紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本流程及技術(shù)要求

紙質(zhì)檔案數(shù)字化根本流程及技術(shù)要求名目建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份等。具體流程如下：〔一〕檔案整理標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。1、名目數(shù)據(jù)預(yù)備依據(jù)《檔案著錄規(guī)章》(DA/T18)等的要求，標(biāo)準(zhǔn)檔案中的名目?jī)?nèi)容。包括確定檔案〔詳見附件〕2、撤除裝訂壞。3、區(qū)分掃描件和非掃描件的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。4、頁(yè)面修整對(duì)破損嚴(yán)峻、無(wú)法直接進(jìn)展掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)展技術(shù)修復(fù)、裱糊；(壓平或燙公平)后再進(jìn)展掃描。5、檔案整理登記頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。〔二〕檔案掃描11、掃描方式〔掃描前必需預(yù)備一臺(tái)專業(yè)的高速掃描儀，并帶平板〕依據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)擔(dān)描儀，0號(hào)圖紙掃描儀進(jìn)展掃描。一般A4紙質(zhì)文件，承受高速掃描儀的自動(dòng)進(jìn)紙方式掃描；紙質(zhì)過(guò)薄、透亮的〔如信紙、便簽紙〕承受高速掃描儀的平板掃描；紙質(zhì)過(guò)厚、照片等檔案承受高速掃描儀的平板掃描；對(duì)文件頁(yè)面貼有附屬小頁(yè)面、紙張時(shí)，將大小頁(yè)面單獨(dú)在平板中掃描；2、掃描模式〔紙質(zhì)檔案掃描一般承受黑白、灰度和彩色三種模式〕頁(yè)面為黑白兩色，字跡清楚的、不帶圖片的檔案材料，承受黑白方式；字的檔案，承受彩色或灰度模式〔因狀況而定；頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，承受彩色模式掃描。3、區(qū)分率選擇256200DPI；承受24位為彩色模式掃描的文件，其區(qū)分率選擇為不小于100DPI?！惨陨夏Ｊ絽^(qū)分率的設(shè)定以A4紙張為標(biāo)準(zhǔn)，其他規(guī)格紙張酌情處理〕進(jìn)展適當(dāng)?shù)恼{(diào)整；尺寸顯示后是否清楚為準(zhǔn)；粘貼折頁(yè)與表格，對(duì)于粘貼折頁(yè)，可用大幅面掃描儀掃描，或先局部掃描后拼局部淡化技術(shù)解決。4、掃描登記寫的文件頁(yè)數(shù)是否全都，不全都時(shí)應(yīng)注明具體緣由和處理方法。〔三〕圖像處理對(duì)圖像進(jìn)展處理，以獲得最好的圖像質(zhì)量，保證圖像完整、端正、無(wú)扭區(qū)、版面無(wú)2PDF。1度〔圖像偏斜不超過(guò)頁(yè)面內(nèi)半個(gè)文字；旋轉(zhuǎn)：按方字方向?qū)D片旋轉(zhuǎn)至正確方向，沒(méi)有文字的圖片，推斷其方向后進(jìn)行左旋、右旋、翻轉(zhuǎn)、旋轉(zhuǎn)等工具；的雜質(zhì)，如去除黑邊、多余邊、污點(diǎn)；裁邊：承受彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)展裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)約存儲(chǔ)空間。刪除空白頁(yè)：將掃描后頁(yè)面之間的空白頁(yè)進(jìn)展刪除；斷字修補(bǔ)：對(duì)局部文字不清楚可進(jìn)展修補(bǔ)；反白字修正：將局部反白文字可進(jìn)展描述；A3A4幅面的文件；一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。〔四〕圖像處理質(zhì)檢主要對(duì)完成圖像深處理的檢查，不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重處理，如以下問(wèn)題：由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清楚識(shí)別時(shí)，應(yīng)重掃描；重進(jìn)展圖像的處理；圖像處理的是否得當(dāng)，嚴(yán)峻的應(yīng)重掃，處理不當(dāng)?shù)膽?yīng)重處理；〔重復(fù)、紙張倒置等狀況；挨次：假設(shè)頁(yè)碼不連續(xù)，與原文不全都，需對(duì)頁(yè)面進(jìn)展排序；漏掃：將漏掃的頁(yè)面重掃描，并插入到正確的位置；多掃：將多掃頁(yè)面刪除；倒置：不符合要求的需進(jìn)展調(diào)整，保持與原文全都。〔五〕圖像存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案名目數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁(yè)文件要合并為一個(gè)PDF，保存到指定的路徑，便于準(zhǔn)確掛接入庫(kù)，與檔案治理軟件中的名目建立一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系。再將全部文檔批量3PDF格式，然后進(jìn)展光盤刻錄，確保刻錄好的光盤能正確地讀出，并做好標(biāo)識(shí)標(biāo)簽。Word〔六〕名目建庫(kù)XML文檔進(jìn)展數(shù)據(jù)交換。注：承受人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)名目數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)展檢查。核重錄?！财摺硵?shù)據(jù)掛接1、掛接前的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)檢查2、匯總掛接“合格“后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)準(zhǔn)時(shí)加載到數(shù)據(jù)效勞器端匯總。通過(guò)編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實(shí)快速掛接?！舶恕硵?shù)據(jù)驗(yàn)收一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率到達(dá)95%以上〔含95%〕時(shí)，賜予不完整、不清楚、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，抽檢標(biāo)記為“不合格“。的結(jié)論，必需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字前方有效。填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化交接登記表。4〔九〕數(shù)據(jù)備份閱歷收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)時(shí)進(jìn)展備份。著錄條目和全文數(shù)據(jù)進(jìn)展一式兩份DVD。對(duì)保密的需標(biāo)明密級(jí)。〔十〕裝訂應(yīng)留意保持檔案的排列挨次不變，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。保持拆卷前的原貌，并認(rèn)真做好檔案頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)的檢查對(duì)較?！彩弧硳呙枇粢馐马?xiàng)〔如釘書釘、碎紙等，以免產(chǎn)生卡紙、損壞掃描儀，務(wù)必保持文檔干凈送入掃描儀中；對(duì)破損嚴(yán)峻、無(wú)法進(jìn)展掃描的原件要先進(jìn)展修復(fù)、裱糊；褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先壓平再進(jìn)展掃描；〔如信紙、便簽紙、紙質(zhì)過(guò)厚、照片等承受高速掃描儀的平板掃描；對(duì)文件頁(yè)面貼有附屬小頁(yè)面、紙張時(shí)，將大小頁(yè)面單獨(dú)在平板中掃描；掃描完每一份文件，要比照原文認(rèn)真檢查掃描是否清楚、完整；源；紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果供給網(wǎng)上檢索利用時(shí)，應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識(shí)，并依據(jù)具體狀況分別承受可下載或不行下載的數(shù)據(jù)格式。5附件檔案整理須知名目數(shù)據(jù)修改人員，嚴(yán)峻認(rèn)真，逐條核對(duì)，在檔案局治理人員的指導(dǎo)、監(jiān)視下，進(jìn)展更正。依據(jù)整理核對(duì)人員的過(guò)失報(bào)告，是名目室的名目錯(cuò)誤，在檔案局名目治理人員指導(dǎo)下，進(jìn)展更正，確保名目室名目準(zhǔn)確無(wú)誤；〔包括案卷號(hào)、挨次號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、保管期限〕，保一份文件對(duì)應(yīng)一條名目，如有漏編名目，應(yīng)補(bǔ)編名目。檢查檔案實(shí)體的編頁(yè)碼檔案實(shí)體的頁(yè)碼按挨次連續(xù)排列，但如有漏頁(yè)碼則可視具體狀況處理。①中間任意兩頁(yè)之間有需補(bǔ)編頁(yè)碼的，如P7與P8頁(yè)之間有4007-1，007-2，007-3，007-4其它依次編為副碼，如P7與P8之間有一頁(yè)未編碼，而該頁(yè)正好P8008P8008-1。②消滅跳號(hào)，如文件內(nèi)容完整連貫，編碼時(shí)把第一頁(yè)編為001，其次頁(yè)編為004，則需在備注注明P2、P3為跳號(hào)，無(wú)實(shí)際內(nèi)容。與每卷檔案查改后的名目全都。文件題名，一般照實(shí)抄錄；假設(shè)文件沒(méi)有標(biāo)題或原標(biāo)題不具體，不能反映文件內(nèi)容〔6名，加擬或重?cái)M的題名附于原題名之后，外加“[名，應(yīng)在原題名之后加上涉及立檔單位的其他有關(guān)人員名字，并外加“[文件編號(hào)，一般照實(shí)抄錄，不能隨便刪減、省略、要寫全，其中表示年度的數(shù)字缺乏4位的要按公元紀(jì)年的要求4責(zé)任者，全稱或通用標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱。文件時(shí)間，寫全年月日，格式：XXXX.XX.XX備注，需要說(shuō)明的狀況或參見檔號(hào)。分類號(hào)、主題詞標(biāo)引，依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在檔案軟件中標(biāo)引出主題詞和分類號(hào)。將檔案原件名目比照數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的數(shù)據(jù)〔已有〕檢查，覺(jué)察錯(cuò)誤疏漏，在檔案局檔案