高效會議與簡報技巧培訓

高效會議管理與簡報技巧－－楊顯華1人資課職訓中心個人簡歷2003年畢業(yè)于重慶教育學院計算機與現(xiàn)代教育技術系聲像專業(yè)2003年10月31日入社信泰聯(lián)、精熙集團2人資課職訓中心會議效率不高的原因及解決方案當今會議面面觀〔意議、目的、種類、頻率、本錢計算〕會議流程簡報技巧

目錄信泰聯(lián)、精熙集團3人資課職訓中心

會議效率不高

表現(xiàn)在分組討論與發(fā)表?信泰聯(lián)、精熙集團4人資課職訓中心信泰聯(lián)、精熙集團會議是一個集思廣益的渠道會議顯示一個組織或一個部門的存在會議是一種群體溝通的方式

會議的意義會議的意義5人資課職訓中心

開展有效的溝通

傳達資訊

監(jiān)督員工、協(xié)調矛盾

達成協(xié)議、解決問題

資源共享

開發(fā)創(chuàng)意

激勵士氣

鞏固主管地位會議的目的會議的目的6人資課職訓中心信泰聯(lián)、精熙集團

按人數(shù)分類

按開會方式分類

按開會目的分類

會議的種類會議的

種

類

●團體會議●一對一會議●面對面會議●會議●視頻會議●講解政策的會議●表揚或批評的會議●臨時處理突發(fā)事件的會議7人資課職訓中心會議的頻率

固定的部門會議

全體會議

處理突發(fā)事件的會議

一對一會議

會議的

頻

率

信泰聯(lián)、精熙集團8人資課職訓中心日本豐田汽車靠著有效六個月的會議革命，省下了六十億日圓本錢.未來三年預計還可省下三百億日圓所以，有效開會，穩(wěn)賺不賠！精準計算會議本錢：靠開會也可以賺錢信泰聯(lián)、精熙集團9人資課職訓中心思考:會議本錢?信泰聯(lián)、精熙集團10人資課職訓中心會議本錢分析信泰聯(lián)、精熙集團時間本錢直接會議本錢3大成本效率損失本錢?11人資課職訓中心會議本錢計算公式會議本錢=(2X3)X(G平+S平)XTXN+會議後勤工作經(jīng)費注：G為參加會議人員各個人的單位工作小時工資數(shù)S為參加會議人員各個人每單位工作小時取得的工資外其他收入值,“平〞為平均值,T為參加會議人員各個人的實際到會時間(小時)n為參加會議人員人數(shù)12人資課職訓中心會議效率不高的原因會議的通病——效率不高

信泰聯(lián)、精熙集團13人資課職訓中心會議效率不高的原因時間.地點會議的準備工作參會者.主持人的技能開會對象的選擇

主持人信泰聯(lián)、精熙集團14人資課職訓中心安排的時間?

準時開始、結束

到會人員的時間

聯(lián)絡時間準確

會議的時間信泰聯(lián)、精熙集團15人資課職訓中心會議地點

會議舉行地點聯(lián)絡地點準確會議通知范例

地點信泰聯(lián)、精熙集團16人資課職訓中心

信泰聯(lián)、精熙集團會議名稱:業(yè)務會議目的:

公司本季營業(yè)額嚴重衰退,本次會議將討論營業(yè)額下降原因,並提出改善對策。時間:

2002.03.18AM10:00地點:

精熙第八會議室(2F)議程:

1.現(xiàn)況說明2.各部門報告

3.未來趨勢分析

4.振興方案準備資料:

與會各單位相關報表、資料與會人員:

客服課長、MTQC、MT制程、MT技轉、設計人員主辦單位:

營業(yè)部會議通知范例17人資課職訓中心

開會對象的選擇

主要人員必到越少越好請權威人士請業(yè)務能手開會對象的選擇信泰聯(lián)、精熙集團

18人資課職訓中心

主持人的技能影響力、說服力、好口才

膽大.心細.臉皮厚主持人的技能信泰聯(lián)、精熙集團19人資課職訓中心參會者的技能不在會中羞辱別人積極發(fā)言,意見不同是好事互相推脫責任參會者的技能信泰聯(lián)、精熙集團?上海凱悅金貿(mào)大廈使用的電梯A.奧的斯B.三菱20人資課職訓中心

會議的準備工作明確會議的原因目的和結果信泰聯(lián)、精熙集團21人資課職訓中心高效會議的八大特征信泰聯(lián)、精熙集團只有必要時才召集好好籌劃過擬定和分發(fā)了議程表遵守時間一切按部就班請了最有經(jīng)驗和才能的人作出評論和歸納記錄所有決定22人資課職訓中心

信泰聯(lián)、精熙集團有效——藉蓍團隊的集思廣益,解決個人無法完成或突破的問題,有效達到會議目標。和諧——營造和諧的氣氛,使成員對團隊有平安感、信任感、認同感,展露個人才能。參與——參與的人用心關注,才能讓會議得到健全發(fā)展。效率——當一個會議成功的要素具備后,能在預定的時間內完成開會,這就是效率。學習——在參與開會的同時有更多學習的機會成功的會議23人資課職訓中心會務的工作內容？會議流程信泰聯(lián)、精熙集團24人資課職訓中心無須開會的“五個如果〞必須開會的“五個如果〞明確1H5W發(fā)會議通知選擇和布置會場做開場白會務的工作內容按排議題開始傳接掌握議事進度達成決議辦理手續(xù)確定步驟.擬定名單結束會議信泰聯(lián)、精熙集團25人資課職訓中心無需開會的五個如果沒有特別的事情需要討論會議本錢太大按慣例每周聚會你是唯一做決策的人還有比開會更好的方法無須開會的“五個如果〞信泰聯(lián)、精熙集團26人資課職訓中心必須把信息同時傳達給多人有些事情需當眾表揚或當眾批評聽取部門匯報工作給小組委派任務

必須開會的“五個如果〞信泰聯(lián)、精熙集團27人資課職訓中心明確1H5WＷhy會議的目的What討論的話題Who參加者確認與否where地點及設備How規(guī)章制度開會前的準備工作信泰聯(lián)、精熙集團When日期及開始、結束時間28人資課職訓中心１．安排議題．

收集議題的３點渠道：

Ａ．單位領導指定有關部門匯報的問題．Ｂ．下級單位請求討論的問題Ｃ．上級領導下達指示，需各部門貫徹執(zhí)行的問題開會前的準備工作

信泰聯(lián)、精熙集團29人資課職訓中心開會前的準備工作確定步驟步驟主要包括：會議的議程．程序．日程．擬定與會人員名單參加者．主持人．記錄人信泰聯(lián)、精熙集團籌劃案的內容Team小組會場勘察起草協(xié)議會務分工制定會議費預算30人資課職訓中心議程設計由重要到不重要——會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難——讓大家漸漸融入會議進行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。31人資課職訓中心組織落實，成立TEAM組32人資課職訓中心會務組的分工33人資課職訓中心誰能勝任會議記錄者８、誰能勝任會議記錄者反響快寫字快知識面廣記憶力強傾聽能力強總結力強４．辦理會議報批手續(xù)

信泰聯(lián)、精熙集團34人資課職訓中心５．發(fā)會議通知發(fā)會議通知可用書面或、電報三種形式通知的內容包括會議名稱，會議目的和主要內容、會期、地點、與會人員攜帶的材料和個人支付的費用，主辦單位、聯(lián)系人姓名和等。重要的邀請對象應既可表示對受邀請者的尊重６．準備會議文件和材料７．會場勘察主持人的準備工作

信泰聯(lián)、精熙集團35人資課職訓中心主持人的準備工作

信泰聯(lián)、精熙集團選擇和布置會場◆如果與會人員超過10個，會場最好布置成“Ｕ〞字型◆如果是全體會議，可以布置成階梯教室的形式◆5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。36人資課職訓中心１．熱情接待會議成員．２．搞好簽到工作開會期間的工作信泰聯(lián)、精熙集團37人資課職訓中心３．如何做開場白４．傳接開會期間的工作信泰聯(lián)、精熙集團?用3-5分鐘：內容：開會背景、目的，時間安排議事方式，紀律規(guī)則等38人資課職訓中心開場舉例說明近來公司的營運狀況因為受到經(jīng)濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達成率只有70%。

因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。首先將由業(yè)務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然後各區(qū)市場督導會一一提出配合方案,最後由行銷部門整合后提出執(zhí)行方案。

本次會議的進行時間預估為1.5小時。希望今天經(jīng)由在場各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩,能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績提升計劃,大家加油!39人資課職訓中心如何讓大家願意發(fā)言塑造歡樂、和諧的氣氛。建立包容、平安的討論環(huán)境。保持客觀,對事不對人。不以言立人,不以言廢人。帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。主動出擊,適時發(fā)問,塑造發(fā)言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。有效傾聽與良好溝通。40人資課職訓中心如何掌握議事進度

1.語言方式2.非語言方式

開會期間的工作信泰聯(lián)、精熙集團41人資課職訓中心如何處理會議中的沖突◆暴力型。暴力型屬于特別決斷的那一類，面對沖突的時候，處理人往往以個人意志為主，馬上獨立做出決定。暴力類型的人一味的滿足自己的要求，類似暴君。但是在一些特別緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少?！暨w就型。遷就型一味地放棄自己的要求，一味地滿足對方的要求，遷就型又稱為適應型?！艋乇苄汀；乇苄图炔粵Q斷，又不合作，而是回避矛盾?！魠f(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對方的需求。發(fā)生了沖突，促使大家合作，共同解決沖突?！敉讌f(xié)型。妥協(xié)型處于坐標的中間，屬于“和事佬〞開會期間的工作信泰聯(lián)、精熙集團42人資課職訓中心獨占發(fā)言——防止冗長的發(fā)言,占用大家交流意見的時間?；鸨俗印苋菁{他人的發(fā)言,不可情緒化與他人發(fā)生衝突。優(yōu)柔寡斷——要思路清晰,對決議事項要果斷、明確。參加衝突——應站在中立的立場來化解衝突。操控議程——應依照流程引導會議的進行,不可一人操控整個會議的議程。主持人的注意事項

信泰聯(lián)、精熙集團43人資課職訓中心達成決議信泰聯(lián)、精熙集團權威決策無異議決策少數(shù)服從多數(shù)共識決策

4種決策

44人資課職訓中心2．少數(shù)服從多數(shù)決策優(yōu)點：它以民主原那么為根底允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見,相對迅速和高效做出。缺點：在小集團內，投票一向促成人們分派。達成決議信泰聯(lián)、精熙集團1．權威決策優(yōu)點：決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；缺點：支持和執(zhí)行建議也不易；權威決策的質量會由于考慮面不寬而受到影響。45人資課職訓中心3．共識決策優(yōu)點：每個團隊成員有時機發(fā)表意見。復雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質量決議。缺點：達成一致需要相對長的時間，而且需要大量的溝通、耐心的聆聽并理解他人觀點.達成決議信泰聯(lián)、精熙集團4．無異議決策當提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊應作出無異議決策。注意：無論團隊具備什么樣的經(jīng)驗，無異議決策都很難達成。只有當一項決策的結果對每個成員都至關重要時才有可能作出無異議決策。優(yōu)點：確保團隊每個人都認為所達成的決議是最正確的，并公開支持它；意見不和和沖突最低。缺點：因為沒有哪兩個人的思想完全合拍，達成無異議決策也許會花費很長的時間。無異議決策常常難以做出。46人資課職訓中心達成決議信泰聯(lián)、精熙集團權威決策共識決策無異議決策少數(shù)服從多數(shù)廠房失火新的政策加薪1000選舉領導47人資課職訓中心如何總結宣達決議激勵動機評估目標達成過程回顧懸念事項48人資課職訓中心

預留5－7分鐘做總結

確定工作安排是否妥當

準時結束會議如何圓滿結束會議信泰聯(lián)、精熙集團49人資課職訓中心總結

信泰聯(lián)、精熙集團決議追蹤什麼事?什麼時候完成?什麼人負責?什麼時候報告?如何報告?50人資課職訓中心謝謝大家信泰聯(lián)、精熙集團51人資課職訓中心簡報技巧52人資課職訓中心

簡報技巧定義：〔推銷．說服