秘書三級(jí)操作技能 吳瑞林老師PPT

秘書三級(jí)操作技能考試輔導(dǎo)

吳瑞林注意事項(xiàng)1.考試時(shí)間：120分鐘。2.請(qǐng)首先按要求在試卷的標(biāo)封處填寫您的姓名、準(zhǔn)考證號(hào)和所在單位的名稱。3.請(qǐng)仔細(xì)閱讀各種題目的回答要求，在規(guī)定的位置填寫您的答案。4.不要在試卷上亂寫亂畫，不要在標(biāo)封區(qū)填寫無關(guān)的內(nèi)容。一、案例分析請(qǐng)看案例分析素材，找出錄像中秘書行為及工作環(huán)境中正確或錯(cuò)誤的地方（每題連續(xù)播放兩遍，第一段應(yīng)至少找出10處正誤點(diǎn),第二段應(yīng)至少找出15處）。案例分析常見問題會(huì)議組織、管理（一）例會(huì)準(zhǔn)備1.會(huì)議時(shí)間（上午：8:00-11:00，下午2:00-4:00）2.收集議題(秘書在會(huì)議前將各位有關(guān)人員的議題收集并篩選，確保會(huì)議的質(zhì)量和效率。篩選后的議題按重要程度予以排序，然后交會(huì)議主持人簽字認(rèn)可。議題一般1-2個(gè)主要和1-2個(gè)小議題為宜。)3.會(huì)議室的準(zhǔn)備（小型，設(shè)備齊全；室內(nèi)清潔、調(diào)溫設(shè)備、茶具、飲水機(jī)等；座位安排。）4.通知與會(huì)人員5.準(zhǔn)備會(huì)議需要的文件材料A主持人座位B與會(huì)者座位C會(huì)議桌D盆栽植物E投影幕布F照片或圖畫G展示櫥柜H飲水機(jī)I窗戶J門K掛鐘（二）例會(huì)中工作1.提前到達(dá)（開窗通風(fēng)、調(diào)好室內(nèi)溫度、打開飲水機(jī)、擺放好茶杯和茶葉。）2.做好會(huì)議記錄（秘書承擔(dān)，關(guān)于會(huì)議記錄的方式在錄像中不好考查。）（三）會(huì)后工作1.撰寫會(huì)議紀(jì)要2.檢查、督促會(huì)議決定的貫徹情況3.清理會(huì)議室，為下次會(huì)議做準(zhǔn)備辦公室日常事務(wù)（一）辦公室的環(huán)境管理1.綠化（會(huì)客室、上司辦公室）2.空氣（新鮮的、氣味的調(diào)整）3.光線（自然光、燈光）4.聲音（安靜）5.辦公室的安全（二）辦公責(zé)任區(qū)的管理對(duì)上司辦公區(qū)的管理（提前到達(dá)，開窗換氣、植物澆水和修理、桌面文件整理和用品檢查、飲料準(zhǔn)備、清潔衛(wèi)生）公共責(zé)任區(qū)的管理。1.衛(wèi)生2.設(shè)備管理維修個(gè)人辦公責(zé)任區(qū)管理（以桌椅為范圍的平臺(tái)、計(jì)算機(jī)、檔案柜、文件夾、電話、地面、墻壁等一切物品和設(shè)備。）1.清潔地面、平臺(tái)、計(jì)算機(jī)、電話。2.整理文件夾3.桌面上只擺放目前進(jìn)行的工作資料4.離開座位時(shí)覆蓋文件5.下班后桌面上只擺放電腦、電話，文件資料收藏到抽屜或文件柜接打電話（一）接聽電話1.“鈴響不過三”（特殊情況應(yīng)主動(dòng)道歉：“對(duì)不起，讓你久等了”）2.先行問候3.記錄4.及時(shí)通報(bào)5.涉及上司的工作進(jìn)入日志（上司參加會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)的變動(dòng)，需上報(bào)審批文件的期限，以便隨時(shí)提醒上司。）（二）撥打電話1.撥打前的準(zhǔn)備（撥打時(shí)間是否合適、撥打復(fù)雜電話要有底稿。）2.鈴響七聲再放下（電路出現(xiàn)故障，主動(dòng)再撥打；撥錯(cuò)后主動(dòng)道歉，并說聲再見。）3.先行問候，并通報(bào)單位名稱4.做好撥打記錄總結(jié)錄像考試情況根據(jù)以上梳理，我們可以對(duì)工作環(huán)境、工作表現(xiàn)和個(gè)人行為作出如下判斷：

1.辦公室內(nèi)綠色植物（有：對(duì)；無：錯(cuò)）

2.辦公室內(nèi)環(huán)境（自然，能用窗簾遮住強(qiáng)光，對(duì)；否則就錯(cuò)）

3.將電腦、打印機(jī)等用電設(shè)備（放置在一起，便于電源接線和管理，對(duì)；否則錯(cuò)）

4.辦公桌、椅（堆放文件，錯(cuò)；整潔是：對(duì)）

5.電話鈴響（三聲內(nèi)接聽，用語規(guī)范，對(duì)；否則錯(cuò)）

6.記錄（一邊接電話一邊記錄重要信息，對(duì)；否則錯(cuò)）7.對(duì)上級(jí)布置工作落實(shí)（能馬上落實(shí)：對(duì)；否則錯(cuò)）

8.

會(huì)議準(zhǔn)備（能迅速確定會(huì)議議程、時(shí)間、地點(diǎn)及人員，并準(zhǔn)時(shí)通知：對(duì)；否則錯(cuò)）

9.進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)間和設(shè)備檢查（提前進(jìn)入會(huì)場(chǎng)檢查并調(diào)試設(shè)備，對(duì)；否則錯(cuò)；如準(zhǔn)備多媒體投影儀卻沒有在會(huì)中發(fā)揮其作用，錯(cuò)；）

10.會(huì)議開始時(shí)宣布議題，并做好引導(dǎo)（能在會(huì)議中先宣布會(huì)議議題，引導(dǎo)大家充分發(fā)表意見，對(duì)；否則錯(cuò)）11.會(huì)中出現(xiàn)情況的應(yīng)對(duì)（能在與會(huì)者之間出現(xiàn)矛盾沖突時(shí)采用柔性策略化解矛盾，保證會(huì)議順利進(jìn)行，對(duì)；否則錯(cuò)）

12.會(huì)議記錄（能在會(huì)議中安排秘書做好會(huì)議記錄，對(duì)；否則錯(cuò)）

13.會(huì)后總結(jié)（能及時(shí)總結(jié)會(huì)議發(fā)言，形成會(huì)議決議，并責(zé)任到人、分工明確，對(duì)；否則錯(cuò)）14.會(huì)議落實(shí)（能否與領(lǐng)導(dǎo)和員工溝通，使員工為共同目標(biāo)而合作，對(duì)；否則錯(cuò)。以面談的形式與上級(jí)進(jìn)行溝通，尊重對(duì)方，有理有節(jié)，對(duì)；否則錯(cuò)。）（這個(gè)問題可分解為兩個(gè)答案）

15.對(duì)于一些大型會(huì)議處理（在前能對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，對(duì)；否則錯(cuò)）

16.處理突發(fā)事件（對(duì)會(huì)議中的突發(fā)事件有應(yīng)對(duì)能力，對(duì)；否則錯(cuò)）17.著裝（符合職業(yè)要求為對(duì)，否則錯(cuò)）18.陽光直射電腦屏幕。操作題寫作題：情況通報(bào)、計(jì)劃、請(qǐng)示、請(qǐng)柬、通報(bào)、會(huì)議籌備方案、意向書、備忘錄、函?；卮饐栴}：新聞發(fā)布會(huì)準(zhǔn)備工作的要點(diǎn)、列出會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后需檢查的主要的項(xiàng)目、會(huì)議的籌備方案、提供參加會(huì)議活動(dòng)的著裝