公司文檔管理制度

公司文檔管理制度一、前言隨著公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展壯大，文檔的管理與保存顯得尤為重要。一方面，文檔管理規(guī)范化是公司運(yùn)營(yíng)、項(xiàng)目管理及信息化的必要保障，是技術(shù)保障團(tuán)隊(duì)的首要任務(wù)之一，另一方面，規(guī)范化的文檔管理是公司提升服務(wù)質(zhì)量、保障客戶利益的有力保證和前提條件。二、適用范圍適用于公司內(nèi)部所有的電子或紙質(zhì)文檔。包括各個(gè)部門的工作總結(jié)、項(xiàng)目需求、合同、技術(shù)文檔、會(huì)議紀(jì)要等。三、文檔管理的目標(biāo)文檔管理主要目標(biāo)是規(guī)范化、標(biāo)簽化、分類化管理公司所有文檔，實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的統(tǒng)一管理存儲(chǔ)、查找、缺省以及保留等操作。確保文檔的安全性、便捷性、準(zhǔn)確性和完整性，實(shí)現(xiàn)信息化管理。四、文檔管理的責(zé)任1、技術(shù)保障管理員負(fù)責(zé)文檔管理系統(tǒng)的日常管理工作，包括文檔的上傳、下載、分類管理等。2、各部門經(jīng)理要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)本部門所有員工嚴(yán)格執(zhí)行本制度，保證文檔安全、完整、準(zhǔn)確，并配合文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行分類管理和按時(shí)上傳需要保留的文檔等。3、每一個(gè)員工都應(yīng)遵守規(guī)范、合理且持續(xù)的文件管理原則，確保文件上傳正確，文件分類歸屬明確，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實(shí)、合法、準(zhǔn)確。五、文檔管理基本原則1、規(guī)范化原則文檔管理必須根據(jù)實(shí)際情況逐步建立各種規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)、流程以及文檔創(chuàng)建、存儲(chǔ)、分享等各方面的行為準(zhǔn)則，從而形成有規(guī)可循的文件管理流程、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、操作流程等等。2、日志記錄原則文檔管理系統(tǒng)應(yīng)記錄文檔創(chuàng)建、修改、刪除以及下載等日志，保證文件的歷史變更記錄可追溯到具體的執(zhí)行人和時(shí)間。3、備份原則系統(tǒng)操作人員應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以防隨時(shí)發(fā)生的異常事件影響公司數(shù)據(jù)和信息的安全性和完整性。4、權(quán)限設(shè)置原則對(duì)文檔的權(quán)限限制要根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行靈活設(shè)置，同時(shí)應(yīng)也保證每個(gè)用戶的權(quán)限管理與審核的考核具有可見、可操作以及可管理控制的能力，確保操作權(quán)限最小，資料保密最高。5、分類法原則為了便于管理和查找，必須對(duì)文檔進(jìn)行分類。分類原則應(yīng)根據(jù)性質(zhì)、業(yè)務(wù)、部門、文檔類型、附件等多維度規(guī)定，且分類應(yīng)該包含多層次，以方便進(jìn)行精細(xì)化的文檔管理。6、保密原則文檔管理涉及到許多機(jī)密信息，為了保護(hù)公司和客戶的資料，文檔管理應(yīng)嚴(yán)格遵守資料保密原則，在備份和傳遞中嚴(yán)格密封、限制和監(jiān)管相關(guān)工作流程和內(nèi)容。六、文檔管理流程1、文檔上傳：用戶通過(guò)文檔管理系統(tǒng)上傳文檔到公司指定的文檔存儲(chǔ)目錄，并按照系統(tǒng)預(yù)設(shè)的分類法進(jìn)行文件分類。2、文檔管理：文檔管理管理員根據(jù)文檔上傳情況以及公司內(nèi)部部門的分類法，對(duì)文檔進(jìn)行管理，審核，并進(jìn)行分類處理，將文檔放置在最合適的文件夾下。3、文檔歸檔：對(duì)于不同類型的文檔，文檔管理員應(yīng)根據(jù)規(guī)定時(shí)間周期進(jìn)行檢查歸檔，確保文檔的完整性、準(zhǔn)確性及安全性，文檔的多備份也應(yīng)妥善保管。4、文檔下載：需要的人員通過(guò)文檔管理系統(tǒng)下載文檔，主管領(lǐng)導(dǎo)可進(jìn)行審核，及時(shí)掌握文檔版本更新的信息，并最終決策是否應(yīng)該更新。5、文檔更新：當(dāng)文檔內(nèi)容發(fā)生改變時(shí)，用戶可通過(guò)文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行文檔的編輯，上傳新版本并對(duì)現(xiàn)有的版本進(jìn)行替換。七、文檔備份和保留1、文檔備份：文檔備份應(yīng)定期進(jìn)行，以確保數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。備份可選擇指定備份點(diǎn)或者全量備份等方式，具體方式由技術(shù)保障管理員設(shè)定。2、文檔保留：公司對(duì)于不同類別的文檔，其保留周期也有所不同，有些文檔含有重要的客戶信息或是項(xiàng)目背景資料，需長(zhǎng)期存儲(chǔ)備查，有些則需按照政策法規(guī)規(guī)定時(shí)間予以銷毀。因此，在文檔上傳和管理階段，就應(yīng)依據(jù)文檔類型、年限等，進(jìn)行文檔保留的設(shè)置。八、文檔管理的安全保證1、安全機(jī)制文檔管理采用一部分內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)，采用數(shù)據(jù)加密、傳輸加密等各種安全措施，保證文檔的安全保密。2、安全管理文檔管理系統(tǒng)采用多層次的安全設(shè)置，設(shè)置各個(gè)用戶的安全權(quán)限，禁用匿名用戶并禁止外部訪問管理系統(tǒng)，有效保護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。3、安全備份文檔備份的重要性毋庸置疑，系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性必定是文檔管理系統(tǒng)的一項(xiàng)重要功能。九、文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值文檔管理的價(jià)值在于規(guī)范文件的創(chuàng)建、保留和管理，加強(qiáng)和提高公司內(nèi)部資料的共享和管理水平，提升辦公效率和工作質(zhì)量，減少文件丟失和誤操作，使公司管理更加高效