申請(qǐng)，并出示身份證明和工作證明。借閱申請(qǐng)經(jīng)過(guò)審批后，管理員指定借閱時(shí)間和借閱人員，同時(shí)記錄借閱時(shí)間、借閱人員和借閱內(nèi)容等相關(guān)信息。5.檔案的借出檔案室所存檔案歸成本管理部所有，不得私自轉(zhuǎn)移和借出。如有特殊情況，必須經(jīng)過(guò)主管部門(mén)的同意。6.檔案的銷(xiāo)毀檔案應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)規(guī)定保存時(shí)間，以過(guò)期未使用的檔案為主要銷(xiāo)毀標(biāo)準(zhǔn)。有關(guān)檔案的銷(xiāo)毀，需按照法規(guī)進(jìn)行足夠的審批，并內(nèi)容復(fù)制保留，并盡可能對(duì)檔案做一個(gè)系統(tǒng)性優(yōu)化處理，以保證檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。五、檔案的保密工作1.檔案室的門(mén)鎖和鑰匙由檔案管理員負(fù)責(zé)保管，并按規(guī)定定期更換。2.檔案室內(nèi)的檔案應(yīng)定期巡查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向主管部門(mén)反映。3.對(duì)于檔案中涉及到涉密信息的文件，應(yīng)按照保密制度處理。4.離職人員的檔案管理應(yīng)采取嚴(yán)格措施，離職員工檔案應(yīng)立即歸檔，并按照保密制度進(jìn)行分類(lèi)處理。六、檔案管理記錄為保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性和方便性，應(yīng)編制各種檔案管理文書(shū)，以便于日后的查詢和檔案管理的安排。1.檔案借閱表表格中記錄了借閱檔案的時(shí)間、借閱人員、檔案名稱(chēng)、借閱期限等信息。2.檔案歸還表表格中記錄了歸還檔案的時(shí)間、歸還人員等信息。3.檔案整理登記表表格中記錄對(duì)于檔案的整理、處置和銷(xiāo)毀等情況，包括時(shí)間、處理方法、執(zhí)行人等信息。七、檔案管理制度的執(zhí)行成本管理部全體工作人員應(yīng)遵守本檔案管理制度，并應(yīng)及時(shí)向檔案管理員報(bào)告相關(guān)的