公文企業(yè)管理制度

Word第第頁公文企業(yè)管理制度企業(yè)公司公文管理制度

公司公文管理制度

一、目的

為進一步加強公司的公文管理,嚴格公文處理程序,最大限度地提高工作效率,結合公司實際,特制定本制度。

二、適用范圍

《公文管理制度》適用于企業(yè)內外公文的制作、收發(fā)及管理。

三、管理職責

綜合管理部公司為公文管理部門,負責公文的規(guī)范、起草、核稿、公布、存檔等管理工作。

四、公文分類

公司公文按其內容性質分為5類,包括:

1.制度類公文

2.機構設立及人員任免公文

3.內部通知、通告類公文

4.對政府職能部門的報告、請示、公函類公文

5.會議紀要、備忘錄類公文

五、權限劃分

1.制度類公文代碼為a,由綜合管理部擬稿,分管副總經理審核,公司經理例會商量通過,公司總經理批準和簽發(fā)。

2.機構設立及人員任免公文(限公司部門級機構設立及人員任免)代碼為b,由綜合管理部行政科擬稿,分管副總經理審核,公司總經理批準和簽發(fā)。

3.內部通知、通告類公文代碼為c,由綜合管理部行政科依據相關部門的發(fā)布內容擬稿,綜合管理部部長審核,由相關部門的分管副總審核、簽發(fā),綜合管理部備案。

4.對政府等部門報告、請示、公函類公文代碼為d,由綜合管理部依據相關部門的報送內容擬稿,由相關部門的分管副總審核,總經理審批和簽發(fā)。

5.會議紀要、備忘錄類公文代碼為e,由綜合管理部擬稿,綜合管理部部長審核,總經理審批和簽發(fā)。

6.各類公文發(fā)文端口、審核人、簽發(fā)人、公文類別、公文頭、公文字號詳見附表一。

7.各類公文擬稿、審核、審批和發(fā)放均需按照權限實施,并辦理審批手續(xù)。公文簽發(fā)審批表詳見附表二。

六、公文格式

1.內容范式

1)制度類公文

經公司××××××會商量通過,并報董事長批準,現發(fā)布×××制度,自×××

年××月××日施行。特此通知

2)任免類公文

經公司討論,并報上級批準(如必要),確定設立/撤銷××機構,任命/免去××先生/女士為××職務,以上任命自××××年××月××日起生效。特此通知

3)其他類別公文內容范式參照其文種固有格式書寫。

1.文本格式

發(fā)文用紙為a4紙,標題小二號字,宋體加黑,正文一般為四號字,仿宋體,頁邊距上下左右各2cm,文件名與分隔線空1行,正文1.5倍行距,正文與文件名空1行,發(fā)文單位與正文空3行,發(fā)文日期與發(fā)文單位空1行,發(fā)文日期與發(fā)文單位位于頁面右下靠右位置,發(fā)文單位公章蓋在發(fā)文單位正中。

2.公文編號

1)制度類公文、機構設立及人員任免公文和對政府等部門報告、請示、公函類公文采納按發(fā)文的時間先后挨次獵取公文編號。

2)內部通知、通告類公文和會議紀要、備忘錄類公文分別按各自的公文文種單獨編號,并按發(fā)文的時間先后挨次獵取公文編號。

七、公文保管

全部公文原稿及其簽發(fā)審批單由綜合管理部指定專人負責保管,并按類別建立公文發(fā)文登記表格,進行發(fā)文登記和檔案管理。發(fā)文公文登記表和作廢公文登記表詳見附件三、附件四。

綜合管理部定期對各類外部單位收文進行分類登記和檔案管理。收文登記表詳見附件五。

八、本管理方法由公司綜合管理部制定、執(zhí)行和負責解釋。

九、附件

房地產企業(yè)公文管理制度

房地產企業(yè)公文管理制度

公文是公司在管理過程中形成的具有法律效率,規(guī)范體式的文書,公文管理是加強公司管理的重要內容。為使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,提高文件使用效率,促進公司各項經營管理的運轉,特制定本方法。

1、公司辦公室是公司公文處理的職能部門,負責公文的辦理、管理、歸檔等工作。公文處理要遵循實事求是、精簡、高效的原則,做到準時精確、平安。同時必需嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定,確保國家、公司隱秘的平安。

2、公文的種類

(1)、確定:適用于對重要事項或者重大行動做出支配,獎懲有關部門和人員。

(2)、通知:傳達公司的確定和需要有關部門周知或者執(zhí)行的事項,任免人員。

(3)、通報:適用于表彰先進,批判錯誤,傳達重要精神或狀況。

(4)、報告:適用于向上級匯報工作,反映狀況,答復上級的詢問。

(5)、請示:適用于向上級懇求指示、批準。

(6)、批復:適用于答復下級的請示事項。

(7)、看法:適用于對重要問題提出見解和處理方法。

(8)、函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作,詢問和答復問題,懇求批準和答復審批事項。

(9)、會議紀要:適用于記載、傳達會議狀況及會議議定事項。

3、公文格式

公文一般由隱秘等級、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等部分組成。詳細處理方式是:

(1)、涉及公司隱秘的公文應當標明隱秘等級和保密期限。

(2)、發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。

(3)、發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號。

(4)、給上級單位的行文要注明簽發(fā)人、會簽人姓名。'請示'應當在附注處注明聯系人姓名和電話。

(5)、公文標題應當精確簡要地概括公文的主要內容并說明公文種類。

(6)、主送單位應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統稱。

(7)、公文如有附件,應當注明附件挨次和名稱。

(8)、公文除'會議紀要'或以電報形式發(fā)出的以外,應當加蓋印章。

(9)、成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準。

4、行文規(guī)章

(1)、符合國家法律、法規(guī)及方針、政策有關規(guī)定。

(2)、行文應當確有必要,注意效用。

(3)、行文關系依據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。

(3)、公文要用國家法定計量單位。

(4)、公司對外正式行文,由公司相關業(yè)務主管部門起草,部門經理審核,主管副理審查,公司總經理批準,辦公室最終核定蓋章。

5、公文辦理

(1)、發(fā)文辦理程序:擬稿、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀。

(2)、收文辦理程序:簽收、登記、傳遞、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。

6、公文的歸檔和管理

(1)、歸檔:公文辦理完畢后,要依據其互相聯系、特征和保存價值等整理歸檔,歸檔公文要保證公文的齊全、完好,便于保管和使用。

(2)、管理:公文由辦公室統一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。同時對公文的貫徹落實狀況進行催促檢查。

q企業(yè)公文管理制度

第一條本公司公文,是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題,指導或商洽工作的重要工具。

其次條本公司公文,實行統一管理。公文的管理,要做到規(guī)范、精確、準時、平安。行文單位,要克服官僚主義和文牘主義。

第三條各部室、各單位及各有關人員,對公文中涉及國家、政府或本公司應保密的事項,必需嚴守機密,不準任憑向他人泄露。

第四條公文保密等級分為:絕密、機密、隱秘三種,其他為一般文件。絕密、機密文件打印肯定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機密文件按批閱人數打印,閱完后由起草人收回來檔。隱秘文件由閱文人妥當保管。

文件機密級數,由發(fā)文單位的主管領導依據文件內容確定。

第五條公司發(fā)文的程序為:擬搞、審核(部門領導)、簽發(fā)(公司領導)打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。

第六條公司收文的處理程序為:收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。

草擬公文應留意以下事項:

(一)內容要符合和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。

(二)反映狀況要客觀,實事求是。

(三)文字要精確、精煉,條理要清晰,層次要分明,結構要緊密,用語要規(guī)范。

(四)人、地、物名、引文準時間要詳細、精確。

第七條各級領導對送來的公文要準時閱批,急件的,當天批復;一般文件的,三天內批復。

第八條各級領導閱、批公文應認真仔細,閱完后要簽名并注明日期,不得圈閱。需要簽署詳細看法的,要明確、詳細。

第九條公司全部發(fā)文,發(fā)文單位應有存檔,并將文件原稿(經領導簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領導指示的,還應附批復件。

第十條收文由總裁辦公室統一負責。總裁辦收文后,應先做好歸類、登記,然后依據文件的內容,分送有關領導閱示。閱示完畢后,由總裁辦收回來檔。

第十一條全部文件發(fā)放,肯定要有登記、簽收手續(xù)。

第十二條公司發(fā)文,肯定要由總裁辦統一編號:

(一)以公司名義對外發(fā)文,一律×××字(××年)××號;

(二)公司總支發(fā)文,用××字(××年)××號;

(三)以工會、共青團、婦聯名義發(fā)文,用××政字(××年)××號;

(四)公司監(jiān)事會發(fā)文,用××監(jiān)字(××年)××號;

(五)董事局發(fā)文,用××董字(×