企業(yè)人事檔案管理辦法

企業(yè)人事檔案管理辦法企業(yè)人事檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了規(guī)范企業(yè)人事檔案的管理，提高企業(yè)人事檔案的質(zhì)量和效率，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。

第二條本辦法適用于企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等各類組織的人事檔案管理工作。

第三條企業(yè)人事檔案的管理，應(yīng)當(dāng)遵循依法依規(guī)、規(guī)范管理、防損防毀的原則，確保檔案的完整性、真實(shí)性和安全性。

第四條企業(yè)人事檔案按照分類存放、保管、利用和銷毀的原則進(jìn)行管理。

第二章人事檔案管理的程序和要求

第五條企業(yè)人事檔案應(yīng)當(dāng)按照創(chuàng)建、采集、分類、歸檔、利用和銷毀的程序進(jìn)行管理。

第六條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全人事檔案管理的組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)分工。

第七條企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定人事檔案管理的工作制度，明確人事檔案管理的政策和要求。

第八條企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確人事檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和存檔期限，并建立檔案目錄和登記簿。

第九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案的保管和使用權(quán)限的控制，確保檔案的安全性和機(jī)密性。

第十條企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行審查、整理和修繕，保持檔案的完整性和可讀性。

第三章人事檔案的采集和存儲(chǔ)

第十一條企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)員工的個(gè)人信息進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的采集，并及時(shí)更新。

第十二條企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)員工的個(gè)人信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并按照一定的歸檔規(guī)則進(jìn)行整理和歸檔。

第十三條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合適的場(chǎng)所和設(shè)施，保證人事檔案的安全存放和防火防災(zāi)措施。

第十四條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的人事檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。

第十五條企業(yè)對(duì)于特定員工的敏感信息，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行專門的保密處理，并建立相應(yīng)的安全措施。

第四章人事檔案的利用和銷毀

第十六條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立人事檔案利用的申請(qǐng)制度，明確申請(qǐng)的程序和條件。

第十七條企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)人事檔案管理的需要，合理利用人事檔案，提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù)支持。

第十八條企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期審查人事檔案的使用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理違規(guī)行為。

第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立人事檔案銷毀的制度，明確銷毀的程序和要求。

第二十條企業(yè)對(duì)于無(wú)需保留的人事檔案，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。

第五章監(jiān)督和執(zhí)法

第二十一條企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期開展人事檔案管理的檢查和督導(dǎo)工作，確保遵守法律法規(guī)和規(guī)章制度。

第二十二條人事檔案管理部門和人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照職責(zé)，進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)水平和管理能力。

第二十三條對(duì)于違反人事檔案管理規(guī)定的行為，應(yīng)當(dāng)依照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理和追責(zé)。

第六章附則

第二十四條本辦法自發(fā)布之日起施行。

第二十五條企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合本辦法制定和實(shí)施相應(yīng)的細(xì)則和措施。

第二十六條本辦法解釋權(quán)歸企業(yè)人事檔案管理部門所有。第一章總則

企業(yè)人事檔案是企業(yè)管理的重要組成部分，是記錄和保存員工個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、評(píng)定結(jié)果等相關(guān)資料的重要工作文件。企業(yè)人事檔案的管理涉及到員工的個(gè)人隱私和企業(yè)的機(jī)密信息，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展和管理具有重要意義。為了規(guī)范企業(yè)人事檔案的管理，提高企業(yè)人事檔案的質(zhì)量和效率，制定本辦法是必要的。

企業(yè)人事檔案的管理應(yīng)當(dāng)遵循依法依規(guī)、規(guī)范管理、防損防毀的原則。依法依規(guī)是指企業(yè)人事檔案的管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)和有關(guān)文件規(guī)定，遵守相關(guān)的條款和要求。規(guī)范管理是指企業(yè)人事檔案的管理要有完善的組織機(jī)構(gòu)和工作制度，明確人事檔案管理的政策和要求，確保工作的有序進(jìn)行。防損防毀是指企業(yè)人事檔案的管理必須采取必要的措施，確保檔案的完整性、真實(shí)性和安全性，防止因人為原因或自然災(zāi)害造成的損失和破壞。

企業(yè)人事檔案按照分類存放、保管、利用和銷毀的原則進(jìn)行管理。分類存放是指對(duì)企業(yè)人事檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，按照不同的類別和屬性進(jìn)行分門別類的存放，便于查找和管理。保管是指對(duì)企業(yè)人事檔案進(jìn)行合理安排和妥善保管，確保檔案的安全存放和防火防災(zāi)措施，防止檔案的丟失和破損。利用是指對(duì)企業(yè)人事檔案進(jìn)行合理利用，提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù)支持，為企業(yè)的發(fā)展和決策提供依據(jù)。銷毀是指對(duì)于已經(jīng)無(wú)需保留的人事檔案，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄，保證檔案的安全性和機(jī)密性。

第二章人事檔案管理的程序和要求

企業(yè)人事檔案的管理應(yīng)當(dāng)按照創(chuàng)建、采集、分類、歸檔、利用和銷毀的程序進(jìn)行管理。創(chuàng)建是指企業(yè)成立之初就開始建立和完善人事檔案管理制度和檔案庫(kù)，建立員工的基本檔案和個(gè)人檔案。采集是指對(duì)員工的個(gè)人信息進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的采集，并及時(shí)更新。分類是指對(duì)員工的個(gè)人信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)，按照一定的歸檔規(guī)則進(jìn)行整理和歸檔。歸檔是指將分類存儲(chǔ)的人事檔案按照一定的規(guī)則和要求進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的完整性和可讀性。利用是指對(duì)人事檔案進(jìn)行合理利用，提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù)支持，為企業(yè)的發(fā)展和決策提供依據(jù)。銷毀是指對(duì)于已經(jīng)無(wú)需保留的人事檔案，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全人事檔案管理的組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)分工。企業(yè)人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)具有專業(yè)知識(shí)和技能，負(fù)責(zé)人事檔案的管理工作。企業(yè)其他部門和人員應(yīng)當(dāng)按照各自的職責(zé)參與人事檔案的管理工作，協(xié)助人事檔案管理部門進(jìn)行檔案的采集、整理、歸檔和利用工作。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定人事檔案管理的工作制度，明確人事檔案管理的政策和要求。工作制度應(yīng)當(dāng)包括人事檔案的采集、分類、歸檔、利用和銷毀的具體操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任和要求，以確保人事檔案管理的規(guī)范性和效益性。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確人事檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和存檔期限，并建立檔案目錄和登記簿。分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)的具體情況和需要進(jìn)行制定，包括員工的基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)定結(jié)果等相關(guān)內(nèi)容。存檔期限應(yīng)當(dāng)根據(jù)法律法規(guī)和企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行確定，不得隨意延長(zhǎng)或縮短。檔案目錄和登記簿應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新，方便查找和管理。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案的保管和使用權(quán)限的控制，確保檔案的安全性和機(jī)密性。人事檔案應(yīng)當(dāng)存放在安全、防火、防潮、防蟲、防霉、防塵的環(huán)境中，定期檢查和維護(hù)檔案的存儲(chǔ)設(shè)施和設(shè)備。對(duì)于特定員工的敏感信息，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行專門的保密處理，并建立相應(yīng)的安全措施，確保信息不被泄露。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行審查、整理和修繕，保持檔案的完整性和可讀性。審查是指對(duì)人事檔案的準(zhǔn)確性和合法性進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。整理是指對(duì)人事檔案進(jìn)行排序和整理，確保檔案的清晰、有序。修繕是指對(duì)損壞或不完整的檔案進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充，確保檔案的完整和可靠。

第三章人事檔案的采集和存儲(chǔ)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)員工的個(gè)人信息進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的采集，并及時(shí)更新。員工個(gè)人信息的采集應(yīng)當(dāng)包括身份證件、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、職業(yè)培訓(xùn)、獲獎(jiǎng)榮譽(yù)等相關(guān)內(nèi)容。采集的方法可以包括書面填寫、面談?wù){(diào)查、電話確認(rèn)等多種形式，確保信息的真實(shí)性和完整性。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)員工的個(gè)人信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并按照一定的歸檔規(guī)則進(jìn)行整理和歸檔。分類存儲(chǔ)應(yīng)當(dāng)根據(jù)人事檔案的屬性和用途進(jìn)行劃分，例如按照部門、崗位、時(shí)間等進(jìn)行分類。歸檔規(guī)則應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和檔案管理的需要進(jìn)行制定，合理安排檔案的存放和整理，方便查找和管理。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合適的場(chǎng)所和設(shè)施，保證人事檔案的安全存放和防火防災(zāi)措施。人事檔案室應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)的安全要求和設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)，包括通風(fēng)、采光、溫度、濕度、防火、防潮等方面的措施。檔案存儲(chǔ)設(shè)施應(yīng)當(dāng)選擇適宜的檔案柜、文件盒、文件夾等工具，確保檔案的安全和完整。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的人事檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。電子檔案可以通過(guò)數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)進(jìn)行管理和利用，方便信息的存儲(chǔ)、查找和傳遞。紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)按照分類和歸檔的要求進(jìn)行整理和存放，保證檔案的可讀性和安全性。

第四章人事檔案的利用和銷毀

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立人事檔案利用的申請(qǐng)制度，明確申請(qǐng)的程序和條件。申請(qǐng)人事檔案的員工應(yīng)當(dāng)具備合法的理由和需要，并按照規(guī)定的程序提交申請(qǐng)。企業(yè)人事部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)申請(qǐng)人的要求和企業(yè)的實(shí)際情況，及時(shí)提供相應(yīng)的人事檔案信息和資料。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)人事檔案管理的需要，合理利用人事檔案，提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù)支持。人事檔案的利用可以包括員工的工作調(diào)配、人事評(píng)定、職業(yè)培訓(xùn)、人事決策等方面。利用人事檔案應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)的法律法規(guī)和企業(yè)的規(guī)章制度，確保信息的安全和機(jī)密。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期審查人事檔案的使用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理違規(guī)行為。審查可以包括對(duì)人事檔案利用的申請(qǐng)、檔案查詢的記錄、信息提供的情況等方面進(jìn)行檢查和核實(shí)。對(duì)于違反人事檔案管理規(guī)定的行為，應(yīng)當(dāng)及時(shí)糾正并依法進(jìn)行處理。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立人事檔案銷毀的制度，明確銷毀的程序和要求。人事檔案銷毀的程序包括申請(qǐng)銷毀、審批銷毀、整理銷毀等環(huán)節(jié)，確保銷毀工作的規(guī)范和合法。銷毀的要求包括保證銷毀的徹底性、安全性和機(jī)密性，防止被他人惡意利用。

企業(yè)對(duì)于無(wú)需保留的人事檔案，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。無(wú)需保留的人事檔案包括離職員工的檔案、過(guò)期的檔案等。銷毀記錄應(yīng)當(dāng)包括銷毀的時(shí)間、方式、人員等相關(guān)信息，以便于日后的追溯和查