淺議研究生教育信息的系統(tǒng)化管理

淺議研究生教育信息的系統(tǒng)化管理

【摘要】本文運用系統(tǒng)科學(xué)理論，分析了研究生信息管理中的系統(tǒng)化問題，指出了解決這些問題的方法。這將對提高研究生管理水平產(chǎn)生積極推進作用。

【關(guān)鍵詞】研究生教育信息管理系統(tǒng)化

近幾年，我國研究生教育發(fā)展迅速，相應(yīng)地研究生教育管理工作也變得越來越復(fù)雜。而研究生教育管理工作的效率在很大程度上則依賴于系統(tǒng)而科學(xué)的信息管理系統(tǒng)。隨著現(xiàn)代管理科學(xué)和計算機技術(shù)的發(fā)展，基于系統(tǒng)客戶端C/S與系統(tǒng)瀏覽器B/S體系結(jié)構(gòu)的信息管理方式逐漸成為主流。實施系統(tǒng)化管理既是教育發(fā)展的必然趨勢，也是提高管理水平的客觀要求，然而，在實施研究生信息管理的系統(tǒng)化進程中，仍存在一些發(fā)人深省的問題。

1研究生信息管理的系統(tǒng)化表征

根據(jù)系統(tǒng)論的觀點，世界的萬事萬物都是系統(tǒng)的，系統(tǒng)性是自然界和人類社會的根本屬性。研究生信息管理工作自然也具有系統(tǒng)性。一方面它是研究生教育系統(tǒng)的組成部分(子系統(tǒng))，另一方面它又自成系統(tǒng)，一般由招生信息管理、培養(yǎng)信息管理和就業(yè)服務(wù)信息管理等子系統(tǒng)組成，而每一個子系統(tǒng)又由更小的系統(tǒng)組成。在要素一定的情況下，系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)決定著系統(tǒng)的功能，不同的結(jié)構(gòu)可以產(chǎn)生不同的功能，要使信息管理系統(tǒng)運轉(zhuǎn)合理、有序，必須優(yōu)化整個系統(tǒng)，使各個子系統(tǒng)發(fā)揮最佳功能，收到整體大于部分之和的效果。

研究生信息管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程

隨著研究生教育的發(fā)展，傳統(tǒng)的研究生信息管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段的需要，必須借助數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)研究生信息管理的信息化、系統(tǒng)化。影響和制約研究生信息管理水平的因素很多，涉及到的部門也非常多，相關(guān)部門需要運用系統(tǒng)論的管理方法，根據(jù)研究生信息管理本身的規(guī)律和特點，把管理過程中的各個環(huán)節(jié)、各個部門的活動與職能圍繞研究生信息管理的目標(biāo)合理組織起來，形成各系統(tǒng)之間相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)、相互促進、權(quán)責(zé)明確的有機整體。完善的、系統(tǒng)化的研究生信息管理體系又是由若干個子系統(tǒng)組成的，管理活動又是由教師、研究生和教學(xué)管理人員共同參加的多邊活動。因此，在研究生信息管理系統(tǒng)化運作過程中，只有充分發(fā)揮系統(tǒng)的協(xié)調(diào)作用，才能使三方人員更有效地配合，及時了解教師的科研和教學(xué)效果，反饋研究生的學(xué)習(xí)和科研信息，提出新的管理目標(biāo)，使教學(xué)、科研和管理工作始終處在一個新起點和高水平的層次上運轉(zhuǎn)。

系統(tǒng)化管理提高管理效率

研究生信息管理系統(tǒng)一般涉及招生、學(xué)籍、培養(yǎng)、思政教育、學(xué)位、學(xué)科、就業(yè)七個職能部門，信息需要在不同部門之間傳遞和處理，某個部門數(shù)據(jù)的輸入可能是另一個或幾個部門數(shù)據(jù)的輸出。大多時候，數(shù)據(jù)并不是從第一個部門順序地傳遞到最后一個部門，而是經(jīng)過一些中間部門的處理重新回到前一個部門，有些甚至?xí)?jīng)過有限次的循環(huán)，才會進入下一個部門。信息的價值在于其準(zhǔn)確性和時效性，凡是上級部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要掌握、處理的重要情況和突發(fā)性事件、重要思想動態(tài)等信息，要及時收集、迅捷上報。這樣才能最大限度的體現(xiàn)信息的價值，提高管理效率。

系統(tǒng)化管理就是用系統(tǒng)理論和系統(tǒng)工程方法，來處理物流、人流和信息流的關(guān)系，處理好三流的關(guān)系是現(xiàn)代系統(tǒng)管理的關(guān)鍵。物流是組織運行的主體，物流中伴有信息流，而信息流是對物流、人流的反映，調(diào)節(jié)著物流和人流的數(shù)量、方向、速度和目標(biāo)，駕馭著人和物，做有目的和有規(guī)則的活動。在研究生管理中，信息量和信息速度與研究生規(guī)模呈正比例關(guān)系，研究生規(guī)模越大、越復(fù)雜、信息量的增長就越大，對信息傳遞的速度的準(zhǔn)確度要求就越高，信息流發(fā)生堵塞、中斷、停頓的風(fēng)險就也就越大。

實行系統(tǒng)化管理可以從以下三個方面提高管理效率：

系統(tǒng)化管理可以避免信息系統(tǒng)重復(fù)開發(fā)。重復(fù)開發(fā)造成人力、物力的極大浪費，而且由于力量分散，開發(fā)的信息系統(tǒng)大多質(zhì)量不高。實行系統(tǒng)化管理可以集中力量，整合資源，開發(fā)出高質(zhì)量的信息系統(tǒng)。

系統(tǒng)化管理可以規(guī)范、統(tǒng)一信息標(biāo)準(zhǔn)。目前研究生信息管理系統(tǒng)大部分是各個學(xué)校根據(jù)需要自行設(shè)計的，其操作平臺、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、開發(fā)工具、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等均沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在教育部的信息標(biāo)準(zhǔn)頒布之前，各個學(xué)校自行設(shè)計的信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫是不相同的，數(shù)據(jù)庫的字段名、類型、長度等也不相同，無法實現(xiàn)信息共享。即使在同一學(xué)校，各主管部門為適應(yīng)自身的需要而開發(fā)的管理信息系統(tǒng)之間也缺乏整體間的統(tǒng)一規(guī)劃，很難實現(xiàn)各部門之間的信息共享與信息傳遞。實行系統(tǒng)化管理能夠把各個院校，各個部門使用的信息系統(tǒng)統(tǒng)一起來，提高信息處理和信息傳遞的速度和準(zhǔn)確率，提高管理效率。

系統(tǒng)化管理能使信息實現(xiàn)適時處理。雖然信息系統(tǒng)實現(xiàn)了聯(lián)網(wǎng)，但受技術(shù)條件限制或安全方面的考慮，某些信息的處理工作仍是單機條件下的事務(wù)處理系統(tǒng)，信息還不能真正實現(xiàn)實時處理，例如學(xué)籍情況的變動，并不能立刻在其它部門反映出來。只有實行系統(tǒng)化管理才能實現(xiàn)真正的實時處理，提高信息管理的效率。

系統(tǒng)化管理水平提高的標(biāo)志

隨著研究生規(guī)模的不斷擴大，傳統(tǒng)的管理方式、手段，已經(jīng)不能滿足研究生管理工作的需要。因此，利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)研究生教育管理的信息化，盡可能減少管理人員的工作量，使數(shù)據(jù)可以重復(fù)利用與充分共享，為學(xué)校師生和社會各界提供多樣化的信息服務(wù)勢在必行。為了適應(yīng)研究生教育高速發(fā)展的需要，不僅要從研究生教育的管理體制、運行機制上加以改變，還應(yīng)當(dāng)從管理的觀念、手段和方法上加以變革，加快信息化建設(shè)的步伐，全面提高研究生教育的管理水平。

系統(tǒng)化管理就是要協(xié)調(diào)研究生教育各個部門，發(fā)揮各個部門的優(yōu)勢，避免各自為政，重復(fù)開發(fā)等造成資源的不必要浪費，也有利于數(shù)據(jù)在各部門的共享和傳遞。系統(tǒng)化最重要的作用是實現(xiàn)研究生信息管理的有序性，研究生教育需要經(jīng)過各個階段，大多數(shù)情況下，只有上一個階段工作完成，才能開始下一階段工作，如：只有修夠足夠的必修課和選修課學(xué)分，才能進行答辯。這就需要對信息管理進行系統(tǒng)化設(shè)計，保證此功能的實現(xiàn)。系統(tǒng)化管理是研究生信息管理水平提高的一個重要標(biāo)志。

2研究生信息管理的系統(tǒng)化管理理念

長期以來，由于管理人員、資金和技術(shù)等方面的原因，研究生教育管理工作仍然處于分散式管理的初級階段，部分管理人員已經(jīng)習(xí)慣了“傳統(tǒng)管理”的工作方式，要實現(xiàn)由“傳統(tǒng)管理”到“信息系統(tǒng)化管理”的轉(zhuǎn)變，將是一個十分困難的過程，需要一段較長的時間。信息系統(tǒng)化管理不僅是簡單地在辦公桌上放一臺計算機，管理人員能操作計算機，能打字上網(wǎng)就行了，而更多地是需要這些管理人員管理觀念的轉(zhuǎn)變，以及自身素質(zhì)的不斷提高。研究生信息管理的系統(tǒng)化管理理念主要有：

統(tǒng)一認(rèn)識，信息共享

研究生教育一般為2年或3年，從時間的先后順序上可分為招生、培養(yǎng)和學(xué)位三部分，具體管理工作是由許多個部門共同完成的，各個部門負(fù)責(zé)不同的工作，如：招生部門負(fù)責(zé)研究生入校的初試、復(fù)試和錄?。慌囵B(yǎng)部門負(fù)責(zé)研究生在學(xué)期間的學(xué)習(xí)、培養(yǎng)等；就業(yè)部門負(fù)責(zé)研究生的就業(yè)指導(dǎo)工作。各司其職，顯得合理有序。但從現(xiàn)實來看，許多高校都遇到了一個突出問題，即因在不同部門應(yīng)用不同的管理方法，雖然在不同范圍內(nèi)有不同收效，但要實施統(tǒng)一管理、系統(tǒng)管理卻出現(xiàn)了問題。一些高校明顯暴露出研究生培養(yǎng)部門之間各自為政，協(xié)作環(huán)節(jié)薄弱等問題。研究生教育管理成本加大，整體管理水平卻有所降低。基于系統(tǒng)化的管理要求，在研究生教育管理過程中需要各部門統(tǒng)一認(rèn)識，信息共享。

目前研究生教育管理存在的主要問題是各部門管理者的認(rèn)識問題。一是領(lǐng)導(dǎo)者中傳統(tǒng)的管理思維方式認(rèn)為管理是領(lǐng)導(dǎo)者對他人的管理，習(xí)慣于采用人管人的方法。二是一些高校領(lǐng)導(dǎo)只是將研究生教育管理工作交給各部門分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，并沒有納入高校研究生教育整體的戰(zhàn)略規(guī)劃。三是一些高校缺乏研究生教育的系統(tǒng)思考，難以實施統(tǒng)一管理。解決上述問題的有效方法之一就是強化培訓(xùn)，在培訓(xùn)的基礎(chǔ)上使各部門領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一認(rèn)識，只有在統(tǒng)一認(rèn)識的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)化管理才能奏效。

信息共享，顧名思義就是各部門共享信息資源，信息資源的共享和利用，可以有效地提高研究生教育管理水平，降低信息搜集和處理的費用。但是由于缺少總體規(guī)劃，多年來研究生教育各部門分散開發(fā)或引進的信息系統(tǒng)，有相當(dāng)一部分相互之間信息不能共享，形成了信息孤島，嚴(yán)重制約了信息共享。因此，高校必須采取有效措施，盡快減少甚至消除信息孤島，提高信息資源的利用效率。

協(xié)同管理，職責(zé)分明

協(xié)同就是協(xié)作，即共同作用。協(xié)同效應(yīng)是指在復(fù)雜大系統(tǒng)中各子系統(tǒng)的協(xié)同行為產(chǎn)生出的超越各要素自身的單獨作用，從而形成整個系統(tǒng)的統(tǒng)一作用和聯(lián)合作用。從系統(tǒng)學(xué)角度看，協(xié)同管理就是要通過對有若干子系統(tǒng)組成的系統(tǒng)進行時間、空間和功能結(jié)構(gòu)的重組，產(chǎn)生一種具有“競爭—合作—協(xié)調(diào)”的能力。具體到研究生教育管理中，協(xié)同管理就是將高校的各種資源(包括人、科研成果、財物、信息、流程)關(guān)聯(lián)起來，使之能夠為了完成共同任務(wù)或目標(biāo)而進行的協(xié)調(diào)或運作，通過對有限資源的最大化開發(fā)利用，實現(xiàn)這些資源的利益最大化，消除在協(xié)作的過程中產(chǎn)生的各種壁壘和障礙。

部門協(xié)同管理自然涉及到權(quán)責(zé)和利益分配問題，為了避免部門協(xié)作中出現(xiàn)問題，必須堅持“職責(zé)分明”原則。無論是設(shè)置崗位，還是配備人員，最重要的一點就是崗位人員要“職責(zé)分明”，誰該做什么，不該做什么；誰有權(quán)做什么，無權(quán)做什么，都要清清楚楚，明明白白?！奥氊?zé)分明”的優(yōu)點有三：一是研究生管理的每個工作崗位都有專人負(fù)責(zé)，以防止出現(xiàn)因無明確分工而使有些工作好像人人有份但出了事又找不到人承擔(dān)責(zé)任和后果；二是讓研究生管理中每一個人都有特定的工作范圍和權(quán)力，使他們各司其職，各負(fù)其責(zé)，把精力集中于自己的工作，既能提高工作效率，又易于提高個人的業(yè)務(wù)水平；三是使研究生管理中每個人的職責(zé)和權(quán)限經(jīng)緯分明，防止越級施權(quán)行為的發(fā)生，當(dāng)有人越權(quán)時也可追究責(zé)任。并且制定嚴(yán)格的獎懲措施，促進研究生管理工作的良性循環(huán)和健康發(fā)展。

3研究生信息管理的系統(tǒng)化管理方式和手段

研究生信息管理涉及到的部門、數(shù)據(jù)庫和用戶都比較多，對某些數(shù)據(jù)安全性要求高，因而信息管理系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)以及后期維護將會是一個比較復(fù)雜的系統(tǒng)化過程。系統(tǒng)人員需要在對系統(tǒng)進行調(diào)研、分析和研究的基礎(chǔ)上提出開發(fā)信息管理系統(tǒng)的總體規(guī)劃原則、設(shè)計方案和使用時的維護計劃?；谘芯可逃畔⒐芾淼奶厥庑院蛷?fù)雜性，研究生信息管理的系統(tǒng)化管理必須從管理的規(guī)范化入手，制定一整套嚴(yán)格的管理制度。研究生信息管理的系統(tǒng)化管理方式和手段主要有：

建立“管理系統(tǒng)”，搭建共享平臺

研究生教育管理工作核心內(nèi)容的一致性，為研究生教育管理部門建立管理系統(tǒng)，搭建共享平臺提供了可實施性。研究生教育管理部門在規(guī)模、機構(gòu)設(shè)置和管理模式等方面雖存在諸多差異，但其教育管理工作的核心內(nèi)容具有一致性。以學(xué)籍為例，學(xué)籍管理內(nèi)容中包括研究生的姓名、性別，出生年月、畢業(yè)院校等基本信息，每個信息都可以用標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)來描述，并對數(shù)據(jù)進行歸納和提煉，從而形成可以廣泛應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)。在管理過程中即使有些很難形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的，如課程等，也可在分類方式、編碼方式上統(tǒng)一規(guī)定。在目前不同的管理體系下，如果沒有一個統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，研究生教育管理將面臨許多問題，如軟件設(shè)計開發(fā)平臺較多，軟件設(shè)計水平不一，擴充性、開放性、靈活性、兼容性較差，重復(fù)開發(fā)，資源浪費嚴(yán)重，信息管理服務(wù)對象少，服務(wù)范圍小等。研究生教育管理共享平臺的建立，為解決上述問題提供了有力的工具。它不但可以解決信息編碼不準(zhǔn)確而導(dǎo)致的上報信息不能直接傳遞，系統(tǒng)不能交叉應(yīng)用，開發(fā)人員之間不能對話等問題，也可以為各個高校之間的信息交流提供一條高效便捷的通道。同時可以利用服務(wù)與數(shù)據(jù)庫技術(shù)，建立更為人性化的信息系統(tǒng)，為管理人員和研究生提供多方面的服務(wù)。因而，研究生教育信息管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)和共享平臺的建立，是提高研究生教育管理水平的必由之路。

共同維護，完善數(shù)據(jù)信息

研究生教育管理在一個管理周期中均包括招生、培養(yǎng)、學(xué)位授予等基本環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)下又有一些子環(huán)節(jié)。例如，招生環(huán)節(jié)包括錄取、學(xué)籍子環(huán)節(jié)；培養(yǎng)環(huán)節(jié)包括課程學(xué)習(xí)、科研技能學(xué)習(xí)子環(huán)節(jié)；學(xué)位環(huán)節(jié)包括論文預(yù)答辯和論文答辯子環(huán)節(jié)。各個環(huán)節(jié)相輔相成，組成一個有序的整體，這是研究生教育管理工作的本質(zhì)及共性。數(shù)據(jù)信息就是在這些環(huán)節(jié)或子環(huán)節(jié)中產(chǎn)生、加工、儲存、傳遞的。一個完整的信息往往是由多個部門共同“生產(chǎn)”的，所以信息系統(tǒng)需要教育管理部門共同維護。然后再根據(jù)研究生教育管理部門使用的情況，利用數(shù)據(jù)倉庫對數(shù)據(jù)挖掘分析，對信息管理系統(tǒng)進行科學(xué)改造，從而增加它的科學(xué)性和適用性。

加強安全管理，制定應(yīng)急預(yù)案

研究生教育系統(tǒng)化管理是基于Web的，不可避免的會存在網(wǎng)絡(luò)方面的問題，這是我們實現(xiàn)系統(tǒng)化管理所必須考慮的，也是系統(tǒng)化管理面臨的主要挑戰(zhàn)。首先是網(wǎng)絡(luò)癱瘓問題。雖然網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)有極大的發(fā)展，但仍會出現(xiàn)各種新的問題，造成網(wǎng)絡(luò)的不順暢甚至癱瘓，給研究生信息管理系統(tǒng)造成極大的麻煩。其次是網(wǎng)絡(luò)安全問題，計算機病毒及蠕蟲、網(wǎng)絡(luò)黑客都會給系統(tǒng)的安全帶來威脅，尤其是學(xué)生成績、財務(wù)信息等敏感信息一旦泄露或被篡改，都會造成不可彌補的損失。所以，我們在進行系統(tǒng)化管理時，一定要考慮網(wǎng)絡(luò)安全因素，加強防火墻建設(shè)。對一些重要數(shù)據(jù)要隨時備份，以防系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，造成數(shù)據(jù)丟失。與