高效會(huì)議管理技巧教材

高效會(huì)議管理技巧2第一講當(dāng)今會(huì)議面面觀會(huì)議的意議1.會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道2.會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在3.會(huì)議是一種群體溝通的方式會(huì)議想法想法想法好創(chuàng)意好點(diǎn)子甲乙丙通過會(huì)議使不同的人、不同的想法會(huì)聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子〞。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。3會(huì)議的目的◆開展有效的溝通

會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。

◆傳達(dá)資訊

通過會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。

◆監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾

許多公司或部門的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合〞的、“面對面〞的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。

◆達(dá)成協(xié)議與解決問題

◆資源共享

利用開會(huì)聚集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。

◆開發(fā)創(chuàng)意

開發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會(huì)議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。

◆鼓勵(lì)士氣

年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。這種會(huì)議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力。

◆穩(wěn)固主管地位

經(jīng)理或主管為了表達(dá)自身的存在價(jià)值，更為了穩(wěn)固自己的地位，經(jīng)常會(huì)召開一些上下協(xié)調(diào)會(huì)議，以此來強(qiáng)化自己的地位。第1講當(dāng)今會(huì)議面面觀4第1講當(dāng)今會(huì)議面面觀會(huì)議的種類按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類按開會(huì)目的分類1.團(tuán)隊(duì)會(huì)議2.一對一會(huì)議1.面對面會(huì)議2.電話會(huì)議3.視頻會(huì)議1.宣布人事安排、講解政策的會(huì)議2.當(dāng)眾表揚(yáng)或批評別人的會(huì)議3.臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議4.固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議5.集思廣益的會(huì)議5會(huì)議的頻率1.固定的部門會(huì)議:至少每月一次2.全體會(huì)議：至少每兩月一次3.小組會(huì)議:至少每周一次4.處理突發(fā)事件的會(huì)議:隨時(shí)5.一對一會(huì)議:按需要第1講當(dāng)今會(huì)議面面觀6會(huì)議本錢的計(jì)算1.會(huì)議的時(shí)間本錢2.直接的會(huì)議本錢3.效率損失本錢第1講當(dāng)今會(huì)議面面觀組別人數(shù)薪資單價(jià)（H）改善前改善后日節(jié)省費(fèi)用月節(jié)省費(fèi)用時(shí)間費(fèi)用時(shí)間費(fèi)用AUO1017.05元/H1H170.460.5H85.2385.231875.06SESL1017.05元/H1H170.460.5H85.2385.231875.06CMO1017.05元/H1H170.460.5H85.2385.231875.06IVO585.23元/H1H85.230.5H42.6246.621025.64合計(jì)節(jié)省費(fèi)用日節(jié)省（總計(jì)）302.31元月節(jié)?。傆?jì)）6650.82元舉例：CIP會(huì)議本錢會(huì)議成本=人數(shù)x時(shí)間x

薪資單價(jià)7？？？第二講會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理1.會(huì)議的通病---效率不高公司的主管都不知道何時(shí)是開會(huì)的最好時(shí)機(jī)許多主管對於何時(shí)開會(huì)幾乎都不征詢員工的意見有些“必須到會(huì)〞的員工,因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或主管有約在先,根本不能出席,這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行.82.會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)第2講會(huì)議效率不高的原因及解決方案項(xiàng)次原因具體表現(xiàn)(1)時(shí)間會(huì)議按排在即將午餐的時(shí)間,每個(gè)人都饑腸轆轆,無心開會(huì)(2)地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室,致使會(huì)議被頻繁打斷,無法正常進(jìn)行.(3)開會(huì)對象的選擇必須出席會(huì)議的人未到,通知來的是一些可有可無的參加者.(4)主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說服力,被參會(huì)者牽著鼻子跑,無法達(dá)到會(huì)議意圖.(5)參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂,既不知如何表意,又不知如何引退,致使會(huì)議失敗.(6)會(huì)議的準(zhǔn)備工作開會(huì)前沒有通知與會(huì)者相關(guān)事宜,致使會(huì)議拖沓而無成效.(7)開會(huì)的原因、目的和結(jié)果開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確,致使會(huì)議毫無意義、宣告失敗.9第2講會(huì)議效率不高的原因及解決方案3.預(yù)防性管理會(huì)議效率不高的原因預(yù)防性管理措施時(shí)間會(huì)議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之後,避免安排在周一或周五.地點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi),而且最好圍著圓桌進(jìn)行.開會(huì)對象的選擇事先通知必須出席會(huì)議的人,將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類.主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職.參會(huì)者的技能參會(huì)者一定要具有傾聽能力.會(huì)議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作.開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議舉行之前將開會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會(huì)者.10第2講會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)議規(guī)范1.出席會(huì)議時(shí)一定要事先準(zhǔn)備2.提前5分鐘到達(dá)現(xiàn)場3.如遲到要事先通知4.如不能來需安排代理人出席5.配合會(huì)議進(jìn)行6.發(fā)言原則上不可過長7.不要打斷對方說話8.會(huì)后要做好相關(guān)匯報(bào)及工作安排11第三講開會(huì)前的準(zhǔn)備工作會(huì)前準(zhǔn)備工作1H5WWhy:會(huì)議的目的What:討論的話題Who:參會(huì)者(確認(rèn)與否、事先準(zhǔn)備)When:日期及開始、結(jié)束時(shí)間Where:地點(diǎn)及設(shè)備How:相關(guān)資料準(zhǔn)備12主持人的準(zhǔn)備工作1.主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作設(shè)定溝通目標(biāo)制定行動(dòng)計(jì)劃預(yù)備可能的爭執(zhí)進(jìn)行SWOT分析2.SWOT分析Strength優(yōu)勢Weakness劣勢Opportunity機(jī)會(huì)Threat威脅自身環(huán)境第3講開會(huì)前的準(zhǔn)備工作13第四講成功會(huì)議的五種策略如何做開場白1.定義:3~5分鐘的談話,系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨.2.內(nèi)容:開會(huì)目的,時(shí)間安排,議事方式,紀(jì)律規(guī)則等.3.程序:概括會(huì)議進(jìn)行程序;提供與討論有關(guān)的資訊;規(guī)范議程;指定會(huì)議記錄者;征求對議程設(shè)計(jì)的意見.14第4講成功會(huì)議的五種策略如何分配發(fā)言時(shí)間1.會(huì)議主持人的會(huì)議中所佔(zhàn)的發(fā)言時(shí)間較多,主要有以下原因:

原因一,對議題較熟原因二,地位高,聲音大原因三,負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任2.主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握的20/80;要盡量保証每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等;盡量開成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍.15第4講成功會(huì)議的五種策略如何掌握議事進(jìn)度1.語言方式語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會(huì)議的議事進(jìn)度.2.非語言方式更有效的掌控議事進(jìn)度的方式是用非語言性的方式,即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了,或者是說得不夠接著說等.16第4講成功會(huì)議的五種策略如何達(dá)成決議---決策方式1.主導(dǎo)者決策方式---全面，公平，公正用“足夠多〞的時(shí)間檢視困難所在,並使參會(huì)者達(dá)成共識(shí).列舉或圖示各提案並開始討論之.客觀比較各提案的優(yōu)劣,防止意氣之爭.評估有無採集更多參考資料的需要.征求反對意見.以中立角度檢視正反意見.尋求與會(huì)者對各提案之認(rèn)同.對提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié).確認(rèn)議事結(jié)果.組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位.172.群體決策思考方法頭腦風(fēng)暴法思路轉(zhuǎn)換法易地思考法3.群體決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識(shí)決策無異議決策第4講成功會(huì)議的五種策略18如何圓滿結(jié)束會(huì)議1.預(yù)留5~7分鐘做總結(jié)2.確定工作分配妥當(dāng)〔責(zé)任人，完成時(shí)間〕3.簽訂會(huì)議記錄---與會(huì)人員簽字4.準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議第4講成功會(huì)議的五種策略19第五講會(huì)議中的溝通與反饋技巧會(huì)議中的溝通1.3種溝通圖畫溝通漏鬥你心裡想的100%別人行動(dòng)的20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的80%溝通漏鬥20第5講會(huì)議中的溝通與反饋技巧溝通金三角溝通的冰山模式自已對方設(shè)身處地話題環(huán)境5%~20%工作層面80%~95%關(guān)系層面工作層面---說出的內(nèi)容事實(shí),信息個(gè)人關(guān)系層面---如何說過程,感覺21第5講會(huì)議中的溝通與反饋技巧2.有效溝通原則有明確的溝通目標(biāo)〔公司利益最大化〕有明確的時(shí)間約束重視每一個(gè)細(xì)節(jié)積極傾聽努力達(dá)成目標(biāo)22第5講會(huì)議中的溝通與反饋技巧3.造成溝通困難的因素缺乏自信,主要因?yàn)橹R(shí)和信息掌握不夠.重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)缺乏或條理不清.不能積極聆聽,有偏見,先入為主,判斷錯(cuò)誤.按自己的思路思考,忽略他人的需求.失去耐心,造成爭執(zhí).準(zhǔn)備不充分,沒有慎重思考就發(fā)表意見.時(shí)間不充分.情緒不好.語言不通.記憶力差.23第5講會(huì)議中的溝通與反饋技巧4.如何建立信任找共同點(diǎn).在別人困難時(shí)給予幫助.別人出錯(cuò)時(shí)給予善意的提醒.適當(dāng)表達(dá)自己對別人的關(guān)心.適當(dāng)展示自己的能力和水平.實(shí)事求是,不夸大,不說慌.暴露自己一定的脆弱之處保持適合自己的優(yōu)雅儀表和風(fēng)度24第5講會(huì)議中的溝通與反饋技巧會(huì)議中的反饋技巧1.反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋---積極的反饋是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo),即表揚(yáng).建設(shè)性反饋是一鐘勸告指導(dǎo),即批評.2.如何接受反饋.仔細(xì)傾聽,試圖以別人的觀點(diǎn)來看問題.弄清所有的問題以確定你的理解.承認(rèn)你聽到的和懂得的而不去爭論.整理你聽到的,然後決定你同意什麼.要開明,不要防衛(wèi)性太強(qiáng).要包容,不要獨(dú)斷專橫.要平等,不要有優(yōu)越感.25第六講主持人的會(huì)議管理技巧傾聽的技巧1.傾聽的禮節(jié)聽聽別人的故事.聽聽別人完整的故事.先聽聽別人完整的故事.2.傾聽的具體方法Nod&smile(點(diǎn)頭且微笑)Eyecontact(眼神接觸)Listeningvoice(傾聽的“聲音〞)26第6講主持人的會(huì)議管理技巧Leanforward(身體前傾)Repeat/summarize(重復(fù)/總結(jié))Makenotes(做記錄)3.傾聽的誤區(qū)別人說話時(shí),你在想自己的事.邊聽邊與自己的不同觀點(diǎn)對照.經(jīng)常打斷別人的談話.為演講者結(jié)束他的演講.忽略過程隻要結(jié)果.僅聽自己想聽或願(yuàn)聽的東西.精力不集中,易被其它東西幹?jǐn)_.27第七講如何對待會(huì)議中的意外情況與“Cicada蟬〞相遇與“Shark鯊魚〞相遇

“蟬”癥狀:講故事(和討論的主題無關(guān))講了很長才進(jìn)入主題講得太模糊,沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)主持人對策:面對這樣的發(fā)言者,

要---非語言性暗示探詢、總結(jié)、測試其理解程度善意提醒關(guān)於程序及時(shí)間限制帶入別人發(fā)言“鯊魚”癥狀：有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見主持人對策:面對這樣的發(fā)言者,

要---理解對方的想法或情緒重申會(huì)議中無論什麼意見都可以提,但正面的建議會(huì)更受歡迎非語言性打斷28第7講如何對待會(huì)議中的意外情況與“Donkey驢〞相遇與“RabbitTracking兔子般追蹤〞“驢”癥狀：過於敏感防衛(wèi)性很強(qiáng),心中有面“牆”不能站在別人的立場看問題主持人對策:面對這樣的發(fā)言者,

要---突出他的貢獻(xiàn)重復(fù)問題短暫沉默“兔子追蹤”癥狀：質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議“兔子般追蹤”的人,總是挑踐現(xiàn)有程序.因此,主持人對策:面對這樣的發(fā)言者,要---肯定他的貢獻(xiàn)重申可以先試用現(xiàn)在的程序,如

不秦效,則馬上按他的方法實(shí)施.29第7講如何對待會(huì)議中的意外情況與“Crab螃蟹(跑題者)〞相遇

螃蟹癥狀:開會(huì)的同時(shí)一並做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話瞌睡其它:以筆敲桌,背對發(fā)言者,成心看別處等

主持人對策:對開小會(huì)者主持人停止說話或者示意發(fā)言者暫停,使會(huì)場突然靜下來,私下談話的人就會(huì)警覺.主持人問他們能不能把他們正在討論的事告訴大家.問他們是不是覺得應(yīng)該分組討論,然後集中討論.對瞌睡者休息5分鐘把會(huì)議議程加快.短暫沉默.30第八講主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任1.具體的守則與責(zé)任營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人因惑的發(fā)言幫助參會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人,防止會(huì)中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辨和討論保持中立態(tài)度31第8講主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任參會(huì)者的守則與責(zé)任1.參會(huì)者10大守則會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入,貢獻(xiàn)自已的創(chuàng)意與意見以解決問題這已任開放的心態(tài),摒除部門之見盡可能多地獲取信息耐心聆聽,尊重他人的意見勇于發(fā)言,言之有物不隱善揚(yáng)惡,不人身攻防止不當(dāng)?shù)闹w語言會(huì)后總結(jié)32第8講主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任2.參會(huì)者的責(zé)任時(shí)間參會(huì)者的責(zé)任開會(huì)前根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論証的材料記下開會(huì)的日期、時(shí)間、地點(diǎn)做好在會(huì)議中盡量表達(dá)的心理準(zhǔn)備開會(huì)中傾聽他人的意見積極發(fā)表自已的見解關(guān)注正在討論的事項(xiàng)與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議目的開會(huì)后會(huì)議達(dá)成了什麼結(jié)果還有哪些事情未完成分配給自已的任務(wù)如何完成33第九講會(huì)議記錄會(huì)議記錄者的功能1.協(xié)助主持人2.記錄及維護(hù)議程所設(shè)計(jì)的順序3.協(xié)助主持人總結(jié)與歸納4.觀察預(yù)防誰能