從excel2003平滑過渡到excel2007 flv等多個文件培訓二專用版

財務管理中心李雙林編制東菱凱琴集團系列培訓教程EXCEL培訓之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版 EXCEL是什么？

EXCEL可以做什么？

EXCEL包含哪些內容？財務管理中心李雙林編制工具欄

Excel在安裝時會默認選擇顯示兩條工具欄：常規(guī)和格式工具欄。不過我們可以發(fā)揚DIY精神，自己動手來打造合意的工具欄。點擊“菜單”欄上的“工具”→“自定義”→“命令”，顯示如圖1：圖1EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

用鼠標左鍵按住“自動篩選”不放，一直拖動到要放置按鈕的工具欄上才松手，這樣我們就把“自動篩選”工具按鈕加入到工具欄中去了。同樣，我們可以添加“插入行”、“刪除行”、“撤消合并單元格”等，完成以后格式如圖2：

這幾個按鈕是我們在進行數(shù)據(jù)處理時經常要用到的，至于添加“撤消合并單元格”主要是為了抗議有人喜歡“合并單元格”而特別加上去的。順便在此特別申明，在數(shù)據(jù)處理中，不到萬不得已，絕對不要&嚴厲禁止使用“合并單元格”！Z

同樣，如果某個工具圖標我們基本上用不到，也可以用這種方法將它移除；只不過換成用鼠標左鍵按住工具欄上的圖標不放，直接拖到自定義的對話框中即可！圖2EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

因為工作關系，我接觸過很多部門提交上來的EXCEL報表，整體評價只有一個字——慘！姑且不論數(shù)據(jù)是否正確、內容是否完善，光是看看表格的外觀，就讓人味同嚼臘，眉頭大皺。當然，也有部分同事的表格做得非常漂亮，不過這樣的同事實在是比大熊貓還要稀少和珍貴！格式一個工作表的版面設置如同一個人的著裝，是時尚大方、風情萬種還是破衣百衲、衣不蔽體，就任憑各位盡情發(fā)揮了。在編制一個新的Excel工作表之前，請先花少少時間思考或者瀏覽一下表格的格式，如果是簡單表格，可以由上至下編制；如果是格式復雜的表格，建議從最復雜的那一欄開始編制。(這只是個人經驗，沒有任何理論依據(jù)的)EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

下面我以工資表為例，給大家示范一下工作表的格式設置，為了美觀起見，我們先將工作表表頭居中。首先，先選定要居中的范圍如（A1：I1），然后按右鍵，選擇“設置單元格格式”→“對齊”→“水平對齊”→“跨列居中”，或者點擊菜單上“格式”→“單元格”→“對齊”→“水平對齊”→“跨列居中”。如圖3：圖3

有人說：那么麻煩干么，我用合并居中一下子就搞定了！呵呵，別著急，我這么大費手腳肯定是有道理的。EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制圖4

接著，選定“1行”，再點擊工具欄上的“格式刷”，在“2行”上刷一下，就會變成如圖4。怎么樣？是不是很爽啊？而且每一個單元格都可用，在復制和粘貼時也不會出錯了，比起“合并居中”來說簡直就是天壤之別嘛！

不信？那我們再來看看“合并單元格”是什么德性吧。當我們選擇其中一列復制，然后，“選擇性粘貼”

“數(shù)值”，后果如：圖5。

什么？你還要合并單元格？！我倒！N圖5EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

大多數(shù)情況下，一個工作表長度都會超過一頁，在打印時如果要保持文件頭的一致性，就需要對表頭表尾進行相應的設置，這樣才可以讓我們的工作表和我們的工作一樣優(yōu)秀。<圖6

首先，點擊菜單欄上的“視圖”→“頁眉和頁腳”→“工作表”，點擊“頂端標題行”，如圖6：

選擇“1：4”行，點擊紅色按鈕，選確定，這樣就把從第一行到第四行設置為表頭標題行，不管后面有多少頁，表頭標題行都是一樣的。

（我們還可以點擊菜單上的“文件”

“頁面設置

”調出以上對話框）EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

下面我們再來談談頁眉和頁腳的設置方法；用同樣的方法或點“預覽”按鈕進入圖6的畫面，選擇“頁眉/頁腳”→“自定義頁腳”，輸入下面的圖7內容后，按確定，就可以發(fā)現(xiàn)，在每一頁的下面，都添加了相同的頁腳，如圖8圖7圖8

最后，將工作表的頁邊距進行適當調整，如果不是特殊需要，請將左邊距和右邊距設置相同數(shù)值（推薦：0.9），上邊距和下邊距設置相同（推薦：1.0），頁眉和頁腳設置相同（推薦：0.8），再選擇水平居中；預覽一下，簡直就是帥呆了嘛！（鮮花呢？掌聲呢？）%EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

如果一個工作表超過一屏，我們在查看下面或者右邊的數(shù)據(jù)時由于看不到表頭或者左邊對應的欄目，是不是很不方便啊。別擔心，分分鐘都可以幫你搞踮！（有人起哄：吹牛?。┎恍?？看我的！現(xiàn)在我們來移動一下工作表中的滾動條看看，是不是工資欄目和姓名列再也不會找不著北了？有沒有一分鐘啊！圖9圖10圖11EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

在計算工資的過程中，人事編號是非常重要的索引依據(jù)；財務部要求各部門提供的電子表格中，人事編號必須以文本格式保存。但有很多部門都是以數(shù)值輸入，或者自以為是的設置為“郵政編碼”格式，最直接的后果是導致部分員工無法及時收到工資！

其實要解決這個問題十分簡單。只要在錄入人事編號前，先將要錄入的單元格格式設置為“文本”格式即可；或者在人事編號的前面加上一個半角的“

‘

”，EXCEL就會自動將其辨別為文本。圖13圖12

如果你使用的版本是EXCEL2002/2003的話，可能會在單元格的左上角看到有個綠色的小三角符號，將鼠標移到旁邊的嘆號上，然后就會看到提示文字。EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

在工作表中，由于運用公式計算，可能會有一長串的“0”出現(xiàn)，極大地破壞了工作表的美觀性。如圖14：圖14圖15

點擊“工具”

“選項”，選擇“視圖”選項卡，取消“零值”前的對勾即可，如圖15：處理效果如圖16：圖16EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

很多時候，我們好不容易設好了一部分單元格的格式，想要快速應用于其他地方，這時候最簡便的方法就是使用“格式刷”。如圖17，“G”列設置的是藍色字體，想將它的格式應用到“I”列，只要先選擇“G”列后，點一下工具欄上的“格式刷”，然后點一下“I”列就行了。（如果有合并單元格則無法執(zhí)行！堅決抵制合并單元格?。﹫D17EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

當我們的數(shù)據(jù)比較多，經常就會需要按類別查看數(shù)據(jù)，或者由于某種需要只查看部分數(shù)據(jù)，最方便的當然是使用“自動篩選”。選擇標題行，點擊剛才我們拉出來的“自動篩選”按鈕，或者點擊“數(shù)據(jù)”

“篩選”

“自動篩選”，如圖18，就會發(fā)現(xiàn)標題行每個單元格都多了一個內有小三角的灰色正方體按鈕。圖18EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

單擊“職務”標題上的篩選按鈕，彈出下拉選項如圖19。圖19

選擇“統(tǒng)計”選項，那么所有職務為“統(tǒng)計”的人員全部被篩選了出來，并且相應的行標變成藍色，如圖20。圖20

自動篩選還可以根據(jù)不同的需求，進行自定義篩選，已經篩選好的結果還可以根據(jù)需要進行二次篩選。EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

下面我們以實例來演示一下數(shù)據(jù)的合并與分割吧。

EXCEL中的連接符號是“&”，如圖2，我們只要在部門與職位中間輸入連接符號“&”，就可以將部門與職位連成一體了，圖2

將鼠標移到單元格的右下角，出現(xiàn)黑色實心小十字，按住不放向下拖動復制公式，就可以把所有人員的部門與職位連起來了。如圖3：圖3EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

如果我們對處理結果滿意，可以將公式取消掉；先選擇范圍，Ctrl+C，點右鍵選擇性粘貼數(shù)值，OK！~

同樣，下面我們來學習一下如何將部門與職位分開。

首先，選擇你想要分列的范圍，點擊菜單欄上的“數(shù)據(jù)”

“分列”，如圖3注意：選擇的范圍不能跨列操作！右邊一定要有足夠的空間容納分列后的數(shù)據(jù)。圖3EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

在“文本向導”對話框中選擇“固定寬度”，如圖4

圖5

圖6：圖4圖5圖6EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

點擊“完成”，處理結果如圖7：我們可以看到，部門與職位已經分成兩列了！（財務部每月從ERP里面導出的數(shù)據(jù)，都必須先分列才能使用，但由于當初的基本資料錄入不規(guī)范，極大地妨礙了結算工作的效率?。﹫D7EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

接著我們來講一下Excel中的公式運算，其實公式運算不外乎“加減乘除”，它與數(shù)學中的四則運算的規(guī)則是一樣的，只不過用“*”代表乘號，用“/”代表除號；如圖8：

圖8

注意，全勤天數(shù)“I2”請使用絕對引用格式，這樣在向下復制時才不會出錯。圖9EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制基本函數(shù)在剛才的表中，本月工資欄中的工資金額出現(xiàn)了3位小數(shù)；大家都知道，工資計算都是精確到2位小數(shù)的，所以我們必須對本月工資進行“四舍五入”處理，這就要用到函數(shù)ROUND()。ROUND(number,num_digits)Number

需要進行四舍五入的對象。Num_digits

指定的位數(shù)，按此位數(shù)進行四舍五入。如圖10：

圖10圖11

處理完后的結果如圖11所示，計算后的金額已經全部四舍五入了。EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

下面，有請大家最熟悉的求和函數(shù)SUM()閃亮登場！SUM(number1,number2,...)Number1,number2,...

為1到30個需要求和的參數(shù)，可以是數(shù)值、單元格，也可以是區(qū)域。如圖12：圖12EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

根據(jù)公司規(guī)定，當月無缺勤可享受30元的全勤獎，這就需要我們對出勤天數(shù)進行判斷。下面我們來熟悉一下另一個應用廣泛的函數(shù)：IF()。IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)logical_test是一個條件判斷式，如果條件為真(True)，則返回或者執(zhí)行value_if_true，如果條件為假(False)，則返回或執(zhí)行value_if_false；這樣說明白了吧？那就試試吧！圖13圖14

雙擊填充柄向下復制后，結果如圖14；大家可以看到，凡是不滿勤的人員，都沒有30元的全勤獎。EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

現(xiàn)在我們要將工資計算資料里面的全勤獎添加到工資表中。在此先向大家泣血推薦一個妙用無窮的函數(shù)VLOOKUP()（廣告？）。它在我個人的數(shù)據(jù)處理工作中立下了不可磨滅and載入史冊的汗馬功勞。VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

（簡直是天書嘛！喂喂！各位同學不要睡覺！起床羅?。┢鋵崳琕LOOKUP是一個條件查找函數(shù)，lookup_value是查找條件，table_array是查找的范圍，col_index_num是取值的列數(shù)，range_lookup是指查找精度，要求100%符合還是近似值。為了更形象的說明，我們還是通過實例來演示吧。（有人嘀咕：早該這樣了?。┪覀冊诠ぷ髦薪洺Ｓ龅竭@樣的情況：兩個工作表中分別是倉庫進料和發(fā)料的數(shù)據(jù)，但是材料順序不一致，要想合并成一張進銷存報表怎么辦？（什么？排序？再一個一個找？愚公啊，I服了YOU！我FTing~~~~~）（齊聲高唱：VLOOKUP?。┰诠べY計算中，要想直接調用人力資源部提供的考勤數(shù)據(jù)，怎么辦？那可是15000多人?。。R聲高唱：還是VLOOKUP！）（啊——&%*%&^*#…&$@%*！TMD!誰扔的磚頭？?。?h

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如圖15所示，我們要在Sheet2工作表中，在“B:H”列范圍內，查找員工編號等于“000001”的那一行，找到后將該行從“B”列往后數(shù)第7列的值取過來；如果找不到則顯示出錯提示，

另外，我們還可以通過點擊編輯欄旁邊的“fx”啟動函數(shù)精靈向導來逐步完成（不推薦）。圖15

如果我們將IF（）與VLOOKUP（）嵌套使用，再加上一個ISERROR（），就可以去掉煩人的出錯提示，完整公式如下：=IF(ISERROR(VLOOKUP(B4,Sheet2!B:H,7,FALSE)),,VLOOKUP(B4,Sheet2!B:H,7,FALSE))EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

就這樣，工資計算的基本工作就算初步完成了！呵呵，別激動！財務部做事一向是十分嚴謹?shù)?，所以對工作進行復查也是必不可少的一環(huán)！下面我們通過示例來說明一下如何對人事編號進行審核的！

LEN(text)Text

是要查找其長度的文本?？崭駥⒆鳛樽址M行計數(shù)。

公司的人事編號統(tǒng)一都是6位數(shù)，所以我們先用IEN（）判斷一下工作表中編號的長度是否正確。如圖17：圖17EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

點擊填充柄向下復制，然后篩選出等于6的數(shù)，如圖18：所有人事編號長度有誤的已經全部找到，下面就是如何去改正的問題了。圖18

很多同事交上來的電子表格中，自以為是地將人事編號設為“郵政編碼”格式，這樣表面上看起來或者打印出來都是六位數(shù)，可是實際上還是數(shù)值格式，真實的長度用LEN（）一測就知道了。但是在進行取值運算時，EXCEL會將“郵政編碼”格式的人事編號與文本格式的人事編號判斷為截然不同的兩個數(shù)據(jù)；所以如果某個月你因為沒有考勤收不到工資時，大可跑到考勤文員那里，擰住她的小耳朵問問她——

你為什么不來聽李老師的課！EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版**公司人力成本一覽表月份生產人員平均工資人均銷售額(元)備注2004年1月504.8213,929.78

2004年2月796.2015,451.78

2004年3月932.9819,546.35

2004年4月798.9220,327.57

2004年5月1,014.6020,053.43

2004年6月1,028.1021,470.90

財務管理中心李雙林編制EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制圖1

點擊菜單欄上的“圖表向導”如圖1，調出圖表向導界面如圖2。圖2EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

選定數(shù)據(jù)區(qū)域，如圖3。圖2圖3EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

對圖表的各項選項進行調整，設置完成后如圖4：圖4EXCEL系列培訓教材之二分公司專用版財務管理中心李雙林編制

選擇圖表的插