庫管和采購工作流程圖

-.z."辦公用品和禮品采購、出入庫、退庫、報(bào)銷流程""固定資產(chǎn)采購及借款流程"一、辦公用品及禮品采購流程：庫管員負(fù)責(zé)發(fā)起辦公室部需采購的“采購申請(qǐng)流程〞〔含辦公用品及禮品〕?！啊稗k公用品采購〞每月第一周由各部門指定的統(tǒng)計(jì)人向庫管員申報(bào)紙質(zhì)版的下個(gè)月"辦公用品采購方案"，并由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)?！膊缓娮雍牟念悺场岸Y品采購〞“禮品采購〞每月第二周由庫管員根據(jù)“禮品最低庫存量標(biāo)準(zhǔn)〞并結(jié)合實(shí)際常用情況進(jìn)展統(tǒng)計(jì)，整理后統(tǒng)一發(fā)起“禮品采購申請(qǐng)流程〞?！灿刹少弳T詢價(jià)后提供應(yīng)庫管員最終報(bào)價(jià)〕每月第二周由庫管員針對(duì)各部門上報(bào)的采購方案進(jìn)展篩查和匯總，同時(shí)結(jié)合庫房?jī)?nèi)其它已低于“辦公用品最低庫存量標(biāo)準(zhǔn)〞的辦公用品一并發(fā)起“辦公用品采購申請(qǐng)流程〞?！膊少弳T詢價(jià)后提供應(yīng)庫管員最終報(bào)價(jià)〕監(jiān)管員〔監(jiān)管員〔辦公室主管〕審核辦公室辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批公司總裁審批〔禮品公司總裁審批〔禮品、固定資產(chǎn)及預(yù)算外采購〕財(cái)務(wù)審批〔辦公用品及其它預(yù)算內(nèi)各項(xiàng)采購〕財(cái)務(wù)審批財(cái)務(wù)審批采購員提前聯(lián)系供貨商備貨，要求月底前到貨，此流程全部完畢采購員提前聯(lián)系供貨商備貨，要求月底前到貨，此流程全部完畢二、辦公用品及禮品入庫流程：分為“采購入庫〞和“退庫后入庫〞兩種情況?！啊安少徣霂歙暶吭碌浊安少弳T聯(lián)系供貨商送貨，由采購員、庫管員和監(jiān)管員三方共同驗(yàn)收后入庫；庫管員將根據(jù)"采購方案"逐一核對(duì)，確保物品無誤，同時(shí)填寫紙質(zhì)"入庫單"，三方分別簽字確認(rèn)?！巴藥旌蟆巴藥旌笕霂歙晭旃軉T發(fā)起“采購入庫流程〞后直接確認(rèn)完畢庫管員發(fā)起“采購入庫流程〞監(jiān)管員〔監(jiān)管員〔辦公室主管〕審核辦公室辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批庫管員確認(rèn)入庫后庫管員確認(rèn)入庫后，數(shù)據(jù)自動(dòng)更新〔增加〕三、辦公用品及禮品〔出庫〕領(lǐng)用流程：辦公用品類別分為“筆類、文件夾類、夾機(jī)類、膠水類、告示貼類、紙類、本類、電子耗材類及其它類〞。禮品類別分為“A類禮品和B類禮品〞，其中A類禮品是指“煙、酒、普洱茶、化裝品、生活日用品及其它禮品〞；B類禮品是指“礦泉水、飲料及日常接待用茶〞。因公司接待較多，領(lǐng)用禮品比擬頻繁，根據(jù)公司實(shí)際狀況分析，現(xiàn)95%以上情況均屬于先領(lǐng)用后補(bǔ)〔倒推〕流程。因此現(xiàn)辦公室規(guī)定：各部門領(lǐng)用辦公用品或禮品時(shí)，應(yīng)由申領(lǐng)部門發(fā)起領(lǐng)用流程，并由申領(lǐng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)；公司上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)用辦公用品或禮品時(shí)，應(yīng)由庫管員直接發(fā)起領(lǐng)用流程〔倒推〕，為確保流程嚴(yán)謹(jǐn)性，建議：最好由公司秘書辦公室通知，然后再由辦公室主管以及主任審批?！啊肮绢I(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)用〞時(shí)庫管員直接發(fā)起“領(lǐng)用流程〞〔倒推〕“各部門正常領(lǐng)用〞時(shí)申請(qǐng)人直接發(fā)起“領(lǐng)用流程〞“辦公用品及禮品領(lǐng)用〞“辦公用品及禮品領(lǐng)用〞秘書辦公室確認(rèn)“禮品領(lǐng)用〞申請(qǐng)部門總監(jiān)確認(rèn)“辦公用品領(lǐng)用〞申請(qǐng)部門經(jīng)理確認(rèn)監(jiān)管員監(jiān)管員〔辦公室主管〕審核辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批庫管員直接完畢，辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批庫管員直接完畢，辦公用品庫數(shù)據(jù)自動(dòng)更新〔減少〕A類禮品B類禮品A類禮品B類禮品總裁審批總裁審批庫管員庫管員直接完畢，禮品庫數(shù)據(jù)自動(dòng)更新〔減少〕四、退庫流程：““辦公用品及禮品退庫〞時(shí)應(yīng)由庫管員發(fā)起“退庫流程〞退庫人確認(rèn)退庫人確認(rèn)〔庫管員可選擇公司所有人〕監(jiān)管員監(jiān)管員〔辦公室主管〕審核辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批庫管員確認(rèn)完畢庫管員確認(rèn)完畢〔數(shù)據(jù)庫不自動(dòng)更新，需庫管員發(fā)起“入庫流程〞〕五、日常費(fèi)用報(bào)銷流程：此流程屬于各部門共享流程。報(bào)銷種類分為“借款后報(bào)銷〞和“直接報(bào)銷〞兩種情況。報(bào)銷容包括“預(yù)算和預(yù)算外費(fèi)用〞。通常報(bào)銷的是“預(yù)算費(fèi)用〞，包括：通訊費(fèi)、招待費(fèi)、辦公費(fèi)、市交通費(fèi)、印刷費(fèi)、福利費(fèi)、電子材料及維修費(fèi)、宣傳費(fèi)、其他費(fèi)用、固定資產(chǎn)和禮品費(fèi)用等11項(xiàng)。說明：無論先借款后報(bào)銷或直接報(bào)銷，報(bào)銷流程全部由庫管員負(fù)責(zé)發(fā)起，要求必須附上發(fā)票、相關(guān)審批流程及明細(xì)。如：先借款后報(bào)銷時(shí)，應(yīng)在報(bào)銷流程中注明借款金額并附上發(fā)票、簽報(bào)和借款審批流程掃描件；如：直接報(bào)銷時(shí)，應(yīng)在報(bào)銷流程中附上發(fā)票和采購方案審批單等相關(guān)明細(xì)。一般慣例，辦公用品和禮品供貨商每月底送貨時(shí)會(huì)帶著上個(gè)月"采購方案"的發(fā)票〔按月結(jié)算〕。庫管員申請(qǐng)報(bào)銷時(shí)，發(fā)票金額應(yīng)與月份相對(duì)應(yīng)的"采購方案"金額相符。即：庫管員將根據(jù)供貨商提供的發(fā)票執(zhí)行報(bào)銷流程，具體流程如下：庫管員直接發(fā)起"日常費(fèi)用報(bào)銷流程"，庫管員直接發(fā)起"日常費(fèi)用報(bào)銷流程"，并附上相關(guān)審批單掃描件以及發(fā)票監(jiān)管員〔監(jiān)管員〔辦公室主管〕審核辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批財(cái)務(wù)審核〔辦公用品及其它預(yù)算內(nèi)費(fèi)用審批〕財(cái)務(wù)審核〔辦公用品及其它預(yù)算內(nèi)費(fèi)用審批〕總裁審批〔禮品、固定資產(chǎn)及預(yù)算外費(fèi)用審批〕財(cái)務(wù)審批財(cái)務(wù)審批出納完畢出納完畢"費(fèi)用借款申請(qǐng)流程"費(fèi)用借款流程：屬于各部門共享流程。為防止審批流程繁瑣，降低工作效率，辦公室借款通常是在金額超過備用金2000元且需貨到付款的兩種情況下申請(qǐng)〔含每月固定采購的手機(jī)充值卡和臨時(shí)性采購的情況下〕。公司總裁審批原則：在簽報(bào)、采購、借款及報(bào)銷等流程中，每件事必須保證至少兩個(gè)流程要經(jīng)過公司總裁審批，最多不能超過三次審批。具體說明："特殊情況簽報(bào)"只有在特殊情況下才能使用，因其只能作為一種通知的形式，而并非一項(xiàng)審批流程。無論是否申請(qǐng)"特殊情況簽報(bào)"，在申請(qǐng)借款和報(bào)銷時(shí)都應(yīng)經(jīng)公司總裁審批；如已申請(qǐng)了"固定資產(chǎn)采購流程"，且公司總裁已經(jīng)審批過的，在申請(qǐng)借款時(shí)，則不需再經(jīng)公司總裁審批了，只將審批后的"固定資產(chǎn)采購流程"作為添加到借款流程即可；報(bào)銷時(shí)必須由公司總裁審批。具體流程如下：庫管員或采購員發(fā)起"借款流程"庫管員或采購員發(fā)起"借款流程"監(jiān)管員〔辦公室主管〕審核監(jiān)管員〔辦公室主管〕審核辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批公司總裁審批〔預(yù)算外情況下〕公司總裁審批〔預(yù)算外情況下〕財(cái)務(wù)審核〔預(yù)算內(nèi)費(fèi)用〕出納完畢財(cái)務(wù)出納完畢財(cái)務(wù)審核出納完畢出納完畢"固定資產(chǎn)采購流程"〔屬于預(yù)算外〕〔屬于預(yù)算外〕公司各部門需采購固定資產(chǎn)時(shí)，應(yīng)先與庫管員確認(rèn)確實(shí)無庫存量的情況下，由申請(qǐng)部門從OA中發(fā)起“特殊事項(xiàng)簽報(bào)〞，說明具體申請(qǐng)?jiān)?，再由申?qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司總裁審批〔屬于預(yù)算內(nèi)〕公司各部門需采購固定資產(chǎn)時(shí)，應(yīng)先與庫管員確認(rèn)確實(shí)無庫存量的情況下，在OA中發(fā)起〔屬于預(yù)算內(nèi)〕公司各部門需采購固定資產(chǎn)時(shí)，應(yīng)先與庫管員確認(rèn)確實(shí)無庫存量的情況下，在OA中發(fā)起“固定資產(chǎn)采購流程〞至辦公室，說明具體申請(qǐng)?jiān)?，由申?qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)〔屬于預(yù)算外〕申請(qǐng)部門在OA中發(fā)起“固定資產(chǎn)采購流程〞至辦公室，說明具體申請(qǐng)?jiān)?，由申?qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并將總裁審批通過的“特