干部人事檔案整理的方法步驟分析

干部人事檔案整理的方法步驟整理的第一個環(huán)節(jié)是審核。收到檔案材料后，我們首先要做的是嚴格審核，整理的第一個環(huán)節(jié)還是審核。審核不僅貫穿收集整理工作始終，而且還貫穿在編打目錄和整改工作的始終。干部檔案審核的主要內(nèi)容有四個方面：一是檔案內(nèi)容是否真實；二是材料是否齊全；三是材料填寫是否規(guī)范、手續(xù)是否完備；四是檔案整理是否符合要求。審核后符合歸檔要求的檔案材料，才能歸入干部人事檔案，并且整理歸檔工作必須在接收材料之日起一個月內(nèi)完成。除了審核以外，一般來講，整理工作包括分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂五個步驟：第一步，分類按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。第一類：履歷材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。注意，中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸入第一類。第二類：自傳材料；報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳是個人撰寫自己家世、身世和主要社會關(guān)系的自述。自傳材料的歸類，應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類，如以自傳為主的履歷或簡歷表也應(yīng)該歸在第二類。第三類：考察、考核、鑒定材料；審計材料。這一類主要包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進行考察和評價的材料。歸入本類的材料，必須是經(jīng)過組織研究認可正式形成的，手續(xù)完備，能正確、歷史地反映干部實際情況，具有查考價值的鑒定、考察、考核材料。注意，根據(jù)利用工作實際需要，“干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類”。第四類：學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格材料；評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。這一類主要包括記載和反映干部學(xué)習、技能、科研水平的各種材料。注意，過去學(xué)生登記表歸第一類，學(xué)習（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習（培訓(xùn)）考核表歸第三類，此次修訂中統(tǒng)一調(diào)整到第四類。第五類：政審材料；更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。這一類主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意，過去更改或認定姓名的材料是歸在第一類的，此次調(diào)整到了第五類；“三齡一歷”認定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類。常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸第一類。第二步，排序排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。具體方法有：按材料形成的時間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。第四類、第九類材料排序時，在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。2．按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類材料。其中，第五類和第八類材料的排列順序一般為：上級批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類材料，入團志愿書應(yīng)排在入團的其他材料之前；入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁，有封面的材料從封面開始編寫。空白紙和托裱用的襯紙不計頁數(shù)；復(fù)件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)。第三步，編目修訂后的目錄與舊目錄的不同：一是“類號”改為“序號”；二是“材料制成時間”改為“材料形成時間”；三是刪除“份數(shù)”欄。編目的具體要求是：1．檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準確。書寫目錄要工整、準確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。2．每類目錄之前應(yīng)注明材料類號和類別名稱。3．“序號”填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是：材料類號用漢字的“一”至‘十’，二級分類的類號用（一）至（四），序號用阿拉伯數(shù)字。4．“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。沒有標題或標題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標題。材料的題目過長，可適當簡化。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。5．“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準。復(fù)制的檔案材料，采用原件的形成時間。時間填寫要盡量詳細、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全。6．“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)。按編好的頁數(shù)如實填寫。7．“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內(nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表，復(fù)制件等。8．每類目錄之后須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。特別是第三、四、九類等，不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。不要求大類空四行，小類空三行。第四步，技術(shù)加工對紙張破損、幅面不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應(yīng)進行技術(shù)加工。1．對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。2．幅面過大的檔案材料應(yīng)進行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。注意，從保護檔案原貌，簡化整理的目的出發(fā)，不要對檔案材料進行過度裁剪。3．幅面過小的材料應(yīng)進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊，不夠應(yīng)加邊。有些材料幅面太小，無法裝訂，應(yīng)當在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。4．檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當拆除。5．檔案材料應(yīng)各自獨立，嚴禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。第五步，裝訂檔案目錄置于卷首，干部職務(wù)變動登記表排列其后，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。反對刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應(yīng)該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時，必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護要求，報送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應(yīng)附邊簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等；書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。整理工作中還要注意：一是必須遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部人事檔案工作有關(guān)規(guī)定，保守黨和國家的秘密，確保檔案的安全。二是不得私自涂改、圈劃、污損、撤換、抽取、增添或偽造檔案材料。