公司人事檔案管理制度

公司人事檔案管理制度公司人事檔案管理制度一、制度目的本人事檔案管理制度的目的是為了規(guī)范公司的人事檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)人事檔案資料的歸檔、保管、更新和利用，保障公司人事管理工作的正常運(yùn)行，保護(hù)員工的合法權(quán)益，促進(jìn)公司人力資源的持續(xù)發(fā)展。二、制度適用范圍本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理工作。三、檔案種類(lèi)公司人事檔案分為以下幾種：1.員工招聘檔案：包括應(yīng)聘者的簡(jiǎn)歷、面試記錄、體檢報(bào)告、錄用通知書(shū)、入職登記表等。2.員工基本信息檔案：包括員工個(gè)人信息，如姓名、性別、出生日期、文化程度、婚姻狀況、住址、聯(lián)系電話(huà)等。3.員工勞動(dòng)合同檔案：包括員工簽訂的勞動(dòng)合同及相關(guān)附件。4.員工考勤檔案：包括員工的考勤記錄、請(qǐng)假記錄等。5.員工培訓(xùn)檔案：包括員工的培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書(shū)、培訓(xùn)評(píng)估等。6.員工績(jī)效評(píng)估檔案：包括員工的年度績(jī)效評(píng)估結(jié)果及相關(guān)記錄。7.員工離職檔案：包括員工離職申請(qǐng)、離職手續(xù)辦理記錄等。8.其他人事檔案：包括員工的獎(jiǎng)懲記錄、職稱(chēng)晉升申請(qǐng)記錄、薪資調(diào)整記錄等。四、檔案管理責(zé)任1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)員工各種人事檔案資料的匯總、歸檔、保管、更新和利用。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)員工的日常信息記錄及證明文件的收集工作，并按照規(guī)定時(shí)間將文件提交人力資源部門(mén)進(jìn)行匯總歸檔。3.人力資源部門(mén)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行審核，對(duì)不合格的檔案及時(shí)進(jìn)行整改。4.公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。五、檔案的保管和存放1.人事檔案應(yīng)當(dāng)保存完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，對(duì)員工的個(gè)人隱私信息進(jìn)行保密。2.人事檔案應(yīng)當(dāng)按照文件分類(lèi)、編號(hào)、歸檔、排列和保護(hù)，建立檔案目錄和檔案登記簿。3.人事檔案應(yīng)當(dāng)保存?zhèn)浞葙Y料，以免檔案丟失或損毀。4.人事檔案的存放需采取防火、防潮、防腐蝕等措施，防止文件受到損壞。5.員工個(gè)人信息必須嚴(yán)格保密，人事檔案不得隨意外借、泄露或變?cè)?。六、檔案查閱復(fù)制1.人事檔案應(yīng)當(dāng)遵循審批、申報(bào)、審核、復(fù)印、授權(quán)、登記、取回的程序要求。2.查詢(xún)?nèi)耸聶n案必須經(jīng)過(guò)授權(quán)，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批，同時(shí)必須親自前往人事檔案庫(kù)查閱。3.外單位或外部人員的查詢(xún)，需經(jīng)過(guò)授權(quán)，并符合法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，填寫(xiě)查詢(xún)申請(qǐng)表，并提交相應(yīng)的證明文件。4.人事檔案復(fù)印必須經(jīng)過(guò)授權(quán)，復(fù)印文件必須標(biāo)注“復(fù)印件”并加蓋公司公章。七、檔案銷(xiāo)毀1.人事檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)及公司文件規(guī)定執(zhí)行。2.保管期限屆滿(mǎn)的人事檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定、整理并予以銷(xiāo)毀。3.人事檔案的銷(xiāo)毀必須經(jīng)過(guò)程序的審批和領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并做好相應(yīng)的記錄。4.對(duì)于因歷史、學(xué)術(shù)、藝術(shù)等方面具有重大價(jià)值的人事檔案，公司應(yīng)當(dāng)及時(shí)轉(zhuǎn)移至所在地的相關(guān)機(jī)構(gòu)或單位。八、違規(guī)責(zé)任1.對(duì)于有違規(guī)操作造成員工人事檔案資料丟失、泄密、損毀等情況，依據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理；同時(shí)依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)給予相應(yīng)的處罰。2.對(duì)于有違規(guī)操作造成業(yè)務(wù)單位人事檔案資料丟失、泄密、損毀等情況，責(zé)令其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任并賠償相應(yīng)的損失。3.對(duì)于有意篡改、私自毀壞、盜用人事檔案資料的行為，依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理。九、制度修改本制度的修改需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意并建立新的制度標(biāo)準(zhǔn)。十、附則本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事項(xiàng)按照公司實(shí)際情況執(zhí)行。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)本制度